Cheltuieli în LiteTMS: bonuri de la șoferi și din birou, fără reintroducere manuală

Modulul Cheltuieli din LiteTMS adună chitanțele, bonurile și facturile de la șoferi și de la birou într-un singur loc. Șoferul fotografiază bonul în LiteTMS Mobile și îl trimite, AI-ul citește suma, TVA-ul, data și emitentul, iar cei de la birou verifică datele chiar lângă fotografie și le aprobă. Rezultatul este o centralizare clară pe categorii, vehicule, persoane și țări, o listă cu sumele de decontat și un fișier de export pentru contabilitate, cu propriul plan de conturi.

Videoclipul are narațiune în limba poloneză și subtitrări în poloneză.

Plicul cu bonuri de la sfârșitul lunii

Pe drum, șoferul plătește combustibil, AdBlue, parcări, taxe de drum și spălătoria pentru camion. Bonurile ajung în torpedou, în buzunarul gecii sau într-un plic predat la birou după cursă. Unele sunt șifonate, cerneala de pe hârtia termică se estompează, iar câte un bon lipsește întotdeauna. Apoi, cineva de la birou transcrie sumele într-un tabel, verifică cine a plătit din bani proprii și lămurește cu contabilitatea în ce cont se înregistrează fiecare cheltuială.

Modulul Cheltuieli transformă acel plic într-o listă accesibilă biroului imediat, nu la sfârșitul lunii.

Șoferul face o poză și o trimite

Când modulul este activat, aplicația LiteTMS Mobile afișează secțiunea Cheltuieli în meniu. Șoferul adaugă un document făcând o fotografie (cu scanerul de documente integrat sau cu camera foto obișnuită) ori selectând o poză sau un PDF din telefon. Un bon lung sau față-verso devine un singur document cu mai multe pagini. Urmează o singură întrebare, Cine a plătit?: card de companie, card de combustibil, numerar din firmă, bani personali sau o altă metodă configurată în sistem de companie. Suma, data și nota explicativă sunt opționale. Butonul Trimite transmite bonul direct la birou.

Dacă nu există semnal în parcarea de camioane, bonul rămâne salvat în telefon la secțiunea Pe acest telefon și se trimite automat de îndată ce conexiunea revine. Șoferul poate urmări direct în aplicație stadiul fiecărui bon: în așteptare, aprobat sau respins de birou și motivul respingerii.

AI-ul citește datele, o persoană le aprobă

Odată trimis documentul, AI-ul extrage din fotografie valoarea brută, baza netă și TVA-ul, data, emitentul și codul fiscal, numărul documentului și țara, sugerând totodată o categorie de cheltuială. Sistemul completează doar câmpurile goale, nu modifică niciodată metoda de plată și nu intervine asupra unei cheltuieli deja aprobate. Fiecare câmp completat automat poartă eticheta AI până când este modificat de un utilizator.

De asemenea, AI-ul semnalează anomaliile. Când o sumă sau o dată introdusă manual nu corespunde cu cea de pe document, când baza netă adunată cu TVA-ul nu dă totalul, când fotografia este neclară sau când fișierul nu seamănă deloc cu un document fiscal, avertismentul apare direct deasupra formularului. Recunoașterea optică se poate activa sau dezactiva din setările modulului. Fiecare procesare se contorizează în consumul de AI al companiei, iar dacă funcția este oprită, datele se completează manual în timpul verificării.

Verificare în paralel cu fotografia

La birou este vizibilă lista cheltuielilor, cu opțiuni de filtrare pentru De verificat, Aprobate, Respinse și Toate. În pagina de detaliu, fotografia apare în stânga, cu funcții de mărire și rotire, iar în dreapta se află formularul Verifică detaliile. Butonul Aprobă și treci la următorul validează cheltuiala și o deschide automat pe următoarea din flux. De asemenea, din listă pot fi aprobate simultan mai multe cheltuieli complete.

Respingerea unui document presupune introducerea unui motiv, cum ar fi „Fotografia este neclară, refaceți poza” sau „Avem nevoie de factură, nu de bon”. Persoana care a încărcat documentul vede mesajul direct în LiteTMS Mobile. O cheltuială aprobată nu mai poate fi modificată; dacă este nevoie de o corecție, documentul se retrimite la verificare.

Același bon trimis de două ori

Dacă același document ajunge din nou în sistem, LiteTMS îl marchează ca posibil duplicat și indică înregistrarea cu care se aseamănă. Aplicația compară atât fotografia în sine, cât și suma, moneda și data, corelate cu numărul documentului, codul fiscal sau emitentul. Dacă se confirmă că este vorba despre o cheltuială diferită, un singur clic o marchează ca nefiind duplicat.

