Ausgaben in LiteTMS: Belege von Fahrern und Büro ohne manuelles Abtippen

Das Ausgabenmodul in LiteTMS sammelt Belege und Rechnungen von Fahrern sowie aus dem Büro an einem zentralen Ort. Der Fahrer fotografiert einen Beleg in LiteTMS Mobile und reicht ihn ein, die KI liest Betrag, Mehrwertsteuer, Datum sowie Verkäufer aus, und das Büro prüft diese Werte direkt neben dem Foto und gibt sie frei. Am Ende erhalten Sie eine Auswertung nach Kategorie, Fahrzeug, Person und Land, eine Abrechnungsliste für Rückerstattungen sowie einen Export für die Buchhaltung mit Ihren eigenen Buchungskonten.

Das Video hat eine polnische Tonspur und polnische Untertitel.

Der Umschlag voller Belege am Monatsende

Unterwegs bezahlt der Fahrer Diesel, AdBlue, Parkplätze, Autobahnmaut oder die Lkw-Wäsche. Die Quittungen landen im Handschuhfach, in der Jackentasche oder in einem Briefumschlag, der nach der Tour im Büro abgegeben wird. Manche sind zerknittert, Thermobelege verblassen mit der Zeit, und mindestens einer fehlt immer. Anschließend tippt jemand im Büro die Beträge in eine Excel-Tabelle ab, prüft mühsam, wer was aus eigener Tasche ausgelegt hat, und klärt mit der Buchhaltung, auf welche Konten die Posten gehören.

Das Ausgabenmodul macht aus diesem Umschlag eine Übersicht, die dem Büro sofort vorliegt - nicht erst am Monatsende.

Fahrer fotografiert und reicht ein

Bei aktiviertem Modul zeigt LiteTMS Mobile den Menüpunkt Ausgaben an. Der Fahrer erfasst einen Beleg per Foto (über den integrierten Dokumentenscanner oder die normale Kamera) oder wählt ein Foto bzw. eine PDF-Datei auf dem Smartphone aus. Ein langer oder beidseitig bedruckter Beleg wird als mehrseitige Ausgabe erfasst. Danach folgt nur eine Frage, Wer hat bezahlt?: Firmenkarte, Tankkarte, Barkasse, privat ausgelegt oder eine andere Zahlungsmethode aus den Unternehmensvorgaben. Betrag, Datum und eine Notiz sind optional. Mit Einreichen wird der Beleg direkt an das Büro übermittelt.

Gibt es am Autohof keinen Mobilfunkempfang, verbleibt der Beleg auf dem Telefon unter Auf diesem Telefon und wird automatisch übertragen, sobald wieder Netz da ist. In der App sieht der Fahrer jederzeit den Status jedes Belegs: wartet auf Prüfung, freigegeben oder vom Büro abgelehnt inklusive Begründung.

KI liest die Daten aus, der Mensch gibt frei

Sobald ein Beleg eingereicht wird, liest die KI Bruttobetrag, Netto und Mehrwertsteuer, Datum, Verkäufer samt Steuernummer, Belegnummer sowie das Land aus dem Foto aus und schlägt eine passende Kategorie vor. Sie füllt ausschließlich leere Felder aus, ändert niemals die Zahlungsart und fasst bereits freigegebene Ausgaben nicht mehr an. Jedes von der KI ausgefüllte Feld ist mit dem Hinweis KI gekennzeichnet, bis es manuell geändert wird.

Die KI warnt außerdem: Weicht ein manuell eingetippter Betrag oder ein Datum vom Beleg ab, stimmen Netto und Mehrwertsteuer in der Summe nicht mit dem Bruttobetrag überein, ist das Foto schwer lesbar oder erinnert es gar nicht an einen Beleg, wird ein Hinweis oberhalb des Formulars angezeigt. Das automatische Auslesen lässt sich in den Moduleinstellungen aktivieren oder deaktivieren. Jeder Lesevorgang wird auf das KI-Kontingent des Unternehmens angerechnet; ist die KI deaktiviert, werden die Werte bei der Prüfung manuell erfasst.

Prüfung direkt neben dem Belegfoto

Das Büro sieht die Liste der Ausgaben mit Filterreitern für Zu prüfen, Freigegeben, Abgelehnt und Alle. Die Ausgabendetails zeigen links das Foto mit Zoom- und Drehfunktion und rechts das Formular Details prüfen. Die Schaltfläche Freigeben und weiter bestätigt die Ausgabe und öffnet direkt den nächsten offenen Beleg. Mehrere vollständig erfasste Ausgaben lassen sich auch gesammelt direkt aus der Liste freigeben.

Wird ein Beleg abgelehnt, ist ein Grund erforderlich, etwa „Foto ist unscharf, bitte neu aufnehmen“ oder „Wir benötigen die Rechnung, nicht den Kassenbon“. Der Einreicher sieht diesen Hinweis direkt in LiteTMS Mobile. Eine freigegebene Ausgabe ist schreibgeschützt; muss nachträglich etwas korrigiert werden, setzt man sie einfach zur Prüfung zurück.

