Kostnaður í LiteTMS: kvittanir frá ökumönnum og skrifstofu, engin endurskráning

Expenses-einingin í LiteTMS safnar kvittunum og reikningum frá ökumönnum og skrifstofu á einn stað. Ökumaður tekur mynd af kvittun í LiteTMS Mobile og sendir hana inn, gervigreind les upphæð, VSK, dagsetningu og seljanda, og skrifstofan ber þessi gildi saman við myndina og samþykkir þau. Útkoman er yfirlit eftir flokkum, ökutækjum, starfsmönnum og löndum, listi yfir hverjum þarf að endurgreiða, og útflutningur fyrir bókarann með þínum eigin fjárhagslyklum.

Myndbandið er með pólsku tali og pólskum texta.

Kvittanaumslagið í mánaðarlok

Á ferðinni greiðir ökumaður fyrir eldsneyti, AdBlue, bílastæði, vegtolla og bílaþvott. Kvittanirnar enda í hanskahólfinu, jakkavasanum eða í umslagi sem skilað er á skrifstofunni eftir ferðina. Sumar eru krumpaðar, hitapappírskvittanir geta dofnað og alltaf vantar einhverja. Síðan þarf einhver á skrifstofunni að slá upphæðirnar inn í töflureikni, finna út hver lagði út fyrir hverju og svara spurningum bókarans um á hvaða bókhaldslykil hver færsla á að fara.

Expenses-einingin breytir þessu umslagi í lista sem skrifstofan hefur samstundis aðgang að, ekki í lok mánaðarins.

Ökumaðurinn tekur mynd og sendir inn

Þegar einingin er virk birtist Kostnaður í valmynd LiteTMS Mobile. Ökumaðurinn bætir við kvittun með því að taka mynd (með skjalaskanna eða venjulegri myndavél) eða með því að velja mynd eða PDF-skjal úr símanum. Löng eða tvíhliða kvittun verður að mörgum síðum í einni kostnaðarfærslu. Þá er aðeins ein spurning, Hver greiddi?: fyrirtækjakort, eldsneytiskort, reiðufé fyrirtækis, eigin peningar, eða annar greiðslumáti sem fyrirtækið hefur á skrá. Upphæð, dagsetning og athugasemd eru valfrjáls. Senda inn sendir kvittunina beint á skrifstofuna.

Ef ekkert samband er á áningarstaðnum bíður kvittunin í símanum undir Í þessum síma og sendist sjálfkrafa um leið og samband kemst á að nýju. Ökumaðurinn sér í appinu hvað varð um hverja kvittun: bíður yfirferðar, samþykkt, eða hafnað af skrifstofunni og hvers vegna.

Gervigreind les gildin, starfsmaður samþykkir

Um leið og kvittun er send inn les gervigreind brúttóupphæð, nettó og VSK, dagsetningu, seljanda og skattnúmer hans, skjalanúmer og land af myndinni, ásamt því að stinga upp á flokki. Hún fyllir aðeins í auða reiti, breytir aldrei greiðslumáta og snertir aldrei kostnað sem þegar hefur verið samþykktur. Hver reitur sem gervigreind fyllti út fær AI-merkingu þar til einhver breytir honum.

Gervigreindin varar einnig við. Þegar slegin upphæð eða dagsetning passar ekki við kvittunina, þegar nettó og VSK stemma ekki við heildarupphæðina, þegar myndin er óskýr eða ef hún lítur alls ekki út eins og kvittun, birtist viðvörun fyrir ofan eyðublaðið. Kveikt er eða slökkt á sjálfvirkum lestri í stillingum einingarinnar. Hver lestur telst til gervigreindarnotkunar fyrirtækisins, og ef slökkt er á gervigreind eru gildin skráð handvirkt við yfirferð.

Yfirferð við hlið myndarinnar

Skrifstofan sér kostnaðarlistann með síum fyrir Til yfirferðar, Samþykkt, Hafnað og Allt. Á síðu kostnaðarfærslu birtist myndin vinstra megin, með möguleika á að stækka og snúa, og eyðublaðið Yfirfara upplýsingar hægra megin. Samþykkja og næsta samþykkir færsluna og opnar þá næstu sem bíður. Einnig er hægt að samþykkja margar fullfrágengnar færslur í einu beint af listanum.

Synjun krefst skýringar, til dæmis „Myndin er óskýr, taktu hana aftur“ eða „Við þurfum reikning en ekki kvittun“. Sá sem skráði kvittunina sér athugasemdina í LiteTMS Mobile. Samþykkt færsla er læst fyrir breytingum; ef leiðrétta þarf eitthvað er hún send aftur til yfirferðar.

Sama kvittunin tvisvar

Þegar sama kvittun berst kerfinu aftur merkir LiteTMS hana sem hugsanlegt afrit og sýnir hvaða færslu hún líkist. Kerfið ber saman myndirnar sjálfar, auk upphæðar, gjaldmiðils og dagsetningar ásamt skjalanúmeri, skattnúmeri eða seljanda. Ef í ljós kemur að um aðra færslu er að ræða er hægt með einum smelli að staðfesta að hún sé ekki afrit.

Ekki aðeins ökumenn

Hverri kostnaðarfærslu fylgir ákveðinn aðili: starfsmaður, svo sem bílstjóri eða bifvélavirki, eða kerfisnotandi, svo sem flutningsmiðlari eða sölumaður. Á skrifstofunni eru kvittanir skráðar í gegnum Add receipts: settu inn myndir eða PDF-skjöl og hakaðu í einn reit ef um er að ræða margar síður sömu kvittunar. Yfirferðaraðili getur skráð útgjöld fyrir hönd annarra.

