Tabelarvutusest TMS-ini: väikese vedaja teejuht

Alustage tabelarvutuselt TMS-ile üleminekut oma igapäevatöö kindlast osast, näiteks ühe kliendi tellimustest. Valmistage ette nende vedude jaoks vajalikud andmed, leppige kokku, kus meeskond hoiab ajakohast teavet, ja katsetage kogu vedu kuni üleandmisdokumentideni läbi. Laiendage kasutust alles siis, kui olete tulemused igapäevatööd tegevate töötajatega üle vaadanud.

Tundke ära kohad, kus tabelarvutus hakkab jalgu jääma

Tabelit on lihtne kohandada. Saate lisada veeru, muuta pealkirju ja paigutada tellimusi nii, nagu meeskonnale sobib. Kui teave püsib ajakohane ja igaüks leiab selle üles, ei ole masinapargi suurus üksi põhjus tabelist loobumiseks.

Vaadake, kui palju tööd toimub tegelikult väljaspool faili. Dispetšer võib vajada kohalejõudmise kohta info saamiseks telefonikõnet, samal ajal kui dokumendid saabuvad mitmesse eri kohta. Kolleegi asendav töötaja võib olla hädas veo lõpuleviimisega, ilma et peaks varasemate kokkulepete kohta üle küsima.

Pange kirja mõned olukorrad oma igapäevatööst. Need on konkreetsed kohad, mida TMS-i katsetamisel kontrollida. Üks mõistlik eesmärk võiks olla see, et järgmine dispetšer leiab tellimuse staatuse ja saatedokumendid ilma varem sellega tegelnud inimesele helistamata.

Valmistage ette esmaste vedude jaoks vajalik

Valige tuttav klient või veosuund. Pange valmis nende vedude jaoks vajalikud koostööpartnerite, sõidukite ja töötajate andmed. Kontrollige duplikaatkirjeid, sõidukite registreerimisnumbreid ja kontaktandmeid enne nende uude süsteemi kandmist.

Te ei pea korraga üle tooma kogu ettevõtte ajalugu. Tehke kindlaks vanemad kirjed, mida vajate endiselt tasumata arvete, pooleliolevate juhtumite või aruandluse jaoks, ja lisage need migreerimisplaani.

Ülejäänud failid võivad jääda korrastatud arhiivi. Enne nende muutmist tehke varukoopia ja kontrollige, kas saate valitud tellimuse ja selle lisatud failid vajadusel kätte. Ainult tabeli allesjätmisest ei piisa, kui kaasnevad dokumendid muutuvad meeskonnale kättesaamatuks.

Leppige kokku, kus asub tellimuse kehtiv versioon

Katseperioodil võib ülejäänud ettevõte jätkata olemasolevate tööriistade kasutamist. Valitud vedude puhul leppige kokku ühes kohas, kuhu märgitakse jooksev staatus ja juhiste muudatused. Vastasel juhul võivad tabel ja TMS näidata erinevat teavet.

Kui peate mõnda aega paralleelselt topeltarvestust, määrake keegi andmeid võrdlema ja klappima ning pange paika topeltkannete tegemise lõpptähtaeg. Veenduge, et juhid ja kliendid ei saaks kahest süsteemist vastuolulisi teateid.

Testige terviklikku vedu koos kontori ja juhiga

Valige vedu, mis hõlmab kõiki teie meeskonna igapäevaseid töölõike. Kontrollige juhi määramist, marsruudi üksikasjade saatmist ja tellimuse staatuse uuendamist. Pärast kohaletoimetamist otsige üles saatedokumendid ning veenduge, et arveldajal on olemas kõik vajalikud andmed.

Paluge juhil teha oma osa telefonis, mida ta igapäevaselt kasutab. Jälgige sisselogimist, seda, kui hõlpsalt ta veoinfot loeb ja kuidas fotosid lisab. Nõrga internetiühenduse korral kontrollige, milline info jääb kättesaadavaks, millised uuendused ootavad saatmist ning kuidas kontor näeb, et uuendus on kohale jõudnud.

