Geofencing: ontvang een melding wanneer een voertuig een zone binnenrijdt of verlaat

AI-gegenereerde visualisatie.

Met de Geofencing-module in LiteTMS markeert u een voor uw bedrijf belangrijke locatie op de kaart en ontvangt u een sms, een e-mail of een in-app-melding zodra een voertuig met gekoppelde gps die zone binnenrijdt of verlaat. U tekent de zone één keer, kiest wie op de hoogte moet worden gebracht en vanaf dat moment hoeft niemand meer op de kaart te turen om te zien of een vrachtwagen bij de klant is aangekomen.

De vraag die elke planning de hele dag door hoort

"Is hij er al?" Het is waarschijnlijk de meest gestelde vraag die een planner hoort. De klant vraagt het, de expediteur vraagt het, de directie vraagt het. Om antwoord te geven moet u meestal de kaart openen, het juiste voertuig zoeken en de positie vergelijken met het adres. Met vier vrachtwagens doet u dat nog uit uw hoofd. Met twintig of veertig wordt het controleren van de kaart een dagtaak.

En toch staat de positie al in het systeem. De gekoppelde gps stuurt deze regelmatig door. Wat ontbreekt, is iemand die dit op het juiste moment afleest en aan de juiste persoon doorgeeft.

Dat is precies wat Geofencing doet.

Een zone is een cirkel of polygoon, getekend in één minuut

Open de module, voer het adres van een klant of de naam van een locatie in en u krijgt een cirkel met een door u gekozen straal. Pas deze aan de locatie aan: zo'n honderd meter voor één enkel laaddok, meer voor een groot logistiek park. Heeft het terrein een afwijkende vorm, klik dan hoek voor hoek om een polygoon te maken. Zonder extra kaart-plug-ins.

Elke zone heeft een categorie: klantlocatie, eigen depot, verboden zone, parkeerplaats, werkplaats of grensovergang. U kunt ook uw eigen categorieën toevoegen, zoals "Truckwash". De categorie houdt het overzicht in de gebeurtenissengeschiedenis en zorgt dat twee zones op dezelfde plek uit elkaar te houden zijn.

Een nieuwe zone is standaard zichtbaar voor het hele bedrijf. U kunt dit beperken tot geselecteerde personen of rollen en hen weergave- of bewerkrechten toekennen. Iedereen buiten die groep ziet niet eens dat de zone bestaat.

De melding: binnenkomst, vertrek of beide

U voegt aan elke zone een meldingsregel toe. Kies wat de melding moet activeren: binnenkomst, vertrek of beide. Bepaal vervolgens wie het bericht ontvangt en op welke manier:

• een sms naar een telefoonnummer, bijvoorbeeld van de ploegbaas of de klant,
• een in-app-melding voor planners in LiteTMS,
• een e-mail naar een groep gebruikers of naar een extern adres.

Een melding hoeft niet de klok rond actief te zijn. U kunt een vast schema instellen voor specifieke weekdagen en uren, in de door u gekozen tijdzone. Als een vrachtwagen om drie uur 's nachts het terrein oprijdt, moet de eigenaar wellicht gewekt worden. Dezelfde binnenkomst om tien uur 's ochtends hoeft niemand te storen.

Een regel kan gelden voor het hele wagenpark of alleen voor geselecteerde voertuigen. Een melding over aankomst bij een bepaalde klant hoeft niet af te gaan voor elke vrachtwagen die toevallig langsrijdt. U koppelt de regel aan de twee trekkers die dat traject rijden, en alleen die tellen mee voor die regel.

Voordat de regel actief wordt, klikt u op "Test verzenden". U ziet direct wie er is bereikt, via welk kanaal, en wie er is overgeslagen omdat er geen telefoonnummer of autorisatie is ingesteld. U hoeft dus niet te wachten op een daadwerkelijke grensoverschrijding van de zone om een typefout in de ontvanger te ontdekken.

Wat er daadwerkelijk in het bericht staat

Een melding zonder context is slechts ruis. Daarom bevat elk bericht het kenteken van het voertuig, de naam van de chauffeur indien toegewezen, de zonenaam, het type gebeurtenis en het tijdstip. Als het voertuig op dat moment een rit uitvoert in LiteTMS, vermeldt de melding ook de order. Via de in-app-melding opent u de zone direct op de kaart met één klik.

Posities worden ongeveer eenmaal per minuut gecontroleerd, dus vanaf het overschrijden van de zonegrens tot het bericht duurt het ongeveer een minuut, plus de korte bevestigingstijd die hieronder wordt beschreven.

