Troškovi u LiteTMS-u: računi od vozača i iz ureda, bez ponovnog prepisivanja

Modul Troškovi u LiteTMS-u prikuplja račune i fakture vozača i kancelarije na jednom mjestu. Vozač fotografiše račun u aplikaciji LiteTMS Mobile i predaje ga, AI očitava iznos, PDV, datum i prodavca, a kancelarija provjerava te vrijednosti pored fotografije i odobrava ih. Kao rezultat dobijate pregled po kategorijama, vozilima, osobama i državama, listu troškova koje treba refundirati, te izvoz za računovodstvo s vašim kontnim planom.

Videozapis je na poljskom jeziku, s titlovima na poljskom.

Koverta s računima na kraju mjeseca

Na putu vozač plaća gorivo, AdBlue, parking, putarine i pranje kamiona. Računi završavaju u pretincu za rukavice, džepu jakne ili koverti koja se predaje u kancelariju nakon puta. Neki su izgužvani, termalni računi često izblijede, a jedan uvijek nedostaje. Zatim neko u kancelariji ručno prepisuje iznose u tabelu, provjerava ko je platio vlastitim novcem i odgovara na pitanja računovođe na koji konto šta knjižiti.

Modul Troškovi pretvara tu kovertu u listu koja je kancelariji dostupna odmah, a ne tek na kraju mjeseca.

Vozač fotografiše i predaje račun

Kada je modul uključen, LiteTMS Mobile u meniju prikazuje stavku Troškovi. Vozač dodaje račun tako što ga fotografiše (skenerom dokumenata ili običnom kamerom) ili odabere fotografiju ili PDF s telefona. Dugačak ili dvostrani račun postaje dokument od više stranica unutar jednog troška. Zatim odgovara na samo jedno pitanje, Ko je platio?: službena kartica, kartica za gorivo, gotovina firme, lični novac ili neki drugi način plaćanja koji firma ima na svojoj listi. Iznos, datum i napomena nisu obavezni. Opcija Predaj šalje račun direktno u kancelariju.

Ako na parkingu za kamione nema signala, račun ostaje na telefonu u sekciji Na ovom telefonu i automatski se šalje čim se veza uspostavi. Vozač u aplikaciji može vidjeti status svakog računa: na čekanju za pregled, odobren ili odbijen od strane kancelarije uz naveden razlog.

AI očitava podatke, čovjek odobrava

Čim se račun preda, AI s fotografije očitava bruto iznos, neto i PDV, datum, prodavca i njegov porezni broj, broj dokumenta i državu, te predlaže kategoriju. Popunjava isključivo prazna polja, nikada ne mijenja način plaćanja i ne dira troškove koji su već odobreni. Svako polje koje je popunio AI nosi oznaku AI sve dok ga neko ne izmijeni.

AI takođe i upozorava. Kada se upisani iznos ili datum razlikuju od onoga na računu, kada zbir neto iznosa i PDV-a ne odgovara ukupnom iznosu, kada je fotografija nečitka ili uopšte ne liči na račun, upozorenje se prikazuje iznad obrasca. Očitavanje se može uključiti ili isključiti u postavkama modula. Svako očitavanje se računa u potrošnju AI paketa firme, a kada je AI isključen, vrijednosti se unose ručno tokom pregleda.

Pregled pored fotografije

Kancelarija vidi listu troškova s filterima Za pregled, Odobreno, Odbijeno i Sve. Stranica troška prikazuje fotografiju na lijevoj strani, uz mogućnost uvećanja i rotiranja, te obrazac Provjeri detalje na desnoj strani. Dugme Odobri i idi na sljedeće odobrava trošak i otvara sljedeći koji čeka na obradu. Više potpunih troškova može se odobriti i odjednom direktno s liste.

Za odbijanje je potrebno navesti razlog, na primjer: „Fotografija je mutna, slikaj ponovo” ili „Trebamo fakturu, a ne fiskalni račun”. Osoba koja je dodala račun može to pročitati u aplikaciji LiteTMS Mobile. Odobreni trošak se više ne može uređivati; ako nešto treba ispraviti, vraća se nazad na pregled.

Isti račun dva puta

Kada isti račun ponovo stigne u sistem, LiteTMS ga označava kao potencijalni duplikat i prikazuje kojem trošku sliči. Sistem provjerava samu fotografiju, kao i iznos, valutu i datum zajedno s brojem dokumenta, poreznim brojem ili prodavcem. Ako se ispostavi da je riječ o drugom trošku, jednim klikom se označava da nije duplikat.

