Költségek a LiteTMS-ben: bizonylatok a sofőröktől és az irodából, gépelés nélkül

A Kiadások modul a LiteTMS-ben egy helyre gyűjti a sofőrök és az iroda bizonylatait, számláit. A gépkocsivezető lefotózza a nyugtát a LiteTMS Mobile alkalmazásban és beküldi, az AI leolvassa az összeget, az áfát, a dátumot és a kibocsátót, az iroda pedig a fotó mellett ellenőrzi és jóváhagyja ezeket az adatokat. Végeredményként kategória, jármű, személy és ország szerinti kimutatást kap, egy listát a visszafizetendő összegekről, valamint a saját főkönyvi számaival ellátott exportot a könyvelő számára.

A videó lengyel nyelvű narrációval és felirattal készült.

Borítéknyi nyugta a hónap végén

Útközben a gépkocsivezető üzemanyagot, AdBlue-t tankol, parkolást, útdíjat vagy kamionmosást fizet. A bizonylatok a kesztyűtartóban, a kabátzsebben vagy egy borítékban végzik, amelyet a fuvar után adnak le az irodában. Némelyik gyűrött, a hőpapíros blokk kifakul, egy pedig biztosan hiányzik. Az irodában aztán valaki táblázatba gépeli az összegeket, kibogozza, ki fizetett saját zsebből, és megválaszolja a könyvelő kérdéseit, hogy melyik tétel hova tartozik.

A Kiadások modul ezt a borítékot alakítja olyan listává, amely azonnal az iroda rendelkezésére áll, nemcsak a hónap végén.

A sofőr lefotózza és beküldi

Bekapcsolt modul esetén a LiteTMS Mobile menüjében megjelenik a Kiadások menüpont. A gépkocsivezető fotó készítésével (a beépített dokumentumszkennerrel vagy a hagyományos kamerával), illetve a telefonról kiválasztott fénykép vagy PDF feltöltésével rögzítheti a bizonylatot. A hosszú vagy kétoldalas bizonylatok egyetlen kiadás több oldalaként kezelhetők. Ezután csupán egy kérdésre kell válaszolni: Ki fizetett?: céges kártya, üzemanyagkártya, céges készpénz, saját pénz, vagy a vállalat listáján szereplő egyéb fizetési mód. Az összeg, a dátum és a megjegyzés megadása nem kötelező. A Leadás gombbal a bizonylat már be is kerül az irodába.

Ha a kamionparkolóban nincs térerő, a bizonylat a telefonon várakozik az Ezen a telefonon pont alatt, és amint visszatér a kapcsolat, automatikusan elküldi magát. A sofőr az alkalmazásban nyomon követheti az egyes bizonylatok sorsát: felülvizsgálatra vár, jóváhagyva, vagy elutasítva az iroda által, indoklással együtt.

Az AI leolvassa az adatokat, az ember hagyja jóvá

A bizonylat beküldése után az AI leolvassa a fotóról a bruttó összeget, a nettót és az áfát, a dátumot, a kibocsátót és annak adószámát, a bizonylatszámot, valamint az országot, és kategóriát javasol. Kizárólag az üres mezőket tölti ki, a fizetési módot soha nem módosítja, és a már jóváhagyott kiadásokhoz sem nyúl hozzá. Minden olyan mező, amelyet az AI töltött ki, egy AI jelölést kap, amíg valaki nem módosítja.

Az AI figyelmeztet is. Ha a kézzel beírt összeg vagy dátum eltér a bizonylaton szereplőtől, ha a nettó és az áfa összege nem egyezik a bruttóval, ha a fotó nehezen olvasható, vagy ha egyáltalán nem hasonlít bizonylatra, az űrlap felett figyelmeztetés jelenik meg. A leolvasás a modul beállításaiban kapcsolható be vagy ki. Minden leolvasás beleszámít a cég AI-felhasználásába, kikapcsolt AI esetén pedig az értékeket kézzel kell kitölteni az ellenőrzés során.

Ellenőrzés a fotó mellett

Az iroda a kiadások listáját látja, ahol szűrhet a Jóváhagyásra vár, Jóváhagyva, Elutasítva és Mind állapotokra. A kiadás adatlapján bal oldalon látható a fénykép, nagyítási és forgatási lehetőséggel, jobb oldalon pedig az Adatok ellenőrzése űrlap. A Jóváhagyás és következő gomb jóváhagyja a tételt, és azonnal megnyitja a soron következő várakozót. A listából egyszerre több hiánytalanul kitöltött kiadás is jóváhagyható.

Az elutasításhoz indoklás szükséges, például: „A fotó elmosódott, kérjük, készítsd el újra” vagy „Számlára van szükségünk, nem nyugtára”. A bizonylatot beküldő személy ezt a LiteTMS Mobile alkalmazásban látja. A jóváhagyott kiadás írásvédetté válik; ha valamit javítani kell, vissza lehet küldeni felülvizsgálatra.

Ugyanaz a bizonylat kétszer

Ha ugyanaz a bizonylat ismét bekerül a rendszerbe, a LiteTMS lehetséges duplikátumként jelöli meg, és megmutatja, melyik korábbi kiadásra hasonlít. Ellenőrzi magát a fotót, valamint az összeget, a pénznemet és a dátumot a bizonylatszámmal, az adószámmal vagy a kibocsátóval együtt. Ha kiderül, hogy mégis különálló kiadásról van szó, egyetlen kattintással jelölhető, hogy nem duplikátum.

