Пераход ад табліц да TMS: дапаможнік для невялікага перавозчыка

Пачынайце пераход ад электронных табліц да TMS з выразна акрэсленай часткі бягучай працы, напрыклад, з заказаў для аднаго кліента. Падрыхтуйце даныя, неабходныя для гэтых перавозак, дамовіцеся, дзе каманда будзе захоўваць актуальную інфармацыю, і пратэстуйце ўвесь працэс ажно да суправаджальных дакументаў па дастаўцы. Пашырайце выкарыстанне сістэмы пасля таго, як праверыце вынікі разам з супрацоўнікамі, якія непасрэдна выконваюць гэтую працу.

Вызначце, дзе табліцы перастаюць спраўляцца

Электронную табліцу лёгка адаптаваць. Можна дадаць слупок, змяніць назвы палёў і размеркаваць заказы зручным для каманды чынам. Калі звесткі застаюцца актуальнымі і кожны можа іх знайсці, аднаго толькі памеру аўтапарка недастаткова, каб адмаўляцца ад табліц.

Звярніце ўвагу на тое, колькі працы адбываецца па-за межамі файла. Дыспетчару можа спатрэбіцца тэлефанаваць, каб даведацца статус дастаўкі, пакуль дакументы паступаюць у некалькі розных месцаў. Супрацоўніку, які падмяняе калегу, можа быць цяжка завяршыць рэйс, не распытваючы пра папярэднія дамоўленасці.

Запішыце некалькі такіх сітуацый з уласнага досведу. Яны стануць канкрэтнымі пунктамі для праверкі падчас тэставання TMS. Адной з карысных мэт можа быць тое, каб наступны дыспетчар мог знайсці статус заказу і транспартныя дакументы без званка таму, хто вёў перавозку раней.

Падрыхтуйце тое, што неабходна для першых рэйсаў

Выберыце знаёмага кліента або звыклы кірунак. Падрыхтуйце звесткі пра кантрагентаў, транспартныя сродкі і супрацоўнікаў, якія патрэбны для гэтых заказаў. Праверце адсутнасць дублікатаў, рэгістрацыйныя нумары аўтамабіляў і кантактныя даныя перад пераносам у новую сістэму.

Вам не трэба пераносіць усю гісторыю кампаніі адразу. Вызначце старыя запісы, якія ўсё яшчэ патрэбныя для неаплачаных рахункаў, нявырашаных пытанняў або справаздачнасці, і ўключыце іх у план міграцыі.

Астатнія файлы можна пакінуць ва ўпарадкаваным архіве. Зрабіце рэзервовую копію перад унясеннем змен і пераканайцеся, што вы можаце лёгка знайсці выбраны заказ і прымацаваныя да яго дакументы. Захавання адной толькі табліцы недастаткова, калі каманда страціць доступ да суправаджальных дакументаў.

Дамовіцеся, дзе захоўваецца актуальная версія заказу

Падчас тэставання астатняя частка кампаніі можа працягваць працаваць са звыклымі інструментамі. Для выбраных перавозак вызначце адно месца для фіксацыі бягучага статусу і змен у інструкцыях. Інакш у табліцы і ў TMS могуць апынуцца розныя звесткі.

Калі некаторы час вы вядзеце паралельны ўлік, прызначце адказнага за зверку даных і вызначце канкрэтны тэрмін заканчэння падвойнага ўводу. Пераканайцеся, што кіроўцы і заказчыкі не атрымліваюць супярэчлівых паведамленняў з двух розных інструментаў.

Праверце поўную перавозку разам з офісам і кіроўцам

Бярыце перавозку з тымі этапамі, якія ваша каманда выконвае рэгулярна. Праверце прызначэнне кіроўцы, адпраўку дэталяў маршруту і абнаўленне статусу замовы. Пасля дастаўкі знайдзіце дакументы і ўпэўніцеся, што спецыяліст па выстаўленні рахункаў мае ўсю неабходную інфармацыю.

Папрасіце кіроўцу выканаць сваю частку на тым тэлефоне, якім ён карыстаецца ў рэальнай працы. Звярніце ўвагу на працэс уваходу ў сістэму, наколькі зручна чытаць звесткі пра рэйс і прымацоўваць фатаграфіі. Пры дрэннай сувязі праверце, якая інфармацыя застаецца даступнай, якія абнаўленні чакаюць адпраўкі і як офіс даведваецца пра атрыманне новых звестак.

Фіксуйце выпадкі, калі камусьці спатрэбілася дапамога ці хтосьці памыліўся. Частка праблем вырашыцца зменай налад, для іншых можа спатрэбіцца кароткая інструкцыя альбо карэкціроўка працоўных звычак. Няхай супрацоўнікі, якія сутыкнуліся са складанасцямі, самі правераць, ці працуе рашэнне.

Ацаніце выдаткі і доступ да даных да прыняцця канчатковага рашэння

Кошт тэставага перыяду залежыць ад умоў пастаўшчыка. Звярніце ўвагу на яго працягласць, даступныя ліміты і тое, што адбываецца пасля завяршэння пробнага тэрміну. Каб ацаніць выдаткі, сыходзьце з чаканай колькасці карыстальнікаў і транспартных сродкаў, а таксама з патрэбнага вам функцыяналу.

Даведайцеся пра магчымасці экспарту даных і доступ да дакументаў у выпадку адмовы ад сэрвісу. Калі магчыма, выканайце пробны экспарт і паглядзіце, што ў яго ўваходзіць. Ваша каманда павінна разумець, як атрымаць звесткі, неабходныя для бесперапыннай працы.

Пашырайце выкарыстанне пасля аналізу вынікаў

Вярніцеся да тых праблем, якія вы зафіксавалі да пачатку тэставання. Ці стала прасцей перадаваць змену? Ці атрымліваецца хутка знайсці дакумент да пэўнай замовы? Што ўсё яшчэ даводзіцца капіяваць уручную?

Калі вынікі тэставання станоўчыя, выберыце наступную частку працоўных працэсаў для пераносу. Вызначце дату, пачынаючы з якой гэтая праца вядзецца выключна ў TMS, а старыя файлы застаюцца толькі для даведкі. Тэрміны пераходу залежаць ад якасці даных, маштабу змен і загружанасці супрацоўнікаў. Універсальнай колькасці дзён, якая падыдзе кожнай кампаніі, не існуе.

Выкарыстанне LiteTMS для такога тэставання

LiteTMS дазваляе дадаваць неабмежаваную колькасць замоў і контрагентаў без аплаты за кожны запіс. Дадатак LiteTMS Mobile працуе з прызначанымі рэйсамі, абнаўленнямі статусаў і дакументамі. Для загрузкі актуальнай інфармацыі і перадачы змен у офіс яму патрабуецца падключэнне да інтэрнэту.

З дапамогай AI Builder можна ствараць уласныя формы і рэестры. Праверце, ці атрымаецца ўнесці туды звесткі, якія вы цяпер захоўваеце ў дадатковых слупках электронных табліц.

У LiteTMS няма платы за падключэнне або мінімальнага тэрміну кантракта. Аднак тэставы перыяд можа ўключаць платныя рэсурсы, паслугі ці модулі, таму праверце ўмовы ў панэлі кіравання перад іх уключэннем. У нашым артыкуле пра тарыфы падрабязна апісаны ўсе складнікі рахунку.