Výměna palet v LiteTMS: mějte přehled o tom, kdo vám dluží palety

Modul výměny palet v LiteTMS eviduje každou výměnu palet jako očíslovaný paletový lístek. Řidič v aplikaci LiteTMS Mobile na rampě spočítá předané, převzaté a poškozené palety, protistrana se může podepsat na displeji telefonu a dispečink obdrží lístek rovnou k objednávce. Paletové konto pak vede saldo s každým obchodním partnerem zvlášť pro každý typ palet, takže hned vidíte, kdo vám dluží palety, kolik jich je a u kterých přeprav.

Video má polský komentář a trvá necelou minutu.

Třiatřicet vydaných, dvacet vrácených

Na vykládací rampě řidič předá 33 ložených palet a má dostat zpět 33 prázdných. Vrátí se jich dvacet. Zbývajících třináct zůstane na cizím skladě a vrátí se jedině tehdy, když si na ně někdo vzpomene a přihlásí se o ně.

Pokud se to stane jednou, není to problém. Složité to začne být, když se to opakuje přepravu za přepravou, s desítkami partnerů a několika druhy palet: europalety, průmyslové palety, půlpalety, gitterboxy. Papírový lístek skončí v šanonu, čísla se zapíšou do tabulky, když na to má zrovna někdo čas, a po měsíci už nikdo nedokáže říct, kdo komu co dluží.

Modul výměny palet uchovává tyto záznamy přímo tam, kde k výměně dochází, tedy u objednávky, a vše za vás automaticky sčítá.

Řidič vše zaznamená přímo na rampě

Na zastávce v aplikaci LiteTMS Mobile řidič klepne na Wymiana palet (Výměna palet) a otevře se mu formulář pro zápis počtu. Obchodní partner je již předvyplněný: je to smluvní partner z objednávky nastavený systémem LiteTMS, takže řidič nemusí žádnou firmu složitě vybírat. Zvolí typ vyměňovaných palet a zadá tři čísla: vydané, přijaté a poškozené.

Podpisy jsou volitelné a nacházejí se na stejném formuláři: podepsat se může řidič i skladník na rampě, který může připojit i své jméno. Jakmile řidič záznam uloží, výměna se odešle na dispečink. Pokud telefon v danou chvíli nemá signál, záznam zůstane uložený v telefonu a odešle se, jakmile se spojení obnoví.

Očíslovaný paletový lístek s oběma podpisy

Každá uložená výměna se promění v paletový lístek s vlastním číslem, například PAL/412/2026, číslovaným vzestupně v rámci daného roku. Na dokladu je uvedeno datum, místo, objednávka, zastávka, řidič, obě společnosti, počty palet podle typů i poškozené kusy. Podpisy zachycené na telefonu se vytisknou na podpisových řádcích. Pokud se nikdo nepodepsal, řádky zůstanou prázdné pro ruční podpis na papíře.

Lístek se tiskne do PDF v jednom jazyce. Ve výchozím nastavení jde o jazyk partnera, pokud jej LiteTMS podporuje, případně v angličtině, pokud daný jazyk ještě není přeložen. Můžete si také sami vybrat kterýkoli ze 41 jazyků dokumentů. Pokud vám na rampě vystavili vlastní papírový doklad, můžete jeho sken nebo fotografii přiložit k paletovému lístku a odeslat partnerovi jako odkaz.

Na objednávce hned vidíte, zda výměna sedí

Záložka Palety na objednávce zobrazuje jednotlivé zastávky v pořadí trasy. U každé zastávky je vidět, zda byla výměna zaevidována a které lístky k ní patří. Doklad, který řidič uložil v telefonu, se v záložce objeví okamžitě, bez nutnosti obnovovat stránku.

Stavová karta v horní části jednou větou shrnuje, zda je výměna u této objednávky vyrovnaná, a doplňuje ji tabulka podle typů palet se saldem dané přepravy i celkovou bilancí partnera napříč všemi objednávkami. Pokud se zboží přepravuje na paletách, formulář automaticky navrhne výměnu kus za kus ve stejném počtu a uživatel tyto počty jen potvrdí.

Potvrzený doklad se zpětně nikdy neupravuje. Pokud se řidič v čísle spletl, opravíte jej vystavením opravného lístku: LiteTMS uloží nový doklad, původní stornuje a oba ponechá v historii.

Jedno paletové konto, saldo s každým partnerem

Sekce Księga palet (Paletové konto) začíná čtyřmi klíčovými údaji: palety, které dluží vám, palety, které dlužíte vy, poškozené palety za posledních 30 dní a objednávky s otevřeným saldem. Pod nimi jsou dvě záložky. První uvádí partnery s jejich čistým saldem, poškozenými paletami a sloupcem pro každý evidovaný typ palet. Druhá zobrazuje objednávky, u nichž se vydané a přijaté palety zatím neshodují, s přímým odkazem na detail přepravy.

Zůstatky se nezobrazují jen jako pouhé číslo s plusem nebo minusem. U každého je jasně uvedeno „dluží nám 13“, „dlužíme 12“ nebo „vyrovnáno“. LiteTMS je počítá přímo z potvrzených paletových lístků. Zůstatek nikdo nezadává ručně, takže se nemůže odchýlit od podkladových dokladů.

Poškozené palety se do salda nezapočítávají

Poškozená paleta vrácená zpět se nepovažuje za vrácenou paletu. Řidič ji započte jako poškozenou, na paletovém lístku se vytiskne červeně s poznámkou, že údaj slouží pouze pro informaci, a v paletovém saldokontu se zobrazí ve vlastním sloupci. Dluh protistrany vůči vám se tím nikdy nesníží.

Vyrovnejte je podle vzájemné dohody

Na výpisu daného obchodního partnera zaznamenáte, co následovalo:

• Zarejestruj zwrot (Zaznamenat vrácení), jakmile se palety fyzicky vrátí,
• Zarejestruj obciążenie (Zaznamenat naúčtování), když partner za palety zaplatí místo jejich vrácení,
• Korekta / saldo początkowe (Korekce nebo počáteční stav) pro úpravu zůstatku nebo zadání starých závazků a pohledávek z doby před zavedením LiteTMS.

Každý z těchto záznamů představuje rovněž paletový doklad, takže průběžný zůstatek na výpisu přehledně ukazuje, jak jste se ze stavu „dluží nám 13“ dostali na „vyrovnáno“. Výpis lze vytisknout jako potvrzení o zůstatku a odeslat partnerovi. Doklad o naúčtování zaznamená finanční vyrovnání, samotná faktura se pak vystavuje samostatně. Zaznamenání naúčtování, korekce nebo počátečního stavu vyžaduje zvláštní oprávnění, takže máte plnou kontrolu nad tím, kdo v kanceláři smí paletová salda vyrovnávat.

Jak modul aktivovat

Paletové hospodářství je placený modul na tržišti modulů LiteTMS se sedmidenní bezplatnou zkušební verzí. Měsíční cenu vidíte ještě před jeho zapnutím. Pokud modul během zkušební doby nezrušíte, po jejím skončení se naúčtuje první měsíc. Záložka v zakázce, paletové saldokonto i formulář pro zápis palet v aplikaci LiteTMS Mobile se zobrazí ihned po aktivaci modulu. Informace najdete také na naší stránce funkcí.

Pokud jsou palety ve vaší firmě častým tématem k řešení, kontaktujte nás a připravte si zakázku, u které paletová výměna neseděla. Společně si ji v modulu projdeme.