Elspezoj en LiteTMS: kvitancoj de ŝoforoj kaj oficejo, sen retajpado

La modulo Elspezoj en LiteTMS kolektas kvitancojn kaj fakturojn de ŝoforoj kaj de la oficejo en unu loko. Ŝoforo fotas kvitancon en LiteTMS Mobile kaj transdonas ĝin, AI legas la sumon, AVI-on, daton kaj vendiston, kaj la oficejo kontrolas tiujn valorojn apud la foto kaj aprobas ilin. Rezulte vi ricevas resumon laŭ kategorio, veturilo, persono kaj lando, liston de repagendaj personoj kaj eksporton por via librotenisto kun viaj propraj kontokodoj.

La filmo estas rakontata en la pola, kun polaj subtekstoj.

La koverto da kvitancoj je la fino de la monato

Survoje ŝoforo pagas por karburaĵo, AdBlue, parkado, aŭtovojaj paspagoj kaj kamionlavado. La kvitancoj finiĝas en la gantujo, en poŝo de jako aŭ en koverto transdonita al la oficejo post la vojaĝo. Kelkaj estas ĉifitaj, termika kvitanco povas paliĝi, kaj unu ĉiam mankas. Poste iu en la oficejo retajpas la sumojn en kalkultabelon, eltrovas kiu pagis per propra mono kaj respondas la demandon de la librotenisto pri tio, al kiu konto ĉiu apartenas.

La modulo Elspezoj transformas tiun koverton en liston, kiun la oficejo havas tuj, ne je la fino de la monato.

La ŝoforo fotas kaj transdonas

Kiam la modulo estas aktiva, LiteTMS Mobile montras Elspezoj en sia menuo. La ŝoforo aldonas kvitancon farante foton (per la dokumentskanilo aŭ la simpla fotilo) aŭ elektante foton aŭ PDF-dosieron el la telefono. Longa aŭ duflanka kvitanco fariĝas pluraj paĝoj de unu elspezo. Poste restas unu demando, Kiu pagis?: kompania karto, karburaĵa karto, kompania kontanto, mia propra mono aŭ alia metodo, kiun la kompanio tenas en sia listo. La sumo, dato kaj noto estas laŭvolaj. Transdoni sendas la kvitancon al la oficejo.

Se mankas signalo ĉe la kamionejo, la kvitanco atendas en la telefono sub En ĉi tiu telefono kaj sendiĝas memloke kiam la signalo revenas. La ŝoforo povas vidi en la apo, kio okazis al ĉiu kvitanco: atendanta revizion, aprobita aŭ malaprobita de la oficejo kaj kial.

AI legas la valorojn, homo aprobas

Post kiam kvitanco estas transdonita, AI legas la malnetan sumon, netan sumon kaj AVI-on, la daton, la vendiston kaj ties impostan numeron, la dokumentnumeron kaj la landon el la foto, kaj proponas kategorion. Ĝi plenigas nur malplenajn kampojn, neniam ŝanĝas la pagmetodon kaj neniam tuŝas elspezon, kiu jam estas aprobita. Ĉiu kampo plenigita de AI portas signon AI, ĝis iu modifas ĝin.

AI ankaŭ avertas. Kiam tajpita sumo aŭ dato diferencas de la kvitanco, kiam la neta sumo kaj AVI ne egalas la totalon, kiam la foto estas malfacile legebla aŭ kiam ĝi tute ne similas al kvitanco, vi vidas tion super la formularo. La legado estas ŝaltebla aŭ malŝaltebla en la agordoj de la modulo. Ĉiu legado kalkuliĝas al la uzo de AI fare de la kompanio, kaj kiam AI estas malŝaltita, la valoroj estas plenigataj permane dum la revizio.

Revizio apud la foto

La oficejo vidas la liston de elspezoj kun ŝaltilo por Reviziendaj, Aprobitaj, Malaprobitaj kaj Ĉiuj. Paĝo de elspezo montras la foton maldekstre, kun zomo kaj rotacio, kaj la formularon Kontroli la detalojn dekstre. Aprobi kaj sekva aprobas la elspezon kaj malfermas la sekvan atendantan. Pluraj kompletaj elspezoj povas esti aprobitaj ankaŭ samtempe el la listo.

Malaprobo postulas kialon, ekzemple "La foto estas malklara, refotu ĝin" aŭ "Ni bezonas la fakturon, ne la kvitancon". La persono, kiu aldonis la kvitancon, legas ĝin en LiteTMS Mobile. Aprobita elspezo estas nurlegebla; kiam io bezonas korekton, vi resendas ĝin al revizio.

La sama kvitanco dufoje

Kiam la sama kvitanco atingas la sistemon denove, LiteTMS markas ĝin kiel eblan duoblaĵon kaj montras, al kiu elspezo ĝi similas. Ĝi kontrolas la foton mem, kaj ankaŭ la sumon, valuton kaj daton kune kun la dokumentnumero, imposta numero aŭ vendisto. Se evidentiĝas, ke temas pri malsama elspezo, per unu klako oni markas ĝin kiel ne duoblaĵon.

Ne nur ŝoforoj

Ĉiu elspezo havas sian personon: dungiton, ekzemple ŝoforon aŭ meĥanikiston, aŭ sisteman uzanton, ekzemple ekspediston aŭ vendiston. En la oficejo, kvitancoj eniras per Aldoni kvitancojn: alŝutu fotojn aŭ PDF-dosierojn, kaj marku unu kradeton kiam ili estas paĝoj de la sama kvitanco. Kontrolanto povas aldoni elspezon nome de alia persono.

