LiteTMS-də xərclər: sürücülərdən və ofisdən qəbzlər, yenidən yazmağa ehtiyac yoxdur

LiteTMS-dəki Xərclər modulu sürücülərdən və ofisdən daxil olan çekləri və hesab-fakturaları vahid məkanda toplayır. Sürücü çeki LiteTMS Mobile tətbiqində çəkir və təhvil verir, AI məbləği, ƏDV-ni, tarixi və satıcını oxuyur, ofis isə fotonun yanındakı bu dəyərləri yoxlayır və təsdiqləyir. Nəticədə kateqoriya, nəqliyyat vasitəsi, şəxs və ölkə üzrə xülasə, kimə kompensasiya ödənilməli olduğunu göstərən siyahı və öz mühasibat hesab kodlarınızla mühasibiniz üçün ixrac faylı əldə edirsiniz.

Video polyak dilində səsləndirilib və polyak dilində altyazılara malikdir.

Ayın sonunda çeklərlə dolu zərf

Yolda olarkən sürücü yanacaq, AdBlue, parkinq, ödənişli yollar və yük maşınının yuyulması üçün ödəniş edir. Çeklər əlcək bölməsində, gödəkcənin cibində və ya reysdən sonra ofisə təhvil verilən zərfdə toplanır. Bəziləri əzilir, kassa qəbzlərinin yazısı sola bilər və mütləq hansısa biri itir. Sonra ofisdə kimsə məbləğləri elektron cədvələ yenidən köçürür, kimin öz cibindən ödəmə etdiyini müəyyənləşdirir və mühasibin hər birinin hansı hesaba aid olması ilə bağlı suallarını cavablandırır.

Xərclər modulu həmin zərfi ofisin ayın sonunda deyil, dərhal əldə etdiyi bir siyahıya çevirir.

Sürücü şəklini çəkir və təhvil verir

Modul aktiv olduqda LiteTMS Mobile menyusunda Xərclər bölməsi görünür. Sürücü çeki şəklini çəkməklə (sənəd skaneri və ya adi kamera ilə) və ya telefondan şəkil yaxud PDF faylı seçməklə əlavə edir. Uzun və ya ikitərəfli çek tək bir xərcin bir neçə səhifəsinə çevrilir. Bundan sonra təkcə bir sual yaranır: Kim ödəyib?: şirkət kartı, yanacaq kartı, şirkətin nağd vəsaiti, şəxsi vəsait və ya şirkətin öz siyahısında saxladığı başqa bir üsul. Məbləğ, tarix və qeyd əlavə etmək mütləq deyil. Təhvil ver düyməsi çeki ofisə göndərir.

Yük maşınları üçün dayanacaqda mobil şəbəkə yoxdursa, çek telefonda Bu telefonda bölməsində gözləyir və şəbəkə bərpa olunan kimi avtomatik göndərilir. Sürücü tətbiqdə hər bir çekin son vəziyyətini görə bilər: yoxlama gözləyir, təsdiqlənib və ya ofis tərəfindən rədd edilib və səbəbi nədir.

AI məlumatları oxuyur, insan isə təsdiqləyir

Çek təhvil verildikdən sonra AI fotodan ümumi məbləği, xalis məbləği və ƏDV-ni, tarixi, satıcını və onun VÖEN-ini, sənəd nömrəsini və ölkəni oxuyur, həmçinin kateqoriya təklif edir. O, yalnız boş xanaları doldurur, ödəniş üsulunu heç vaxt dəyişmir və artıq təsdiqlənmiş xərcə heç vaxt toxunmur. AI tərəfindən doldurulmuş hər bir sahə kimsə onu dəyişənə qədər AI nişanı daşıyır.

AI eyni zamanda xəbərdarlıq edir. Daxil edilmiş məbləğ və ya tarix çekdəkindən fərqləndikdə, xalis məbləğ ilə ƏDV-nin cəmi ümumi məbləğə uyğun gəlmədikdə, foto çətin oxunduqda və ya ümumiyyətlə çekə bənzəmədikdə, bunu formanın yuxarısında görürsünüz. Oxuma funksiyası modul parametrlərində yandırıla və ya söndürülə bilər. Hər bir oxuma əməliyyatı şirkətin AI istifadə limitinə daxil edilir və AI söndürüldükdə məlumatlar yoxlama zamanı əllə doldurulur.

Fotonun yanında yoxlama

Ofis xərclərin siyahısını Yoxlanılmalı, Təsdiqlənib, Rədd edilib və Hamısı filtrləri ilə görür. Xərc səhifəsində solda yaxınlaşdırma və fırlatma funksiyaları olan foto, sağda isə Məlumatları yoxlayın forması əks olunur. Təsdiqlə və növbəti düyməsi cari xərci təsdiqləyir və növbəti gözləyən xərci açır. Tam doldurulmuş bir neçə xərc siyahıdan bir dəfəyə də təsdiqlənə bilər.

İmtina üçün səbəb göstərilməlidir, məsələn: "Foto dumanlıdır, yenidən çəkin" və ya "Bizə çek deyil, hesab-faktura lazımdır". Çeki əlavə edən şəxs bu səbəbi LiteTMS Mobile tətbiqində görür. Təsdiqlənmiş xərc yalnız oxunma rejimində olur; nəyisə düzəltmək lazım gəldikdə, onu yenidən yoxlamaya qaytarırsınız.

