Išlaidos sistemoje LiteTMS: vairuotojų ir biuro kvitai be rankinio perrašymo

„LiteTMS“ modulis „Expenses“ surenka vairuotojų ir biuro kvitus bei sąskaitas faktūras į vieną vietą. Vairuotojas nufotografuoja kvitą programėlėje „LiteTMS Mobile“ ir jį pateikia, DI nuskaito sumą, PVM, datą bei pardavėją, o biuras patikrina šias reikšmes šalia nuotraukos ir jas patvirtina. Galiausiai turite suvestinę pagal kategoriją, transporto priemonę, asmenį ir šalį, sąrašą, kam reikia grąžinti pinigus, ir eksportą buhalterijai su jūsų sąskaitų kodais.

Vaizdo įrašas įgarsintas lenkų kalba, su lenkiškais subtitrais.

Kvitų vokas mėnesio pabaigoje

Kelyje vairuotojas moka už degalus, „AdBlue“, stovėjimo aikšteles, kelių mokesčius ir vilkiko plovyklą. Kvitai atsiduria daiktadėžėje, striukės kišenėje arba voke, kuris po reiso atiduodamas biurui. Vieni būna suglamžyti, terminis kvitas gali išblukti, o vieno visada trūksta. Tada kas nors biure perrašo sumas į skaičiuoklę, aiškinasi, kas mokėjo savais pinigais, ir atsakinėja į buhalterio klausimus, kuriai sąskaitai priskirti kiekvieną kvitą.

Modulis „Expenses“ paverčia šį voką sąrašu, kurį biuras mato iš karto, o ne mėnesio pabaigoje.

Vairuotojas nufotografuoja ir pateikia

Įjungus modulį, „LiteTMS Mobile“ meniu rodomas punktas Expenses. Vairuotojas prideda kvitą jį nufotografuodamas (naudodamas dokumentų skenerį arba įprastą kamerą) arba pasirinkdamas nuotrauką ar PDF failą iš telefono. Ilgas arba dvipusis kvitas tampa kelių puslapių vienomis išlaidomis. Tada pateikiamas vienas klausimas, Kas mokėjo?: įmonės kortele, degalų kortele, įmonės grynaisiais, savais pinigais ar kitu įmonės sąraše esančiu būdu. Suma, data ir pastaba neprivalomi. Paspaudus Pateikti, kvitas išsiunčiamas į biurą.

Jei sunkvežimių aikštelėje nėra ryšio, kvitas laukia telefone skiltyje Šiame telefone ir išsiunčiamas pats, kai tik ryšys vėl atsiranda. Vairuotojas programėlėje mato, kas nutiko kiekvienam kvitui: laukia peržiūros, patvirtintas ar biuro atmestas ir kodėl.

DI nuskaito duomenis, žmogus patvirtina

Pateikus kvitą, DI iš nuotraukos nuskaito sumą su PVM, sumą be PVM ir PVM, datą, pardavėją bei jo mokesčių mokėtojo kodą, dokumento numerį ir šalį bei pasiūlo kategoriją. Jis užpildo tik tuščius laukus, niekada nekeičia mokėjimo būdo ir neliečia jau patvirtintų išlaidų. Kiekvienas DI užpildytas laukas turi žymą AI, kol kas nors jos nepakeičia.

DI taip pat įspėja. Kai įvesta suma ar data skiriasi nuo nurodytos kvite, kai suma be PVM ir PVM nesutampa su bendra suma, kai nuotrauką sunku įskaityti arba ji apskritai nepanaši į kvitą, tai matote virš formos. Nuskaitymas įjungiamas arba išjungiamas modulio nustatymuose. Kiekvienas nuskaitymas įskaičiuojamas į įmonės DI naudojimą, o išjungus DI, duomenys peržiūros metu suvedami ranka.

Peržiūra šalia nuotraukos

Biuras mato išlaidų sąrašą su filtrais Laukia peržiūros, Patvirtintos, Atmestos ir Visos. Išlaidų puslapyje kairėje rodoma nuotrauka su priartinimo ir pasukimo galimybe, o dešinėje: forma Patikrinti duomenis. Parinktis Patvirtinti ir kitas patvirtina išlaidas ir atidaro kitas laukiančias. Sąraše taip pat galima vienu metu patvirtinti kelias visiškai užpildytas išlaidas.

Atmetant kvitą reikia nurodyti priežastį, pavyzdžiui, „Nuotrauka neryški, nufotografuokite dar kartą“ arba „Reikia sąskaitos faktūros, o ne kvito“. Kvitą pridėjęs asmuo šią žinutę mato programėlėje „LiteTMS Mobile“. Patvirtintos išlaidos yra tik skaitomos; kai ką nors reikia pataisyti, grąžinate jas peržiūrai.

Tas pats kvitas antrą kartą

Kai tas pats kvitas vėl pasiekia sistemą, „LiteTMS“ pažymi jį kaip galimą dublikatą ir parodo, į kurias išlaidas jis panašus. Tikrinama pati nuotrauka, taip pat suma, valiuta ir data kartu su dokumento numeriu, mokesčių mokėtojo kodu ar pardavėju. Jei paaiškėja, kad tai kitos išlaidos, vienu paspaudimu pažymima, kad tai ne dublikatas.

Ne tik vairuotojai

Kiekviena išlaida priskiriama konkrečiam asmeniui: darbuotojui, pavyzdžiui, vairuotojui ar mechanikui, arba sistemos naudotojui, pavyzdžiui, ekspeditoriui ar pardavimų vadybininkui. Biure kvitai įkeliami per Pridėti kvitus: tiesiog įkelkite nuotraukas arba PDF failus ir pažymėkite langelį, jei tai to paties kvito puslapiai. Tikrintojas gali pridėti išlaidą ir kito asmens vardu.

