Palletruil in LiteTMS: weet wie u pallets schuldig is

De module Palletruil in LiteTMS legt elke palletruil vast als een genummerde palletbon. De chauffeur telt aan het laaddok in LiteTMS Mobile de afgegeven, ontvangen en beschadigde pallets, de wederpartij kan op de telefoon tekenen en kantoor ontvangt de bon direct bij de order. Vervolgens houdt een palletadministratie het saldo per relatie bij, apart per pallettype, zodat u direct ziet wie u pallets schuldig is, hoeveel en bij welke orders.

De video heeft een Poolse voice-over en duurt net iets minder dan een minuut.

Drieëndertig eruit, twintig terug

Bij een losdok levert de chauffeur 33 beladen pallets af en hoort 33 lege pallets terug te krijgen. Er komen er twintig terug. De overige dertien blijven op het terrein van een ander staan, en die komen pas terug als iemand eraan denkt ze op te vragen.

Dat is te overzien als het een keer gebeurt. Het wordt lastig wanneer het telkens terugkomt, order na order, met tientallen relaties en verschillende soorten pallets: europallets, blokpallets, halve pallets, gitterboxen. De papieren bon belandt in een map, de aantallen gaan in een spreadsheet als iemand tijd heeft, en een maand later weet niemand meer wie wat verschuldigd is.

De module voor palletruil houdt die registratie bij waar de ruil plaatsvindt, direct op de order, en berekent automatisch de stand.

De chauffeur registreert het aan het dok

Bij de stop in LiteTMS Mobile tikt de chauffeur op Wymiana palet (Palletruil) en krijgt een invulscherm. De relatie is al ingevuld: dit is de opdrachtgever van de order, ingesteld door LiteTMS, zodat de chauffeur nooit een bedrijf hoeft te zoeken. De chauffeur voegt het type pallet toe dat wordt geruild en voert drie aantallen in: meegegeven, ontvangen en beschadigd.

Handtekeningen zijn optioneel en staan op hetzelfde scherm: zowel de chauffeur als de medewerker aan het dok kan tekenen, waarbij die laatste ook een naam kan toevoegen. Zodra de chauffeur opslaat, wordt de registratie naar kantoor verzonden. Heeft de telefoon op dat moment geen bereik, dan blijft het overzicht op het toestel bewaard en wordt het verstuurd zodra de verbinding is hersteld.

Een genummerde palletbon met beide handtekeningen

Elke opgeslagen ruil wordt een palletbon met een eigen nummer, bijvoorbeeld PAL/412/2026, doorlopend genummerd binnen het kalenderjaar. De bon vermeldt de datum, locatie, order, stop en chauffeur, beide bedrijven, de pallets per type en de beschadigde exemplaren. De handtekeningen die op de telefoon zijn gezet, worden afgedrukt op de handtekeningregels; als er niet digitaal is getekend, blijven de regels leeg voor een fysieke handtekening op papier.

De bon wordt als pdf in één taal afgedrukt. Standaard is dat de taal van de relatie als LiteTMS die ondersteunt, of Engels zolang die taal nog niet beschikbaar is; u kunt ook zelf een van de 41 documenttalen selecteren. Geeft het dok een eigen papieren bon mee, voeg dan een scan of foto toe aan de palletbon en deel deze via een link met de relatie.

De order toont of het saldo klopt

Op het tabblad Palety (Pallets) bij de order staan de stops in routevolgorde. Bij elke stop is te zien of de ruil al is geregistreerd en welke bonnen erbij horen. Een bon die de chauffeur op de telefoon heeft opgeslagen, staat direct klaar wanneer u het tabblad opent, zonder dat u de pagina opnieuw hoeft te laden.

Bovenaan vat een statuskaart in één zin samen of de palletruil voor deze order is afgewikkeld, inclusief een tabel per pallettype, het ordersaldo en het totaalsaldo van de relatie over alle orders heen. Als de lading op pallets staat, stelt het formulier automatisch een 1-op-1-ruil voor hetzelfde aantal voor, waarna een medewerker de aantallen bevestigt.

Een bevestigde bon kan achteraf niet meer worden gewijzigd. Heeft de chauffeur een fout getypt, dan corrigeert u dit met een vervangende bon: LiteTMS slaat de nieuwe bon op, annuleert de oude en bewaart beide in de geschiedenis.

