Премин од табели во TMS: водич за мали превозници

Започнете го преминот од табели кон TMS со одреден дел од Вашата тековна работа, како што се налозите за еден клиент. Подгответе ги записите потребни за тие превози, договорете каде тимот ќе ги чува тековните информации и тестирајте ја целата релација сè до документите за испорака. Проширете ја употребата откако ќе ги проверите резултатите со луѓето што директно ја вршат работата.

Препознајте каде табелата станува проблем

Табелата е лесна за прилагодување. Можете да додадете колона, да ги промените ознаките и да ги распоредите налозите според потребите на Вашиот тим. Доколку информациите се ажурни и секој може да ги најде, самата големина на возниот парк не е причина за нејзина замена.

Погледнете колку работа се одвива надвор од самата датотека. Диспечерот можеби мора да се јавува за статус на испораката, додека документите пристигнуваат на неколку различни места. Некој што заменува колега во смена може да се мачи да доврши превоз без да прашува за претходните договори.

Запишете неколку ситуации од Вашето секојдневно работење. Ова ќе бидат конкретни точки што треба да ги проверите при тестирањето на TMS. Една корисна цел би можела да биде следниот диспечер да може да го најде статусот на налогот и транспортната документација без да му се јавува на колегата што претходно го водел.

Подгответе го она што е потребно за првите налози

Изберете познат клиент или релација. Подгответе ги податоците за коминтентите, возилата и вработените што се потребни за тие превози. Проверете ги дуплираните записи, регистрацијата на возилата и податоците за контакт пред да ги внесете во новиот систем.

Не мора одеднаш да ја префрлите целата историја на компанијата. Идентификувајте ги постарите записи што сè уште Ви се потребни за ненаплатени фактури, отворени рекламации или извештаи и вклучете ги во планот за миграција.

Останатите датотеки можат да останат во организирана архива. Направете резервна копија пред да ги менувате и проверете дали можете да пронајдете избран налог и неговите прилози. Чувањето само на табелата не е доволно доколку придружните документи станат недостапни за тимот.

Договорете каде се води точната верзија на налогот

За време на тестирањето, остатокот од компанијата може да продолжи да ги користи постојните алатки. За избраните налози, договорете едно место каде што ќе се бележат тековниот статус и промените во инструкциите. Во спротивно, табелата и TMS-от може да прикажуваат различни информации.

Доколку некое време водите двојна евиденција, одредете лице за нивно усогласување и утврдете краен рок за двојното внесување. Проверете возачите и клиентите да не добиваат спротивставени пораки од двата системи.

Тестирајте комплетен налог со канцеларијата и возачот

Користете налог што ги опфаќа чекорите што вашиот тим редовно ги извршува. Проверете го доделувањето на возач, испраќањето детали за рутата и ажурирањето на статусот на нарачката. По испораката, пронајдете ја документацијата и потврдете дека лицето задолжено за фактурирање ги има сите потребни информации.

Побарајте од возачот да го одработи својот дел на телефонот што навистина го користи. Следете го процесот на најавување, колку лесно ги чита деталите за налогот и како приложува фотографии. При слаба интернет-врска, проверете кои информации остануваат достапни, кои ажурирања чекаат на испраќање и како канцеларијата знае дека пристигнало ново ажурирање.

Забележете каде некому му била потребна помош или каде се појавила грешка. За некои проблеми ќе биде потребна промена во поставките, додека за други може да биде потребно кратко упатство или поинаква работна практика. Нека лицата што наишле на проблемот проверат дали решението функционира.

Проверете ги трошоците и пристапот до податоците пред да се обврзете

Трошоците за пробниот период зависат од условите на давателот на услугата. Проверете го времетраењето, вклучените пакети и што се случува кога пробниот период ќе заврши. Искористете го очекуваниот број корисници и возила, заедно со функциите што ви се потребни, за да ја процените цената.

Распрашајте се за извоз на податоците и за пристапот до документите по евентуално откажување. Онаму каде што е можно, направете пробен извоз и проверете ја неговата содржина. Вашиот тим треба да знае како да дојде до информациите потребни за непречено продолжување на работата.

Проширете ја употребата по анализа на резултатите

Вратете се на проблемите што ги забележавте пред пробниот период. Дали примопредавањето на смената е полесно? Може ли документот лесно да се пронајде врз основа на налогот? За што сè уште е потребно рачно препишување?

Ако тестирањето се покаже успешно, одберете го следниот дел од оперативното работење за префрлање. Одредете датум од кој тие податоци ќе се ажурираат исклучиво во TMS, додека старите датотеки ќе се чуваат само како референца. Временската рамка зависи од квалитетот на податоците, обемот на промените и достапноста на вашиот тим. Не постои универзален број денови што одговара на секоја компанија.

Користење на LiteTMS за ваков вид тестирање

LiteTMS овозможува додавање неограничен број налози и деловни партнери без наплата по поединечен запис. Апликацијата LiteTMS Driver овозможува управување со доделените налози, ажурирање на статусите и работа со документи. Потребна е интернет-врска за преземање на тековните информации и испраќање на промените до канцеларијата.

Можете да креирате приспособени обрасци и регистри со помош на AI Builder. Проверете дали тие можат да ги опфатат податоците што во моментов ги водите во дополнителни колони во табелите.

LiteTMS нема трошоци за поставување ниту минимален период на обврска. Во пробниот период сепак може да бидат вклучени ресурси, услуги или модули што се наплаќаат, па затоа проверете ги условите во контролниот панел пред да ги активирате. Во нашата статија за цените детално се објаснети различните ставки на сметката.