Kiam la modulo estas unuafoje aktivigita, ĉiu rolo krom la administranto ricevas permeson aldoni elspezojn, tiel ke oni povas transdoni kvitancojn ekde la unua tago. Ĉiu sen permeso vidi ĉiujn elspezojn vidas nur la proprajn.

Kien iras la mono

La langeto Resumo montras la elspezojn por elektita periodo, grupigitajn laŭ kategorio kaj konto, persono, veturilo, lando, pagmetodo aŭ monato. Sumpagoj estas listigitaj laŭ valuto, kun proksimuma sumo en la valuto de la kompanio konvertita laŭ la monataj kursoj de NBP kaj ECB. La filtriloj funkcias same kiel en la listo, kaj unu ŝaltilo inkluzivas la elspezojn ankoraŭ atendantajn kontrolon.

Sub la resumo troviĝas la karto Repagendaj: aprobitaj elspezoj pagitaj per propra mono de iu kaj ankoraŭ ne repagitaj. Vi vidas, kiom oni ŝuldas al ĉiu persono, kaj post la repago vi markas la elspezon kiel repagitan.

Por via librotenisto: viaj kategorioj kaj kontkodoj

La kategorioj estas viaj. Vi komencas kun dek, de fuelo, AdBlue kaj vojimpostoj ĝis loĝado kaj manĝoj, kaj ĉiu povas havi kontkodon el via propra kontplano, ekzemple 402 aŭ 409 en la pola kontplano, aŭ ajnan numeron, kiun via librotenisto uzas en alia lando. La kodo aperas en la resumo kaj en ĉiu eksporto.

Eksportoj haveblas en tri formoj: Excel (por librotenado), CSV kaj Dokumentoj (ZIP) kun la kvitancaj fotoj. La Excel-dosiero inkluzivas la daton, la dokumenton kaj ĝian numeron, la vendiston kaj impostonumeron, la kategorion kun ĝia kontkodo, neton, AVI-on, bruton, valuton, la sumon en la valuto de la kompanio, la pagmetodon, la personon, la veturilon kaj ĉu ĝi estis repagita. Eksportitaj kvitancoj estas markitaj, kaj la filtrilo Ankoraŭ ne eksportitaj montras tion, kion la librotenisto ankoraŭ ne ricevis.

Aprobita elspezo ne fariĝas mendokosto. La modulo estas la elspezlibro de la kompanio, kun aŭ sen mendo, do ĝi ne duobligas la kostojn, kiujn vi registras ĉe mendoj.

Kiel aktivigi la modulon

Elspezoj estas pagenda modulo en la vendejo de moduloj de LiteTMS kun 7-taga senpaga provperiodo. Vi vidas la monatan prezon tie antaŭ ol aktivigi ĝin. En la modulaj agordoj vi decidas, ĉu AI legu kvitancojn kaj ĉu ŝoforoj povu aldoni elspezojn en LiteTMS Mobile, kaj vi agordas viajn proprajn kategoriojn kun kontkodoj. La modulo troviĝas ankaŭ en la funkciolisto.

Ĉu vi estas nova ĉe LiteTMS? Registru vian kompanion kaj donu al viaj ŝoforoj la apon por unu veturo. Ĉu vi preferas trapasi ĝin kune kun ni? Kontaktu nin kaj kunportu la koverton da kvitancoj de la pasinta monato.

Oftaj demandoj

Ĉu la ŝoforo devas enigi la sumojn el la kvitanco?

Ne. La ŝoforo faras foton, elektas kiu pagis kaj transdonas la kvitancon. Kun aktivigita AI-legado, AI legas la sumon, AVI-on, daton kaj vendiston, kaj la oficejo nur kontrolas ilin.

Kio okazas, kiam la ŝoforo ne havas signalon?

La kvitanco atendas en la telefono sub En ĉi tiu telefono kaj sendiĝas memstare kiam la signalo revenas. La oficejo ricevas ĝin nur post kiam ĝi estas sendita.

Ĉu AI aprobas elspezojn memstare?

Ne. AI plenigas malplenajn kampojn kaj markas ilin per AI-marko, kaj homo aprobas la elspezon. Ĉiu legado kalkuliĝas en la AI-uzadon de la kompanio.

Ĉu personoj, kiuj ne estas ŝoforoj, povas aldoni elspezojn?

Jes. La persono ĉe elspezo povas esti ajna dungito aŭ sistema uzanto, kaj la oficejo aldonas kvitancojn per Aldoni kvitancojn.

Ĉu la resumo montros elspezojn el aliaj landoj kaj valutoj?

Jes. La resumo ankaŭ grupigas elspezojn laŭ lando kaj listas sumojn laŭ valuto, kun proksimuma sumo en la valuto de la kompanio laŭ la monataj kursoj de NBP kaj ECB.

Kiom kostas la modulo Elspezoj?

Ĝi estas pagenda modulo kun 7-taga senpaga provperiodo. Ĝia monata prezo estas montrata en la vendejo de moduloj antaŭ ol vi aktivigas ĝin, kaj AI-legadoj estas fakturataj kiel AI-uzado.