Трошоци во LiteTMS: сметки од возачите и канцеларијата, без рачно препишување

Модулот Expenses во LiteTMS ги собира сметките и фактурите од возачите и од канцеларијата на едно место. Возачот ја фотографира сметката во LiteTMS Mobile и ја предава, AI ги чита износот, ДДВ-то, датумот и продавачот, а канцеларијата ги проверува тие вредности веднаш до фотографијата и ги одобрува. Како резултат добивате преглед по категорија, возило, лице и земја, список на лица на кои треба да им се исплатат парите и извоз за сметководителот со вашите сопствени сметководствени конта.

Видеото е со нарација на полски јазик и полски титлови.

Пликот со сметки на крајот од месецот

На пат возачот плаќа гориво, AdBlue, паркинг, патарини и миење на камионот. Сметките завршуваат во касетата за документи, во џебот од јакната или во плик што се предава во канцеларијата по враќањето од тура. Некои се стуткани, термо-хартиените сметки може да избледат, а секогаш барем една недостасува. Потоа некој во канцеларијата рачно ги препишува износите во табела, пресметува кој платил со сопствени пари и одговара на прашањата од сметководителот за тоа на кое конто оди секој трошок.

Модулот Expenses го претвора тој плик во листа што канцеларијата ја има веднаш, а не дури на крајот од месецот.

Возачот фотографира и предава

Кога модулот е вклучен, во менито на LiteTMS Mobile се појавува Expenses. Возачот додава сметка со фотографирање (преку скенерот за документи или обичната камера) или со избирање фотографија или PDF од телефонот. Долга или двострана сметка се зачувува како повеќе страници од еден ист трошок. Потоа останува само едно прашање, Who paid?: службена картичка, картичка за гориво, готовина од фирмата, сопствени пари или друг начин на плаќање што компанијата го има на својата листа. Износот, датумот и забелешката се опционални. Со избирање на Hand in, сметката се испраќа во канцеларијата.

Ако на паркингот нема мрежен сигнал, сметката останува на телефонот под On this phone и автоматски се испраќа веднаш штом се врати сигналот. Возачот може во апликацијата да види што се случило со секоја сметка: дали чека на проверка, дали е одобрена или е одбиена од канцеларијата и од која причина.

AI ги чита вредностите, човек ги одобрува

Штом сметката ќе биде предадена, AI ги чита бруто износот, нето износот и ДДВ-то, датумот, продавачот и неговиот даночен број, бројот на документот и земјата од фотографијата, па предлага соодветна категорија. Системот пополнува само празни полиња, никогаш не го менува начинот на плаќање и не менува трошок што веќе е одобрен. Секое поле пополнето од AI има ознака AI се додека некој рачно не го промени.

AI исто така дава и предупредувања. Кога рачно внесениот износ или датум се разликува од сметката, кога збирот на нето износот и ДДВ-то не одговара на вкупниот износ, кога фотографијата е тешко читлива или кога воопшто не наликува на сметка, тоа се прикажува над формуларот. Читањето може да се вклучи или исклучи во поставките на модулот. Секое читање се смета во потрошувачката на AI на компанијата, а кога AI е исклучен, вредностите се внесуваат рачно при проверката.

Проверка веднаш до фотографијата

Канцеларијата го гледа списокот на трошоци со прекинувач за To review, Approved, Rejected и All. На страницата на трошокот, лево се прикажува фотографијата, со можност за зумирање и ротирање, а десно е формуларот Check the details. Со копчето Approve and next трошокот се одобрува и веднаш се отвора следниот што чека на ред. Неколку комплетни трошоци исто така можат да се одобрат одеднаш директно од списокот.

За одбивањето е потребна причина, како на пример „Фотографијата е заматена, сликајте повторно“ или „Ни треба фактура, а не сметка“. Лицето што ја додало сметката ја чита пораката во LiteTMS Mobile. Одобрениот трошок е заклучен за измени; доколку нешто треба да се коригира, трошокот се враќа назад на проверка.

Иста сметка двапати

Кога истата сметка повторно ќе стигне во системот, LiteTMS ја означува како можен дупликат и покажува на кој трошок наликува. Системот ја споредува самата фотографија, но исто така и износот, валутата и датумот заедно со бројот на документот, даночниот број или продавачот. Доколку се покаже дека станува збор за друг трошок, со еден клик се означува дека не е дупликат.

