LiteTMS का Expenses मॉड्यूल ड्राइवरों और ऑफ़िस दोनों की रसीदों और इनवॉइस को एक ही जगह इकट्ठा करता है। ड्राइवर LiteTMS Mobile में रसीद की फ़ोटो खींचकर उसे सबमिट करता है, AI रक़म, VAT, तारीख़ और विक्रेता का नाम पढ़ लेता है, और ऑफ़िस फ़ोटो के ठीक बगल में उन आंकड़ों की जाँच करके उन्हें मंज़ूर कर देता है। आख़िर में आपको श्रेणी, वाहन, व्यक्ति और देश के अनुसार ख़र्चों का सारांश, किसे पैसे वापस करने हैं उसकी सूची, और आपके अपने अकाउंट कोड के साथ अकाउंटेंट के लिए एक एक्सपोर्ट फ़ाइल मिल जाती है।
फ़िल्म पोलिश भाषा में है, और इसमें पोलिश सबटाइटल दिए गए हैं।
महीने के अंत में रसीदों का लिफ़ाफ़ा
रास्ते में ड्राइवर डीज़ल, AdBlue, पार्किंग, मोटरवे टोल और ट्रक वॉश के लिए भुगतान करता है। रसीदें ग्लोवबॉक्स, जैकेट की जेब या किसी लिफ़ाफ़े में जमा होती रहती हैं, जिसे ट्रिप पूरी होने के बाद ऑफ़िस में सौंपा जाता है। कुछ रसीदें मुड़-तुड़ जाती हैं, थर्मल रसीदों की छपाई हल्की पड़ जाती है, और कोई न कोई रसीद हमेशा ग़ायब रहती है। इसके बाद ऑफ़िस में कोई व्यक्ति स्प्रेडशीट में वो रक़में दोबारा टाइप करता है, यह हिसाब लगाता है कि किसने अपनी जेब से पैसे दिए हैं, और अकाउंटेंट के इस सवाल का जवाब देता है कि कौन सा ख़र्च किस अकाउंट हेड में जाएगा।
Expenses मॉड्यूल उस पूरे लिफ़ाफ़े को एक ऐसी सूची में बदल देता है जो ऑफ़िस को महीने के अंत में नहीं, बल्कि तुरंत मिल जाती है।
ड्राइवर फ़ोटो खींचता है और जमा करता है
मॉड्यूल चालू होने पर, LiteTMS Mobile के मेन्यू में Expenses दिखने लगता है। ड्राइवर फ़ोटो खींचकर (दस्तावेज़ स्कैनर या सामान्य कैमरे से) या फ़ोन से कोई फ़ोटो या PDF चुनकर रसीद जोड़ता है। लंबी या दोनों तरफ़ छपी रसीद एक ही ख़र्चे के कई पन्नों में जुड़ जाती है। इसके बाद सिर्फ़ एक सवाल पूछा जाता है, Who paid?: कंपनी कार्ड, फ़्यूल कार्ड, कंपनी कैश, मेरी अपनी जेब से, या कंपनी की सूची में मौजूद कोई अन्य तरीक़ा। रक़म, तारीख़ और कोई टिप्पणी लिखना वैकल्पिक है। Hand in दबाते ही रसीद ऑफ़िस भेज दी जाती है।
अगर ट्रक स्टॉप पर मोबाइल नेटवर्क नहीं है, तो रसीद फ़ोन पर On this phone के तहत सुरक्षित रहती है और नेटवर्क आते ही अपने आप भेज दी जाती है। ड्राइवर ऐप में देख सकता है कि हर रसीद की स्थिति क्या है: समीक्षा की प्रतीक्षा में, मंज़ूर, या ऑफ़िस द्वारा अस्वीकृत और उसका कारण।
AI आंकड़े पढ़ता है, व्यक्ति मंज़ूरी देता है
जैसे ही रसीद जमा होती है, AI फ़ोटो से कुल रक़म, नेट रक़म और VAT, तारीख़, विक्रेता और उनका टैक्स नंबर, दस्तावेज़ संख्या व देश पढ़ लेता है, और एक श्रेणी का सुझाव देता है। यह केवल खाली फ़ील्ड ही भरता है, कभी भी भुगतान का तरीक़ा नहीं बदलता और पहले से मंज़ूर हो चुके ख़र्च में कोई बदलाव नहीं करता। AI द्वारा भरे गए हर फ़ील्ड पर तब तक AI का निशान रहता है जब तक कोई व्यक्ति उसमें बदलाव न कर दे।
AI चेतावनी भी देता है। जब टाइप की गई रक़म या तारीख़ रसीद से मेल नहीं खाती, जब नेट रक़म और VAT मिलकर कुल रक़म के बराबर नहीं होते, जब फ़ोटो पढ़ना मुश्किल हो, या जब वह बिल्कुल भी रसीद जैसी न लगे, तो आपको फ़ॉर्म के ऊपर चेतावनी दिखाई देती है। डेटा पढ़ने की सुविधा को मॉड्यूल की सेटिंग्स में चालू या बंद किया जा सकता है। हर बार डेटा पढ़ने पर कंपनी के AI उपयोग में गिनती होती है, और AI बंद होने पर समीक्षा के दौरान आंकड़े हाथ से भरे जाते हैं।
