Lavavaihto LiteTMS-järjestelmässä: tiedä, kuka on sinulle lavoja velkaa

LiteTMS:n lavavaihtomoduuli kirjaa jokaisen lavavaihdon numeroituna lavatositteena. Kuljettaja laskee laiturilla LiteTMS Mobile -sovelluksessa luovutetut, vastaanotetut ja vaurioituneet lavat, vastapuoli voi allekirjoittaa suoraan puhelimen näytöllä ja toimisto saa tositteen tilauksen mukana. Pääkirja pitää sen jälkeen kirjaa saldosta kunkin kumppanin kanssa erikseen kullekin lavatyypille, joten näet heti, kuka on sinulle lavoja velkaa, kuinka paljon ja millä tilauksilla.

Video on puolankielinen ja kestää vajaat minuutin.

Kolmekymmentäkolme ulos, kaksikymmentä takaisin

Purkulaiturilla kuljettaja luovuttaa 33 kuormattua lavaa ja hänen pitäisi saada tilalle 33 tyhjää lavaa. Takaisin tulee kaksikymmentä. Loput kolmetoista jäävät toisen osapuolen pihalle, ja ne saadaan takaisin vain, jos joku muistaa pyytää niitä.

Asia on yksinkertainen, kun niin käy kerran. Siitä tulee vaikeaa, kun sama toistuu tilaus toisensa jälkeen kymmenien eri kumppaneiden ja useiden eri lavatyyppien kanssa: EUR-lavat, teollisuuslavat, puolilavat, verkkolaatikot. Paperinen tosite päätyy kansioon, luvut syötetään taulukkolaskentaan jos joku ehtii, ja kuukautta myöhemmin kukaan ei enää tiedä, kuka on velkaa ja mitä.

Lavavaihtomoduuli pitää kirjanpidon siellä missä vaihto tapahtuu, suoraan tilauksella, ja laskee saldot puolestasi.

Kuljettaja kirjaa vaihdon laiturilla

Kuljettaja napauttaa LiteTMS Mobile -sovelluksen pysähdyksellä kohtaa Wymiana palet (Lavavaihto) ja saa eteensä laskentapohjan. Kumppani on jo valmiiksi täytettynä: se on tilauksen toimeksiantaja LiteTMS:n määrittämänä, joten kuljettajan ei tarvitse valita yritystä erikseen. Kuljettaja lisää vaihdettavan lavatyypin ja kirjaa kolme lukua: luovutetut, vastaanotetut ja vaurioituneet.

Allekirjoitukset ovat valinnaisia ja ne tehdään samalla lomakkeella: sekä kuljettaja että laiturivirkailija voivat allekirjoittaa, ja laiturivirkailija voi lisätä myös nimensä. Kun kuljettaja tallentaa, tiedot siirtyvät toimistolle. Jos puhelimessa ei ole sillä hetkellä kuuluvuutta, kirjaus odottaa puhelimessa ja lähetetään yhteyden palauduttua.

Numeroitu lavatosite molemmilla allekirjoituksilla

Jokaisesta tallennetusta vaihdosta muodostuu lavatosite omalla numerollaan, esimerkiksi PAL/412/2026, juoksevasti numeroituna kuluvan vuoden sisällä. Tositteessa näkyvät päivämäärä, paikka, tilaus, pysähdys ja kuljettaja, molemmat yritykset, lavat tyypeittäin sekä vaurioituneet lavat. Puhelimella otetut allekirjoitukset tulostuvat allekirjoitusriveille; jos kukaan ei allekirjoittanut digitaalisesti, rivit jäävät tyhjiksi paperiallekirjoitusta varten.

Tosite tulostuu PDF-muodossa yhdellä kielellä. Oletuksena käytetään kumppanin kieltä, mikäli se löytyy LiteTMS:stä, ja englantia, jos kieltä ei ole vielä käännetty. Voit myös itse valita minkä tahansa 41 asiakirjakielestä. Jos laiturilta saatiin heidän oma paperinen kuittinsa, liitä siitä skannaus tai valokuva lavatositteeseen ja jaa se kumppanille linkkinä.

Tilauksesta näkee heti täsmääkö vaihto

Tilauksen Palety (Lavat) -välilehti listaa reitin pysähdykset järjestyksessä. Jokaisen pysähdyksen kohdalla näkyy, onko sen lavavaihto kirjattu ja mitkä tositteet siihen kuuluvat. Kuljettajan puhelimella tallentama tosite näkyy välilehdellä heti ilman sivun uudelleenlatausta.

Yläosan tilannekortti kertoo yhdellä lauseella, onko tämän tilauksen lavavaihto kuitattu, ja näyttää taulukon lavatyypeittäin tilauksen saldolla sekä kumppanin kokonaistilanteen kaikilla tilauksilla. Kun rahti kuljetetaan lavoilla, lomake ehdottaa vastaavan määrän vaihtoa yksi yhteen, ja käyttäjä vahvistaa luvut.

Vahvistettua tositetta ei koskaan muokata jälkikäteen. Jos kuljettaja on näppäillyt väärän luvun, se korjataan korvaavalla tositteella: LiteTMS tallentaa uuden, mitätöi vanhan ja säilyttää molemmat historiassa.