Pange kirja kohad, kus keegi vajas abi või tegi vea. Mõne probleemi lahendab seadistuse muutmine, teine võib nõuda lühikest juhendit või teistsugust töövõtet. Laske lahendust kontrollida just neil inimestel, kes probleemiga kokku puutusid.

Kontrollige kulusid ja andmetele ligipääsu enne otsustamist

Testperioodi kulud sõltuvad teenusepakkuja tingimustest. Kontrollige selle kestust, mahtusid ja seda, mis saab prooviperioodi lõppedes. Hinna hindamisel lähtuge eeldatavast kasutajate ja sõidukite arvust ning vajalikest funktsioonidest.

Küsige andmete ekspordi ja dokumentidele ligipääsu kohta pärast lepingu lõpetamist. Võimalusel tehke proovieksport ja kontrollige selle sisu. Teie meeskond peab teadma, kuidas saada kätte töö jätkamiseks vajalik info.

Laiendage kasutamist pärast tulemuste ülevaatamist

Vaadake üle mured, mille panite kirja enne testperioodi. Kas vahetuse üleandmine on lihtsam? Kas dokumenti on tellimuse juurest lihtne leida? Mis vajab endiselt käsitsi ümberkirjutamist?

Kui test läheb hästi, valige järgmine töölõik, mida üle viia. Määrake kuupäev, millest alates seda tööd uuendatakse ainult TMS-is, jättes vanad failid alles vaid arhiivina. Ajakava sõltub andmete kvaliteedist, muudatuse ulatusest ja meeskonna ajalisest ressursist. Pole ühte universaalset päevade arvu, mis sobiks igale ettevõttele.

LiteTMS-i kasutamine selliseks testimiseks

LiteTMS võimaldab lisada piiramatult tellimusi ja partnereid ilma kirjetepõhise lisatasuta. LiteTMS Mobile haldab määratud veotellimusi, staatuseuuendusi ja dokumente. Ajakohase info hankimiseks ja muudatuste kontorisse saatmiseks vajab rakendus internetiühendust.

Funktsiooniga AI Builder saate luua kohandatud vorme ja registreid. Kontrollige, kas need suudavad talletada andmeid, mida praegu hoiate tabelite lisatulpades.

LiteTMS-il puudub seadistustasu ja minimaalne lepinguperiood. Prooviperioodil võib siiski tekkida tasuliste ressursside, teenuste või moodulite kulu, seega vaadake tingimused enne nende aktiveerimist halduspaneelis üle. Meie hinnastuse artikkel selgitab arve eri osi.

Korduma kippuvad küsimused

Millal peaks väikevedaja tabelitelt TMS-ile üle minema?

Kaaluge prooviperioodi siis, kui andmete ajakohasena hoidmine või töö üleandmine teisele inimesele muutub keeruliseks. Valige konkreetsed murekohad, näiteks dokumentide otsimine, ja katsetage, kas TMS aitab teie meeskonnal neid lahendada.

Kas pean üle tooma kõik varasemad tellimused?

See sõltub sellest, milliseid kirjeid vajate jooksvaks tööks ja võrdluseks. Võite alustada käimasolevate tellimustega ning hoida korrastatud arhiivi, lisades vaid need vanemad veod, millega on veel pooleliolevaid küsimusi.

Kui kaua aega võtab TMS-ile üleminek?

Ajakulu sõltub andmete ettevalmistusest, kaasatud inimestest ja muudatuste ulatusest. Otsustage kasutuse laiendamise üle pärast seda, kui kontor ja juhid on valitud vedude täieliku haldamise läbi proovinud.

Kas ma saan katsetada TMS-i tabelite kõrval?

Jah. Määratlege katsetuse ulatus ja leppige kokku, kuhu nende vedude värske info märgitakse. Kui peate paralleelselt mõlemat arvestust, määrake keegi neid omavahel võrdlema ja pange paika kuupäev topeltkannete lõpetamiseks.