Þegar einingin er fyrst virkjuð fá öll hlutverk nema kerfisstjóri heimild til að bæta við útgjöldum, svo starfsfólk getur skilað inn kvittunum frá fyrsta degi. Allir sem ekki hafa heimild til að skoða öll útgjöld sjá aðeins sín eigin.

Hvert peningarnir fara

Flipinn Summary sýnir útgjöld fyrir valið tímabil, flokkuð eftir flokki og fjárhagslykli, einstaklingi, ökutæki, landi, greiðslumáta eða mánuði. Fjárhæðir eru sýndar eftir gjaldmiðlum, ásamt áætlaðri heildartölu í gjaldmiðli fyrirtækisins sem umreiknuð er miðað við mánaðarlegt gengi NBP og ECB. Síurnar virka eins og í listanum og með einum rofa má taka með útgjöld sem bíða enn yfirferðar.

Fyrir neðan yfirlitið er spjaldið To pay back: samþykkt útgjöld sem greidd voru af eigin fé starfsmanns og hafa ekki enn verið endurgreidd. Þar sést hversu mikið hver aðili á inni, og eftir endurgreiðslu er færslan merkt sem endurgreidd.

Fyrir bókarann: þínir eigin flokkar og fjárhagslyklar

Flokkarnir eru alfarið þínir. Þú byrjar með tíu flokka, allt frá eldsneyti, AdBlue og veggjöldum yfir í gistingu og fæði, og hver flokkur getur borið fjárhagslykil úr þínu eigin bókhaldskerfi, svo sem 402 eða 409 í pólska lyklaskipulaginu, eða hvaða númer sem bókari þinn notar í öðru landi. Lykillinn birtist í yfirlitinu og í öllum útflutningi gagna.

Gagnaútflutningur er í boði á þrjá vegu: Excel (for accounting), CSV og Documents (ZIP) með myndum af kvittunum. Excel-skjalið inniheldur dagsetningu, fylgiskjal og númer þess, seljanda og kennitölu eða VSK-númer, flokk ásamt fjárhagslykli, nettóupphæð, VSK, brúttóupphæð, gjaldmiðil, upphæð í gjaldmiðli fyrirtækisins, greiðslumáta, einstakling, ökutæki og hvort færslan hafi verið endurgreidd. Útfluttar kvittanir eru merktar og sían Not exported yet sýnir hvað bókarinn hefur ekki enn fengið.

Samþykkt útgjöld færast ekki sjálfkrafa sem flutningspöntunarkostnaður. Einingin er útgjaldabók fyrirtækisins, óháð því hvort útgjöld tengjast pöntun eða ekki, svo kostnaður sem skráður er á pantanir tvítelst ekki.

Hvernig einingin er virkjuð

Expenses er greidd eining í vörutorgi LiteTMS-eininga með 7 daga ókeypis reynslutíma. Mánaðargjaldið er sýnt þar áður en kveikt er á henni. Í stillingum einingarinnar ákveður þú hvort gervigreind lesi kvittanir og hvort bílstjórar geti skráð útgjöld í LiteTMS Mobile, ásamt því að setja upp eigin flokka með fjárhagslyklum. Einingin er einnig á eiginleikalistanum.

Nýr hjá LiteTMS? Skráðu fyrirtækið þitt og prófaðu appið með bílstjórunum í einni ferð. Viltu frekar fara yfir þetta með okkur? Hafðu samband og taktu með þér kvittanaumslagið frá síðasta mánuði.

Algengar spurningar

Þarf bílstjórinn að slá inn upphæðirnar af kvittuninni?

Nei. Bílstjórinn tekur mynd, velur hver greiddi og sendir kvittunina inn. Ef kveikt er á gervigreindarlestri les gervigreindin upphæðina, VSK, dagsetningu og seljanda, og skrifstofan þarf aðeins að yfirfara gögnin.

Hvað gerist ef bílstjórinn er netsambandslaus?

Kvittunin bíður í símanum undir On this phone og sendist sjálfkrafa um leið og samband kemst aftur á. Skrifstofan móttekur hana aðeins eftir að hún hefur verið send.

Samþykkir gervigreindin útgjöld sjálfkrafa?

Nei. Gervigreindin fyllir út í tóma reiti og auðkennir þá með AI-merki, og starfsmaður samþykkir færsluna. Hver lestur telst til gervigreindarnotkunar fyrirtækisins.

Geta aðrir en bílstjórar skráð útgjöld?

Já. Skráður aðili á útgjöldum getur verið hvaða starfsmaður eða kerfisnotandi sem er, og skrifstofan bætir við kvittunum með Add receipts.

Sýnir yfirlitið útgjöld frá öðrum löndum og í öðrum gjaldmiðlum?

Já. Yfirlitið flokkar útgjöld einnig eftir löndum og sýnir fjárhæðir eftir gjaldmiðlum, ásamt áætlaðri heildartölu í gjaldmiðli fyrirtækisins miðað við mánaðarlegt gengi NBP og ECB.

Hvað kostar Expenses-einingin?

Hún er greidd eining með 7 daga ókeypis reynslutíma. Mánaðarlegt verð er sýnt á einingatorginu áður en kveikt er á henni, og lestur gervigreindar er gjaldfærður sem gervigreindarnotkun.