Έξοδα στο LiteTMS: αποδείξεις από οδηγούς και γραφείο, χωρίς διπλή πληκτρολόγηση

Το module Expenses στο LiteTMS συγκεντρώνει αποδείξεις και τιμολόγια από τους οδηγούς και από το γραφείο σε ένα ενιαίο σημείο. Ο οδηγός φωτογραφίζει την απόδειξη στο LiteTMS Mobile και την υποβάλλει, η AI διαβάζει το ποσό, τον ΦΠΑ, την ημερομηνία και τον εκδότη, και το γραφείο ελέγχει τα στοιχεία αυτά δίπλα στη φωτογραφία και τα εγκρίνει. Το τελικό αποτέλεσμα είναι μια συγκεντρωτική εικόνα ανά κατηγορία, όχημα, πρόσωπο και χώρα, μια λίστα με τα ποσά προς απόδοση στους οδηγούς και εξαγωγή αρχείου για τον λογιστή σας με τους δικούς σας λογιστικούς κωδικούς.

Το βίντεο έχει αφήγηση στα πολωνικά, με πολωνικούς υπότιτλους.

Ο φάκελος με τις αποδείξεις στο τέλος του μήνα

Στον δρόμο, ο οδηγός πληρώνει για καύσιμα, AdBlue, στάθμευση, διόδια αυτοκινητοδρόμων και πλύσιμο του φορτηγού. Οι αποδείξεις καταλήγουν στο ντουλαπάκι, στην τσέπη ενός μπουφάν ή σε έναν φάκελο που παραδίδεται στο γραφείο μετά το δρομολόγιο. Ορισμένες είναι τσαλακωμένες, οι θερμικές αποδείξεις μπορούν να ξεθωριάσουν και πάντα λείπει κάποια. Στη συνέχεια, κάποιος στο γραφείο πληκτρολογεί ξανά τα ποσά σε ένα υπολογιστικό φύλλο, υπολογίζει ποιος πλήρωσε από δικά του χρήματα και απαντά στην ερώτηση του λογιστή για το σε ποιον λογαριασμό καταχωρίζεται η καθεμία.

Το module Expenses μετατρέπει αυτόν τον φάκελο σε μια λίστα που το γραφείο έχει άμεσα διαθέσιμη, όχι στο τέλος του μήνα.

Ο οδηγός βγάζει φωτογραφία και υποβάλλει την απόδειξη

Με το module ενεργοποιημένο, το LiteTMS Mobile εμφανίζει την επιλογή Expenses στο μενού του. Ο οδηγός προσθέτει μια απόδειξη τραβώντας μια φωτογραφία (με τον σαρωτή εγγράφων ή την απλή κάμερα) ή επιλέγοντας μια φωτογραφία ή PDF από το τηλέφωνο. Μια μακριά απόδειξη ή μια απόδειξη δύο όψεων καταχωρίζεται ως πολλαπλές σελίδες μίας δαπάνης. Στη συνέχεια υπάρχει μία μόνο ερώτηση, Ποιος πλήρωσε;: εταιρική κάρτα, κάρτα καυσίμων, μετρητά εταιρείας, δικά μου χρήματα ή άλλη μέθοδος που έχει ορίσει η εταιρεία στη λίστα της. Το ποσό, η ημερομηνία και μια σημείωση είναι προαιρετικά. Η επιλογή Υποβολή στέλνει την απόδειξη στο γραφείο.

Αν δεν υπάρχει σήμα στο πάρκινγκ των φορτηγών, η απόδειξη περιμένει στο τηλέφωνο στην ενότητα Σε αυτή τη συσκευή και αποστέλλεται αυτόματα μόλις επανέλθει το σήμα. Ο οδηγός μπορεί να δει στην εφαρμογή την εξέλιξη κάθε απόδειξης: σε αναμονή ελέγχου, εγκεκριμένη ή απορριφθείσα από το γραφείο και για ποιο λόγο.

