Troca de paletes no LiteTMS: saiba quem lhe deve paletes

O módulo de troca de paletes no LiteTMS regista cada troca sob a forma de uma guia de paletes numerada. O motorista faz a contagem das paletes entregues, recebidas e danificadas no cais através da LiteTMS Mobile, a contraparte pode assinar no próprio telemóvel e o escritório recebe a guia associada à respetiva ordem. Um razão de paletes mantém o saldo atualizado com cada parceiro, separadamente para cada tipo de palete, permitindo ver quem lhe deve paletes, quantas e em que ordens de transporte.

O vídeo tem locução em polaco e dura menos de um minuto.

Saem trinta e três, regressam vinte

Num cais de descarga, o motorista entrega 33 paletes carregadas e deveria receber 33 vazias em troca. Regressam vinte. As restantes treze ficam nas instalações de outra empresa e só voltam se alguém se lembrar de as reclamar.

Isto é fácil de gerir quando acontece uma vez. Torna-se complicado quando se repete em cada transporte, com dezenas de parceiros e vários tipos de paletes: europaletes, industriais, meias-paletes, Gitterboxes. O documento em papel vai para uma pasta, os números são inseridos numa folha de cálculo se houver tempo e, ao fim de um mês, ninguém sabe ao certo quem deve o quê.

O módulo de troca de paletes mantém esse registo no local onde a troca ocorre, diretamente na ordem de transporte, e faz as contas por si.

O motorista regista a troca no cais

Na paragem correspondente na LiteTMS Mobile, o motorista toca em Wymiana palet (Troca de paletes) e abre uma folha de contagem. A contraparte já se encontra preenchida: é o parceiro definido pelo LiteTMS para a ordem, pelo que o motorista não precisa de selecionar a empresa. Basta adicionar o tipo de palete a trocar e registar três valores: entregues, recebidas e danificadas.

As assinaturas são opcionais e constam da mesma folha: o motorista pode assinar, assim como a pessoa responsável no cais, que também pode indicar o seu nome. Quando o motorista grava, o registo da troca é enviado para o escritório. Se o telemóvel estiver sem rede nesse instante, a informação fica guardada no dispositivo e é transmitida assim que a ligação for restabelecida.

Uma guia de paletes numerada com ambas as assinaturas

Cada troca guardada gera uma guia de paletes com número próprio, como por exemplo PAL/412/2026, numerada em sequência dentro do ano civil. A guia detalha a data, o local, a ordem de transporte, a paragem e o motorista, ambas as empresas, as paletes por tipo e as unidades danificadas. As assinaturas recolhidas no telemóvel surgem impressas nos respetivos campos; se ninguém tiver assinado no ecrã, as linhas permanecem em branco para assinatura manual em papel.

A guia é impressa em PDF num único idioma. Por predefinição, utiliza o idioma da contraparte sempre que disponível no LiteTMS, ou em inglês enquanto essa tradução não existir; também pode selecionar manualmente qualquer um dos 41 idiomas de documentos disponíveis. Se o cais entregar a sua própria guia em papel, basta anexar uma digitalização ou fotografia à guia de paletes no sistema e partilhar a ligação com o parceiro.

A ordem de transporte mostra se as contas batem certo

O separador Palety (Paletes) na ordem lista as respetivas paragens pela ordem da rota. Cada paragem indica se a troca foi registada e quais as guias associadas. Uma guia registada pelo motorista no telemóvel fica logo visível ao abrir o separador, sem ser necessário recarregar a página.

No topo, um cartão de estado resume numa frase se a troca nesta ordem está regularizada, incluindo uma tabela por tipo de palete com o saldo da ordem e a posição global da contraparte em todas as ordens. Quando a carga é transportada em paletes, o formulário sugere a troca da mesma quantidade entregue pela mesma quantidade recebida, cabendo ao operador confirmar as contagens.

Uma guia confirmada nunca é editada retroativamente. Se o motorista tiver introduzido um número incorreto, a retificação é feita através de uma guia de substituição: o LiteTMS guarda a nova, anula a anterior e preserva ambas no histórico.

Um razão único, o saldo com cada parceiro

A secção Księga palet (Razão de paletes) apresenta inicialmente quatro indicadores: paletes que terceiros lhe devem, paletes que a sua empresa deve, paletes danificadas nos últimos 30 dias e ordens com saldo pendente. Abaixo surgem dois separadores. O primeiro lista os parceiros com o respetivo saldo líquido, as paletes danificadas e uma coluna para cada tipo de palete retida. O segundo lista as ordens cujas paletes entregues e recebidas ainda não coincidem, com acesso direto à ordem de transporte.

Os saldos nunca são apresentados como um simples número positivo ou negativo. Cada registo indica com clareza "deve-nos 13", "devemos 12" ou "regularizado". O LiteTMS faz o cálculo a partir das guias de paletes confirmadas; nenhum saldo é introduzido de forma manual, evitando discrepâncias face aos documentos de suporte.

As paletes danificadas ficam fora do saldo

Uma palete devolvida danificada não é uma palete devolvida. O motorista regista-a como danificada, o talão imprime-a a vermelho com uma linha a indicar que o registo é meramente informativo e o extrato apresenta-a numa coluna própria. Nunca reduz o que a contraparte lhe deve.

Regularize conforme acordado

A partir do extrato da contraparte, regista o que aconteceu a seguir:

• Zarejestruj zwrot (Registar devolução) quando as paletes regressam fisicamente,
• Zarejestruj obciążenie (Registar débito) quando a contraparte paga as paletes em vez de as devolver,
• Korekta / saldo początkowe (Correção ou saldo inicial) para ajustar um saldo ou lançar valores devidos antes de começar a utilizar o LiteTMS.

Cada um destes registos é também um talão de paletes, pelo que o saldo corrente no extrato mostra exatamente como passou de "deve-nos 13" para "regularizado". O extrato pode ser impresso como confirmação de saldo para enviar à contraparte. Uma nota de débito regista a liquidação; a fatura correspondente é emitida em separado. O registo de um débito, de uma correção ou de um saldo inicial requer uma permissão própria, pelo que é você quem decide quem no escritório pode regularizar paletes.

Como ativar

A permuta de paletes é um módulo pago no mercado de módulos do LiteTMS, com um período de teste gratuito de 7 dias. O preço mensal é apresentado antes da ativação. Se não cancelar durante o teste, o primeiro mês é cobrado quando o período experimental terminar. O separador do serviço, o extrato e a folha de contagem na LiteTMS Mobile ficam visíveis assim que o módulo estiver ativo. Também pode encontrá-lo na nossa página de funcionalidades.

Se a gestão de paletes é um tema recorrente na sua empresa, contacte-nos e traga um transporte em que a troca não tenha batido certo. Vamos analisá-lo consigo diretamente no módulo.