Не само возачите

Секој трошок има свое лице: вработен, како возач или механичар, или корисник на системот, како шпедитер или комерцијалист. Во канцеларијата, сметките се внесуваат преку Додај сметки: прикачете фотографии или PDF-документи и штиклирајте едно поле кога станува збор за страници од иста сметка. Лицето што врши преглед може да додаде трошок и во име на некој друг.

Кога модулот првпат ќе се вклучи, секоја улога освен администраторот добива дозвола за додавање трошоци, па вработените можат да поднесуваат сметки од првиот ден. Секој што нема дозвола за преглед на сите трошоци ги гледа само сопствените.

Каде одат парите

Јазичето Преглед ги прикажува трошоците за избран период, групирани по категорија и сметка, лице, возило, земја, начин на плаќање или месец. Износите се наведени по валута, со приближен вкупен износ во валутата на компанијата пресметан според месечните курсеви на NBP и ЕЦБ. Филтрите функционираат исто како на листата, а еден прекинувач ги вклучува и трошоците што сè уште чекаат на преглед.

Под збирниот преглед се наоѓа картичката За рефундирање: одобрени трошоци платени со сопствени пари кои сè уште не се вратени. Гледате колку му се должи на секое лице, а по исплатата го означувате трошокот како рефундиран.

За вашето сметководство: ваши категории и сметководствени конта

Категориите се ваши. Започнувате со десет, од гориво, AdBlue и патарини до сместување и храна, а секоја може да содржи сметководствено конто од вашиот сметковен план, како на пример 402 или 409 во полскиот план, или кој било број што го користи вашиот сметководител во друга земја. Контото се појавува во прегледот и во секој извоз на податоци.

Извозот е достапен во три формати: Excel (за сметководство), CSV и Документи (ZIP) со фотографиите од сметките. Датотеката во Excel го содржи датумот, документот и неговиот број, продавачот и даночниот број, категоријата со сметководственото конто, нето, ДДВ, бруто, валутата, износот во валутата на компанијата, начинот на плаќање, лицето, возилото и дали е рефундирано. Извезените сметки се означуваат, а филтерот Сè уште неизвезено покажува што сè уште не добил сметководителот.

Одобрениот трошок не станува автоматски трошок за налог. Модулот претставува книга на трошоци на компанијата, независно од тоа дали има налог или не, па затоа нема двојно да ги пресмета трошоците што ги евидентирате по налози.

Како да го вклучите модулот

Expenses е платен модул во пазарот за модули на LiteTMS со бесплатен пробен период од 7 дена. Месечната цена ја гледате таму пред да го вклучите. Во поставките на модулот одлучувате дали вештачката интелигенција ќе ги чита сметките и дали возачите можат да додаваат трошоци во LiteTMS Mobile, а исто така поставувате и сопствени категории со конта. Модулот е достапен и на листата со функции.

Првпат сте на LiteTMS? Регистрирајте ја вашата компанија и дајте им ја апликацијата на вашите возачи за едно патување. Сакате да поминеме низ сè заедно? Контактирајте со нас и понесете го пликот со сметки од минатиот месец.

Често поставувани прашања

Дали возачот мора рачно да ги внесува износите од сметката?

Не. Возачот прави фотографија, избира кој платил и ја поднесува сметката. Со вклучено читање со вештачка интелигенција, AI ги чита износот, ДДВ-то, датумот и продавачот, а канцеларијата само ги проверува.

Што се случува кога возачот нема мрежен сигнал?

Сметката чека на телефонот во делот На овој телефон и автоматски се испраќа штом ќе се врати сигналот. Канцеларијата ја добива дури откако ќе биде испратена.

Дали вештачката интелигенција сама ги одобрува трошоците?

Не. AI ги пополнува празните полиња и ги означува со ознака AI, а трошокот го одобрува човек. Секое читање се пресметува во потрошувачката на вештачка интелигенција на компанијата.

Можат ли лица што не се возачи да додаваат трошоци?

Да. Лицето наведено на трошокот може да биде кој било вработен или корисник на системот, а канцеларијата додава сметки преку Додај сметки.

Дали збирниот преглед ќе прикажува трошоци од други земји и валути?

Да. Прегледот ги групира трошоците и по земја и ги наведува износите по валута, со приближен вкупен износ во валутата на компанијата според месечните курсеви на NBP и ЕЦБ.

Колку чини модулот Expenses?

Тоа е платен модул со 7-дневен бесплатен пробен период. Неговата месечна цена е прикажана на пазарот за модули пред да го вклучите, а читањата со AI се наплаќаат како потрошувачка на вештачка интелигенција.