Nemcsak a sofőrök

Minden kiadáshoz tartozik egy felelős személy: egy alkalmazott, például egy gépkocsivezető vagy szerelő, vagy egy rendszerfelhasználó, például egy fuvarszervező vagy értékesítő. Az irodában a bizonylatok a Bizonylatok hozzáadása funkcióval rögzíthetők: egyszerűen húzza be a fényképeket vagy PDF-eket, és jelölje be a jelölőnégyzetet, ha ugyanazon bizonylat több oldaláról van szó. A jóváhagyó más nevében is rögzíthet kiadást.

A modul bekapcsolásakor az adminisztrátoron kívül minden szerepkör automatikusan jogosultságot kap a kiadások hozzáadására, így a munkatársak már az első naptól beadhatják a bizonylatokat. Aki nem rendelkezik az összes kiadás megtekintésére vonatkozó jogosultsággal, kizárólag a sajátjait látja.

Hová kerül a pénz

Az Összesítés fül a kiválasztott időszak kiadásait mutatja kategória és főkönyvi számla, személy, jármű, ország, fizetési mód vagy hónap szerinti bontásban. Az összegek pénznemenként jelennek meg, a havi NBP- és EKB-árfolyamon átszámított hozzávetőleges végösszeggel a vállalat alapértelmezett pénznemében. A szűrők ugyanúgy működnek, mint a listában, és egyetlen kapcsolóval a még jóváhagyásra váró kiadások is megjeleníthetők.

Az összesítés alatt található a Visszafizetendő kártya: a jóváhagyott, de saját pénzből kifizetett és még meg nem térített kiadások. Pontosan látható, kinek mennyivel tartozik a cég, a kifizetés után pedig a kiadás visszatérítettként jelölhető meg.

A könyvelőnek: saját kategóriák és főkönyvi számok

A kategóriák teljesen testreszabhatók. Alapértelmezésben tíz kategóriával indulhat, az üzemanyagtól, az AdBlue-tól és az útdíjtól kezdve a szálláson át az étkezésig, és mindegyikhez hozzárendelhető a saját számlatükörből származó főkönyvi szám, például a lengyel számlatükör szerinti 402 vagy 409, vagy bármilyen szám, amelyet a könyvelője más országban használ. A kód megjelenik az összesítésben és minden exportálásban.

Az exportálás három formátumban érhető el: Excel (könyveléshez), CSV és Dokumentumok (ZIP) a bizonylatok fotóival. Az Excel-fájl tartalmazza a dátumot, a bizonylatot és annak számát, az eladót és az adószámot, a kategóriát a főkönyvi számmal, a nettó összeget, az áfát, a bruttó összeget, a pénznemet, a vállalat pénznemében kifejezett összeget, a fizetési módot, a személyt, a járművet, valamint a megtérítés tényét. A már exportált bizonylatok megjelölésre kerülnek, a Még nem exportált szűrővel pedig egyszerűen kiszűrhető, amit a könyvelő még nem kapott meg.

A jóváhagyott kiadás nem válik megbízási költséggé. A modul a vállalat kiadási naplójaként működik megbízástól függetlenül, így nem duplázza meg a megbízásoknál rögzített költségeket.

A modul bekapcsolása

A Kiadások egy fizetős modul a LiteTMS modulpiacterén, amely 7 napos ingyenes próbaidőszakkal érhető el. A havi díj közvetlenül a bekapcsolás előtt látható. A modul beállításaiban meghatározhatja, hogy az AI olvassa-e a bizonylatokat, rögzíthetnek-e kiadásokat a gépkocsivezetők a LiteTMS Mobile alkalmazásban, valamint beállíthatja a saját kategóriáit a főkönyvi számokkal együtt. A modul a funkciólistában is megtalálható.

Még új a LiteTMS-ben? Regisztrálja vállalatát, és adja át a gépkocsivezetőknek az alkalmazást egy fuvar erejéig. Szívesebben tekintené át velünk közösen? Vegye fel velünk a kapcsolatot, és készítse elő az elmúlt hónap számlaborítékját.

Gyakori kérdések

Be kell gépelnie a gépkocsivezetőnek a bizonylaton szereplő összegeket?

Nem. A gépkocsivezető lefotózza a bizonylatot, kiválasztja, ki fizetett, és beküldi azt. Bekapcsolt AI-beolvasás esetén a mesterséges intelligencia beolvassa az összeget, az áfát, a dátumot és az eladót, az irodának pedig csak ellenőriznie kell az adatokat.

Mi történik, ha a gépkocsivezetőnek nincs térerője?

A bizonylat a telefonon várakozik az Ezen a telefonon menüpontban, és amint visszatér a hálózat, automatikusan elküldi magát. Az iroda csak a sikeres elküldés után kapja meg.

A mesterséges intelligencia önállóan hagyja jóvá a kiadásokat?

Nem. Az AI kitölti az üres mezőket, és ellátja azokat egy AI-jelöléssel, a kiadás jóváhagyását pedig egy munkatárs végzi. Minden beolvasás beleszámít a vállalat AI-használatába.

Rögzíthetnek kiadásokat olyan személyek is, akik nem gépkocsivezetők?

Igen. A kiadáshoz rendelt személy bármely alkalmazott vagy rendszerfelhasználó lehet, az iroda pedig a Bizonylatok hozzáadása funkcióval rögzíti a számlákat.

Az összesítés megjeleníti a más országokból és eltérő devizákban felmerült kiadásokat is?

Igen. Az összesítés országok szerint is csoportosítja a kiadásokat, és pénznemenként tünteti fel az összegeket, a vállalat alapértelmezett pénznemében kifejezett hozzávetőleges végösszeggel a havi NBP- és EKB-árfolyamok alapján.

Mennyibe kerül a Kiadások modul?

Fizetős modul 7 napos ingyenes próbaidőszakkal. A havi díja a bekapcsolás előtt megjelenik a modulpiactéren, az AI-beolvasások pedig AI-használatként kerülnek elszámolásra.