फ़ोटो के ठीक बगल में समीक्षा
ऑफ़िस को ख़र्चों की सूची To review, Approved, Rejected और All के विकल्पों के साथ दिखती है। ख़र्च के पेज पर बाईं तरफ़ फ़ोटो दिखती है, जिसे ज़ूम और घुमाया जा सकता है, और दाईं तरफ़ Check the details फ़ॉर्म होता है। Approve and next ख़र्च को मंज़ूर कर देता है और इंतज़ार कर रहा अगला ख़र्च खोल देता है। पूरी तरह भरे गए कई ख़र्चों को सूची से एक साथ भी मंज़ूर किया जा सकता है।
खारिज करने के लिए कारण बताना ज़रूरी होता है, जैसे "फ़ोटो धुंधली है, दोबारा खींचें" या "हमें रसीद नहीं, इनवॉइस चाहिए"। रसीद जोड़ने वाला व्यक्ति LiteTMS Mobile में यह कारण देख सकता है। मंज़ूर हो चुका ख़र्च केवल पढ़ा जा सकता है; अगर किसी चीज़ में सुधार की ज़रूरत हो, तो आप उसे वापस समीक्षा के लिए भेज देते हैं।
एक ही रसीद दो बार
जब वही रसीद दोबारा सिस्टम में पहुँचती है, तो LiteTMS उसे संभावित डुप्लिकेट के रूप में चिह्नित करता है और दिखाता है कि वह किस ख़र्चे से मेल खाती है। यह फ़ोटो की खुद जाँच करता है, और साथ ही दस्तावेज़ संख्या, टैक्स नंबर या विक्रेता के साथ रक़म, मुद्रा व तारीख़ का भी मिलान करता है। अगर यह साबित होता है कि वह कोई अलग ख़र्च है, तो एक क्लिक से उसे गैर-डुप्लिकेट चिह्नित किया जा सकता है।
सिर्फ़ ड्राइवर ही नहीं
हर खर्च किसी व्यक्ति से जुड़ा होता है: कोई कर्मचारी, जैसे कि ड्राइवर या मैकेनिक, या कोई सिस्टम यूज़र, जैसे कि फ्रेट फॉरवर्डर या सेल्सपर्सन। दफ़्तर में, रसीदें Add receipts के ज़रिए जोड़ी जाती हैं: फ़ोटो या PDF ड्रॉप करें, और अगर वे एक ही रसीद के पन्ने हैं, तो एक बॉक्स पर टिक करें। कोई समीक्षक (रिव्यूअर) किसी अन्य व्यक्ति की ओर से भी खर्च जोड़ सकता है।
जब यह मॉड्यूल पहली बार चालू किया जाता है, तो एडमिनिस्ट्रेटर को छोड़कर हर रोल को खर्च जोड़ने की अनुमति मिल जाती है, ताकि लोग पहले ही दिन से रसीदें जमा कर सकें। जिन यूज़र्स के पास सभी खर्च देखने की अनुमति नहीं होती, उन्हें सिर्फ़ अपने खर्च दिखाई देते हैं।
पैसे कहाँ खर्च होते हैं
Summary टैब चुनी गई अवधि के खर्च दिखाता है, जिन्हें श्रेणी और खाते, व्यक्ति, वाहन, देश, भुगतान के तरीके या महीने के हिसाब से समूहीकृत किया जाता है। राशियाँ मुद्रा के अनुसार सूचीबद्ध होती हैं, जिसमें मासिक NBP और ECB दरों पर कंपनी की मुद्रा में बदला गया एक अनुमानित कुल योग भी शामिल होता है। फ़िल्टर सूची की तरह ही काम करते हैं, और एक स्विच से वे खर्च भी शामिल हो जाते हैं जिनकी समीक्षा अभी बाकी है।
समरी के नीचे To pay back कार्ड मौजूद है: वे स्वीकृत खर्च जिनका भुगतान किसी व्यक्ति ने अपनी जेब से किया था और जिनकी भरपाई अभी नहीं हुई है। आपको दिखता है कि किस व्यक्ति की कितनी राशि बकाया है, और भुगतान करने के बाद आप उस खर्च को repaid के रूप में चिह्नित कर सकते हैं।
आपके अकाउंटेंट के लिए: आपकी श्रेणियाँ और खाता कोड
श्रेणियाँ आपकी अपनी होती हैं। आप दस श्रेणियों से शुरुआत करते हैं - ईंधन, AdBlue और रोड टोल से लेकर ठहरने और भोजन तक - और प्रत्येक श्रेणी में आपके अपने चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स से खाता कोड जोड़ा जा सकता है, जैसे पोलिश चार्ट में 402 या 409, या कोई भी संख्या जो आपका अकाउंटेंट किसी अन्य देश में इस्तेमाल करता हो। यह कोड समरी और हर एक्सपोर्ट में दिखाई देता है।
