Gastos en LiteTMS: justificantes de conductores y de la oficina, sin reescribir datos

El módulo de Gastos de LiteTMS reúne en un solo lugar los tiques y facturas de los conductores y de la oficina. El conductor fotografía un tique en LiteTMS Mobile y lo envía; la IA lee el importe, el IVA, la fecha y el emisor, y la oficina comprueba esos datos junto a la foto y los aprueba. El resultado es un resumen por categoría, vehículo, persona y país, una lista de los importes pendientes de reembolso y una exportación para su contable con sus propios códigos de cuenta.

El vídeo está narrado en polaco, con subtítulos en polaco.

El sobre de tiques a final de mes

En ruta, el conductor paga combustible, AdBlue, aparcamiento, peajes de autopista y el lavado del camión. Los tiques acaban en la guantera, en el bolsillo de la chaqueta o en un sobre que se entrega en la oficina al terminar el viaje. Algunos están arrugados, el papel térmico se borra y siempre falta alguno. Después, alguien en la oficina tiene que pasar los importes a mano a una hoja de cálculo, averiguar quién pagó de su bolsillo y responder a las dudas del contable sobre a qué cuenta imputar cada gasto.

El módulo de Gastos transforma ese sobre en una lista disponible para la oficina al instante, sin esperar a final de mes.

El conductor saca una foto y la envía

Con el módulo activado, LiteTMS Mobile muestra Gastos en su menú. El conductor añade un tique sacando una foto (con el escáner de documentos o con la cámara normal) o seleccionando una imagen o un PDF guardado en el teléfono. Si el tique es largo o tiene dos caras, se convierte en varias páginas de un mismo gasto. Después solo responde a una pregunta, ¿Quién ha pagado?: tarjeta de empresa, tarjeta de combustible, efectivo de empresa, de mi bolsillo u otro método configurado por la empresa. El importe, la fecha y las notas son opcionales. Al pulsar Enviar, el tique llega a la oficina.

Si no hay cobertura en el área de descanso, el tique se guarda en el teléfono dentro de En este teléfono y se envía automáticamente en cuanto vuelve la conexión. El conductor puede comprobar en la aplicación el estado de cada tique: pendiente de revisión, aprobado o rechazado por la oficina y el motivo correspondiente.

La IA lee los datos, una persona aprueba

En cuanto se envía un tique, la IA extrae de la foto el importe bruto, la base imponible y el IVA, la fecha, el emisor y su NIF, el número de documento y el país, y propone una categoría. Solo rellena los campos vacíos, nunca modifica la forma de pago y jamás altera un gasto que ya haya sido aprobado. Cada campo completado por la IA lleva la marca IA hasta que alguien lo edita.

La IA también avisa: si el importe o la fecha tecleados no coinciden con el tique, si la base imponible y el IVA no suman el total, si la foto es difícil de leer o si ni siquiera parece un tique, la advertencia aparece sobre el formulario. Esta lectura automática se puede activar o desactivar en los ajustes del módulo. Cada lectura descuenta del consumo de IA de la empresa; si se desactiva, los valores se introducen a mano durante la revisión.

Revisión junto a la foto

La oficina dispone de la lista de gastos con filtros para ver los registros Por revisar, Aprobados, Rechazados y Todos. La ficha de cada gasto muestra la foto a la izquierda, con opciones de zoom y giro, y el formulario Comprobar los datos a la derecha. Aprobar y siguiente valida el gasto y abre de inmediato el siguiente pendiente. También es posible aprobar varios gastos completos a la vez directamente desde la lista.

Todo rechazo exige indicar un motivo, como "La foto está borrosa, repítela" o "Hace falta la factura, no el tique". Quien subió el tique puede leer esa indicación en LiteTMS Mobile. Un gasto aprobado pasa a ser de solo lectura; si hace falta corregir algo, se devuelve a revisión.

El mismo tique dos veces

Cuando llega al sistema un tique duplicado, LiteTMS lo señala como posible copia e indica a qué gasto se parece. Compara la propia imagen y coteja también el importe, la moneda y la fecha junto con el número de documento, el NIF o el emisor. Si resulta ser un gasto distinto, basta un clic para marcar que no es un duplicado.

