LiteTMS'de masraflar: sürücülerden ve ofisten fişler, yeniden yazmaya son

LiteTMS'teki Masraflar modülü, sürücülerden ve ofisten gelen fiş ve faturaları tek bir yerde toplar. Sürücü LiteTMS Mobile uygulamasında fişin fotoğrafını çekip iletir; yapay zeka tutarı, KDV'yi, tarihi ve satıcıyı okur; ofis ise fotoğrafın yanındaki bu değerleri kontrol edip onaylar. Sonuçta kategoriye, araca, kişiye ve ülkeye göre bir özet, kime geri ödeme yapılması gerektiğini gösteren bir liste ve muhasebeciniz için kendi hesap kodlarınızı içeren bir dışa aktarım elde edersiniz.

Video Lehçe seslendirmeli ve Lehçe altyazılıdır.

Ay sonundaki fiş zarfı

Sürücü yoldayken yakıt, AdBlue, otopark, otoyol ücretleri ve araç yıkama masraflarını öder. Fişler torpido gözünde, ceket cebinde veya seferden sonra ofise teslim edilen bir zarfta birikir. Bazıları buruşur, termal fişlerin yazısı silinebilir ve her zaman en az bir tanesi kayıptır. Ardından ofisten biri tutarları bir elektronik tabloya yeniden girer, kimin kendi cebinden ödediğini bulmaya çalışır ve muhasebecinin her bir kalemin hangi hesaba işleneceği yönündeki sorularını yanıtlar.

Masraflar modülü, bu zarfı ofisin ay sonunda değil, anında erişebildiği bir listeye dönüştürür.

Sürücü fotoğrafını çeker ve iletir

Modül etkinleştirildiğinde LiteTMS Mobile menüsünde Masraflar görünür. Sürücü, belge tarayıcısıyla veya doğrudan kamerayla fotoğraf çekerek ya da telefondan bir fotoğraf veya PDF seçerek fişi ekler. Uzun veya çift taraflı bir fiş, tek bir masrafın birden fazla sayfası haline gelir. Ardından tek bir soru sorulur, Kim ödedi?: şirket kartı, yakıt kartı, şirket nakdi, kendi param veya şirketin listesinde bulunan başka bir yöntem. Tutar, tarih ve not girişi isteğe bağlıdır. İlet seçeneği fişi ofise gönderir.

Kamyon parkında şebeke çekmiyorsa fiş telefonda Bu telefonda altında bekler ve bağlantı geri geldiğinde otomatik olarak iletilir. Sürücü, her bir fişin durumunu uygulamadan görebilir: inceleme bekliyor, onaylandı veya ofis tarafından reddedildi ve nedeni.

Yapay zeka değerleri okur, insan onaylar

Fiş iletildikten sonra yapay zeka fotoğraftan brüt tutarı, neti ve KDV'yi, tarihi, satıcıyı ve vergi numarasını, belge numarasını ve ülkeyi okur ve bir kategori önerir. Yalnızca boş alanları doldurur, ödeme yöntemini asla değiştirmez ve önceden onaylanmış bir masrafa kesinlikle dokunmaz. Yapay zekanın doldurduğu her alan, biri değiştirene kadar bir AI işareti taşır.

Yapay zeka aynı zamanda uyarır. Girilen tutar veya tarih fiştekinden farklı olduğunda, net ve KDV toplam tutarı tutmadığında, fotoğrafın okunması zor olduğunda veya hiç fişe benzemediğinde bunu formun üst kısmında görürsünüz. Okuma özelliği modül ayarlarından açılıp kapatılabilir. Her okuma şirketin yapay zeka kullanım kotasına sayılır ve yapay zeka kapalıyken değerler inceleme sırasında elle girilir.

Fotoğrafın yanında inceleme

Ofis; masraf listesini İncelenecek, Onaylanan, Reddedilen ve Tümü seçenekleriyle görüntüler. Masraf sayfasında solda yakınlaştırma ve döndürme özellikleriyle fotoğraf, sağda ise Ayrıntıları kontrol et formu yer alır. Onayla ve sonrakine geç, masrafı onaylar ve bekleyen bir sonrakini açar. Ayrıca eksiksiz birden fazla masraf listeden tek seferde onaylanabilir.

Reddetme işlemi için "Fotoğraf bulanık, tekrar çekin" veya "Fiş değil fatura gerekiyor" gibi bir gerekçe belirtilmelidir. Fişi ekleyen kişi bu açıklamayı LiteTMS Mobile'da görür. Onaylanan masraf salt okunurdur; bir şeyin düzeltilmesi gerektiğinde masrafı tekrar incelemeye gönderirsiniz.

Aynı fiş iki kez

Aynı fiş sisteme tekrar geldiğinde, LiteTMS bunu olası bir mükerrer kayıt olarak işaretler ve hangi masrafa benzediğini gösterir. Sistemin kendisi fotoğrafı kontrol ettiği gibi tutarı, para birimini ve tarihi belge numarası, vergi numarası veya satıcıyla birlikte inceler. Farklı bir masraf olduğu anlaşılırsa tek tıkla mükerrer olmadığı belirtilebilir.

Yalnızca sürücüler değil

Her masrafın bir sorumlusu vardır: sürücü veya tamirci gibi bir çalışan ya da nakliye komisyoncusu veya satış temsilcisi gibi bir sistem kullanıcısı. Ofiste fişler Fiş ekle üzerinden sisteme girilir: fotoğrafları veya PDF dosyalarını sürükleyip bırakın ve aynı fişin sayfaları olduklarında ilgili kutucuğu işaretleyin. Bir onaylayıcı, başka biri adına da masraf ekleyebilir.