Ein Beleg doppelt eingereicht

Geht derselbe Beleg ein zweites Mal im System ein, markiert LiteTMS ihn als mögliches Duplikat und zeigt an, welcher Ausgabe er ähnelt. Dabei vergleicht das System sowohl das Foto selbst als auch Betrag, Währung und Datum in Kombination mit Belegnummer, Steuernummer oder Verkäufer. Handelt es sich tatsächlich um eine eigenständige Ausgabe, lässt sich der Verdacht mit einem Klick aufheben.

Nicht nur für Fahrer

Jede Ausgabe ist einer Person zugeordnet: einem Mitarbeiter wie einem Fahrer oder Mechaniker oder einem Systembenutzer wie einem Disponenten oder Vertriebsmitarbeiter. Im Büro werden Belege über Belege hinzufügen eingereicht: Fotos oder PDFs per Drag-and-drop ablegen und ein Kontrollkästchen aktivieren, wenn es sich um mehrere Seiten desselben Belegs handelt. Prüfende Personen können Ausgaben auch im Namen anderer erfassen.

Wird das Modul erstmals aktiviert, erhält jede Rolle außer dem Administrator die Berechtigung zum Hinzufügen von Ausgaben, sodass Belege ab dem ersten Tag eingereicht werden können. Personen ohne Berechtigung zur Ansicht aller Ausgaben sehen ausschließlich ihre eigenen.

Wohin das Geld fließt

Die Registerkarte Übersicht zeigt die Ausgaben für einen ausgewählten Zeitraum, gruppiert nach Kategorie und Konto, Person, Fahrzeug, Land, Zahlungsart oder Monat. Die Beträge werden pro Währung aufgeführt, zusammen mit einer ungefähren Gesamtsumme in der Unternehmenswährung, umgerechnet zu den monatlichen NBP- und EZB-Kursen. Die Filter funktionieren wie in der Liste, und über einen Schalter lassen sich auch Ausgaben einbeziehen, die noch auf ihre Prüfung warten.

Unter der Übersicht befindet sich die Karte Auszuzahlen: genehmigte Ausgaben, die privat bezahlt und noch nicht erstattet wurden. Sie sehen genau, welcher Betrag welcher Person zusteht, und nach der Rückzahlung markieren Sie die Ausgabe als erstattet.

Für Ihre Buchhaltung: Ihre Kategorien und Kontonummern

Die Kategorien bestimmen Sie selbst. Sie starten mit zehn Kategorien, von Kraftstoff, AdBlue und Maut bis hin zu Übernachtung und Verpflegung, und jede Kategorie kann mit einer Kontonummer aus Ihrem eigenen Kontenrahmen versehen werden, beispielsweise 402 oder 409 im polnischen Kontenrahmen oder jeder beliebigen Nummer, die Ihre Buchhaltung in einem anderen Land verwendet. Die Kontonummer erscheint in der Übersicht und in jedem Export.

Exporte stehen in drei Formaten bereit: Excel (für die Buchhaltung), CSV und Dokumente (ZIP) mit den Belegfotos. Die Excel-Datei enthält Datum, Belegart und -nummer, Aussteller und Steuernummer, Kategorie mit Kontonummer, Netto, USt., Brutto, Währung, den Betrag in der Unternehmenswährung, Zahlungsart, Person, Fahrzeug sowie den Erstattungsstatus. Exportierte Belege werden entsprechend gekennzeichnet, und der Filter Noch nicht exportiert zeigt, was der Buchhaltung noch fehlt.

Eine genehmigte Ausgabe wird nicht automatisch zu Auftragskosten. Das Modul fungiert als Ausgabenbuch des Unternehmens, mit oder ohne Bezug zu einem Auftrag, sodass keine doppelten Kosten zu den im Auftrag erfassten Posten entstehen.

So aktivieren Sie das Modul

Ausgaben ist ein kostenpflichtiges Modul auf dem LiteTMS-Modulmarktplatz mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase. Den monatlichen Preis sehen Sie dort vor der Aktivierung. In den Moduleinstellungen legen Sie fest, ob die KI Belege automatisch ausliest und ob Fahrer Ausgaben in LiteTMS Mobile erfassen dürfen; zudem richten Sie dort Ihre eigenen Kategorien mit Kontonummern ein. Das Modul ist auch in der Funktionsübersicht aufgeführt.

Neu bei LiteTMS? Registrieren Sie Ihr Unternehmen und geben Sie Ihren Fahrern die App für eine Tour an die Hand. Sie möchten das System lieber gemeinsam mit uns durchgehen? Kontaktieren Sie uns und bringen Sie den Belegordner des letzten Monats mit.