Премин од табели во TMS: водич за мали превозници

Започнете го преминот од табели кон TMS со одреден дел од Вашата тековна работа, како што се налозите за еден клиент. Подгответе ги записите потребни за тие превози, договорете каде тимот ќе ги чува тековните информации и тестирајте ја целата релација сè до документите за испорака. Проширете ја употребата откако ќе ги проверите резултатите со луѓето што директно ја вршат работата.

Препознајте каде табелата станува проблем

Табелата е лесна за прилагодување. Можете да додадете колона, да ги промените ознаките и да ги распоредите налозите според потребите на Вашиот тим. Доколку информациите се ажурни и секој може да ги најде, самата големина на возниот парк не е причина за нејзина замена.

Погледнете колку работа се одвива надвор од самата датотека. Диспечерот можеби мора да се јавува за статус на испораката, додека документите пристигнуваат на неколку различни места. Некој што заменува колега во смена може да се мачи да доврши превоз без да прашува за претходните договори.

Запишете неколку ситуации од Вашето секојдневно работење. Ова ќе бидат конкретни точки што треба да ги проверите при тестирањето на TMS. Една корисна цел би можела да биде следниот диспечер да може да го најде статусот на налогот и транспортната документација без да му се јавува на колегата што претходно го водел.

Подгответе го она што е потребно за првите налози

Изберете познат клиент или релација. Подгответе ги податоците за коминтентите, возилата и вработените што се потребни за тие превози. Проверете ги дуплираните записи, регистрацијата на возилата и податоците за контакт пред да ги внесете во новиот систем.

Не мора одеднаш да ја префрлите целата историја на компанијата. Идентификувајте ги постарите записи што сè уште Ви се потребни за ненаплатени фактури, отворени рекламации или извештаи и вклучете ги во планот за миграција.

Останатите датотеки можат да останат во организирана архива. Направете резервна копија пред да ги менувате и проверете дали можете да пронајдете избран налог и неговите прилози. Чувањето само на табелата не е доволно доколку придружните документи станат недостапни за тимот.

Договорете каде се води точната верзија на налогот

За време на тестирањето, остатокот од компанијата може да продолжи да ги користи постојните алатки. За избраните налози, договорете едно место каде што ќе се бележат тековниот статус и промените во инструкциите. Во спротивно, табелата и TMS-от може да прикажуваат различни информации.

Доколку некое време водите двојна евиденција, одредете лице за нивно усогласување и утврдете краен рок за двојното внесување. Проверете возачите и клиентите да не добиваат спротивставени пораки од двата системи.

Тестирајте комплетен транспорт со канцеларијата и возачот

Искористете транспортен налог што ги содржи чекорите што вашиот тим редовно ги извршува. Проверете го доделувањето на возачот, испраќањето на деталите за рутата и ажурирањето на статусот на налогот. По испораката, пронајдете ја документацијата и потврдете дека лицето задолжено за фактурирање ги има сите потребни информации.

Побарајте од возачот да го заврши својот дел на телефонот што реално го користи. Следете го процесот на најавување, колку лесно може да ги прочита податоците за товарот и како прикачува фотографии. При слаба интернет-врска, проверете кои информации остануваат достапни, кои ажурирања чекаат на испраќање и како канцеларијата дознава дека ажурирањето пристигнало.

Забележете каде некому му била потребна помош или каде се појавила грешка. За некои проблеми ќе биде потребна промена на некое поставување; за други можеби ќе биде потребно кратко упатство или поинаква работна пракса. Нека лицата кои се соочиле со проблемот проверат дали решението функционира.

Проверете ги трошоците и пристапот до податоците пред да се обврзете

Трошоците за пробниот период зависат од условите на давателот на услугата. Проверете го времетраењето, вклучените лимити и што се случува кога ќе заврши пробниот период. Пресметајте ја цената според очекуваниот број на корисници и возила, заедно со функциите што ви се потребни.

Распрашајте се за извозот на податоци и пристапот до документите по откажувањето на услугата. Каде што е можно, направете пробен извоз и проверете ја неговата содржина. Вашиот тим треба да знае како да ги преземе потребните информации за да продолжи со работа.

Проширете ја употребата по анализата на резултатите

Вратете се на проблемите што ги забележавте пред пробниот период. Дали предавањето на смената е поедноставно? Може ли лесно да се најде документот поврзан со конкретниот налог? Што сè уште бара рачно препишување?

Ако пробниот период помине добро, изберете го следниот дел од оперативното работење што сакате да го префрлите. Одредете датум од кој тие податоци ќе се ажурираат исклучиво во TMS, додека старите табели ќе се чуваат само како архива. Временската рамка зависи од квалитетот на податоците, обемот на промената и достапноста на вашиот тим. Не постои универзален број на денови што одговара на секоја компанија.

Користење на LiteTMS за ваков пробен период

LiteTMS ви овозможува да внесувате неограничен број налози и деловни партнери без доплата по запис. LiteTMS Mobile управува со доделените налози, ажурирањата на статусите и документите. Апликацијата бара интернет-врска за преземање на тековните информации и испраќање на промените до канцеларијата.

Можете да креирате приспособени обрасци и регистри со помош на AI Builder. Проверете дали преку нив можете да ги евидентирате деталите што моментално ги чувате во дополнителни колони во вашите табели.

LiteTMS нема трошоци за поставување ниту минимален период на обврска. Во пробниот период сепак може да бидат вклучени ресурси, услуги или модули што се наплаќаат, па затоа проверете ги условите во контролниот панел пред да ги активирате. Во нашата статија за цените детално се објаснети различните ставки на сметката.