LiteTMSの経費管理：ドライバーやオフィスの領収書を手入力なしで処理

LiteTMSの「経費（Expenses）」モジュールは、ドライバーやオフィスからの領収書・請求書を一元管理します。ドライバーがLiteTMS Mobileで領収書を撮影して提出すると、AIが金額、VAT、日付、発行元（事業者）を読み取り、オフィス側では写真と照合しながら内容を確認・承認できます。これにより、カテゴリー別、車両別、担当者別、国別の集計サマリーや、立替精算リスト、さらに自社の勘定科目コードに対応した会計士向けのデータエクスポートが瞬時に作成されます。

動画の音声および字幕はポーランド語です。

月末に届く領収書の入った封筒

運行中、ドライバーは燃料、AdBlue、駐車場、高速道路通行料金、トラックの洗車代などを支払います。その領収書はダッシュボードや上着のポケットに詰め込まれ、あるいは運行後に封筒に入れられてオフィスに提出されます。中にはしわくちゃのものや、印字が薄れた感熱紙があり、決まって何枚かが見当たりません。その後、オフィスの担当者がスプレッドシートに金額を手入力し、誰が自腹で立て替えたかを計算し、どの勘定科目に仕訳すべきかという会計士からの質問に答えることになります。

「経費」モジュールは、そうした領収書の封筒を、月末ではなく発生したその場ですぐにオフィスで確認できる一覧データへと変えます。

ドライバーが撮影して提出

モジュールを有効にすると、LiteTMS Mobileのメニューに経費が表示されます。ドライバーは、写真撮影（ドキュメントスキャナーまたは標準カメラ）を行うか、スマートフォン内の写真やPDFを選択して領収書を追加します。長尺のレシートや両面印刷のレシートは、1件の経費として複数ページにまとめられます。続いて、**支払者（支払い方法）**を選択します。会社カード、給油カード、会社の小口現金、個人立替、あるいは自社のリストに登録されたその他の方法から選ぶだけです。金額、日付、メモの入力は任意です。提出をタップすれば、領収書がオフィスへ送信されます。

トラックステーションなどで電波が届かない場合でも、領収書は端末内のこのスマートフォン上に保持され、電波が回復次第、自動的に送信されます。ドライバーは各領収書の処理状況（確認待ち、承認済み、あるいはオフィスから差戻しされた理由）をアプリ上で確認できます。

AIが数値を読み取り、人が承認

領収書が提出されると、AIが写真から税込金額、税抜金額、VAT、日付、発行元とその納税者番号、伝票番号、国を読み取り、適切なカテゴリーを提案します。AIは空白の項目のみを入力し、支払い方法を変更したり、承認済みの経費を上書きしたりすることは決してありません。AIが自動入力した項目には、担当者が修正するまでAIマークが表示されます。

AIは警告も発します。手入力された金額や日付が領収書と異なる場合、税抜金額とVATの合計が総額と一致しない場合、写真が不鮮明な場合、あるいはそもそも領収書に見えない場合には、フォームの上部に警告が表示されます。AIによる読み取り機能はモジュール設定でオン／オフの切り替えが可能です。読み取りごとに会社のAI利用枠としてカウントされ、AIを無効にしている場合は確認作業時に手動で数値を入力します。

写真と照合しながら確認

オフィス側では、確認待ち、承認済み、却下、すべてのタブを切り替えて経費一覧を確認できます。個別ページでは、左側に拡大・回転が可能な写真が表示され、右側に詳細確認フォームが並びます。承認して次へをクリックすると、その経費が承認され、次に待機している経費が自動的に開きます。また、一覧画面から入力完了済みの複数の経費を一括承認することも可能です。

却下（差戻し）する際は、「写真が不鮮明なため再撮影してください」や「レシートではなく請求書（インボイス）が必要です」といった理由の入力が必須です。領収書を登録した担当者は、LiteTMS Mobileでその理由を確認できます。一度承認された経費は読み取り専用となります。修正が必要な場合は、確認待ちの状態へ差し戻します。

同一領収書の重複チェック

同じ領収書がシステムに再度登録された場合、LiteTMSは重複の可能性があるものとしてフラグを立て、どの経費データに類似しているかを表示します。写真データ自体の照合に加え、金額、通貨、日付、そして伝票番号、納税者番号、発行元を総合的に判定します。重複ではなく別件の経費であることが確認できた場合は、ワンクリックで重複フラグを解除できます。

ドライバーだけではありません

すべての経費には担当者（ドライバーや整備士などの従業員、または配車担当者や営業担当者などのシステムユーザー）が紐づけられます。オフィスでは、「領収書を追加」から領収書を登録します。写真やPDFをドロップし、同一の領収書の複数ページである場合はチェックボックスを1つオンにするだけです。承認者は他のユーザーに代わって経費を登録することもできます。