Η AI διαβάζει τα στοιχεία, ο άνθρωπος εγκρίνει

Μόλις υποβληθεί μια απόδειξη, η AI διαβάζει από τη φωτογραφία το μεικτό ποσό, το καθαρό και τον ΦΠΑ, την ημερομηνία, τον εκδότη και το ΑΦΜ του, τον αριθμό παραστατικού και τη χώρα, και προτείνει μια κατηγορία. Συμπληρώνει μόνο κενά πεδία, δεν αλλάζει ποτέ τον τρόπο πληρωμής και δεν τροποποιεί ποτέ δαπάνη που έχει ήδη εγκριθεί. Κάθε πεδίο που συμπλήρωσε η AI φέρει την ένδειξη AI μέχρι να το τροποποιήσει κάποιος.

Η AI εμφανίζει επίσης προειδοποιήσεις. Όταν ένα πληκτρολογημένο ποσό ή ημερομηνία διαφέρει από την απόδειξη, όταν το καθαρό ποσό και ο ΦΠΑ δεν βγάζουν το συνολικό άθροισμα, όταν η φωτογραφία είναι δυσανάγνωστη ή όταν δεν μοιάζει καθόλου με απόδειξη, το βλέπετε πάνω από τη φόρμα. Η αυτόματη ανάγνωση ενεργοποιείται ή απενεργοποιείται στις ρυθμίσεις του module. Κάθε ανάγνωση προσμετράται στη χρήση AI της εταιρείας, ενώ με την AI απενεργοποιημένη τα στοιχεία συμπληρώνονται χειροκίνητα κατά τον έλεγχο.

Έλεγχος δίπλα στη φωτογραφία

Το γραφείο βλέπει τη λίστα των δαπανών με επιλογές για Προς έλεγχο, Εγκεκριμένα, Απερριφθέντα και Όλα. Η σελίδα της δαπάνης εμφανίζει τη φωτογραφία στα αριστερά, με δυνατότητα μεγέθυνσης και περιστροφής, και τη φόρμα Έλεγχος στοιχείων στα δεξιά. Η επιλογή Έγκριση και επόμενο εγκρίνει τη δαπάνη και ανοίγει την επόμενη που βρίσκεται σε αναμονή. Από τη λίστα μπορούν επίσης να εγκριθούν ταυτόχρονα πολλές πλήρεις δαπάνες.

Η απόρριψη απαιτεί αιτιολογία, όπως «Η φωτογραφία είναι θολή, τραβήξτε την ξανά» ή «Χρειαζόμαστε τιμολόγιο, όχι απόδειξη». Το άτομο που καταχώρισε την απόδειξη βλέπει την αιτιολογία στο LiteTMS Mobile. Μια εγκεκριμένη δαπάνη είναι μόνο για ανάγνωση. Όταν χρειάζεται κάποια διόρθωση, τη στέλνετε πίσω για έλεγχο.

Η ίδια απόδειξη δύο φορές

Όταν η ίδια απόδειξη εισαχθεί ξανά στο σύστημα, το LiteTMS την επισημαίνει ως πιθανή διπλοκαταχώριση και δείχνει με ποια δαπάνη μοιάζει. Ελέγχει την ίδια τη φωτογραφία, καθώς και το ποσό, το νόμισμα και την ημερομηνία σε συνδυασμό με τον αριθμό παραστατικού, το ΑΦΜ ή τον εκδότη. Αν διαπιστωθεί ότι πρόκειται για διαφορετική δαπάνη, με ένα κλικ επισημαίνεται ότι δεν είναι διπλότυπη.

Όχι μόνο οδηγοί

Κάθε έξοδο συνδέεται με ένα συγκεκριμένο πρόσωπο: έναν εργαζόμενο, όπως οδηγό ή μηχανικό, ή έναν χρήστη του συστήματος, όπως μεταφορέα/διαμετακομιστή ή πωλητή. Στο γραφείο, οι αποδείξεις εισάγονται μέσω της επιλογής Προσθήκη αποδείξεων: απλώς σύρετε φωτογραφίες ή αρχεία PDF και επιλέξτε το σχετικό πλαίσιο όταν πρόκειται για σελίδες της ίδιας απόδειξης. Ένας υπεύθυνος ελέγχου μπορεί επίσης να καταχωρίσει ένα έξοδο εκ μέρους κάποιου άλλου.

