Táblázatokból a TMS-be: útmutató kisebb fuvarozóknak

A táblázatokról a TMS-re való átállást érdemes a jelenlegi munka egy jól lehatárolt részével kezdeni, például egyetlen megbízó fuvarmegbízásaival. Készítse elő az ezekhez a feladatokhoz szükséges adatokat, állapodjanak meg arról, hol rögzíti a csapat a naprakész információkat, és tesztelje végig a teljes folyamatot a kézbesítési dokumentumok lezárásáig. Csak azután lépjen tovább, ha a munkát ténylegesen végző kollégákkal közösen ellenőrizték az eredményeket.

Ismerje fel, hol válnak nehézkessé a táblázatok

A táblázatokat könnyű testre szabni. Hozzáadhat egy oszlopot, átnevezheti a mezőket, és a csapata igényei szerint rendezheti a megrendeléseket. Ha az információk naprakészek maradnak és mindenki azonnal megtalálja őket, a flotta mérete önmagában még nem indokolja a leváltásukat.

Azt érdemes vizsgálni, mennyi feladat zajlik a fájlon kívül. Előfordulhat, hogy a fuvarszervezőnek telefonálnia kell a szállítás állapotáért, miközben a dokumentumok több különböző helyre futnak be. A kollégája műszakját átvevő munkatárs pedig nehezen tudja lezárni a fuvart anélkül, hogy rákérdezne a korábbi megbeszélésekre.

Írjon össze néhány konkrét helyzetet a mindennapi működésből. Ezek lesznek azok a szempontok, amelyeket a TMS tesztelése során vizsgálni kell. Hasznos cél lehet például az, hogy a következő fuvarszervező anélkül is lássa a megbízás státuszát és dokumentumait, hogy fel kellene hívnia a fuvart korábban kezelő kollégát.

Készítse elő az első megbízásokhoz szükséges adatokat

Válasszon ki egy jól ismert partnert vagy megszokott viszonylatot. Készítse elő az ezekhez a munkákhoz szükséges megbízói, jármű- és munkavállalói törzsadatokat. Az új rendszerbe történő betöltés előtt ellenőrizze a duplikált bejegyzéseket, a forgalmi rendszámokat és a kapcsolattartási adatokat.

Nem szükséges a cég teljes korábbi történetét egyszerre átemelni. Határozza meg azokat a korábbi adatokat, amelyekre kifizetetlen számlák, nyitott ügyek vagy riportok miatt még szüksége van, és ezeket vegye fel az átállási tervbe.

A többi fájl maradhat egy rendezett archívumban. A módosítások előtt készítsen biztonsági másolatot, és győződjön meg róla, hogy egy kiválasztott megbízás és annak mellékletei bármikor előkereshetők. A táblázat önmagában nem elég, ha a csatolt igazoló dokumentumok elérhetetlenné válnak a csapat számára.

Állapodjanak meg arról, hol szerepel a megbízás érvényes verziója

A tesztidőszak alatt a cég többi része folytathatja a munkát a megszokott eszközökkel. A kiválasztott fuvarok esetében jelöljenek ki egyetlen közös felületet az aktuális státusz és az utasítások változásainak rögzítésére. Ellenkező esetben a táblázat és a TMS eltérő adatokat fog mutatni.

Ha átmenetileg párhuzamos nyilvántartást vezetnek, jelöljön ki egy felelőst az adatok egyeztetésére, és határozzon meg egy határidőt a kettős adatrögzítés megszüntetésére. Ügyeljen arra, hogy a gépkocsivezetők és az ügyfelek ne kapjanak egymásnak ellentmondó üzeneteket a két különböző rendszerből.

Teszteljen le egy teljes fuvart az irodával és a gépkocsivezetővel

Válasszon egy olyan fuvart, amely tartalmazza a csapata által rendszeresen végzett lépéseket. Ellenőrizze a gépkocsivezető hozzárendelését, a fuvar részleteinek elküldését és a megbízás státuszának frissítését. A kiszállítás után keresse meg a dokumentumokat, és győződjön meg arról, hogy a számlázást végző munkatárs rendelkezik minden szükséges adattal.

Kérje meg a gépkocsivezetőt, hogy a saját, napi szinten használt telefonján végezze el a feladatait. Figyelje meg a bejelentkezés folyamatát, azt, hogy mennyire könnyen olvashatók a fuvar adatai, és hogyan csatolhatók a fényképek. Gyenge térerő vagy instabil kapcsolat mellett ellenőrizze, milyen információk maradnak elérhetők, mely frissítések várnak elküldésre, és az iroda honnan értesül az adatok beérkezéséről.

