Учет расходов в LiteTMS: чеки от водителей и офиса без ручного ввода

Модуль «Расходы» в LiteTMS собирает чеки и счета от водителей и офиса в одном месте. Водитель фотографирует чек в LiteTMS Mobile и отправляет его, ИИ считывает сумму, НДС, дату и продавца, а офис проверяет эти данные рядом с фотографией и утверждает их. В результате вы получаете сводку по категориям, автомобилям, сотрудникам и странам, список тех, кому нужно возместить расходы, а также выгрузку для бухгалтера с вашими бухгалтерскими счетами.

Озвучка и субтитры в видео на польском языке.

Конверт с чеками в конце месяца

В рейсе водитель платит за топливо, AdBlue, парковку, платные дороги и мойку тягача. Чеки скапливаются в бардачке, кармане куртки или в конверте, который сдают в офис после рейса. Некоторые из них помяты, термопечать может выцвести, а один чек обязательно потеряется. Затем сотрудник в офисе вручную переносит суммы в таблицу, выясняет, кто платил из своих денег, и отвечает на вопросы бухгалтера о том, на какую статью расходов отнести каждый чек.

Модуль «Расходы» превращает этот конверт в структурированный список, который появляется у офиса сразу, а не в конце месяца.

Водитель фотографирует и отправляет

При включенном модуле в меню LiteTMS Mobile появляется пункт Расходы. Водитель добавляет чек, сделав снимок (через сканер документов или обычную камеру) либо выбрав фото или PDF из памяти телефона. Длинный или двухсторонний чек можно загрузить как несколько страниц одного расхода. После этого остается один вопрос, Кто платил?: корпоративной картой, топливной картой, наличными компании, своими деньгами или другим способом из списка компании. Сумму, дату и примечание можно не указывать. Кнопка Отправить передает чек в офис.

Если на парковке нет связи, чек сохраняется в телефоне во вкладке На этом телефоне и отправляется автоматически, как только связь появится. Водитель видит в приложении статус каждого чека: ожидает проверки, одобрен или отклонен офисом с указанием причины.

ИИ считывает данные, человек утверждает

Как только чек отправлен, ИИ считывает по фотографии сумму брутто, нетто и НДС, дату, продавца и его налоговый номер, номер документа и страну, а также предлагает категорию. Он заполняет только пустые поля, никогда не меняет способ оплаты и не трогает уже одобренные расходы. Каждое распознанное поле помечается значком ИИ, пока сотрудник не отредактирует его вручную.

ИИ также предупреждает об ошибках. Если введенная сумма или дата не совпадает с чеком, если сумма нетто и НДС не сходится с общей суммой, если фото трудно прочесть или оно вовсе не похоже на чек, предупреждение появится над формой. Распознавание можно включить или выключить в настройках модуля. Каждое считывание расходует лимит ИИ компании, а при отключенном распознавании данные вносятся вручную во время проверки.

Проверка рядом с фотографией

В офисе доступен список расходов с переключателем: На проверке, Одобренные, Отклоненные и Все. На странице расхода слева отображается фотография с возможностью приближения и поворота, а справа - форма Проверить данные. Кнопка Одобрить и далее утверждает расход и сразу открывает следующий ожидающий документ. Несколько полностью заполненных расходов можно одобрить одновременно прямо из списка.

При отклонении обязательно указывается причина, например: «Фото размыто, переснимите» или «Нужен счет-фактура, а не чек». Сотрудник, добавивший чек, увидит этот комментарий в LiteTMS Mobile. Одобренный расход доступен только для чтения; если требуется исправление, его можно вернуть на проверку.

Один и тот же чек дважды

Если один и тот же чек попадает в систему повторно, LiteTMS помечает его как возможный дубликат и показывает, на какой расход он похож. Система сопоставляет само изображение, а также сумму, валюту и дату вместе с номером документа, налоговым номером или продавцом. Если оказывается, что это действительно другая операция, дубликат снимается одним кликом.

Не только водители

У каждого расхода есть ответственное лицо: сотрудник (например, водитель или механик) либо пользователь системы (например, экспедитор или менеджер по продажам). В офисе чеки вносятся через раздел Добавить чеки: перетащите фотографии или файлы PDF и отметьте галочкой, если это страницы одного и того же чека. Проверяющий может добавить расход от имени другого сотрудника.

При первом включении модуля все роли, кроме администратора, получают право добавлять расходы, поэтому сотрудники могут сдавать чеки с первого же дня. Те, у кого нет прав на просмотр всех расходов, видят только свои.

Куда уходят деньги

Вкладка Сводка показывает расходы за выбранный период с группировкой по категориям и счетам, сотрудникам, транспортным средствам, странам, способам оплаты или месяцам. Суммы указаны по каждой валюте, а также приводится ориентировочный итог в валюте компании, пересчитанный по ежемесячным курсам NBP и ЕЦБ. Фильтры работают так же, как и в списке, а один переключатель позволяет включить расходы, которые еще ожидают проверки.

Под сводкой находится карточка К возврату: утвержденные расходы, оплаченные сотрудниками из собственных средств и еще не компенсированные. Вы видите, сколько причитается каждому человеку, а после выплаты отмечаете расход как возмещенный.

Для бухгалтера: ваши категории и коды счетов

Категории настраиваются под вас. Изначально доступно десять: от топлива, AdBlue и дорожных сборов до проживания и питания. К каждой категории можно привязать код из вашего плана счетов, например 402 или 409 в польском плане счетов или любой номер, который использует ваш бухгалтер в другой стране. Код отображается в сводке и во всех файлах экспорта.

Экспорт доступен в трех форматах: Excel (для бухгалтерии), CSV и Документы (ZIP) с фотографиями чеков. Файл Excel содержит дату, документ и его номер, продавца и его налоговый номер, категорию с кодом счета, суммы нетто, НДС и брутто, валюту, сумму в валюте компании, способ оплаты, сотрудника, автомобиль и статус компенсации. Экспортированные чеки помечаются, а фильтр Еще не экспортировано показывает то, что бухгалтер еще не получил.

Утвержденный расход не становится затратой по заказу. Модуль представляет собой книгу расходов компании, с привязкой к заказу или без нее, поэтому он не дублирует затраты, которые вы вносите по заказам.

Как включить модуль

«Расходы» - платный модуль в маркетплейсе модулей LiteTMS с 7-дневным бесплатным пробным периодом. Ежемесячная стоимость отображается там перед подключением. В настройках модуля вы определяете, распознает ли ИИ чеки и могут ли водители добавлять расходы в LiteTMS Mobile, а также задаете собственные категории с кодами счетов. Модуль также представлен в списке функций.

Впервые в LiteTMS? Зарегистрируйте компанию и протестируйте приложение с водителями на одном рейсе. Предпочитаете разобрать все вместе с нами? Свяжитесь с нами и приготовьте конверт с чеками за прошлый месяц.