Nu doar șoferii

Fiecare cheltuială este asociată unei persoane: un angajat, cum ar fi un șofer sau un mecanic, ori un utilizator din sistem, cum ar fi un expeditor sau un agent de vânzări. La birou, bonurile se introduc prin Adaugă bonuri: încărcați fotografii sau fișiere PDF și bifați o căsuță dacă sunt pagini ale aceluiași bon. Un verificator poate adăuga o cheltuială în numele altcuiva.

Când modulul este activat pentru prima dată, fiecare rol, cu excepția administratorului, primește permisiunea de a adăuga cheltuieli, astfel încât oamenii pot trimite bonuri încă din prima zi. Oricine nu are permisiunea de a vizualiza toate cheltuielile le vede doar pe ale sale.

Unde merg banii

Fila Sumar afișează cheltuielile pentru o perioadă selectată, grupate după categorie și cont, persoană, vehicul, țară, metodă de plată sau lună. Sumele sunt defalcate pe valute, cu un total aproximativ în moneda companiei, convertit la cursurile lunare NBP și BCE. Filtrele funcționează la fel ca în listă, iar un comutator permite includerea cheltuielilor aflate încă în așteptarea aprobării.

Sub sumar se află secțiunea De decontat: cheltuieli aprobate, plătite din fonduri proprii și nedecontate încă. Vedeți exact ce sumă i se cuvine fiecărei persoane, iar după restituire marcați cheltuiala ca decontată.

Pentru contabil: categoriile și conturile dumneavoastră contabile

Categoriile le stabiliți dumneavoastră. Porniți cu zece categorii implicite, de la combustibil, AdBlue și taxe de drum până la cazare și diurnă sau mese, iar fiecare poate avea asociat un cont din propriul plan de conturi, cum ar fi 402 sau 409 în planul polonez, ori orice simbol utilizat de contabilul dumneavoastră din altă țară. Codul de cont apare în sumar și în fiecare fișier exportat.

Exporturile sunt disponibile în trei formate: Excel (pentru contabilitate), CSV și Documente (ZIP) cu fotografiile bonurilor. Fișierul Excel include data, documentul și numărul acestuia, emitentul și codul fiscal, categoria cu codul de cont aferent, valoarea netă, TVA, brutul, valuta, suma în moneda companiei, metoda de plată, persoana, vehiculul și mențiunea dacă a fost decontată. Bonurile exportate sunt marcate corespunzător, iar filtrul Neexportate încă arată ce anume nu a primit încă departamentul de contabilitate.

O cheltuială aprobată nu devine automat un cost al comenzii. Modulul reprezintă registrul de cheltuieli al companiei, legate sau nu de o comandă, astfel încât costurile înregistrate pe comenzi nu se dublează.

Cum se activează modulul

Cheltuieli este un modul cu plată disponibil în piața de module LiteTMS, cu o perioadă de testare gratuită de 7 zile. Prețul lunar este afișat acolo înainte de activare. În setările modulului puteți alege dacă inteligența artificială citește bonurile și dacă șoferii pot adăuga cheltuieli din LiteTMS Mobile, configurând totodată propriile categorii cu coduri de cont. Modulul este prezentat și pe lista de funcționalități.

Sunteți nou pe LiteTMS? Înregistrați-vă compania și oferiți șoferilor aplicația pentru o cursă de probă. Preferați să parcurgem pașii împreună? Contactați-ne și pregătiți plicul cu bonuri de luna trecută.

Întrebări frecvente

Trebuie ca șoferul să introducă manual sumele de pe bon?

Nu. Șoferul face o fotografie, alege cine a plătit și trimite bonul. Cu recunoașterea prin AI activată, inteligența artificială citește suma, TVA-ul, data și emitentul, iar dispeceratul doar le verifică.

Ce se întâmplă dacă șoferul nu are semnal?

Bonul rămâne pe telefon în secțiunea Pe acest telefon și se trimite automat de îndată ce conexiunea revine. Biroul îl primește doar după ce a fost trimis.

Aprobă AI cheltuielile în mod automat?

Nu. AI completează câmpurile goale și le semnalează cu un marcaj AI, iar aprobarea este făcută de o persoană. Fiecare citire se contorizează în consumul de credite AI al companiei.

Pot adăuga cheltuieli și alte persoane în afară de șoferi?

Da. Persoana asociată unei cheltuieli poate fi orice angajat sau utilizator din sistem, iar cei de la birou adaugă bonuri prin opțiunea Adaugă bonuri.

Afișează sumarul cheltuielile din alte țări și în alte valute?

Da. Sumarul grupează cheltuielile și după țară și afișează sumele defalcate pe valute, cu un total estimat în moneda companiei calculat la cursurile lunare NBP și BCE.

Cât costă modulul Cheltuieli?

Este un modul cu plată care include 7 zile de testare gratuită. Prețul lunar este afișat în piața de module înainte de activare, iar scanările efectuate de AI sunt tarifate în funcție de consumul AI.