Jegyezze fel, hol volt szükség segítségre, vagy hol történt hiba. Egyes problémák megoldásához elég módosítani egy beállítást, másokhoz viszont egy rövid útmutatóra vagy a munkamódszer átalakítására lehet szükség. Az ellenőrzést bízza azokra a munkatársakra, akiknél a probléma eredetileg felmerült.

Ellenőrizze a költségeket és az adatokhoz való hozzáférést a döntés előtt

A próbaidőszak költségei a szolgáltató feltételeitől függnek. Nézze meg az időtartamot, a csomagban foglalt korlátokat, valamint azt, hogy mi történik a tesztidőszak lejárta után. Az árak értékelésekor vegye figyelembe a felhasználók és a járművek várható számát, valamint a szükséges funkciókat.

Kérdezzen rá az adatexportra és a dokumentumokhoz való hozzáférésre egy esetleges lemondás után. Ahol lehetséges, készítsen egy mintaexportot, és ellenőrizze annak tartalmát. A csapatának pontosan tudnia kell, hogyan nyerheti ki a munka folytatásához szükséges adatokat.

Bővítse a rendszert az eredmények kiértékelése után

Térjen vissza azokhoz a problémákhoz, amelyeket a próbaidőszak előtt rögzített. Könnyebbé vált a műszakátadás? Megtalálhatók a dokumentumok a hozzájuk tartozó megbízásnál? Mi az, amit még mindig kézzel kell másolni?

Ha a teszt bevált, válassza ki a működés következő átköltöztetendő területét. Jelöljön ki egy dátumot, amelytől kezdve az adott munkafolyamatot már csak a TMS-ben vezetik, a régi fájlokat pedig csupán referenciaként tartják meg. Az ütemezés az adatok minőségétől, a változtatás mértékétől és a csapat leterheltségétől függ. Nincs olyan univerzális időtartam, amely minden cég számára egyformán működne.

A LiteTMS használata a próbaidőszak során

A LiteTMS korlátlan számú megbízás és partner rögzítését teszi lehetővé tételenkénti felár nélkül. A LiteTMS Mobile kezeli a kiosztott fuvarokat, a státuszfrissítéseket és a dokumentumokat. A legfrissebb adatok lekéréséhez és a módosítások irodába történő beküldéséhez internetkapcsolatra van szüksége.

Az AI Builder segítségével egyedi űrlapokat és nyilvántartásokat hozhat létre. Ellenőrizze, hogy ezekben rögzíthetők-e azok az adatok, amelyeket jelenleg a táblázatok külön oszlopaiban vezet.

A LiteTMS esetében nincs beállítási díj és nincs hűségidő sem. A próbaidőszak során azonban felmerülhetnek számlázható erőforrások, szolgáltatások vagy modulok, ezért aktiválás előtt tekintse át a feltételeket a felületen. Az árazásról szóló cikkünk részletesen bemutatja a számla egyes tételeit.

GYIK

Mikor érdemes egy kis fuvarozónak táblázatokról TMS-re váltania?

Érdemes kipróbálni a rendszert, amikor az információk naprakészen tartása vagy a munka átadása egy másik kollégának nehézkessé válik. Válasszon ki konkrét problémákat, például a dokumentumok megkeresését, és tesztelje, hogy a TMS segít-e a csapatnak ezek megoldásában.

Minden korábbi fuvarmegbízást át kell költöztetnem?

Ez attól függ, hogy mely rekordokra van még szükség a folyamatban lévő munkához és az egyeztetésekhez. Kezdhet az aktuális fuvarmegbízásokkal egy rendezett archívum megtartása mellett, beemelve azokat a régebbi fuvarokat is, amelyeknél még vannak nyitott kérdések.

Mennyi ideig tart a TMS-re való átállás?

Az időtartam az adatok előkészítésétől, az érintett munkatársaktól és a változtatás mértékétől függ. A kiterjesztésről azután döntsön, hogy az iroda és a gépkocsivezetők már végigtesztelték a kiválasztott fuvarok teljes körű kezelését.

Tesztelhetem a TMS-t a táblázattal párhuzamosan?

Igen. Határozza meg a próbaidőszak terjedelmét, és állapodjanak meg abban, hogy az adott fuvarok aktuális adatait hol rögzítik. Ha mindkét nyilvántartást vezetik, jelöljön ki valakit az összeegyeztetésükre, és szabjon meg egy határidőt a kettős adatrögzítés megszüntetésére.