Spejjeż f'LiteTMS: irċevuti mix-xufiera u mill-uffiċċju, mingħajr kitba mill-ġdid

Il-modulu Expenses f'LiteTMS jiġbor l-irċevuti u l-fatturi mingħand ix-xufiera u mill-uffiċċju f'post wieħed. Xufier jieħu ritratt ta' rċevuta f'LiteTMS Mobile u jissottomettiha, l-AI taqra l-ammont, il-VAT, id-data u l-bejjiegħ, u l-uffiċċju jiċċekkja dawk il-valuri ħdejn ir-ritratt u japprovahom. Dak li tieħu fl-aħħar huwa sommarju skont il-kategorija, il-vettura, il-persuna u l-pajjiż, lista ta' min jeħtieġ jitħallas lura, u esportazzjoni għall-accountant tiegħek bil-kodiċijiet tal-kontijiet tiegħek stess.

Il-filmat għandu narrazzjoni bil-Pollakk, b'sottotitoli bil-Pollakk.

L-envelop tal-irċevuti fl-aħħar tax-xahar

Fit-triq, xufier iħallas għall-fjuwil, AdBlue, parkeġġ, pedaġġi tal-awtostrada u l-ħasil tat-trakk. L-irċevuti jispiċċaw fil-glovebox, fil-but tal-ġakketta jew f'envelop li jingħata lill-uffiċċju wara l-vjaġġ. Uħud ikunu mkemmxin, irċevuta termali tista' tgħib, u dejjem ikun hemm waħda nieqsa. Imbagħad xi ħadd fl-uffiċċju jerġa' jdaħħal l-ammonti fi spreadsheet, jikkalkula min ħallas minn butu, u jwieġeb il-mistoqsijiet tal-accountant dwar f'liema kont trid tidħol kull waħda.

Il-modulu Expenses ibiddel dak l-envelop f'lista li l-uffiċċju jkollu f'idejh minnufih, u mhux fl-aħħar tax-xahar.

Ix-xufier jieħu ritratt u jissottomettih

Bil-modulu mixgħul, LiteTMS Mobile juri Expenses fil-menu tiegħu. Ix-xufier iżid irċevuta billi jieħu ritratt (bl-iskaner tad-dokumenti jew bil-kamera normali) jew billi jagħżel ritratt jew PDF mill-mowbajl. Irċevuta twila jew b'żewġ naħat issir diversi paġni ta' speża waħda. Wara jkun hemm mistoqsija waħda, Who paid?: card tal-kumpanija, fuel card, flus kontanti tal-kumpanija, flusi stess, jew metodu ieħor li l-kumpanija żżomm fil-lista tagħha. L-ammont, id-data u nota mhumiex obbligatorji. Hand in tibgħat l-irċevuta lill-uffiċċju.

Jekk ma jkunx hemm sinjal fil-post fejn ikun waqaf it-trakk, l-irċevuta tistenna fuq il-mowbajl taħt On this phone u tintbagħat awtomatikament malli jerġa' jiġi s-sinjal. Ix-xufier jista' jara fl-app x'sar minn kull irċevuta: qed tistenna reviżjoni, ġiet approvata, jew ġiet miċħuda mill-uffiċċju u għal liema raġuni.

L-AI taqra l-valuri, persuna tapprova

Malli tiġi sottomessa rċevuta, l-AI taqra l-ammont gross, in-net u l-VAT, id-data, il-bejjiegħ u n-numru tat-taxxa tiegħu, in-numru tad-dokument u l-pajjiż mir-ritratt, u tissuġġerixxi kategorija. Hija timla biss oqsma vojta, qatt ma tbiddel il-metodu ta' ħlas u qatt ma tmiss speża li tkun diġà ġiet approvata. Kull qasam mimli mill-AI jkollu marka AI sakemm xi ħadd ibiddlu.

L-AI toħroġ ukoll twissijiet. Meta ammont jew data mdaħħla manwalment tkun differenti minn dik fuq l-irċevuta, meta n-net u l-VAT ma jaqblux mat-total, meta r-ritratt ikun diffiċli biex jinqara, jew meta ma jixbahx lil rċevuta xejn, tara dan fuq il-formola. Il-qari jista' jinxtegħel jew jintefa fis-settings tal-modulu. Kull qari jgħodd mal-użu tal-AI tal-kumpanija, u meta l-AI tkun mitfija, il-valuri jimtlew bl-idejn waqt ir-reviżjoni.

Reviżjoni ħdejn ir-ritratt

L-uffiċċju jara l-lista tal-ispejjeż b'għażla bejn To review, Approved, Rejected u All. Paġna ta' speża turi r-ritratt fuq ix-xellug, b'għażliet ta' zoom u tidwir, u l-formola Check the details fuq il-lemin. Approve and next tapprova l-ispeża u tiftaħ dik li jmiss fil-kju. Diversi spejjeż kompluti jistgħu wkoll jiġu approvati f'daqqa mil-lista.

