Модул Expenses у LiteTMS-у прикупља рачуне и фактуре од возача и из канцеларије на једном месту. Возач фотографише рачун у апликацији LiteTMS Mobile и предаје га, AI очитава износ, ПДВ, датум и продавца, а канцеларија проверава те вредности поред фотографије и одобрава их. На крају добијате преглед по категоријама, возилима, особама и земљама, списак коме треба рефундирати новац и извоз за вашег књиговођу са вашим рачуноводственим контима.
Видео је на пољском језику, са титловима на пољском.
Коверта са рачунима на крају месеца
На путу возач плаћа гориво, AdBlue, паркинг, путарине и прање камиона. Рачуни завршавају у касети за рукавице, џепу јакне или коверти која се предаје у канцеларију после пута. Неки су згужвани, термални рачун може да избледи, а један увек недостаје. Затим неко у канцеларији преписује износе у табелу, утврђује ко је платио сопственим новцем и одговара на питање књиговође на који конто сваки од њих иде.
Модул Expenses претвара ту коверту у списак који канцеларија има одмах, а не на крају месеца.
Возач фотографише и предаје рачун
Када је модул укључен, LiteTMS Mobile приказује Expenses у свом менију. Возач додаје рачун тако што га фотографише (скенером докумената или обичном камером) или одабиром фотографије или PDF-а са телефона. Дугачак или двострани рачун постаје више страница једног трошка. Затим следи једно питање, Ко је платио?: службена картица, картица за гориво, готовина компаније, сопствени новац или други начин плаћања који компанија има на својој листи. Износ, датум и напомена су опциони. Предај шаље рачун у канцеларију.
Ако на паркингу за камионе нема сигнала, рачун чека на телефону у одељку На овом телефону и аутоматски се шаље чим се сигнал врати. Возач у апликацији види шта се десило са сваким рачуном: чека на преглед, одобрен је или га је канцеларија одбила, уз наведени разлог.
AI очитава вредности, човек одобрава
Након што се рачун преда, AI са фотографије очитава бруто износ, нето и ПДВ, датум, продавца и његов порески број, број документа и земљу, и предлаже категорију. Попуњава само празна поља, никада не мења начин плаћања и никада не дира трошак који је већ одобрен. Свако поље које је AI попунио носи ознаку AI све док га неко не измени.
AI такође упозорава. Када се унети износ или датум разликује од оног на рачуну, када се нето и ПДВ не сабирају у укупан износ, када је фотографија тешко читљива или када уопште не личи на рачун, то ћете видети изнад обрасца. Очитавање се укључује или искључује у подешавањима модула. Свако очитавање се урачунава у потрошњу AI пакета компаније, а када је AI искључен, вредности се током прегледа уносе ручно.
Преглед поред фотографије
Канцеларија види листу трошкова са филтером за За преглед, Одобрено, Одбијено и Све. Страница трошка приказује фотографију са леве стране, уз могућност зумирања и ротирања, и образац Проверите детаље са десне стране. Одобри и пређи на следеће одобрава трошак и отвара следећи који чека. Неколико комплетних трошкова може се одобрити и одједном директно са листе.
За одбијање је потребан разлог, као што је „Фотографија је мутна, сликајте поново” или „Потребна нам је фактура, а не фискални рачун”. Особа која је додала рачун чита ту поруку у апликацији LiteTMS Mobile. Одобрени трошак је доступан само за читање; када нешто треба исправити, враћате га на поновни преглед.
Исти рачун два пута
Када исти рачун поново стигне у систем, LiteTMS га означава као потенцијални дупликат и приказује на који трошак личи. Систем проверава саму фотографију, као и износ, валуту и датум заједно са бројем документа, пореским бројем или продавцем. Ако се испостави да је реч о другом трошку, један клик га означава као трошак који није дупликат.
Не само возачи
Svaki trošak je vezan za određenu osobu: zaposlenog, kao što je vozač ili mehaničar, ili korisnika sistema, kao što je špediter ili prodavac. U kancelariji se računi unose preko opcije Dodaj račune: prevucite fotografije ili PDF datoteke i označite polje ako su u pitanju stranice istog računa. Osoba zadužena za pregled može dodati trošak i u tuđe ime.
Kada se modul prvi put uključi, svaka uloga osim administratora dobija dozvolu za dodavanje troškova, pa zaposleni mogu da predaju račune od prvog dana. Svako ko nema dozvolu za pregled svih troškova vidi samo svoje.
