Palettentausch in LiteTMS: Behalten Sie den Überblick über Palettenschulden

Das Palettentausch-Modul in LiteTMS erfasst jeden Palettentausch als nummerierten Palettenschein. Der Fahrer zählt die an der Rampe übergebenen, übernommenen und beschädigten Paletten in LiteTMS Mobile, der Partner kann direkt auf dem Smartphone unterschreiben, und die Disposition erhält den Schein zusammen mit dem Transportauftrag. Ein Palettenkonto führt anschließend den Saldo für jeden Geschäftspartner, aufgeschlüsselt nach Palettentyp. So sehen Sie genau, wer Ihnen wie viele Paletten aus welchen Aufträgen schuldet.

Das Video hat eine polnische Tonspur und dauert knapp eine Minute.

Dreiunddreißig raus, zwanzig zurück

An der Entladerampe übergibt das Fahrpersonal 33 beladene Paletten und sollte 33 leere Paletten zurückerhalten. Zwanzig kommen zurück. Die restlichen dreizehn bleiben auf dem fremden Betriebshof stehen, und man bekommt sie nur wieder, wenn jemand rechtzeitig daran denkt, sie einzufordern.

Passiert das ein einziges Mal, ist das überschaubar. Schwierig wird es, wenn sich das Auftrag für Auftrag wiederholt: mit Dutzenden Geschäftspartnern und verschiedenen Palettenarten wie Europaletten, Industriepaletten, Halbpaletten oder Gitterboxen. Der Papierbeleg landet in einem Ordner, die Zahlen wandern in eine Excel-Tabelle, falls jemand Zeit dazu findet, und nach einem Monat weiß niemand mehr genau, wer wem was schuldet.

Das Modul für den Palettentausch hält diese Vorgänge direkt dort fest, wo der Tausch stattfindet: am Transportauftrag, und rechnet alles automatisch zusammen.

Der Fahrer erfasst den Tausch direkt an der Rampe

Beim jeweiligen Stopp in LiteTMS Mobile tippt der Fahrer auf Wymiana palet (Palettentausch) und erhält ein Zählformular. Der Geschäftspartner ist bereits vorausgewählt: Es handelt sich um den Auftraggeber oder Ladestellenpartner, den LiteTMS automatisch zuweist. Das Fahrpersonal muss also kein Unternehmen manuell heraussuchen. Der Fahrer wählt die getauschte Palettenart aus und trägt drei Werte ein: ausgegeben, empfangen und beschädigt.

Unterschriften sind optional und befinden sich auf derselben Maske: Sowohl der Fahrer als auch die Person an der Rampe können direkt gegenzeichnen, inklusive Namenseingabe. Sobald der Fahrer speichert, wird der Vorgang an die Zentrale übermittelt. Hat das Smartphone gerade keinen Empfang, bleibt der Datensatz auf dem Gerät gespeichert und wird übertragen, sobald wieder Netz da ist.

Ein nummerierter Palettenschein mit beiden Unterschriften

Jeder gespeicherte Tauschvorgang wird zu einem Palettenschein mit fortlaufender Nummer, zum Beispiel PAL/412/2026, chronologisch innerhalb des Jahres vergeben. Der Beleg enthält Datum, Ort, Auftrag, Stopp und Fahrer, beide beteiligten Unternehmen sowie die Paletten nach Typ und Beschädigungsstatus. Auf dem Smartphone erfasste Unterschriften werden direkt in die Signaturzeilen gedruckt. Wurde nicht digital unterschrieben, bleiben die Felder für eine handschriftliche Unterschrift auf Papier frei.

Der Schein wird als einsprachiges PDF ausgegeben. Standardmäßig geschieht dies in der Sprache des Geschäftspartners, sofern diese in LiteTMS verfügbar ist, andernfalls vorübergehend auf Englisch. Sie können die Dokumentensprache auch aus 41 verfügbaren Sprachen manuell auswählen. Falls die Rampe einen eigenen Papierbeleg ausgestellt hat, hängen Sie einfach einen Scan oder ein Foto an den Palettenschein an und teilen ihn per Link mit dem Geschäftspartner.

Der Auftrag zeigt sofort, ob der Tausch aufgeht

Der Reiter Palety (Paletten) im Transportauftrag führt alle Stopps in Routenreihenfolge auf. An jedem Stopp ist sofort ersichtlich, ob der Tausch erfasst wurde und welche Belege dazu gehören. Ein vom Fahrer auf dem Smartphone gespeicherter Schein ist beim Öffnen des Reiters sofort sichtbar, ohne dass die Seite neu geladen werden muss.