Ċaħda teħtieġ raġuni, bħal "Ir-ritratt mhux ċar, erġa' ħudu" jew "Għandna bżonn il-fattura, mhux l-irċevuta". Il-persuna li żiedet l-irċevuta taqra dan f'LiteTMS Mobile. Speża approvata tkun biss għall-qari; meta xi ħaġa teħtieġ korrezzjoni, terġa' tibgħatha għar-reviżjoni.

L-istess irċevuta darbtejn

Meta l-istess irċevuta terġa' tidħol fis-sistema, LiteTMS jimmarkaha bħala duplikat possibbli u juri ma' liema speża tixbah. Hija tiċċekkja r-ritratt innifsu, kif ukoll l-ammont, il-munita u d-data flimkien man-numru tad-dokument, in-numru tat-taxxa jew il-bejjiegħ. Jekk jirriżulta li hija speża differenti, klikk waħda timmarkaha bħala mhux duplikat.

Mhux biss ix-xufiera

Kull spiża għandha l-persuna tagħha: impjegat, bħal xufier jew mekkanik, jew utent tas-sistema, bħal speditur jew bejjiegħ. Fl-uffiċċju, l-irċevuti jiddaħħlu permezz ta' Add receipts: itfa' ritratti jew PDFs, u mmarka kaxxa waħda meta jkunu paġni tal-istess irċevuta. Reviżur jista' jżid spiża f'isem xi ħadd ieħor.

Meta l-modulu jinxtegħel għall-ewwel darba, kull rwol minbarra l-amministratur jieħu l-permess li jżid l-ispejjeż, sabiex in-nies ikunu jistgħu jissottomettu l-irċevuti mill-ewwel ġurnata. Kull min m'għandux permess jara l-ispejjeż kollha jara biss tiegħu.

Fejn imorru l-flus

It-tab Summary turi l-ispejjeż għal perjodu magħżul, miġbura skont il-kategorija u l-kont, il-persuna, il-vettura, il-pajjiż, il-metodu ta' ħlas jew ix-xahar. L-ammonti huma elenkati għal kull munita, b'total approssimattiv fil-munita tal-kumpanija kkonvertit bir-rati ta' kull xahar tan-NBP u tal-BĊE. Il-filtri jaħdmu bħalma jaħdmu fuq il-lista, u swiċċ wieħed jinkludi l-ispejjeż li għadhom qed jistennew reviżjoni.

Taħt is-sommarju hemm il-karta To pay back: spejjeż approvati mħallsa minn but xi ħadd u li għadhom ma tħallsux lura. Tara kemm għandu jieħu kull persuna, u wara li tħallasha lura timmarka l-ispiża bħala mħallsa lura.

Għall-accountant tiegħek: il-kategoriji u l-kodiċijiet tal-kontijiet tiegħek

Il-kategoriji huma tiegħek. Tibda b'għaxra, minn fjuwil, AdBlue u pedaġġi tat-toroq sa akkomodazzjoni u ikliet, u kull waħda tista' ġġorr kodiċi tal-kont mill-pjan tal-kontijiet tiegħek stess, bħal 402 jew 409 fil-pjan Pollakk, jew kwalunkwe numru li juża l-accountant tiegħek f'pajjiż ieħor. Il-kodiċi jidher fis-sommarju u f'kull esportazzjoni.

L-esportazzjonijiet jiġu fi tliet forom: Excel (for accounting), CSV u Documents (ZIP) bir-ritratti tal-irċevuti. Il-fajl Excel jinkludi d-data, id-dokument u n-numru tiegħu, il-bejjiegħ u n-numru tat-taxxa, il-kategorija bil-kodiċi tal-kont tagħha, il-valur nett, il-VAT, il-valur gross, il-munita, l-ammont fil-munita tal-kumpanija, il-metodu ta' ħlas, il-persuna, il-vettura u jekk tħallsitx lura. L-irċevuti esportati jiġu mmarkati, u l-filtru Not exported yet juri x'għadu ma rċeviex l-accountant.

Spiża approvata ma ssirx spiża ta' ordni. Il-modulu huwa l-ktieb tal-ispejjeż tal-kumpanija, b'ordni jew mingħajr ordni, għalhekk ma jirdoppjax l-ispejjeż li tirreġistra fuq l-ordnijiet.

Kif tixgħel il-modulu

Expenses huwa modulu bi ħlas fil-LiteTMS module marketplace bi prova b'xejn għal 7 ijiem. Tara l-prezz ta' kull xahar hemmhekk qabel ma tixgħelu. Fis-settings tal-modulu tiddeċiedi jekk l-AI taqrax l-irċevuti u jekk ix-xufiera jistgħux iżidu spejjeż f'LiteTMS Mobile, u twaqqaf il-kategoriji tiegħek stess b'kodiċijiet tal-kontijiet. Il-modulu jinsab ukoll fuq il-lista tal-karatteristiċi.

Ġdid għal LiteTMS? Irreġistra l-kumpanija tiegħek u agħti l-app lix-xufiera tiegħek għal vjaġġ wieħed. Tippreferi tagħmilha magħna? Ikkuntattjana u ġib l-envelop tal-irċevuti tax-xahar li għadda.