Eyni çek iki dəfə

Eyni çek sistemə təkrar daxil olduqda, LiteTMS onu mümkün dublikat kimi qeyd edir və hansı xərcə bənzədiyini göstərir. Sistem həm fotonun özünü, həm də sənəd nömrəsi, VÖEN və ya satıcı ilə birlikdə məbləği, valyutanı və tarixi yoxlayır. Əgər bunun fərqli xərc olduğu məlum olarsa, bir kliklə onu dublikat deyil kimi işarələmək mümkündür.

Yalnız sürücülər deyil

Hər bir xərcin bir məsul şəxsi var: sürücü və ya mexanik kimi bir işçi, yaxud ekspeditor və ya satış mütəxəssisi kimi bir sistem istifadəçisi. Ofisdə qəbzlər Add receipts vasitəsilə daxil edilir: fotoşəkilləri və ya PDF sənədlərini sürükləyib atın və onlar eyni qəbzin səhifələridirsə, bir qutunu işarələyin. Yoxlayan şəxs xərci başqasının adından da əlavə edə bilər.

Modul ilk dəfə aktivləşdirildikdə, administrator xaricində hər bir rola xərc əlavə etmək icazəsi verilir, beləliklə əməkdaşlar ilk gündən qəbzləri təqdim edə bilirlər. Bütün xərclərə baxmaq icazəsi olmayan hər kəs yalnız öz xərclərini görür.

Vəsaitlərin hara xərcləndiyi

Summary tabı seçilmiş dövr üzrə xərcləri kateqoriya və hesab, şəxs, nəqliyyat vasitəsi, ölkə, ödəniş üsulu və ya ay üzrə qruplaşdıraraq göstərir. Məbləğlər valyutalar üzrə qeyd olunur və aylıq NBP və ECB məzənnələri ilə şirkətin valyutasına konvertasiya edilmiş təxmini ümumi məbləğ təqdim edilir. Filtrlər siyahıda olduğu kimi işləyir və bir keçid düyməsi hələ də yoxlanış gözləyən xərcləri də siyahıya daxil edir.

Xülasənin altında To pay back kartı yerləşir: əməkdaşın öz vəsaiti hesabına ödənilmiş və hələ geri qaytarılmamış təsdiqlənmiş xərclər. Hər bir şəxsə nə qədər borclu olduğunuzu görürsünüz və vəsaiti qaytardıqdan sonra xərci ödənilmiş kimi qeyd edirsiniz.

Mühasibiniz üçün: kateqoriyalarınız və hesab kodlarınız

Kateqoriyalar sizə aiddir. Yanacaq, AdBlue və yol ödənişlərindən tutmuş gecələmə və yemək xərclərinə qədər on kateqoriya ilə başlayırsınız və hər birinə öz hesablar planınızdan müvafiq hesab kodu təyin edilə bilər (məsələn, Polşa planında 402 və ya 409, yaxud başqa bir ölkədə mühasibinizin istifadə etdiyi istənilən nömrə). Bu kod xülasədə və hər bir ixrac faylında görünür.

İxrac üç formada təqdim olunur: Excel (for accounting), CSV və qəbz fotoşəkilləri olan Documents (ZIP). Excel faylına tarix, sənəd və onun nömrəsi, satıcı və VÖEN, hesab kodu ilə birlikdə kateqoriya, xalis məbləğ, ƏDV, ümumi məbləğ, valyuta, şirkətin valyutasında məbləğ, ödəniş üsulu, şəxs, nəqliyyat vasitəsi və ödənişin geri qaytarılıb-qaytarılmadığı daxildir. İxrac edilmiş qəbzlər işarələnir və Not exported yet filtri mühasibin hələ əldə etmədiyi qəbzləri göstərir.

Təsdiqlənmiş xərc sifariş xərcinə çevrilmir. Modul sifarişlə və ya sifarişsiz şirkətin xərclər jurnalıdır, buna görə də sifarişlərdə qeyd etdiyiniz xərcləri təkrarlamır.

Modulu necə aktivləşdirmək olar

Expenses, LiteTMS modul mağazasında 7 günlük pulsuz sınaq müddəti olan ödənişli bir moduldur. Aktivləşdirməzdən əvvəl aylıq qiyməti orada görürsünüz. Modul parametrlərində süni intellektin qəbzləri oxuyub-oxumayacağını və sürücülərin LiteTMS Mobile tətbiqində xərc əlavə edə bilib-bilməyəcəyini müəyyənləşdirir, həmçinin hesab kodları ilə öz kateqoriyalarınızı təyin edirsiniz. Modul həmçinin funksiyalar siyahısında yer alır.

LiteTMS ilə yenisiniz? Şirkətinizi qeydiyyatdan keçirin və bir reys üçün tətbiqi sürücülərinizə verin. Bunu bizimlə birlikdə nəzərdən keçirmək istəyirsiniz? Bizimlə əlaqə saxlayın və keçən ayın qəbzlər zərfini özünüzlə gətirin.