Ne samo vozači

Svaki trošak ima svoju osobu: zaposlenika, poput vozača ili mehaničara, ili korisnika sistema, poput disponenta ili prodajnog predstavnika. U uredu se računi unose putem opcije Dodaj račune: prevucite fotografije ili PDF-ove i označite potvrdni okvir ako su u pitanju stranice istog računa. Pregledavač može unijeti trošak u ime druge osobe.

Kada se modul prvi put uključi, svaka uloga osim administratora dobija dozvolu za dodavanje troškova, tako da zaposlenici mogu predavati račune od prvog dana. Svako ko nema dozvolu za pregled svih troškova vidi samo svoje.

Gdje odlazi novac

Kartica Pregled prikazuje troškove za odabrani period, grupisane po kategoriji i kontu, osobi, vozilu, državi, načinu plaćanja ili mjesecu. Iznosi su navedeni po valutama, uz okvirni ukupni iznos u valuti kompanije preračunat prema mjesečnim kursevima NBP-a i ECB-a. Filteri funkcionišu jednako kao i na listi, a jedan prekidač uključuje i troškove koji još čekaju na pregled.

Ispod pregleda nalazi se kartica Za refundaciju: odobreni troškovi plaćeni vlastitim novcem koji još nisu vraćeni. Vidite koliko se duguje svakoj osobi, a nakon isplate označavate trošak kao refundiran.

Za vašeg računovođu: vaše kategorije i konta

Kategorije određujete sami. Počinjete s deset unaprijed definisanih, od goriva, AdBlue tečnosti i putarina do smještaja i obroka, a svaka može nositi konto iz vašeg kontnog plana, poput 402 ili 409 u poljskom planu, ili bilo kojeg broja koji vaš računovođa koristi u drugoj državi. Oznaka konta se prikazuje u pregledu i u svakom izvozu.

Izvoz je dostupan u tri formata: Excel (za računovodstvo), CSV i Dokumenti (ZIP) s fotografijama računa. Excel datoteka uključuje datum, vrstu i broj dokumenta, prodavca i porezni broj, kategoriju s pripadajućim kontom, neto iznos, PDV, bruto iznos, valutu, iznos u valuti kompanije, način plaćanja, osobu, vozilo i podatak o tome je li trošak refundiran. Izvezeni računi su označeni, a filter Još nije izvezeno prikazuje šta računovođa još nije primio.

Odobreni trošak ne postaje trošak naloga. Ovaj modul predstavlja evidenciju svih troškova kompanije, sa nalogom ili bez njega, pa se troškovi koje evidentirate na nalozima ne udvostručuju.

Kako uključiti modul

Troškovi je plaćeni modul u LiteTMS trgovini modula uz besplatni probni period od 7 dana. Mjesečnu cijenu možete vidjeti tamo prije nego što ga uključite. U postavkama modula odlučujete hoće li vještačka inteligencija očitavati račune i hoće li vozači moći dodavati troškove u aplikaciji LiteTMS Mobile, te postavljate vlastite kategorije s oznakama konta. Modul se također nalazi na popisu funkcija.

Novi ste na platformi LiteTMS? Registrujte svoju kompaniju i dajte vozačima aplikaciju za jednu vožnju. Želite radije proći kroz sve s nama? Javite nam se i pripremite kovertu s računima iz prošlog mjeseca.

Često postavljana pitanja

Mora li vozač ručno unositi iznose s računa?

Ne. Vozač fotografiše račun, odabere ko je platio i preda račun. Kada je uključeno AI očitavanje, vještačka inteligencija očitava iznos, PDV, datum i prodavca, a ured ih samo provjerava.

Šta se dešava kada vozač nema internetskog signala?

Račun čeka na telefonu u odjeljku Na ovom telefonu i automatski se šalje čim se signal vrati. Ured ga prima tek nakon što je poslan.

Odobrava li vještačka inteligencija troškove samostalno?

Ne. Vještačka inteligencija popunjava prazna polja i označava ih AI oznakom, a trošak odobrava stvarna osoba. Svako očitavanje se računa u AI potrošnju kompanije.

Mogu li osobe koje nisu vozači dodavati troškove?

Da. Osoba vezana za trošak može biti bilo koji zaposlenik ili korisnik sistema, a ured unosi račune putem opcije Dodaj račune.

Prikazuje li pregled troškove iz drugih država i valuta?

Da. Pregled također grupira troškove po državama i navodi iznose po valutama, uz okvirni ukupni iznos u valuti kompanije prema mjesečnim kursevima NBP-a i ECB-a.

Koliko košta modul Troškovi?

To je plaćeni modul s besplatnim probnim periodom od 7 dana. Njegova mjesečna cijena prikazana je u trgovini modula prije nego što ga uključite, a AI očitavanja se naplaćuju u sklopu AI potrošnje.