Oben fasst eine Statuskarte in einem Satz zusammen, ob der Tausch bei diesem Auftrag ausgeglichen ist, ergänzt durch eine Tabelle je Palettentyp, den Auftragssaldo und den Gesamtsaldo des Partners über alle Aufträge hinweg. Handelt es sich um Palettenware, schlägt das Formular automatisch einen 1:1-Tausch vor, den ein Disponent manuell bestätigt.

Ein bestätigter Beleg wird nachträglich nicht mehr verändert. Hat sich der Fahrer bei einer Zahl vertippt, korrigieren Sie dies über einen Ersatzbeleg: LiteTMS speichert den neuen Schein, storniert den alten und führt beide lückenlos in der Historie.

Ein Palettenkonto, ein klarer Saldo für jeden Partner

Die Księga palet (Palettenbuchhaltung) beginnt mit vier Kennzahlen: Palettenforderungen, Palettenverbindlichkeiten, beschädigte Paletten der letzten 30 Tage und Aufträge mit offenem Saldo. Darunter befinden sich zwei Reiter. Der erste listet die Geschäftspartner mit ihrem Gesamtsaldo, beschädigten Paletten und einer separaten Spalte für jeden geführten Palettentyp auf. Der zweite zeigt alle Aufträge, bei denen ausgegebene und empfangene Paletten noch voneinander abweichen, inklusive Direktlink zum Auftrag.

Salden werden nie als bloßes Plus oder Minus angezeigt. Jeder Eintrag lautet unmissverständlich „schuldet uns 13“, „wir schulden 12“ oder „ausgeglichen“. LiteTMS berechnet diese Werte ausschließlich aus bestätigten Palettenscheinen. Da niemand Salden manuell eintippt, kann der Kontostand nicht von den zugrunde liegenden Belegen abweichen.

Beschädigte Paletten bleiben außerhalb des Saldos

Eine beschädigt zurückgegebene Palette gilt nicht als zurückgegeben. Der Fahrer erfasst sie als beschädigt, auf dem Beleg wird sie in Rot mit dem Vermerk gedruckt, dass die Erfassung nur zur Information dient, und die Palettenübersicht führt sie in einer eigenen Spalte auf. Die Verbindlichkeit des Geschäftspartners verringert sich dadurch zu keinem Zeitpunkt.

Den Ausgleich so erfassen, wie Sie es vereinbart haben

Aus dem Palettenauszug des Geschäftspartners heraus erfassen Sie die weiteren Schritte:

• Zarejestruj zwrot (Rückgabe erfassen), wenn die Paletten physisch zurückkommen,
• Zarejestruj obciążenie (Belastung erfassen), wenn der Geschäftspartner die Paletten bezahlt, anstatt sie zurückzugeben,
• Korekta / saldo początkowe (Korrektur / Anfangssaldo), um einen Saldo anzupassen oder Altbestände einzutragen, die vor der Einführung von LiteTMS bestanden.

Jeder dieser Vorgänge ist ebenfalls ein Palettenschein, sodass der laufende Saldo auf dem Auszug genau nachvollziehbar macht, wie aus „schuldet uns 13“ ein „ausgeglichen“ wurde. Der Palettenauszug lässt sich als Saldenbestätigung ausdrucken und an den Geschäftspartner senden. Ein Belastungsbeleg dokumentiert den Ausgleich; die zugehörige Rechnung wird separat ausgestellt. Für das Erfassen von Belastungen, Korrekturen oder Anfangssalden ist eine gesonderte Berechtigung erforderlich, sodass Sie selbst bestimmen, wer im Büro Palettensalden ausgleichen darf.

So aktivieren Sie das Modul

Der Palettentausch ist ein kostenpflichtiges Modul auf dem LiteTMS-Modul-Marktplatz mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase. Den monatlichen Preis sehen Sie dort direkt vor der Aktivierung. Wenn Sie während des Testzeitraums nicht kündigen, wird der erste Monat nach Ablauf der Testphase berechnet. Die Registerkarte im Auftrag, die Palettenübersicht und das Erfassungsformular in LiteTMS Mobile stehen bereit, sobald das Modul aktiv ist. Sie finden es auch auf unserer Funktionsübersicht.

Wenn Paletten in Ihrer Disposition ein ständiges Thema sind, kontaktieren Sie uns gern mit einem konkreten Auftrag, bei dem der Tausch nicht aufging. Wir gehen den Fall gemeinsam mit Ihnen im Modul durch.