Troškovi u LiteTMS-u: računi vozača i ureda, bez ručnog prepisivanja

Modul Troškovi u LiteTMS-u prikuplja račune i fakture vozača i ureda na jednom mjestu. Vozač fotografira račun u aplikaciji LiteTMS Mobile i predaje ga, AI očitava iznos, PDV, datum i prodavatelja, a ured provjerava te podatke uz fotografiju i odobrava ih. Kao rezultat dobivate pregled po kategorijama, vozilima, osobama i državama, popis za povrat novca djelatnicima te izvoz za računovodstvo s vašim računovodstvenim kontima.

Videozapis je na poljskom jeziku, s poljskim titlovima.

Omotnica s računima na kraju mjeseca

Na putu vozač plaća gorivo, AdBlue, parking, cestarine i pranje kamiona. Računi završe u pretincu za rukavice, džepu jakne ili omotnici koja se predaje u ured nakon povratka s puta. Neki su zgužvani, termalni papir izblijedi, a barem jedan uvijek nedostaje. Zatim netko u uredu prepisuje iznose u tablicu, utvrđuje tko je platio vlastitim novcem i odgovara na pitanja računovođe na koji konto što knjižiti.

Modul Troškovi pretvara tu omotnicu u popis koji je uredu dostupan odmah, a ne tek na kraju mjeseca.

Vozač fotografira i predaje račun

Kada je modul uključen, LiteTMS Mobile u izborniku prikazuje Troškovi. Vozač dodaje račun fotografiranjem (skenerom dokumenata ili običnom kamerom) ili odabirom fotografije odnosno PDF-a s telefona. Dugačak ili dvostrani račun postaje dokument od više stranica unutar jednog troška. Zatim slijedi samo jedno pitanje, Tko je platio?: službena kartica, kartica za gorivo, gotovina tvrtke, vlastiti novac ili neki drugi način s popisa tvrtke. Iznos, datum i napomena nisu obavezni. Odabirom opcije Predaj račun se šalje u ured.

Ako na odmorištu nema signala, račun čeka na uređaju pod Na ovom telefonu i automatski se šalje čim se veza ponovno uspostavi. Vozač u aplikaciji može vidjeti status svakog računa: na čekanju za provjeru, odobren ili odbijen od strane ureda uz obrazloženje.

AI očitava podatke, čovjek odobrava

Nakon predaje računa, AI s fotografije očitava bruto iznos, neto i PDV, datum, izdavatelja i njegov porezni broj, broj dokumenta i državu te predlaže kategoriju. Ispunjava samo prazna polja, nikada ne mijenja način plaćanja i ne dira troškove koji su već odobreni. Svako polje koje je ispunio AI nosi oznaku AI sve dok ga netko ne promijeni.

AI također upozorava. Kada se upisani iznos ili datum razlikuju od onoga na računu, kada neto iznos i PDV ne daju ukupan iznos, kada je fotografija teško čitljiva ili kada uopće ne izgleda kao račun, upozorenje se prikazuje iznad obrasca. Automatsko očitavanje uključuje se ili isključuje u postavkama modula. Svako očitavanje ubraja se u potrošnju AI paketa tvrtke, a kada je AI isključen, vrijednosti se unose ručno tijekom provjere.

Provjera uz fotografiju

Ured vidi popis troškova s opcijama Za provjeru, Odobreno, Odbijeno i Sve. Stranica pojedinog troška s lijeve strane prikazuje fotografiju, s mogućnošću uvećanja i rotiranja, a s desne strane obrazac Provjerite pojedinosti. Opcija Odobri i idi na sljedeće odobrava trošak i otvara sljedeći na čekanju. Također je moguće odobriti više potpunih troškova odjednom izravno s popisa.

Za odbijanje je potrebno navesti razlog, primjerice: „Fotografija je mutna, snimite je ponovno” ili „Potrebna nam je faktura, a ne običan račun”. Osoba koja je dodala račun to može pročitati u LiteTMS Mobileu. Odobreni trošak zaključan je za uređivanje; ako je potrebno nešto ispraviti, vraća se na provjeru.

Isti račun dvaput

Ako isti račun ponovno dospije u sustav, LiteTMS ga označava kao mogući duplikat i prikazuje kojem trošku odgovara. Sustav provjerava samu fotografiju, ali i iznos, valutu i datum zajedno s brojem dokumenta, poreznim brojem ili prodavateljem. Ako se pokaže da je riječ o drugom trošku, jednim klikom označava se da nije duplikat.

Ne samo vozači

Svaki trošak ima svoju osobu: zaposlenika, poput vozača ili mehaničara, ili korisnika sustava, poput disponenta ili prodajnog predstavnika. U uredu se računi unose putem opcije Dodaj račune: povucite fotografije ili PDF-ove i označite kućicu ako je riječ o stranicama istog računa. Pregledavatelj može dodati trošak i u ime nekog drugog.