Pirmą kartą įjungus modulį, visiems vaidmenims, išskyrus administratorių, suteikiama teisė pridėti išlaidas, todėl darbuotojai gali teikti kvitus nuo pat pirmos dienos. Kiekvienas, neturintis leidimo matyti visų išlaidų, mato tik savąsias.

Kur keliauja pinigai

Skirtuke Suvestinė rodomos pasirinkto laikotarpio išlaidos, sugrupuotos pagal kategoriją ir sąskaitą, asmenį, transporto priemonę, šalį, mokėjimo būdą arba mėnesį. Sumos pateikiamos pagal valiutas, kartu nurodant apytikslę bendrą sumą įmonės valiuta, perskaičiuotą pagal mėnesinius NBP ir ECB kursus. Filtrai veikia taip pat, kaip ir sąraše, o vienu perjungikliu galima įtraukti išlaidas, kurios vis dar laukia patikrinimo.

Po suvestine pateikiama kortelė Grąžintina: tai patvirtintos išlaidos, apmokėtos asmeninėmis lėšomis ir dar nekompensuotos. Čia matote, kiek esate skolingi kiekvienam asmeniui, o grąžinę pinigus pažymite išlaidą kaip apmokėtą.

Jūsų buhalteriui: kategorijos ir sąskaitų kodai

Kategorijas valdote patys. Pradžioje pateikiama dešimt numatytųjų: nuo kuro, „AdBlue“ ir kelių mokesčių iki nakvynės bei maitinimo. Kiekvienai kategorijai galima priskirti sąskaitos kodą iš jūsų sąskaitų plano, pavyzdžiui, 402 ar 409 Lenkijos sąskaitų plane, arba bet kurį numerį, kurį jūsų buhalteris naudoja kitoje šalyje. Šis kodas matomas suvestinėje ir kiekviename eksporte.

Eksportuoti galima trimis formatais: Excel (buhalterijai), CSV ir Dokumentai (ZIP) su kvitų nuotraukomis. „Excel“ faile pateikiama data, dokumentas ir jo numeris, pardavėjas bei mokesčių mokėtojo kodas, kategorija su sąskaitos kodu, suma be PVM, PVM, suma su PVM, valiuta, suma įmonės valiuta, mokėjimo būdas, asmuo, transporto priemonė ir žyma, ar išlaida jau kompensuota. Eksportuoti kvitai pažymimi, o filtras Dar neeksportuota parodo, ko buhalteris dar negavo.

Patvirtinta išlaida automatiškai netampa užsakymo išlaidomis. Šis modulis yra įmonės išlaidų žurnalas, nepriklausomai nuo to, ar išlaidos susijusios su užsakymu, todėl jis nedubliuoja prie užsakymų registruojamų kaštų.

Kaip įjungti modulį

Išlaidos yra mokamas modulis LiteTMS modulių parduotuvėje su nemokamu 7 dienų bandomuoju laikotarpiu. Mėnesio kainą matysite dar prieš jį įjungdami. Modulio nustatymuose galite nurodyti, ar dirbtinis intelektas turi nuskaityti kvitus, ar vairuotojai gali kelti išlaidas per „LiteTMS Mobile“, taip pat čia susikursite savo kategorijas su sąskaitų kodais. Šis modulis taip pat pateikiamas funkcijų sąraše.

Esate naujas „LiteTMS“ naudotojas? Užregistruokite savo įmonę ir išbandykite programėlę su vairuotojais vieno reiso metu. Norite viską peržiūrėti kartu su mumis? Susisiekite su mumis ir atsineškite praėjusio mėnesio kvitų voką.

DUK

Ar vairuotojui reikia pačiam suvesti sumas iš kvito?

Ne. Vairuotojas nufotografuoja kvitą, nurodo, kas sumokėjo, ir jį pateikia. Įjungus AI nuskaitymą, dirbtinis intelektas pats atpažįsta sumą, PVM, datą bei pardavėją, o biuro darbuotojams tereikia šiuos duomenis patikrinti.

Kas nutinka, jei vairuotojas neturi ryšio?

Kvitas lieka telefone skiltyje „Šiame telefone“ ir automatiškai išsiunčiamas, kai tik atsiranda ryšys. Biuras jį gauna tik po to, kai jis sėkmingai išsiunčiamas.

Ar dirbtinis intelektas pats patvirtina išlaidas?

Ne. AI užpildo tuščius laukus ir pažymi juos AI žyma, o išlaidą patvirtina žmogus. Kiekvienas nuskaitymas įskaičiuojamas į įmonės AI naudojimą.

Ar išlaidas gali kelti ne tik vairuotojai?

Taip. Išlaidos asmeniu gali būti nurodytas bet kuris darbuotojas ar sistemos naudotojas, o biure kvitai įkeliami per „Pridėti kvitus“.

Ar suvestinėje bus rodomos išlaidos iš kitų šalių ir kitomis valiutomis?

Taip. Suvestinėje išlaidos taip pat grupuojamos pagal šalis, o sumos pateikiamos atskiromis valiutomis su apytiksle bendra suma įmonės valiuta pagal mėnesinius NBP ir ECB kursus.

Kiek kainuoja modulis „Išlaidos“?

Tai mokamas modulis su nemokamu 7 dienų bandomuoju laikotarpiu. Mėnesio kaina rodoma modulių parduotuvėje prieš jį įjungiant, o AI nuskaitymai apmokestinami pagal AI naudojimą.