No solo conductores

Cada gasto tiene a su responsable: un empleado, como un conductor o un mecánico, o un usuario del sistema, como un transitario o un comercial. En la oficina, los justificantes se introducen mediante Añadir justificantes: arrastre fotos o PDF y marque una casilla cuando sean páginas del mismo documento. Un revisor puede añadir un gasto en nombre de otra persona.

Al activar el módulo por primera vez, todos los roles excepto el de administrador reciben permiso para añadir gastos, de modo que el personal puede entregar justificantes desde el primer día. Quien no tenga permiso para ver todos los gastos, solo verá los suyos propios.

Dónde va el dinero

La pestaña Resumen muestra los gastos de un período seleccionado, agrupados por categoría y cuenta contable, persona, vehículo, país, método de pago o mes. Los importes se desglosan por divisa, con un total aproximado en la moneda de la empresa convertido según los tipos mensuales del NBP y del BCE. Los filtros funcionan igual que en la lista, y un interruptor permite incluir los gastos que aún están pendientes de revisión.

Debajo del resumen se encuentra la tarjeta A reembolsar: gastos aprobados pagados con dinero propio del empleado y aún no devueltos. Puede ver cuánto se le debe a cada persona y, tras realizar el pago, marcar el gasto como reembolsado.

Para su contable: sus categorías y cuentas contables

Las categorías las define usted. Comienza con diez, desde combustible, AdBlue y peajes hasta alojamiento y dietas, y cada una puede llevar un código de su propio plan contable, como el 402 o el 409 en el plan polaco, o cualquier cuenta que utilice su asesoría en otro país. El código aparece en el resumen y en cada exportación.

Las exportaciones están disponibles en tres formatos: Excel (para contabilidad), CSV y Documentos (ZIP) con las fotos de los justificantes. El archivo de Excel incluye la fecha, el tipo de documento y su número, el proveedor y su número fiscal, la categoría con su cuenta contable, base imponible, IVA, total, divisa, el importe en la moneda de la empresa, la forma de pago, la persona, el vehículo y si ya ha sido reembolsado. Los justificantes exportados quedan marcados, y el filtro Aún no exportados muestra lo que el contable todavía no ha recibido.

Un gasto aprobado no se convierte automáticamente en el coste de una orden de transporte. El módulo es el libro de gastos de la empresa, vinculado o no a una orden, por lo que no duplica los costes registrados en los pedidos.

Cómo activar el módulo

Gastos es un módulo de pago en el mercado de módulos de LiteTMS con una prueba gratuita de 7 días. Podrá consultar el precio mensual allí antes de activarlo. En la configuración del módulo puede decidir si la IA lee los justificantes y si los conductores pueden añadir gastos en LiteTMS Mobile, además de configurar sus propias categorías con cuentas contables. El módulo también se encuentra en la lista de funciones.

¿Aún no utiliza LiteTMS? Registre su empresa y pruebe la aplicación con sus conductores durante un viaje. ¿Prefiere que lo veamos juntos? Póngase en contacto con nosotros y tenga a mano el sobre de tiques del mes pasado.

Preguntas frecuentes

¿Tiene que teclear el conductor los importes del justificante?

No. El conductor saca una foto, selecciona quién ha pagado y envía el justificante. Con la lectura por IA activada, la IA reconoce el importe, el IVA, la fecha y el proveedor, y la oficina solo tiene que comprobarlos.

¿Qué ocurre si el conductor no tiene cobertura?

El justificante se guarda en el teléfono, en En este teléfono, y se envía automáticamente en cuanto recupera la señal. La oficina solo lo recibe una vez enviado.

¿Aprueba la IA los gastos de forma autónoma?

No. La IA rellena los campos vacíos y los señala con una marca de IA, y es una persona quien aprueba el gasto. Cada lectura computa en el consumo de IA de la empresa.

¿Puede añadir gastos el personal que no sea conductor?

Sí. El responsable de un gasto puede ser cualquier empleado o usuario del sistema, y la oficina añade justificantes con Añadir justificantes.

¿Muestra el resumen los gastos de otros países y divisas?

Sí. El resumen también agrupa los gastos por país y desglosa los importes por divisa, con un total aproximado en la moneda de la empresa calculado con los tipos de cambio mensuales del NBP y del BCE.

¿Cuánto cuesta el módulo Gastos?

Es un módulo de pago con 7 días de prueba gratuita. Su precio mensual se indica en el mercado de módulos antes de activarlo, y las lecturas por IA se facturan según el consumo de IA.