Kulut LiteTMS-järjestelmässä: kuitit kuljettajilta ja toimistolta ilman uudelleenkirjoitusta

LiteTMS-järjestelmän Kulut-moduuli kokoaa kuljettajien ja toimiston kuitit sekä laskut yhteen paikkaan. Kuljettaja kuvaa kuitin LiteTMS Mobile -sovelluksessa ja lähettää sen eteenpäin, tekoäly lukee summan, arvonlisäveron, päivämäärän ja myyjän tiedot, ja toimisto tarkistaa arvot kuvan vierestä ja hyväksyy ne. Tuloksena on kooste luokittain, ajoneuvoittain, henkilöittäin ja maittain, luettelo korvattavista kuluista sekä kirjanpitäjälle vietävä aineisto yrityksen omilla tilikoodeilla.

Videon kieli ja tekstitys ovat puolaksi.

Kuittikuori kuukauden lopussa

Matkalla kuljettaja maksaa polttoainetta, AdBlueta, pysäköintiä, moottoritietulleja ja auton pesua. Kuitit päätyvät hansikaslokeroon, takintaskuun tai kirjekuoreen, joka tuodaan toimistolle ajon jälkeen. Osa kuiteista on rypistynyt, lämpöpaperi haalistuu, ja yksi kuitti puuttuu aina. Sitten joku toimistolla naputtelee summat taulukkolaskentaan, selvittää kuka maksoi omista rahoistaan ja vastaa kirjanpitäjän kysymyksiin siitä, mille tilille mikäkin kulu kuuluu.

Kulut-moduuli muuttaa kuittikuoren suoraan luetteloksi, joka on toimiston käytössä heti eikä vasta kuukauden lopussa.

Kuljettaja ottaa kuvan ja lähettää kuitin

Kun moduuli on käytössä, LiteTMS Mobile -sovelluksen valikossa näkyy Kulut. Kuljettaja lisää kuitin ottamalla kuvan (asiakirjaskannerilla tai tavallisella kameralla) tai valitsemalla valokuvan tai PDF-tiedoston puhelimesta. Pitkä tai kaksipuolinen kuitti tallentuu useana sivuna yhteen kulukirjaukseen. Tämän jälkeen vastataan vain yhteen kysymykseen, Kuka maksoi?: yrityskortti, polttoainekortti, yrityksen käteinen, oma raha tai muu yrityksen luettelossa oleva maksutapa. Summa, päivämäärä ja huomautus ovat vapaaehtoisia. Lähetä toimittaa kuitin toimistolle.

Jos taukopaikalla ei ole kenttää, kuitti jää odottamaan puhelimeen kohtaan Tässä puhelimessa ja siirtyy automaattisesti heti, kun yhteys palautuu. Kuljettaja näkee sovelluksesta jokaisen kuitin tilan: odottaa tarkistusta, hyväksytty tai toimiston hylkäämä ja hylkäyksen syy.

Tekoäly lukee tiedot, ihminen hyväksyy

Kun kuitti on toimitettu, tekoäly lukee kuvasta brutto-, netto- ja alv-summan, päivämäärän, myyjän ja veronumeron, tositenumeron sekä maan ja ehdottaa kululuokkaa. Se täyttää vain tyhjät kentät, ei koskaan muuta maksutapaa eikä koske jo hyväksyttyihin kuluihin. Jokaisessa tekoälyn täyttämässä kentässä näkyy AI-merkintä, kunnes joku muuttaa sitä.

Tekoäly myös varoittaa. Jos käsin syötetty summa tai päivämäärä poikkeaa kuitista, jos netto ja alv eivät täsmää loppusummaan, jos kuva on vaikeaselkoinen tai jos kuva ei näytä kuitilta lainkaan, varoitus näkyy lomakkeen yläpuolella. Lukutoiminto otetaan käyttöön tai poistetaan käytöstä moduulin asetuksista. Jokainen luku kuluttaa yrityksen tekoälykiintiötä, ja kun tekoäly on pois päältä, tiedot täytetään käsin tarkistuksen yhteydessä.

Tarkistus kuvan vieressä

Toimisto näkee kululuettelon valitsimilla Tarkistettavat, Hyväksytyt, Hylätyt ja Kaikki. Kulun sivulla näkyy kuva vasemmalla (suurennuksella ja kääntämisellä) ja lomake Tarkista tiedot oikealla. Hyväksy ja seuraava hyväksyy kulun ja avaa seuraavan odottavan tositteen. Useita valmiita kuluja voi myös hyväksyä kerralla suoraan luettelosta.

Hylkäys vaatii perustelun, kuten "Kuva on epätarkka, ota uusi kuva" tai "Tarvitsemme laskun, pelkkä kuitti ei riitä". Kuitin lisännyt henkilö näkee viestin LiteTMS Mobile -sovelluksessa. Hyväksyttyä kulua voi vain tarkastella; jos jotain pitää korjata, se palautetaan takaisin tarkistettavaksi.

Sama kuitti kahteen kertaan

Kun sama kuitti saapuu järjestelmään uudelleen, LiteTMS merkitsee sen mahdolliseksi kaksoiskappaleeksi ja näyttää, mitä kulua se muistuttaa. Se tarkistaa itse kuvan sekä summan, valuutan ja päivämäärän yhdessä tositenumeron, veronumeron tai myyjän tietojen kanssa. Jos kyseessä onkin eri kulu, se voidaan kuitata yhdellä napsautuksella ei-kaksoiskappaleeksi.