Kada se modul prvi put uključi, svaka uloga osim administratora dobiva ovlaštenje za dodavanje troškova, tako da zaposlenici mogu predavati račune od prvog dana. Svi koji nemaju dopuštenje za pregled svih troškova vide samo svoje vlastite.

Kamo odlazi novac

Kartica Sažetak prikazuje troškove za odabrano razdoblje, grupirane po kategoriji i kontu, osobi, vozilu, zemlji, načinu plaćanja ili mjesecu. Iznosi su navedeni po valutama, uz okviran ukupan iznos u valuti tvrtke preračunat prema mjesečnim tečajevima NBP-a i ESB-a. Filtri rade jednako kao i na popisu, a jedan prekidač omogućuje uključivanje troškova koji još čekaju pregled.

Ispod sažetka nalazi se kartica Za povrat: odobreni troškovi plaćeni vlastitim novcem koji još nisu nadoknađeni. Vidite koliko se duguje svakoj osobi, a nakon isplate trošak jednostavno označite kao vraćen.

Za vaše računovodstvo: vaše kategorije i konta

Kategorije određujete sami. Započinjete s deset osnovnih, od goriva, AdBluea i cestarina do smještaja i obroka, a svakoj možete dodijeliti konto iz vlastitog kontnog plana, poput 402 ili 409 u poljskom planu, ili bilo koji broj koji vaš računovođa koristi u drugoj zemlji. Konto se prikazuje u sažetku i u svakom izvozu podataka.

Izvoz je dostupan u tri oblika: Excel (za računovodstvo), CSV i Dokumenti (ZIP) s fotografijama računa. Excel datoteka sadrži datum, dokument i njegov broj, prodavatelja i porezni broj, kategoriju s pripadajućim kontom, neto, PDV, bruto, valutu, iznos u valuti tvrtke, način plaćanja, osobu, vozilo te podatak o tome je li iznos vraćen. Izvezeni računi dobivaju oznaku, a filtar Još nije izvezeno jasno pokazuje što računovođa još nije zaprimio.

Odobreni trošak ne pretvara se automatski u trošak naloga. Ovaj modul služi kao knjiga troškova tvrtke, sa ili bez prijevoznog naloga, pa nema opasnosti od dvostrukog evidentiranja troškova koje već bilježite na nalozima.

Kako uključiti modul

Troškovi su plaćeni modul na LiteTMS tržištu modula uz 7-dnevno besplatno probno razdoblje. Mjesečnu cijenu možete vidjeti ondje prije nego što ga uključite. U postavkama modula odlučujete hoće li AI očitavati račune i hoće li vozači moći dodavati troškove u aplikaciji LiteTMS Mobile, a ujedno postavljate vlastite kategorije s brojevima konta. Modul se također nalazi na popisu funkcionalnosti.

Novi ste na platformi LiteTMS? Registrirajte svoju tvrtku i dajte vozačima aplikaciju za jednu vožnju. Želite li radije proći kroz sve zajedno s nama? Javite nam se i pripremite omotnicu s računima od prošlog mjeseca.

Česta pitanja

Mora li vozač ručno unositi iznose s računa?

Ne. Vozač fotografira račun, odabire tko je platio i predaje ga. Uz uključeno AI očitavanje, sustav automatski prepoznaje iznos, PDV, datum i prodavatelja, a ured ih samo provjerava.

Što se događa kada vozač nema internetskog signala?

Račun ostaje spremljen na telefonu u mapi Na ovom telefonu i automatski se šalje čim se veza ponovno uspostavi. Ured ga zaprima tek nakon što je uspješno poslan.

Odobrava li AI troškove samostalno?

Ne. AI popunjava prazna polja i označava ih posebnom oznakom, a trošak uvijek odobrava ovlaštena osoba. Svako očitavanje ubraja se u potrošnju AI paketa tvrtke.

Mogu li troškove dodavati i zaposlenici koji nisu vozači?

Da. Osoba vezana uz trošak može biti bilo koji zaposlenik ili korisnik sustava, a ured unosi račune putem opcije Dodaj račune.

Prikazuje li sažetak troškove iz drugih zemalja i u stranim valutama?

Da. Sažetak također grupirana troškove prema zemljama i navodi iznose po valutama, uz okviran ukupan iznos u valuti tvrtke prema mjesečnim tečajevima NBP-a i ESB-a.

Koliko stoji modul Troškovi?

Riječ je o plaćenom modulu sa 7-dnevnim besplatnim probnim razdobljem. Njegova mjesečna cijena prikazana je na tržištu modula prije samog uključivanja, a očitanja putem umjetne inteligencije obračunavaju se kao potrošnja AI-ja.