Yksi pääkirja, saldo jokaisen kumppanin kanssa

Księga palet (Lavapääkirja) alkaa neljällä luvulla: sinulle velkaa olevat lavat, sinun velkaa olevat lavat, vaurioituneet lavat viimeisen 30 päivän ajalta sekä tilaukset, joissa on avoin saldo. Niiden alapuolella on kaksi välilehteä. Ensimmäinen listaa kumppanit nettosaldoineen, heidän vaurioituneet lavansa sekä sarakkeen kullekin lavatyypille, jota joku pitää hallussaan. Toinen listaa tilaukset, joissa luovutettujen ja vastaanotettujen lavojen määrä ei vielä täsmää, suoralla linkillä itse tilaukseen.

Saldot eivät koskaan ole pelkkiä plus- tai miinusmerkkejä. Jokaisessa lukee ”velkaa meille 13”, ”olemme velkaa 12” tai ”tasan”. LiteTMS laskee ne vahvistetuista lavatositteista; kukaan ei syötä saldoa käsin, joten se ei voi erkaantua tositteiden todellisista luvuista.

Vaurioituneet lavat pidetään saldon ulkopuolella

Rikkinäisenä palautettu kuormalava ei ole palautettu lava. Kuljettaja kirjaa sen vaurioituneeksi, lavatositteeseen se tulostuu punaisella merkinnällä, jonka mukaan kirjaus on vain tiedoksi, ja lavakirjanpidossa se näkyy omassa sarakkeessaan. Se ei koskaan pienennä sitä, mitä vastapuoli on sinulle velkaa.

Selvitä saldot sovitulla tavalla

Vastapuolen tiliotteelta voit kirjata, miten asia eteni:

• Zarejestruj zwrot (Kirjaa palautus), kun lavat palautuvat fyysisesti,
• Zarejestruj obciążenie (Kirjaa veloitus), kun vastapuoli maksaa lavoista niiden palauttamisen sijaan,
• Korekta / saldo początkowe (Korjaus tai alkusaldo), kun korjaat saldoa tai syötät auki olleen saldon ajalta ennen LiteTMS:n käyttöönottoa.

Jokainen näistä on myös oma lavatositteensa, joten tiliotteen juokseva saldo näyttää tarkalleen, miten tilanteesta ”meille velkaa 13” päädyttiin tilaan ”kuitattu”. Tiliote voidaan tulostaa saldovahvistukseksi ja lähettää vastapuolelle. Veloitustosite dokumentoi tilityksen, ja varsinainen lasku siitä laaditaan erikseen. Veloituksen, korjauksen tai alkusaldon kirjaaminen vaatii erilliset käyttöoikeudet, joten voit itse päättää, kenellä toimistossa on oikeus kuitata lavasaldoja.

Miten toiminto otetaan käyttöön

Lavanvaihto on maksullinen moduuli LiteTMS:n moduulikaupassa, ja siihen kuuluu 7 päivän ilmainen kokeilujakso. Näet sen kuukausihinnan ennen käyttöönottoa. Jos tilausta ei peruta kokeilujakson aikana, ensimmäinen kuukausi veloitetaan kokeilujakson päättyessä. Tilausnäkymän välilehti, lavakirjanpito ja LiteTMS Mobilen laskentalomake tulevat näkyviin heti, kun moduuli on aktivoitu. Löydät sen myös ominaisuussivultamme.

Jos kuormalavat aiheuttavat jatkuvasti päänvaivaa toimistossasi, ota meihin yhteyttä ja valitse mukaan yksi kuljetustilaus, jonka lavamäärät eivät täsmänneet. Käymme sen yhdessä läpi moduulissa.

Usein kysytyt kysymykset

Voivatko kuljettajat kirjata lavanvaihdon LiteTMS Mobile -sovelluksessa?

Kyllä. Kuljettaja avaa pysähdyksellä lavalomakkeen, valitsee lavatyypin ja laskee luovutetut, vastaanotetut ja vaurioituneet lavat. Vastapuolena on tilauksen toimeksiantaja, ja molemmat osapuolet voivat allekirjoittaa tositteen suoraan puhelimessa.

Vaikuttavatko vaurioituneet lavat lavasaldoon?

Eivät vaikuta. Vaurioituneet lavat kirjataan lavatositteelle ja ne näkyvät lavakirjanpidossa omassa sarakkeessaan, mutta ne eivät koskaan vaikuta vastapuolen lavasaldoon.

Voinko syöttää lavasaldot ajalta ennen LiteTMS:n käyttöönottoa?

Kyllä. Kirjaa alkusaldo jokaiselle vastapuolelle ja lavatyypille. Se on lavatosite muiden joukossa, joten se näkyy tiliotteessa päivämäärineen.

Millä kielellä lavatosite tulostuu?

Yhdellä kielellä: oletusarvoisesti vastapuolen kielellä, mikäli se on saatavilla LiteTMS:ssä, ja muussa tapauksessa englanniksi. Voit valita minkä tahansa 41 asiakirjakielestä tulostuspainikkeen kautta.

Onko lavanvaihtomoduuli ilmainen?

Ei, se on maksullinen moduuli, johon kuuluu 7 päivän ilmainen kokeilujakso. Sen kuukausihinta näkyy moduulikaupassa ennen sen käyttöönottoa.