Ei vain kuljettajille

Jokaisella kululla on vastuuhenkilönsä: työntekijä, kuten kuljettaja tai mekaanikko, tai järjestelmän käyttäjä, kuten huolitsija tai myyjä. Toimistossa kuitit viedään järjestelmään kohdasta Lisää kuitteja: pudota kuvat tai PDF-tiedostot ja valitse valintaruutu, jos ne ovat saman kuitin sivuja. Tarkastaja voi lisätä kulun toisen henkilön puolesta.

Kun moduuli otetaan käyttöön, kaikki roolit pääkäyttäjää lukuun ottamatta saavat oikeuden lisätä kuluja, joten kuitteja voi toimittaa heti ensimmäisestä päivästä alkaen. Henkilö, jolla ei ole oikeutta nähdä kaikkia kuluja, näkee vain omansa.

Mihin rahat menevät

Yhteenveto-välilehti näyttää valitun ajanjakson kulut ryhmiteltynä luokan ja tilin, henkilön, ajoneuvon, maan, maksutavan tai kuukauden mukaan. Summat ilmoitetaan valuutoittain, ja likimääräinen kokonaissumma yrityksen omassa valuutassa muunnetaan NBP:n ja EKP:n kuukausikurssien mukaan. Suodattimet toimivat samoin kuin luettelossa, ja yhdellä valinnalla mukaan saa myös tarkastusta odottavat kulut.

Yhteenvedon alapuolella on Takaisinmaksettavat-kortti: hyväksytyt kulut, jotka on maksettu omista varoista ja joita ei ole vielä korvattu. Näet suoraan, kuinka paljon kullekin henkilölle ollaan velkaa, ja maksun jälkeen kulu merkitään korvatuksi.

Kirjanpitäjälle: omat kululuokat ja tilikoodit

Kululuokat ovat täysin muokattavissa. Käytössä on aluksi kymmenen luokkaa polttoaineesta, AdBluesta ja tiemaksuista majoitukseen ja aterioihin, ja jokaiseen voi liittää tilikoodin omasta tilikartasta, olipa se 402 tai 409 puolalaisessa tilikartassa tai mikä tahansa kirjanpitäjän käyttämä numero toisessa maassa. Koodi näkyy yhteenvedossa ja kaikissa vientitiedostoissa.

Vientejä on kolmea muotoa: Excel (kirjanpitoon), CSV sekä Asiakirjat (ZIP) kuittikuvineen. Excel-tiedosto sisältää päivämäärän, tositteen ja sen numeron, myyjän ja alv-numeron, kululuokan tilikoodeineen, netto-, alv- ja bruttosummat, valuutan, summan yrityksen omassa valuutassa, maksutavan, henkilön, ajoneuvon sekä tiedon siitä, onko kulu korvattu. Viedyt kuitit merkitään, ja Ei vielä viety -suodatin näyttää kulut, joita kirjanpitäjä ei ole vielä saanut.

Hyväksytty kulu ei muutu tilauksen kustannukseksi. Moduuli toimii yrityksen kulupäiväkirjana riippumatta siitä, liittyvätkö kulut tilauksiin, joten se ei kirjaa tilausten kuluja kahteen kertaan.

Moduulin käyttöönotto

Kulut on maksullinen moduuli LiteTMS-moduulitorilla, ja siihen kuuluu 7 päivän maksuton kokeilu. Näet kuukausihinnan siellä ennen moduulin aktivointia. Moduulin asetuksissa määrität, lukeeko tekoäly kuitteja ja voivatko kuljettajat lisätä kuluja LiteTMS Mobile -sovelluksessa, sekä määrität omat kululuokkasi tilikoodeineen. Moduuli löytyy myös ominaisuusluettelosta.

Oletko uusi LiteTMS-käyttäjä? Rekisteröi yrityksesi ja kokeile sovellusta kuljettajillasi yhden keikan ajan. Haluatko käydä järjestelmän läpi kanssamme? Ota yhteyttä ja ota mukaan viime kuun kuittikuori.

Usein kysytyt kysymykset

Täytyykö kuljettajan näpytellä kuitin summat käsin?

Ei. Kuljettaja ottaa valokuvan, valitsee maksajan ja lähettää kuitin. Kun tekoälyluku on käytössä, tekoäly lukee summan, arvonlisäveron, päivämäärän ja myyjän tiedot, ja toimisto ainoastaan tarkistaa ne.

Mitä tapahtuu, jos kuljettajan puhelimessa ei ole verkkoyhteyttä?

Kuitti odottaa puhelimessa Tässä puhelimessa -osiossa ja lähettää itsensä automaattisesti heti, kun yhteys palaa. Toimisto saa kuitin vasta, kun se on lähetetty.

Hyväksyykö tekoäly kulut itsenäisesti?

Ei. Tekoäly täyttää tyhjät kentät ja merkitsee ne tekoälymerkinnällä, ja ihminen hyväksyy kulun. Jokainen luenta kuluttaa yrityksen tekoälykiintiötä.

Voivatko muutkin kuin kuljettajat lisätä kuluja?

Kyllä. Kulun henkilöksi voidaan valita kuka tahansa työntekijä tai järjestelmän käyttäjä, ja toimistossa kuitteja lisätään Lisää kuitteja -toiminnolla.

Näkyvätkö yhteenvedossa myös muiden maiden kulut ja eri valuutat?

Kyllä. Yhteenveto ryhmittelee kulut myös maittain ja erittelee summat valuutoittain sekä laskee likimääräisen kokonaissumman yrityksen omassa valuutassa NBP:n ja EKP:n kuukausikurssien mukaan.

Paljonko Kulut-moduuli maksaa?

Se on maksullinen moduuli, johon kuuluu 7 päivän maksuton kokeilujakso. Kuukausihinta näkyy moduulitorilla ennen käyttöönottoa, ja tekoälyluennat laskutetaan tekoälyn käytön mukaan.