Gde odlazi novac
Kartica Pregled prikazuje troškove za izabrani period, grupisane po kategoriji i kontu, osobi, vozilu, zemlji, načinu plaćanja ili mesecu. Iznosi su navedeni po valutama, uz okviran ukupan iznos u valuti kompanije preračunat po mesečnim kursevima NBP i ECB. Filteri funkcionišu isto kao i na listi, a jedan prekidač uključuje i troškove koji još čekaju pregled.
Ispod pregleda nalazi se kartica Za refundaciju: odobreni troškovi plaćeni sopstvenim novcem koji još nisu nadoknađeni. Vidite koliko se duguje svakoj osobi, a nakon isplate označavate trošak kao refundiran.
Za vašeg računovođu: vaše kategorije i brojevi konta
Kategorije određujete sami. Počinjete sa deset, od goriva, AdBlue tečnosti i putarina do smeštaja i obroka, a svaka može da nosi broj konta iz vašeg kontnog plana, kao što su 402 ili 409 u poljskom planu, ili bilo koji broj koji vaš računovođa koristi u drugoj zemlji. Broj konta se pojavljuje u pregledu i u svakom izvozu.
Izvoz podataka dostupan je u tri formata: Excel (za računovodstvo), CSV i Dokumenti (ZIP) sa fotografijama računa. Excel datoteka sadrži datum, dokument i njegov broj, prodavca i PIB, kategoriju sa brojem konta, neto iznos, PDV, bruto iznos, valutu, iznos u valuti kompanije, način plaćanja, osobu, vozilo i podatak o tome da li je trošak refundiran. Izvezeni računi su označeni, a filter Još nije izvezeno prikazuje šta računovođa još nije dobio.
Odobreni trošak ne postaje automatski trošak naloga. Ovaj modul predstavlja evidenciju troškova kompanije, sa nalogom ili bez njega, pa ne dolazi do dupliranja troškova koje evidentirate na nalozima.
Kako uključiti modul
Troškovi je plaćeni modul u LiteTMS prodavnici modula sa besplatnim probnim periodom od 7 dana. Mesečnu cenu možete videti pre nego što ga uključite. U podešavanjima modula određujete da li veštačka inteligencija očitava račune i da li vozači mogu da dodaju troškove u aplikaciji LiteTMS Mobile, a takođe podešavate i sopstvene kategorije sa brojevima konta. Modul se takođe nalazi na listi funkcija.
Novi ste na platformi LiteTMS? Registrujte svoju kompaniju i dajte vozačima aplikaciju za jednu vožnju. Želite da sve prođemo zajedno? Stupite u kontakt sa nama i ponesite kovertu sa računima iz prošlog meseca.
Često postavljana pitanja
- Da li vozač mora ručno da unosi iznose sa računa?
- Ne. Vozač fotografiše račun, bira ko je platio i predaje račun. Kada je uključeno AI očitavanje, veštačka inteligencija prepoznaje iznos, PDV, datum i prodavca, a kancelarija ih samo proverava.
- Šta se dešava kada vozač nema internet signal?
- Račun čeka na telefonu u odeljku Na ovom telefonu i šalje se automatski čim se signal ponovo uspostavi. Kancelarija ga dobija tek nakon što je uspešno poslat.
- Da li veštačka inteligencija sama odobrava troškove?
- Ne. AI popunjava prazna polja i označava ih posebnom oznakom, a trošak odobrava zaposleni. Svako očitavanje se računa u AI potrošnju kompanije.
- Mogu li zaposleni koji nisu vozači da dodaju troškove?
- Da. Osoba vezana za trošak može biti bilo koji zaposleni ili korisnik sistema, a kancelarija unosi račune preko opcije Dodaj račune.
- Da li pregled prikazuje troškove iz drugih zemalja i u drugim valutama?
- Da. Pregled takođe grupiše troškove po zemljama i navodi iznose po valutama, uz okviran ukupan iznos u valuti kompanije po mesečnim kursevima NBP i ECB.
- Koliko košta modul Troškovi?
- To je plaćeni modul sa besplatnim probnim periodom od 7 dana. Njegova mesečna cena je prikazana u prodavnici modula pre uključivanja, a AI očitavanja se obračunavaju kroz AI potrošnju.
Ostanite u toku
Napravite mesta za kvalitetno štivo.
Izaberite LiteTMS kao željeni izvor da biste lakše pronalazili naše članke na Google-u.
Izaberite LiteTMS na Google-uPotvrdite izbor na Google-u · Otvara se u novoj kartici