एक्सपोर्ट तीन रूपों में उपलब्ध हैं: Excel (for accounting), CSV और रसीद की तस्वीरों के साथ Documents (ZIP)। एक्सेल फ़ाइल में तारीख, दस्तावेज़ और उसका नंबर, विक्रेता और टैक्स नंबर, खाता कोड के साथ श्रेणी, नेट, वैट (VAT), ग्रॉस, मुद्रा, कंपनी की मुद्रा में राशि, भुगतान का तरीका, व्यक्ति, वाहन और क्या उसकी भरपाई कर दी गई है, शामिल होता है। एक्सपोर्ट की गई रसीदों को चिह्नित कर दिया जाता है, और Not exported yet फ़िल्टर दिखाता है कि अकाउंटेंट को क्या नहीं मिला है।
स्वीकृत खर्च ऑर्डर की लागत नहीं बनता। यह मॉड्यूल कंपनी की खर्च बही है, चाहे वह किसी ऑर्डर से जुड़ी हो या न हो, इसलिए यह उन लागतों को दोहराता नहीं है जो आप ऑर्डरों पर दर्ज करते हैं।
मॉड्यूल को कैसे चालू करें
Expenses LiteTMS मॉड्यूल मार्केटप्लेस में 7 दिनों के निःशुल्क परीक्षण के साथ उपलब्ध एक सशुल्क मॉड्यूल है। इसे चालू करने से पहले आपको वहाँ मासिक मूल्य दिखाई देता है। मॉड्यूल सेटिंग्स में आप तय करते हैं कि क्या AI रसीदों को पढ़े और क्या ड्राइवर LiteTMS Mobile में खर्च जोड़ सकते हैं, और आप अकाउंट कोड के साथ अपनी श्रेणियाँ सेट करते हैं। यह मॉड्यूल फ़ीचर सूची पर भी मौजूद है।
LiteTMS में नए हैं? अपनी कंपनी पंजीकृत करें और एक ट्रिप के लिए अपने ड्राइवरों को यह ऐप देकर देखें। क्या इसे हमारे साथ समझना पसंद करेंगे? हमसे संपर्क करें और पिछले महीने की रसीदों का लिफ़ाफ़ा साथ लाएँ।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQ)
क्या ड्राइवर को रसीद से देखकर राशि टाइप करनी पड़ती है?
नहीं। ड्राइवर फ़ोटो खींचता है, चुनता है कि भुगतान किसने किया और रसीद सबमिट कर देता है। AI रीडिंग चालू होने पर, AI राशि, वैट (VAT), तारीख और विक्रेता का विवरण पढ़ लेता है, और दफ़्तर केवल उनकी जाँच करता है।
जब ड्राइवर के पास मोबाइल सिग्नल न हो तो क्या होता है?
रसीद फ़ोन पर On this phone के तहत सुरक्षित रहती है और सिग्नल वापस आने पर अपने आप भेज दी जाती है। दफ़्तर को यह रसीद भेजे जाने के बाद ही मिलती है।
क्या AI अपने आप खर्चों को स्वीकृत कर देता है?
नहीं। AI खाली फ़ील्ड भरता है और उन्हें AI मार्क से चिह्नित करता है, और कोई व्यक्ति ही खर्च को स्वीकृत करता है। प्रत्येक रीडिंग कंपनी के AI यूसेज में गिनी जाती है।
क्या वे लोग भी खर्च जोड़ सकते हैं जो ड्राइवर नहीं हैं?
हाँ। खर्च पर दर्ज व्यक्ति कोई भी कर्मचारी या सिस्टम यूज़र हो सकता है, और दफ़्तर Add receipts के ज़रिए रसीदें जोड़ता है।
क्या समरी में अन्य देशों और मुद्राओं के खर्च दिखाई देंगे?
हाँ। समरी देश के आधार पर भी खर्चों को समूहीकृत करती है और मुद्रा के अनुसार राशियों को सूचीबद्ध करती है, जिसमें मासिक NBP और ECB दरों पर कंपनी की मुद्रा में एक अनुमानित कुल योग भी शामिल होता है।
Expenses मॉड्यूल की कीमत कितनी है?
यह 7 दिनों के निःशुल्क परीक्षण के साथ एक सशुल्क मॉड्यूल है। इसे चालू करने से पहले मॉड्यूल मार्केटप्लेस में इसकी मासिक कीमत दिखाई जाती है, और AI रीडिंग को AI यूसेज के रूप में बिल किया जाता है।
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