LiteTMS中的费用管理：司机与办公室收据直传，无需重复手动录入

LiteTMS中的Expenses模块将来自司机和办公室的收据与发票汇总在一处。司机只需在LiteTMS Mobile中为票据拍照并提交，AI便会自动识别金额、增值税、日期以及销售方信息，随后由办公室对照照片核验并批准。最终，您可以获得按类别、车辆、人员和国家汇总的统计数据、垫付待报销清单，以及带有自定义会计科目代码的导出文件，方便会计直接入账。

本视频为波兰语旁白，配有波兰语字幕。

月底装满票据的信封

运输途中，司机需要支付燃油费、车用尿素（AdBlue）、停车费、高速过路费以及洗车费。这些票据最终往往被塞在手套箱、夹克口袋，或在行程结束后装进信封交到办公室。有的单据被揉得皱皱巴巴，热敏纸发票容易褪色，而且总会少那么几张。接着，办公室人员还得把金额逐一重新输入电子表格，核算哪些款项是司机个人垫付的，还要回答会计关于每笔费用该计入哪个科目的提问。

Expenses模块将那一信封杂乱的纸质单据变成清晰的在线清单，让办公室能够实时掌握，无需苦等到月底。

司机拍照并提交

启用该模块后，LiteTMS Mobile的菜单中会显示Expenses。司机可以通过拍照（使用文档扫描仪或普通相机）添加票据，也可以直接从手机中选择照片或PDF文件。长条票据或正反双面票据可以作为单笔费用的多个页面上传。随后只需确认一个问题，Who paid?：公司卡、加油卡、公司现金、个人垫付，或是公司列表中维护的其他支付方式。金额、日期和备注均为选填项。点击Hand in即可将票据发送至办公室。

如果卡车停靠点没有网络信号，票据会暂存在手机的On this phone中，待信号恢复后自动补发。司机可以在应用中清楚查看每张票据的处理状态：等待审核、已批准，或是被办公室驳回及具体原因。

AI读取数据，人工审核确认

票据一旦提交，AI就会从照片中自动读取含税总额、净额和增值税、日期、销售方及其税号、单据编号和国家，并给出建议的费用类别。它只填补空白字段，绝不更改支付方式，也绝不触碰已经批准的费用。每一个由AI填写的字段都会带有AI标记，直到有人手动修改为止。

AI同时还会发出提示。如果输入的金额或日期与票据不符、净额与增值税之和与总额对不上、照片模糊难以辨认，或者上传的内容根本不像票据，表单上方都会显示警示信息。是否开启识别功能可在模块设置中调整。每次识别都会计入公司的AI使用配额；若关闭AI功能，审核时需手动录入各项数值。

对照原图审核

办公室人员可以在费用列表中通过To review、Approved、Rejected和All切换标签查看相应单据。费用详情页面左侧显示票据照片（支持放大与旋转），右侧则是Check the details核对表单。点击Approve and next即可批准当前费用并自动打开下一张待审单据。若多笔费用信息完整，也可以在列表中批量直接批准。

驳回操作必须填写原因，例如“照片模糊，请重新拍摄”或“我们需要发票，不能使用收据”。提交票据的人员可以在LiteTMS Mobile中看到该原因。已批准的费用将变为只读状态；若确有内容需要修改，可将其退回重新审核。

识别重复提交的票据

当同一张票据再次进入系统时，LiteTMS会将其标记为疑似重复项，并显示它与哪笔既有费用相似。系统不仅会比对照片本身，还会综合比对金额、币种、日期以及单据编号、税号或销售方信息。如果核实后确认是一笔不同的独立费用，只需点击一下即可标记为非重复项。

不仅限于司机

每笔费用都对应具体的人员：可以是司机、机修工等员工，也可以是调度员、业务员等系统用户。在办公室，可通过添加收据录入票据：直接拖入照片或 PDF 文件，如果是同一张收据的多个页面，勾选对应复选框即可。审核人员也可以代他人添加费用。

首次启用该模块时，除管理员外的所有角色都会获得添加费用的权限，以便员工从第一天起就能提交收据。未获得查看全部费用权限的人员只能查看自己的费用。

资金流向一目了然

汇总标签页按类别和科目、人员、车辆、国家/地区、支付方式或月份，展示所选时间段内的费用。金额按币种分别列出，并按 NBP（波兰国家银行）和 ECB（欧洲央行）的月度汇率折算为本位币估算总额。筛选器与费用列表的使用方式相同，通过一个开关还可包含仍在等待审核的费用。

汇总下方是待报销卡片：显示已审核通过但由员工个人垫付且尚未结清的费用。您可以清楚看到应付每人的金额，在完成结清后，直接将该费用标记为已报销即可。

满足财务人员需求：自定义类别与会计科目代码

费用类别完全由您掌控。系统默认提供 10 个预设类别，涵盖燃油、AdBlue、道路通行费、住宿和餐饮等；每个类别均可关联您企业会计科目表中的科目代码，例如波兰科目表中的 402 或 409，或是您所在国家会计使用的任何科目编号。该代码会显示在汇总表以及每次导出的数据中。

系统支持三种导出格式：Excel（会计专用）、CSV 以及包含收据照片的单据（ZIP）。Excel 文件包含日期、凭证及凭证号、销货方及其税号、费用类别及对应科目代码、不含税金额、增值税（VAT）、含税总额、币种、本位币金额、支付方式、报销人、车辆以及是否已结清报销。已导出的收据会带有标记，通过尚未导出筛选器即可迅速查看会计尚未接收的凭证。

审核通过的费用不会自动计入订单成本。该模块是公司的整体费用账簿，无论是否关联具体运输订单均可记账，因此不会与您在订单中记录的成本产生重复。

如何启用该模块

“费用”是 LiteTMS 模块市场 中的一个付费模块，提供 7 天免费试用。在启用前，您可以清楚看到按月计费的价格。在模块设置中，您可以决定是否启用 AI 智能识别收据，以及司机是否可以在 LiteTMS Mobile 中添加费用，并能配置专属的费用类别与会计科目代码。该模块也已列入功能清单。

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常见问题

司机必须手动输入收据上的金额吗？

不需要。司机只需拍照、选择付款人并提交收据。开启 AI 智能识别后，AI 会自动读取金额、增值税（VAT）、日期和销货方，办公室人员仅需核对即可。

司机手机没有信号时会怎样？

收据会保存在手机的“本机保存”中，一旦恢复信号便会自动发送。办公室只有在收据成功发送后才会接收到。

AI 会自动审批费用吗？

不会。AI 仅负责填写空白字段并加上 AI 识别标记，最终费用仍由人工审核批准。每次识别都会计入公司的 AI 使用额度。

非司机人员也可以添加费用吗？

可以。费用对应的归属人可以是任何员工或系统用户，办公室人员可通过“添加收据”功能录入。

汇总中是否会显示来自其他国家和不同币种的费用？

会。汇总报表还会按国家/地区对费用进行归类，并按各币种分别列出金额，同时根据 NBP 和 ECB 的月度汇率折算为本位币的预估总额。

费用模块如何收费？

该模块为付费模块，提供 7 天免费试用。启用前可在模块市场中查看月费价格，AI 票据识别则按实际 AI 使用量计费。