Perėjimą nuo skaičiuoklių prie TMS pradėkite nuo aiškiai apibrėžtos dabartinio darbo dalies, pavyzdžiui, vieno kliento užsakymų. Paruoškite tiems darbams reikalingus duomenis, susitarkite, kur komanda saugos naujausią informaciją, ir išbandykite visą procesą iki pat pristatymo dokumentų. Plėskite apimtį tik tada, kai rezultatus įvertinsite kartu su darbus atliekančiais darbuotojais.
Įvertinkite, kur skaičiuoklė ima kelti sunkumų
Skaičiuoklę lengva pritaikyti savo poreikiams. Galite pridėti stulpelį, pakeisti pavadinimus ir susidėlioti užsakymus taip, kaip patogu jūsų komandai. Jei informacija nuolat atnaujinama ir visi ją lengvai randa, vien autoparko dydis nėra priežastis jos atsisakyti.
Atkreipkite dėmesį, kiek darbų atliekama už šio failo ribų. Dispečeriui gali tekti skambinti dėl pristatymo būsenos, o dokumentai suplaukia į kelias skirtingas vietas. Kolegą pavaduojančiam darbuotojui gali būti sunku užbaigti užsakymą nežinant ankstesnių susitarimų.
Užsirašykite keletą konkrečių situacijų iš savo kasdienės veiklos. Jos taps aiškiais kriterijais, kuriuos vertinsite bandydami TMS. Vienas naudingas tikslas galėtų būti toks: pamainą perimantis dispečeris gali rasti užsakymo būseną ir dokumentus neskambindamas kolegai, kuris užsakymą tvarkė anksčiau.
Paruoškite duomenis pirmiesiems užsakymams
Pasirinkite gerai pažįstamą klientą arba maršrutą. Paruoškite tiems pervežimams reikalingus partnerių, transporto priemonių ir darbuotojų įrašus. Prieš perkeldami duomenis į naują sistemą, patikrinkite dublikatus, valstybinius numerius ir kontaktinius duomenis.
Jums nereikia iš karto perkelti visos įmonės istorijos. Nustatykite senesnius įrašus, kurie vis dar reikalingi neapmokėtoms sąskaitoms, neišspręstiems klausimams ar ataskaitoms, ir įtraukite juos į duomenų perkėlimo planą.
Kiti failai gali likti tvarkingame archyve. Prieš atlikdami pakeitimus pasidarykite atsarginę kopiją ir patikrinkite, ar prireikus galite rasti pasirinktą užsakymą bei jo priedus. Vien išsaugoti skaičiuoklę nepakanka, jei patvirtinantys dokumentai komandai taps nepasiekiami.
Susitarkite, kur saugoma naujausia užsakymo versija
Bandomuoju laikotarpiu likusi įmonės dalis gali toliau dirbti su įprastais įrankiais. Dėl pasirinktų užsakymų sutarkite vieną vietą, kurioje bus fiksuojama esama būsena ir nurodymų pakeitimai. Priešingu atveju skaičiuoklėje ir TMS sistemoje informacija gali pradėti skirtis.
Jei kurį laiką vedate dubliuojamus įrašus, paskirkite atsakingą asmenį jiems suderinti ir nustatykite aiškią datą, kada dvigubo duomenų vedimo bus atsisakyta. Pasirūpinkite, kad vairuotojai ir klientai iš skirtingų įrankių negautų prieštaringų pranešimų.
Išbandykite pilną užsakymą su biuru ir vairuotoju
Pasirinkite užsakymą, apimantį etapus, kuriuos jūsų komanda atlieka kasdien. Patikrinkite vairuotojo priskyrimą, maršruto informacijos siuntimą ir užsakymo būsenos atnaujinimą. Po pristatymo suraskite dokumentus ir įsitikinkite, kad sąskaitas išrašantis darbuotojas turi visą reikiamą informaciją.
Paprašykite vairuotojo atlikti savo dalį telefone, kurį jis naudoja kasdien. Stebėkite prisijungimo procesą, ar jam lengva perskaityti užsakymo duomenis ir kaip sekasi prisegti nuotraukas. Esant silpnam ryšiui, patikrinkite, kokia informacija lieka pasiekiama, kokie atnaujinimai laukia išsiuntimo ir kaip biuras sužino, kad atnaujinimas gautas.
Užsirašykite, kur prireikė pagalbos arba kur buvo padaryta klaida. Kai kurioms problemoms išspręsti pakaks pakeisti nustatymą, kitoms gali prireikti trumpos instrukcijos ar kitokių darbo įpročių. Leiskite tiems patiems žmonėms, kurie susidūrė su problema, patikrinti atliktą pataisymą.