Hoe de module valse meldingen voorkomt

Iedereen die met gps werkt, weet dat een positie kan "verspringen". De vrachtwagen staat aan het dock en om de beurt valt een meting enkele tientallen meters verderop. Als elk van die schommelingen zou tellen als een vertrek en een binnenkomst, zou de telefoon van de planner niet ophouden met trillen.

Daarom wordt een gebeurtenis pas bevestigd nadat het voertuig de nieuwe positie een tijdje heeft vastgehouden. De standaardwaarde is twee minuten, en u kunt deze voor elke zone verkorten, verlengen of uitschakelen. Een korte terugkeer binnen dat tijdsvenster annuleert de openstaande gebeurtenis en er wordt niets verstuurd.

Bij het aanmaken van een zone werkt het net zo. Zodra een nieuwe zone wordt toegevoegd, registreert het systeem eerst welke voertuigen zich er al in bevinden. U krijgt dus geen stortvloed aan "binnenkomsten" van vrachtwagens die al sinds de ochtend staan te wachten op belading. Ook het aanpassen van de straal of vorm van een zone wordt niet als een overschrijding gezien.

En wanneer het terrein opnieuw wordt geasfalteerd en iedereen rondjes rijdt, dempt u de regel met één klik voor een dag, of pauzeert u alle meldingen voor de zone tot een datum naar keuze. Passages blijven gewoon geregistreerd in de geschiedenis; niemand krijgt er berichten over.

De geschiedenis beantwoordt de vragen die een week later binnenkomen

Elke bevestigde in- en uitrit blijft bewaard in de geschiedenis van de zone: welk voertuig, welke chauffeur, wanneer, onder welke order en hoe lang de stop duurde. Wanneer een klant klaagt over een te late levering, opent u de zone rond diens magazijn en ziet u meteen: binnengekomen om 8:42, vertrokken om 10:37. U hoeft de chauffeur niet te bellen om te vragen wat er vorige week dinsdag ook alweer gebeurde.

Dezelfde gegevens vormen een rapport van zonebezoeken: elk paar van binnenkomst en vertrek op één regel, inclusief verblijfstijd, gefilterd op zone, voertuig en datum. Exporteer het naar CSV en voeg het toe aan de afrekening voor de klant.

De module geeft het ook duidelijk aan wanneer een zone niet kan worden bewaakt. Heeft een voertuig geen recente GPS-positie, dan ziet u dat direct naast de zone in plaats van te moeten gissen naar de reden van de stilte.

De enige voorwaarde: voertuigen met een actuele GPS-positie

Geofencing werkt op basis van posities die via gekoppelde GPS al binnenkomen in LiteTMS. Beschikt uw wagenpark over telematica, koppel deze dan en de zones werken direct. Zonder positie valt er niets te vergelijken, en dat meldt de module eerlijk bij elke zone.

Geofencing is een aanvullende module met een proefperiode. De prijs en uw verbruik zijn zichtbaar in het beheerpaneel voordat er iets op de factuur verschijnt, en waarschuwings-sms'jes en -e-mails worden verrekend zoals elk ander bericht dat vanuit LiteTMS wordt verzonden.

Meld uw bedrijf gratis aan, teken de eerste zone rond uw belangrijkste klant en ontdek hoeveel telefoontjes met de vraag "staat hij er al?" in de eerste week al verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Krijg ik een sms wanneer een voertuig een zone binnenrijdt?

Ja. In de waarschuwingsregel kiest u voor een sms naar een telefoonnummer, een melding in LiteTMS zelf, of een e-mail naar een groep gebruikers of een extern adres. Kanalen kunnen binnen één regel worden gecombineerd.

Hoe snel arriveert de melding na binnenkomst?

Posities worden ongeveer één keer per minuut gecontroleerd en een gebeurtenis wordt bevestigd nadat de nieuwe status kort heeft aangehouden, standaard twee minuten. In de praktijk arriveert het bericht enkele minuten nadat de grens is gepasseerd.

Wordt de melding geactiveerd voor elk voertuig in het wagenpark?

Standaard wel, maar u kunt een regel beperken tot geselecteerde voertuigen. Een passage van een andere vrachtwagen wordt dan alsnog geregistreerd in de geschiedenis, zonder dat er een bericht wordt verstuurd.

Werkt geofencing zonder GPS in de voertuigen?

Nee. De module vergelijkt posities die vanuit gekoppelde telematica naar LiteTMS worden gestuurd met de zones die u heeft getekend. Zonder actuele positie wordt de zone gemarkeerd als niet-bewaakt.

Kan ik meldingen tijdelijk uitschakelen zonder de regel te verwijderen?

Ja. U kunt een regel met één klik voor 24 uur dempen en alle meldingen voor een zone pauzeren tot een datum naar keuze. Passages worden in de tussentijd gewoon geregistreerd in de geschiedenis.