Modül ilk açıldığında, yönetici dışındaki tüm rollere masraf ekleme yetkisi verilir; böylece çalışanlar ilk günden itibaren fiş teslim edebilir. Tüm masrafları görüntüleme yetkisi olmayan herkes yalnızca kendi masraflarını görür.

Harcamalar nereye gidiyor

Özet sekmesi, seçilen bir döneme ait masrafları kategori ve hesap, kişi, araç, ülke, ödeme yöntemi veya aya göre gruplandırılmış olarak gösterir. Tutarlar para birimi bazında listelenir ve şirketin para birimindeki yaklaşık toplam, aylık NBP ve ECB kurları üzerinden çevrilerek gösterilir. Filtreler listedeki gibi çalışır ve tek bir anahtarla henüz onay bekleyen masraflar da dahil edilebilir.

Özetin altında Geri ödenecekler kartı yer alır: personelin kendi cebinden ödediği ve henüz geri ödenmemiş onaylı masraflar burada gösterilir. Her kişiye ne kadar borç olduğunu görebilir ve geri ödemeyi yaptıktan sonra masrafı geri ödendi olarak işaretleyebilirsiniz.

Muhasebeciniz için: kategorileriniz ve hesap kodlarınız

Kategorileri siz belirlersiniz. Yakıt, AdBlue ve otoyol geçiş ücretlerinden konaklama ve yemek masraflarına kadar on kategoriyle başlarsınız; her biri Polonya hesap planındaki 402 veya 409 gibi kendi hesap planınızdan bir hesap kodu ya da muhasebecinizin başka bir ülkede kullandığı herhangi bir numarayı taşıyabilir. Bu kod hem özette hem de tüm dışa aktarımlarda görünür.

Dışa aktarımlar üç biçimde sunulur: Excel (muhasebe için), CSV ve fiş fotoğraflarını içeren Belgeler (ZIP). Excel dosyası tarihi, belgeyi ve numarasını, satıcıyı ve vergi numarasını, hesap koduyla birlikte kategoriyi, net tutarı, KDV'yi, brüt tutarı, para birimini, şirket para birimindeki tutarı, ödeme yöntemini, kişiyi, aracı ve geri ödenip ödenmediğini içerir. Dışa aktarılan fişler işaretlenir ve Henüz dışa aktarılmadı filtresi muhasebecinin henüz almadığı fişleri gösterir.

Onaylanan bir masraf sipariş maliyetine dönüşmez. Bu modül, siparişli veya siparişsiz şirketin genel gider defteridir; bu nedenle siparişlere kaydettiğiniz maliyetleri mükerrer hale getirmez.

Modül nasıl etkinleştirilir

Masraflar, LiteTMS modül pazarında 7 günlük ücretsiz deneme süresi sunulan ücretli bir modüldür. Modülü etkinleştirmeden önce aylık fiyatı orada görebilirsiniz. Modül ayarlarında yapay zekanın fişleri okuyup okumayacağını, sürücülerin LiteTMS Mobile üzerinden masraf ekleyip ekleyemeyeceğini belirler ve hesap kodlarıyla kendi kategorilerinizi oluşturursunuz. Modül ayrıca özellik listesinde de yer almaktadır.

LiteTMS'te yeni misiniz? Şirketinizi kaydedin ve bir seferlik de olsa sürücülerinize uygulamayı verin. Birlikte incelemeyi mi tercih edersiniz? Bizimle iletişime geçin ve geçen ayın fiş zarfını da yanınızda getirin.

SSS

Sürücünün fişteki tutarları elle girmesi gerekir mi?

Hayır. Sürücü fotoğrafı çeker, ödemeyi kimin yaptığını seçer ve fişi teslim eder. Yapay zeka ile okuma açık olduğunda yapay zeka tutarı, KDV'yi, tarihi ve satıcıyı okur; ofis çalışanları ise yalnızca bunları kontrol eder.

Sürücünün telefonu çekmediğinde ne olur?

Fiş, telefonda Bu telefonda başlığı altında bekler ve şebeke tekrar geldiğinde otomatik olarak gönderilir. Ofis, fişi ancak gönderildikten sonra alır.

Yapay zeka masrafları kendi kendine mi onaylar?

Hayır. Yapay zeka boş alanları doldurur ve bunları bir yapay zeka işaretiyle belirtir; masrafı ise bir yetkili onaylar. Her okuma, şirketin yapay zeka kullanım kotasına sayılır.

Sürücü olmayan personel de masraf ekleyebilir mi?

Evet. Masrafın sorumlusu herhangi bir çalışan veya sistem kullanıcısı olabilir; ofis ise Fiş ekle üzerinden fişleri sisteme girer.

Özet diğer ülkelerden ve para birimlerinden masrafları gösterir mi?

Evet. Özet, masrafları ülkeye göre de gruplandırır ve aylık NBP ile ECB kurları üzerinden şirketin para birimindeki yaklaşık toplamla birlikte tutarları para birimi bazında listeler.

Masraflar modülünün ücreti nedir?

7 günlük ücretsiz deneme süresi olan ücretli bir modüldür. Aylık fiyatı etkinleştirilmeden önce modül pazarında gösterilir ve yapay zeka okumaları yapay zeka kullanımı olarak faturalandırılır.