Обмін палет у LiteTMS: точний облік заборгованості за тарою

Модуль обміну палет у LiteTMS фіксує кожну операцію обміну у вигляді нумерованого палетного чека (палетної розписки). Водій у застосунку LiteTMS Mobile вказує на рампі кількість переданих, отриманих і пошкоджених палет, представник контрагента може розписатися прямо на екрані смартфона, а офіс одразу бачить розписку в замовленні. Далі реєстр автоматично веде баланс за кожним контрагентом окремо для кожного типу палет, тож ви завжди бачите, хто, скільки та за якими замовленнями заборгував вам палети.

Відео записане польською мовою та триває менше ніж хвилину.

Тридцять три здали, двадцять повернули

На рампі розвантаження водій віддає 33 навантажені палети й має отримати назад 33 порожні. Повертають лише двадцять. Решта тринадцять залишаються на чужому складі, і їх вдасться повернути лише в тому разі, якщо хтось вчасно про них згадає.

Коли це трапляється один раз, проблеми немає. Складнощі починаються тоді, коли це повторюється від рейсу до рейсу, з десятками контрагентів і різними типами тари: європалети, промислові палети, напівпалети, гітербокси. Паперовий чек губиться в папці, цифри потрапляють у таблицю Excel лише тоді, коли в когось є вільний час, а за місяць уже ніхто не здатний визначити, хто і скільки винен.

Модуль обміну палет веде облік безпосередньо там, де відбувається сам обмін - у замовленні на перевезення, і підсумовує баланс автоматично.

Водій фіксує обмін на рампі

На точці маршруту в застосунку LiteTMS Mobile водій натискає Wymiana palet (Обмін палет) і отримує форму підрахунку. Контрагента вже вказано автоматично: це замовник або одержувач за рейсом, призначений системою LiteTMS, тож водієві не потрібно шукати потрібну компанію вручну. Він лише вибирає тип палет, які обмінює, і вносить три числа: видано, прийнято та пошкоджено.

Підписи не є обов'язковими, але їх можна поставити на цій самій формі: розписатися може і водій, і комірник на рампі, який також може вписати своє прізвище. Щойно водій зберігає дані, запис про обмін надходить до офісу. Якщо в цей момент на телефоні немає зв'язку, запис зберігається на пристрої та відправляється автоматично після відновлення з'єднання.

Нумерований палетний чек з обома підписами

Кожен збережений обмін стає палетним чеком із власним номером, наприклад PAL/412/2026, із наскрізною нумерацією в межах року. У розписці зазначено дату, місце, замовлення, точку маршруту, водія, обидві компанії, перелік палет за типами та кількість пошкоджених. Підписи, поставлені на екрані телефона, відображаються у відповідних полях документа; якщо ніхто не розписався, поля залишаються пустими для підпису на папері.

Чек формується у форматі PDF однією мовою. За замовчуванням це мова контрагента, якщо вона підтримується в LiteTMS, або англійська, якщо переклад цією мовою ще відсутній; ви також можете вибрати будь-яку з 41 доступної мови вручну. Якщо на рампі вам видали власний паперовий документ, прикріпіть його скан чи фотографію до палетного чека та надішліть контрагенту у вигляді посилання.

У замовленні відразу видно, чи сходиться баланс

Вкладка Palety (Палети) у замовленні містить перелік точок маршруту за порядком прямування. Для кожної зупинки вказано, чи зафіксовано обмін і які саме чеки до неї прив'язані. Документ, збережений водієм у смартфоні, з'являється там щойно ви відкриваєте вкладку, без потреби перезавантажувати сторінку.

Вгорі розміщена картка статусу, яка одним реченням повідомляє, чи закритий обмін за цим рейсом, разом із таблицею за типами тари, балансом замовлення та загальним сальдо контрагента за всіма перевезеннями. Якщо вантаж перевозиться на палетах, система автоматично пропонує обмін за принципом "стільки ж на стільки ж", а менеджер лише підтверджує кількість.

Підтверджений чек не підлягає прямому редагуванню заднім числом. Якщо водій помилився в цифрах, ви вносите виправлення через коригувальний чек: LiteTMS зберігає новий документ, анулює старий і зберігає обидва в історії операцій.

Єдиний реєстр і баланс взаєморозрахунків із кожним контрагентом

Розділ Księga palet (Реєстр палет) відкривається чотирма ключовими показниками: палети, які винні вам; палети, які винні ви; пошкоджена тара за останні 30 днів та кількість замовлень із незакритим сальдо. Нижче розташовані дві вкладки. На першій наведено перелік контрагентів із підсумковим балансом, кількістю пошкоджених палет і стовпчиками за кожним типом тари, яку утримує партнер. На другій - список замовлень, де кількість виданих і повернутих палет ще не збігається, із прямим переходом до потрібного замовлення.

Баланс ніколи не подається просто сухим числом із плюсом чи мінусом. За кожною позицією чітко зазначено: "винні нам 13", "ми винні 12" або "розраховано". LiteTMS формує ці дані виключно на основі підтверджених палетних чеків; ніхто не вводить підсумки вручну, тому розбіжності між балансом і первинними документами повністю виключені.

Пошкоджені палети не враховуються в загальний баланс

Повернутий пошкодженим піддон не вважається поверненим. Водій фіксує його як пошкоджений, у накладній він друкується червоним кольором із приміткою про виключно інформаційний характер запису, а у відомості відображається в окремій колонці. Це ніколи не зменшує заборгованість контрагента перед вами.

Закривайте баланс так, як домовитеся

У виписці контрагента ви фіксуєте подальші дії:

• Zarejestruj zwrot (Зареєструвати повернення), коли піддони фізично повертаються,
• Zarejestruj obciążenie (Зареєструвати нарахування), коли контрагент оплачує піддони замість їх повернення,
• Korekta / saldo początkowe (Коригування або початкове сальдо), щоб виправити баланс або внести заборгованість, яка виникла до початку роботи з LiteTMS.

Кожна з цих операцій також є палетною накладною, тому поточне сальдо у виписці чітко показує шлях від статусу «винен нам 13» до «закрито». Виписку можна роздрукувати як акт звірки для надсилання контрагенту. Накладна нарахування фіксує факт розрахунку, а рахунок-фактура на неї виставляється окремо. Для реєстрації нарахування, коригування чи початкового сальдо потрібні спеціальні права доступу, тож ви самі вирішуєте, хто в офісі може закривати баланси за піддонами.

Як увімкнути модуль

Обмін піддонів - це платний модуль у маркетплейсі модулів LiteTMS із 7-денним безкоштовним пробним періодом. Щомісячну вартість ви бачите ще до його підключення. Якщо ви не скасуєте підписку під час пробного періоду, плата за перший місяць списується після його завершення. Вкладка замовлення, відомість та бланк підрахунку в додатку LiteTMS Mobile з'являються одразу після активації модуля. Дізнатися більше про нього можна також на нашій сторінці можливостей.

Якщо тема піддонів регулярно забирає час у вашому офісі, зв'яжіться з нами та підготуйте одне замовлення, де підсумки обміну не зійшлися. Ми разом розберемо його безпосередньо в модулі.