モジュールを最初に有効化した際、管理者以外のすべての権限グループに経費追加の権限が付与されるため、初日から領収書を提出できます。すべての経費を閲覧する権限を持たないユーザーには、自身が登録した経費のみが表示されます。

経費の使途の内訳

「サマリー」タブには、指定した期間の経費が、カテゴリーや勘定科目、担当者、車両、国、支払方法、月ごとにグループ化されて表示されます。金額は通貨別に一覧表示され、ポーランド国立銀行（NBP）および欧州中央銀行（ECB）の月次レートで換算された自社通貨での概算合計も確認できます。フィルター機能は一覧画面と同様に動作し、スイッチを1つ切り替えるだけで承認待ちの経費も含めることができます。

サマリーの下には「立替精算待ち」カードが表示されます。ここには、個人立替で支払われ、まだ精算されていない承認済み経費がまとめられます。誰にいくら支払う必要があるかが一目でわかり、精算が完了したら経費を精算済みとしてマークします。

会計担当者のために：カテゴリーと勘定科目コードの設定

カテゴリーは自社の運用に合わせて自由に設定できます。初期状態では、燃料費、AdBlue、道路通行料から宿泊費や食事代まで10種類が用意されており、それぞれに自社の勘定科目コード（ポーランドの勘定科目体系における402や409、あるいは各国の会計士が使用する任意のコード番号）を割り当てられます。このコードはサマリー画面や各種エクスポートデータに反映されます。

エクスポート形式は、Excel（会計用）、CSV、領収書写真を含む**書類（ZIP）**の3種類が用意されています。Excelファイルには、日付、証憑および証憑番号、販売元および税務番号、勘定科目コード付きカテゴリー、税抜金額、VAT、税込金額、通貨、自社通貨換算額、支払方法、担当者、車両、立替精算の有無が含まれます。エクスポート済みの領収書にはマークが付き、「未エクスポート」フィルターを使えば会計担当者にまだ渡していないデータだけを抽出できます。

承認された経費が運行オーダーの費用に算入されることはありません。本モジュールは運行オーダーの有無にかかわらず会社全体の経費を記録・管理する帳簿であるため、オーダーごとに計上している運行コストと二重計上される心配はありません。

モジュールの有効化方法

経費管理（Expenses）はLiteTMSモジュールマーケットプレイスで提供されている有料モジュールで、7日間の無料トライアルが可能です。有効化する前に月額料金を確認できます。モジュール設定では、AIによる領収書読み取りの利用可否、ドライバーがLiteTMS Mobileアプリで経費を追加できるかどうかの制御、勘定科目コードを紐づけた独自のカテゴリー設定が行えます。本モジュールは機能一覧にも掲載されています。

LiteTMSのご利用が初めての方は、企業アカウントをご登録のうえ、まずは1回の運行でドライバーにアプリをお試しください。サポートを受けながら導入を進めたい場合は、先月分の領収書の束をお手元にご用意のうえ、お気軽にお問い合わせください。

よくある質問

ドライバーは領収書の金額を手入力する必要がありますか？

いいえ、その必要はありません。ドライバーは写真を撮影し、支払者を選択して領収書を提出するだけです。AI読み取りを有効にしていれば、金額、VAT、日付、販売元をAIが自動で読み取るため、オフィス側は内容を確認するだけで済みます。

ドライバーの端末が圏外の場合はどうなりますか？

領収書データはスマートフォン内の「端末内」に一時保存され、電波が回復すると自動的に送信されます。オフィス側に届くのは送信完了後となります。

AIが経費を自動で承認することはありますか？

いいえ。AIは未入力の項目を補完してAIマークを付与するだけで、最終的な承認は必ず担当者が行います。読み取りを行うごとに、会社のAI利用枠としてカウントされます。

ドライバー以外の従業員も経費を追加できますか？

はい、可能です。経費の対象者には任意の従業員またはシステムユーザーを指定でき、オフィス側からは「領収書を追加」機能を使って領収書を登録できます。

サマリーには他国や多通貨の経費も表示されますか？

はい。サマリーでは国別のグループ化や通貨別の金額一覧が表示され、NBPおよびECBの月次為替レートに基づいて換算された自社通貨での概算合計も確認できます。

経費管理モジュールの料金はいくらですか？

7日間の無料トライアルが付いた有料モジュールです。有効化する前にモジュールマーケットプレイスで月額料金をご確認いただけます。また、AIによる読み取りはAI利用量として課金されます。