Eén palletadministratie, een actueel saldo bij elke relatie

De Księga palet (Palletadministratie) begint met vier kerncijfers: pallets die u tegoed heeft, pallets die u verschuldigd bent, beschadigde pallets in de afgelopen 30 dagen en orders met een openstaand saldo. Daaronder bevinden zich twee tabbladen. Het eerste tabblad toont relaties met hun nettosaldo, hun beschadigde pallets en een kolom per pallettype dat iemand in bezit heeft. Het tweede tabblad toont de orders waarvan de meegegeven en ontvangen pallets nog niet overeenkomen, met een directe link naar de betreffende order.

Saldi worden nooit weergegeven als een los plus- of minteken. Er staat duidelijk "is ons 13 schuldig", "wij zijn 12 schuldig" of "verrekend". LiteTMS berekent deze standen op basis van bevestigde palletbonnen; niemand voert handmatig een saldo in, waardoor het saldo nooit kan afwijken van de onderliggende bonnen.

Beschadigde pallets blijven buiten het saldo

Een beschadigd ingeleverde pallet is geen geretourneerde pallet. De chauffeur registreert deze als beschadigd, op de bon wordt dit in het rood afgedrukt met de melding dat dit louter ter informatie is, en het overzicht toont dit in een eigen kolom. Het verlaagt nooit wat de tegenpartij u verschuldigd is.

Verrekenen zoals u dat afspreekt

Vanuit het overzicht van een tegenpartij legt u vast wat er vervolgens gebeurde:

• Zarejestruj zwrot (Retour registreren) wanneer de pallets fysiek terugkomen,
• Zarejestruj obciążenie (Doorbelasting registreren) wanneer de tegenpartij voor de pallets betaalt in plaats van ze te retourneren,
• Korekta / saldo początkowe (Correctie of beginsaldo) om een saldo te corrigeren of in te voeren wat er openstond voordat u LiteTMS ging gebruiken.

Elk van deze handelingen is eveneens een palletbon, zodat het lopende saldo op het overzicht precies toont hoe u van "13 aan ons verschuldigd" naar "verrekend" bent gegaan. Het overzicht kan worden afgedrukt als saldobevestiging om naar de tegenpartij te sturen. Een doorbelastingsbon legt de verrekening vast; de bijbehorende factuur wordt apart verstuurd. Voor het vastleggen van een doorbelasting, een correctie of een beginsaldo is een afzonderlijke machtiging nodig, zodat u zelf bepaalt wie op kantoor pallets mag afwikkelen.

Hoe u de module activeert

Palletruil is een betaalde module in de LiteTMS module marketplace, met een gratis proefperiode van 7 dagen. U ziet de maandprijs al voordat u de module aanzet. Zegt u tijdens de proefperiode niet op, dan wordt de eerste maand in rekening gebracht zodra de proefperiode afloopt. Zodra de module actief is, verschijnen het ordertabblad, het overzicht en de telling in LiteTMS Mobile. U vindt de module ook op onze functiepagina.

Zijn pallets een terugkerend onderwerp bij u op kantoor? Neem contact met ons op en neem één order mee waarin de palletruil niet klopte. We lopen dit dan samen met u door in de module.

Veelgestelde vragen

Kunnen chauffeurs een palletruil registreren in de LiteTMS Mobile app?

Ja. Bij de stop opent de chauffeur het palletformulier, kiest het pallettype en telt de meegegeven, ontvangen en beschadigde pallets. De tegenpartij is de relatie van de order, en beide partijen kunnen direct op de telefoon tekenen.

Tellen beschadigde pallets mee voor het palletsaldo?

Nee. Beschadigde pallets worden op de bon vermeld en in een aparte kolom op het overzicht getoond, maar ze tellen nooit mee voor het saldo met de tegenpartij.

Kan ik palletsaldi invoeren van vóór we LiteTMS gebruikten?

Ja. Registreer een beginsaldo voor elke tegenpartij en elk pallettype. Dit is net als de rest een palletbon, waardoor het met de juiste datum op het overzicht verschijnt.

In welke taal wordt de palletbon afgedrukt?

In één taal: standaard in de taal van de tegenpartij wanneer die bekend is in LiteTMS, en anders in het Engels. U kunt via de afdrukknop kiezen uit 41 documenttalen.

Is de palletruilmodule gratis?

Nee, het is een betaalde module met een gratis proefperiode van 7 dagen. De maandelijkse prijs staat vermeld in de module marketplace voordat u deze inschakelt.