Όταν η ενότητα ενεργοποιείται για πρώτη φορά, όλοι οι ρόλοι εκτός από τον διαχειριστή λαμβάνουν δικαίωμα προσθήκης εξόδων, ώστε οι χρήστες να μπορούν να υποβάλλουν αποδείξεις από την πρώτη κιόλας ημέρα. Όποιος δεν διαθέτει άδεια προβολής όλων των εξόδων βλέπει αποκλειστικά τα δικά του.

Πού πηγαίνουν τα χρήματα

Η καρτέλα Σύνοψη εμφανίζει τα έξοδα για μια επιλεγμένη περίοδο, ομαδοποιημένα ανά κατηγορία και λογαριασμό, πρόσωπο, όχημα, χώρα, τρόπο πληρωμής ή μήνα. Τα ποσά παρατίθενται ανά νόμισμα, με ένα κατά προσέγγιση σύνολο στο νόμισμα της εταιρείας βάσει των μηνιαίων ισοτιμιών της NBP και της ΕΚΤ. Τα φίλτρα λειτουργούν ακριβώς όπως στη λίστα, ενώ ένας διακόπτης επιτρέπει τη συμπερίληψη των εξόδων που εκκρεμούν προς έλεγχο.

Κάτω από τη σύνοψη βρίσκεται η καρτέλα Προς αποπληρωμή: εγκεκριμένα έξοδα που πληρώθηκαν με ίδια κεφάλαια κάποιου εργαζομένου και δεν έχουν ακόμη επιστραφεί. Βλέπετε άμεσα πόσα οφείλονται σε κάθε πρόσωπο, και μετά την εξόφληση σημειώνετε το έξοδο ως αποπληρωμένο.

Για το λογιστήριό σας: οι δικές σας κατηγορίες και λογιστικοί κωδικοί

Οι κατηγορίες ορίζονται πλήρως από εσάς. Ξεκινάτε με δέκα βασικές, από καύσιμα, AdBlue και διόδια μέχρι διαμονή και γεύματα, και καθεμία μπορεί να συνδεθεί με έναν κωδικό από το δικό σας λογιστικό σχέδιο, όπως 402 ή 409 στο πολωνικό σχέδιο, ή οποιονδήποτε κωδικό χρησιμοποιεί ο λογιστής σας σε άλλη χώρα. Ο κωδικός εμφανίζεται στη σύνοψη και σε κάθε εξαγωγή δεδομένων.

Οι εξαγωγές πραγματοποιούνται σε τρεις μορφές: Excel (για λογιστήριο), CSV και Έγγραφα (ZIP) με τις φωτογραφίες των αποδείξεων. Το αρχείο Excel περιλαμβάνει την ημερομηνία, το έγγραφο και τον αριθμό του, τον εκδότη και τον ΑΦΜ, την κατηγορία με τον λογιστικό κωδικό, καθαρή αξία, ΦΠΑ, μικτή αξία, νόμισμα, το ποσό στο νόμισμα της εταιρείας, τον τρόπο πληρωμής, το πρόσωπο, το όχημα και την κατάσταση αποπληρωμής. Οι αποδείξεις που έχουν εξαχθεί επισημαίνονται αυτόματα, ενώ το φίλτρο Δεν έχουν εξαχθεί ακόμη δείχνει τι δεν έχει παραλάβει ακόμη το λογιστήριο.

Ένα εγκεκριμένο έξοδο δεν μετατρέπεται αυτόματα σε κόστος παραγγελίας μεταφοράς. Η ενότητα λειτουργεί ως το γενικό βιβλίο εξόδων της εταιρείας, με ή χωρίς σύνδεση με παραγγελία, αποτρέποντας έτσι τη διπλή καταγραφή των δαπανών που καταχωρίζετε στις παραγγελίες.

