Fra regneark til TMS: en veiledning for mindre transportører

Start overgangen fra regneark til et TMS med en avgrenset del av den daglige driften, for eksempel ordrene for én enkelt kunde. Klargjør opplysningene disse oppdragene krever, bli enige om hvor teamet skal oppdatere informasjon, og test hele oppdraget frem til ferdig leveringsdokumentasjon. Utvid først når dere har evaluert resultatene sammen med de som faktisk utfører arbeidet.

Se hvor regnearket begynner å skape problemer

Et regneark er enkelt å tilpasse. Du kan legge til kolonner, endre overskrifter og organisere ordrer slik det passer teamet best. Så lenge informasjonen holdes oppdatert og alle finner frem, er ikke flåtestørrelsen alene en grunn til å bytte det ut.

Se heller på hvor mye arbeid som foregår utenfor selve filen. En befrakter må kanskje ringe for å få status på en levering, mens dokumenter havner på flere ulike steder. En som stepper inn for en kollega på vakt, kan streve med å fullføre et oppdrag uten å måtte spørre om tidligere avtaler.

Noter ned noen situasjoner fra deres egen hverdag. Dette blir konkrete punkter dere kan teste under en prøveperiode med et TMS. Et godt mål kan være at neste befrakter skal kunne finne ordrestatus og dokumentasjon uten å måtte ringe den som håndterte saken tidligere.

Klargjør det som trengs for de første oppdragene

Velg en kunde eller transportrute dere kjenner godt. Klargjør registerdata for oppdragsgivere, kjøretøy og sjåfører som trengs til disse oppdragene. Se over duplikater, registreringsnumre og kontaktinformasjon før dere legger dem inn i det nye systemet.

Dere trenger ikke å flytte hele bedriftens historikk med én gang. Finn frem til eldre oppføringer dere fortsatt trenger for utestående fakturaer, uavsluttede saker eller rapportering, og ta med disse i migreringsplanen.

Andre filer kan trygt ligge i et ryddig arkiv. Ta en sikkerhetskopi før dere gjør endringer, og kontroller at dere kan hente frem en gitt ordre med tilhørende vedlegg. Det hjelper lite å ta vare på selve regnearket hvis den tilhørende dokumentasjonen blir utilgjengelig for teamet.

Bli enige om hvor den gjeldende versjonen av en ordre skal ligge

Under testperioden kan resten av bedriften fortsette med sine vanlige verktøy. For de utvalgte oppdragene bør dere avtale ett fast sted for oppdatering av status og endringer i instruksjoner. Ellers risikerer dere at regnearket og TMS-et viser motstridende informasjon.

Dersom dere fører parallelle registre en periode, bør én person få ansvaret for å avstemme dem, og dere bør sette en klar sluttdato for dobbeltføringen. Sørg for at sjåfører og kunder ikke mottar motstridende beskjeder fra de to ulike systemene.

Test et fullstendig oppdrag med kontoret og sjåføren

Bruk et oppdrag som inneholder trinnene teamet ditt utfører til vanlig. Sjekk tildeling av sjåfør, utsending av rutedetaljer og oppdatering av ordrestatus. Finn transportdokumentene etter levering, og bekreft at den som fakturerer har all nødvendig informasjon.

Be sjåføren utføre sin del på telefonen vedkommende faktisk bruker i hverdagen. Følg med på innloggingen, hvor enkelt det er å lese oppdragsdetaljene og hvordan bilder legges ved. Sjekk hvordan systemet oppfører seg ved dårlig dekning: hvilken informasjon forblir tilgjengelig, hvilke oppdateringer venter på å bli sendt, og hvordan kontoret ser at en oppdatering har kommet inn.

Noter hvor noen trengte hjelp eller gjorde en feil. Enkelte problemer krever bare at en innstilling endres, mens andre kan kreve en kort instruks eller en ny arbeidsrutine. La personene som opplevde problemet, kontrollere at løsningen fungerer.

Sjekk kostnader og datatilgang før du forplikter deg

Kostnadene for en prøveperiode avhenger av leverandørens vilkår. Sjekk varighet, kvoter og hva som skjer når prøveperioden utløper. Ta utgangspunkt i forventet antall brukere og kjøretøy, samt funksjonene du trenger, for å vurdere prisen.

Spør om dataeksport og tilgang til dokumenter etter et eventuelt opphør. Gjennomfør en testeksport hvis mulig, og undersøk innholdet. Teamet ditt bør vite hvordan de henter ut nødvendig informasjon for å arbeide videre.

Utvid etter å ha vurdert resultatene

Gå tilbake til problemene du noterte før prøveperioden. Har vaktskiftet blitt enklere? Finner man dokumentet koblet til riktig ordre? Hva krever fortsatt manuell kopiering?

Dersom prøveperioden fungerer bra, velger du neste del av driften som skal flyttes over. Sett en dato for når dette arbeidet utelukkende oppdateres i TMS-et, mens de gamle filene beholdes som referanse. Tidsplanen avhenger av datakvaliteten, omfanget av endringen og teamets tilgjengelighet. Det finnes ikke ett bestemt antall dager som passer for alle bedrifter.

Bruk av LiteTMS til denne typen testing

LiteTMS lar deg legge til ubegrenset med ordrer og underleverandører uten kostnad per oppføring. LiteTMS Driver håndterer tildelte oppdrag, statusoppdateringer og dokumenter. Den trenger internettilkobling for å hente oppdatert informasjon og sende endringer tilbake til kontoret.

Du kan opprette egendefinerte skjemaer og registre med AI Builder. Sjekk om disse kan fange opp detaljene du i dag har i ekstra kolonner i regnearket.

LiteTMS har ingen oppstartsgebyrer eller bindingstid. En prøveperiode kan likevel omfatte fakturerbare ressurser, tjenester eller moduler, så sjekk vilkårene i panelet før du aktiverer dem. Vår artikkel om priser forklarer de ulike delene av fakturaen.

Ofte stilte spørsmål

Når bør en mindre transportør gå over fra regneark til et TMS?

Vurder en testperiode når det blir vanskelig å holde informasjonen oppdatert eller overlevere oppgaver til kolleger. Velg ut konkrete utfordringer, som for eksempel å finne igjen dokumenter, og test om TMS-et hjelper teamet med å løse dem.

Må jeg flytte over alle historiske ordrer?

Det kommer an på hvilke data du fortsatt trenger til daglig drift og avstemming. Du kan starte med løpende ordrer og beholde et ryddig arkiv, samtidig som du tar med eldre oppdrag der det gjenstår uavklarte saker.

Hvor lang tid tar overgangen til et TMS?

Tidsbruken avhenger av klargjøring av data, personene som er involvert, og omfanget av endringen. Bestem når du skal utvide etter at kontoret og sjåførene har testet full håndtering av utvalgte oppdrag.

Kan jeg teste et TMS parallelt med regnearket?

Ja. Definer omfanget av testen og bli enige om hvor oppdatert informasjon for disse oppdragene skal føres. Hvis dere fører oppføringer begge steder, bør en person få ansvar for å avstemme dem, og dere bør sette en sluttdato for dobbeltføringen.