Пераход ад табліц да TMS: дапаможнік для невялікага перавозчыка

Пачынайце пераход ад электронных табліц да TMS з выразна акрэсленай часткі бягучай працы, напрыклад, з заказаў для аднаго кліента. Падрыхтуйце даныя, неабходныя для гэтых перавозак, дамовіцеся, дзе каманда будзе захоўваць актуальную інфармацыю, і пратэстуйце ўвесь працэс ажно да суправаджальных дакументаў па дастаўцы. Пашырайце выкарыстанне сістэмы пасля таго, як праверыце вынікі разам з супрацоўнікамі, якія непасрэдна выконваюць гэтую працу.

Вызначце, дзе табліцы перастаюць спраўляцца

Электронную табліцу лёгка адаптаваць. Можна дадаць слупок, змяніць назвы палёў і размеркаваць заказы зручным для каманды чынам. Калі звесткі застаюцца актуальнымі і кожны можа іх знайсці, аднаго толькі памеру аўтапарка недастаткова, каб адмаўляцца ад табліц.

Звярніце ўвагу на тое, колькі працы адбываецца па-за межамі файла. Дыспетчару можа спатрэбіцца тэлефанаваць, каб даведацца статус дастаўкі, пакуль дакументы паступаюць у некалькі розных месцаў. Супрацоўніку, які падмяняе калегу, можа быць цяжка завяршыць рэйс, не распытваючы пра папярэднія дамоўленасці.

Запішыце некалькі такіх сітуацый з уласнага досведу. Яны стануць канкрэтнымі пунктамі для праверкі падчас тэставання TMS. Адной з карысных мэт можа быць тое, каб наступны дыспетчар мог знайсці статус заказу і транспартныя дакументы без званка таму, хто вёў перавозку раней.

Падрыхтуйце тое, што неабходна для першых рэйсаў

Выберыце знаёмага кліента або звыклы кірунак. Падрыхтуйце звесткі пра кантрагентаў, транспартныя сродкі і супрацоўнікаў, якія патрэбны для гэтых заказаў. Праверце адсутнасць дублікатаў, рэгістрацыйныя нумары аўтамабіляў і кантактныя даныя перад пераносам у новую сістэму.

Вам не трэба пераносіць усю гісторыю кампаніі адразу. Вызначце старыя запісы, якія ўсё яшчэ патрэбныя для неаплачаных рахункаў, нявырашаных пытанняў або справаздачнасці, і ўключыце іх у план міграцыі.

Астатнія файлы можна пакінуць ва ўпарадкаваным архіве. Зрабіце рэзервовую копію перад унясеннем змен і пераканайцеся, што вы можаце лёгка знайсці выбраны заказ і прымацаваныя да яго дакументы. Захавання адной толькі табліцы недастаткова, калі каманда страціць доступ да суправаджальных дакументаў.

Дамовіцеся, дзе захоўваецца актуальная версія заказу

Падчас тэставання астатняя частка кампаніі можа працягваць працаваць са звыклымі інструментамі. Для выбраных перавозак вызначце адно месца для фіксацыі бягучага статусу і змен у інструкцыях. Інакш у табліцы і ў TMS могуць апынуцца розныя звесткі.

Калі некаторы час вы вядзеце паралельны ўлік, прызначце адказнага за зверку даных і вызначце канкрэтны тэрмін заканчэння падвойнага ўводу. Пераканайцеся, што кіроўцы і заказчыкі не атрымліваюць супярэчлівых паведамленняў з двух розных інструментаў.

Пратэстуйце поўны заказ разам з офісам і кіроўцам

Вазьміце заказ, які ўключае этапы, што ваша каманда выконвае штодня. Праверце прызначэнне кіроўцы, адпраўку звестак па маршруце і абнаўленне статусу заказу. Пасля дастаўкі знайдзіце дакументы і ўпэўніцеся, што спецыяліст па выстаўленні рахункаў атрымаў усю неабходную інфармацыю.

Папрасіце кіроўцу выканаць сваю частку на тым тэлефоне, якім ён карыстаецца ў рэйсах. Звярніце ўвагу на працэс уваходу, на тое, наколькі зручна чытаць дэталі заказу і як прымацоўваюцца фотаздымкі. Пры слабым інтэрнэт-злучэнні праверце, якая інфармацыя застаецца даступнай, якія абнаўленні чакаюць адпраўкі і як офіс даведаецца пра атрыманне новых звестак.

Фіксуйце выпадкі, калі камусьці спатрэбілася дапамога ці дзе ўзнікла памылка. Для вырашэння некаторых праблем спатрэбіцца змяніць налады, для іншых можа спатрэбіцца кароткая інструкцыя або змена працоўных звычак. Няхай супрацоўнікі, якія сутыкнуліся з цяжкасцямі, самі правераць, ці працуе выпраўленне.

Праверце выдаткі і доступ да даных перад прыняццем рашэння

Выдаткі на тэставы перыяд залежаць ад умоў пастаўшчыка. Праверце яго працягласць, уключаныя ліміты і тое, што адбываецца пасля завяршэння пробнага перыяду. Каб ацаніць выніковы кошт, улічвайце запланаваную колькасць карыстальнікаў і машын, а таксама патрэбныя функцыі.

Даведайцеся пра магчымасць экспарту даных і доступ да дакументаў у выпадку скасавання падпіскі. Калі магчыма, зрабіце тэставы экспарт і праверце яго змесціва. Ваша каманда павінна дакладна ведаць, як выгрузіць патрэбныя для працы звесткі.

Пашырайце выкарыстанне пасля ацэнкі вынікаў

Вярніцеся да праблем, якія вы зафіксавалі да пачатку тэставання. Ці стала прасцей перадаваць змену? Ці атрымліваецца хутка знайсці дакумент па канкрэтным заказе? Што ўсё яшчэ даводзіцца капіяваць уручную?

Калі тэставы перыяд прайшоў паспяхова, абярыце наступны напрамак працы для пераносу. Вызначце дату, з якой звесткі будуць абнаўляцца выключна ў TMS, пакінуўшы старыя файлы толькі для даведак. Тэрміны пераходу залежаць ад якасці даных, маштабу змен і загружанасці супрацоўнікаў. Адзінага тэрміну ў днях, які падыходзіў бы ўсім, не існуе.

Выкарыстанне LiteTMS для такога тэставання

LiteTMS дазваляе дадаваць неабмежаваную колькасць заказаў і контрагентаў без асобнай аплаты за кожны запіс. Мабільная праграма LiteTMS Driver працуе з прызначанымі заказамі, статусамі і дакументамі. Ёй патрабуецца падключэнне да інтэрнэту, каб атрымліваць актуальныя звесткі і адпраўляць абнаўленні ў офіс.

Вы можаце ствараць уласныя формы і рэгістры з дапамогай AI Builder. Праверце, ці атрымаецца перанесці туды звесткі, якія вы цяпер вядзеце ў дадатковых слупках табліц.

У LiteTMS няма платы за падключэнне або мінімальнага тэрміну кантракта. Аднак тэставы перыяд можа ўключаць платныя рэсурсы, паслугі ці модулі, таму праверце ўмовы ў панэлі кіравання перад іх уключэннем. У нашым артыкуле пра тарыфы падрабязна апісаны ўсе складнікі рахунку.