Prieš priimdami galutinį sprendimą, patikrinkite išlaidas ir prieigą prie duomenų
Bandomojo laikotarpio kaina priklauso nuo teikėjo sąlygų. Patikrinkite trukmę, suteikiamus limitus ir kas nutinka bandomajam laikotarpiui pasibaigus. Įvertinkite kainą pagal planuojamą naudotojų ir transporto priemonių skaičių bei reikalingas funkcijas.
Pasiteiraukite apie duomenų eksportavimą ir prieigą prie dokumentų nutraukus sutartį. Jei įmanoma, atlikite bandomąjį eksportavimą ir patikrinkite jo turinį. Jūsų komanda turi žinoti, kaip atsiimti informaciją, reikalingą tolesniam darbui.
Įvertinę rezultatus, plėskite sistemos naudojimą
Grįžkite prie problemų, kurias užfiksavote prieš bandomąjį laikotarpį. Ar pamainos perdavimas tapo paprastesnis? Ar darbuotojai lengvai randa dokumentą prie konkretaus užsakymo? Ką vis dar tenka kopijuoti rankiniu būdu?
Jei bandymas pavyko sėkmingai, pasirinkite kitą perkeliamos veiklos dalį. Nustatykite datą, nuo kurios šie duomenys atnaujinami tik TMS sistemoje, o senosios bylos paliekamos tik kaip archyvas. Laikotarpis priklauso nuo duomenų kokybės, pokyčių masto ir jūsų komandos užimtumo. Nėra visiems tinkančio dienų skaičiaus.
LiteTMS naudojimas tokiam bandymui
LiteTMS leidžia pridėti neribotą užsakymų ir partnerių skaičių be jokio papildomo mokesčio už kiekvieną įrašą. LiteTMS Mobile programėlė skirta priskirtiems užsakymams, būsenų atnaujinimui ir dokumentams tvarkyti. Jai reikalingas interneto ryšys naujausiai informacijai gauti ir pakeitimams į biurą nusiųsti.
Galite kurti pasirinktines formas ir registrus naudodami AI Builder. Patikrinkite, ar juose galima fiksuoti tuos duomenis, kuriuos šiuo metu saugote papildomuose skaičiuoklės stulpeliuose.
LiteTMS netaiko pradinio diegimo mokesčio ar minimalaus sutarties termino. Tačiau bandomojo laikotarpio metu gali būti naudojami apmokestinami resursai, paslaugos ar moduliai, todėl prieš juos aktyvuodami peržiūrėkite sąlygas valdymo skyde. Mūsų kainodaros straipsnyje paaiškinta, iš kokių dalių susideda sąskaita.
DUK
Kada smulkiajam vežėjui verta pereiti iš skaičiuoklių į TMS?
Apsvarstykite bandomąjį laikotarpį, kai darosi sunku palaikyti naujausią informaciją arba perduoti darbus kitam darbuotojui. Išskirkite konkrečias problemas, pavyzdžiui, dokumentų paiešką, ir patikrinkite, ar TMS padeda jūsų komandai jas išspręsti.
Ar reikia perkelti visus ankstesnius užsakymus?
Tai priklauso nuo to, kurių įrašų vis dar reikia einamajam darbui ir atsiskaitymams derinti. Galite pradėti nuo vykdomų užsakymų ir išlaikyti tvarkingą archyvą, papildomai perkeldami tik tuos senesnius darbus, kuriuose dar yra neišspręstų klausimų.
Kiek laiko trunka perėjimas prie TMS?
Trukmė priklauso nuo duomenų paruošimo, procese dalyvaujančių žmonių ir pokyčių apimties. Sprendimą dėl sistemos plėtros priimkite po to, kai biuras ir vairuotojai išbandys visą pasirinktų užsakymų vykdymo ciklą.
Ar galima testuoti TMS lygiagrečiai su skaičiuokle?
Taip. Apibrėžkite bandymo apimtį ir sutarkite, kur bus fiksuojama naujausia šių užsakymų informacija. Jei duomenis pildote abiejose vietose, paskirkite atsakingą asmenį jiems sutikrinti ir nustatykite datą, kada dvigubo įvedimo bus atsisakyta.
Palaikykite ryšį
Raskite vietos vertingam turiniui.
Pasirinkite „LiteTMS“ kaip pageidaujamą šaltinį ir „Google“ raskite daugiau mūsų straipsnių.
Pasirinkite „LiteTMS“ „Google“Patvirtinkite pasirinkimą „Google“ · Atsidaro naujame skirtuke