Πώς να ενεργοποιήσετε την ενότητα

Η ενότητα Έξοδα είναι μια συνδρομητική ενότητα στο κατάστημα ενοτήτων του LiteTMS με δωρεάν δοκιμή 7 ημερών. Η μηνιαία τιμή εμφανίζεται εκεί προτού την ενεργοποιήσετε. Στις ρυθμίσεις της ενότητας καθορίζετε εάν το AI θα αναγνωρίζει τις αποδείξεις και εάν οι οδηγοί θα μπορούν να προσθέτουν έξοδα μέσω του LiteTMS Mobile, ενώ διαμορφώνετε επίσης τις δικές σας κατηγορίες με λογιστικούς κωδικούς. Η ενότητα περιλαμβάνεται επίσης στη λίστα λειτουργιών.

Χρησιμοποιείτε το LiteTMS για πρώτη φορά; Εγγράψτε την εταιρεία σας και δώστε την εφαρμογή στους οδηγούς σας για ένα δρομολόγιο. Προτιμάτε να το δούμε μαζί βήμα-βήμα; Επικοινωνήστε μαζί μας έχοντας πρόχειρο τον φάκελο με τις αποδείξεις του προηγούμενου μήνα.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται ο οδηγός να πληκτρολογεί τα ποσά από την απόδειξη;

Όχι. Ο οδηγός τραβάει απλώς μια φωτογραφία, επιλέγει ποιος πλήρωσε και υποβάλλει την απόδειξη. Με ενεργοποιημένη την αναγνώριση AI, το σύστημα καταγράφει αυτόματα το ποσό, τον ΦΠΑ, την ημερομηνία και τον εκδότη, και το γραφείο απλώς κάνει τον τελικό έλεγχο.

Τι συμβαίνει όταν ο οδηγός δεν έχει σήμα στο κινητό;

Η απόδειξη παραμένει αποθηκευμένη στη συσκευή στην ενότητα «Σε αυτό το τηλέφωνο» και αποστέλλεται αυτόματα μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση. Το γραφείο τη λαμβάνει μόνο μετά την ολοκλήρωση της αποστολής.

Εγκρίνει το AI τα έξοδα αυτόματα;

Όχι. Το AI συμπληρώνει τα κενά πεδία και τα επισημαίνει με ειδική ένδειξη AI, ενώ την τελική έγκριση του εξόδου την κάνει πάντα ανθρώπινος χρήστης. Κάθε ανάγνωση προσμετράται στη χρήση AI της εταιρείας.

Μπορούν άτομα που δεν είναι οδηγοί να καταχωρίζουν έξοδα;

Ναι. Το πρόσωπο σε ένα έξοδο μπορεί να είναι οποιοσδήποτε εργαζόμενος ή χρήστης του συστήματος, και το προσωπικό του γραφείου προσθέτει αποδείξεις μέσω της επιλογής «Προσθήκη αποδείξεων».

Εμφανίζονται στη σύνοψη έξοδα από άλλες χώρες και σε διαφορετικά νομίσματα;

Ναι. Η σύνοψη ομαδοποιεί τα έξοδα και ανά χώρα και παραθέτει τα ποσά ανά νόμισμα, υπολογίζοντας ένα κατά προσέγγιση σύνολο στο νόμισμα της εταιρείας με βάση τις μηνιαίες ισοτιμίες της NBP και της ΕΚΤ.

Πόσο κοστίζει η ενότητα Έξοδα;

Πρόκειται για πρόσθετη ενότητα επί πληρωμή με δωρεάν δοκιμή 7 ημερών. Η μηνιαία τιμή της αναγράφεται στο κατάστημα ενοτήτων πριν από την ενεργοποίηση, ενώ οι αναγνώσεις αποδείξεων μέσω AI χρεώνονται ως χρήση AI.