Táblázatokból a TMS-be: útmutató kisebb fuvarozóknak

A táblázatokról a TMS-re való átállást érdemes a jelenlegi munka egy jól lehatárolt részével kezdeni, például egyetlen megbízó fuvarmegbízásaival. Készítse elő az ezekhez a feladatokhoz szükséges adatokat, állapodjanak meg arról, hol rögzíti a csapat a naprakész információkat, és tesztelje végig a teljes folyamatot a kézbesítési dokumentumok lezárásáig. Csak azután lépjen tovább, ha a munkát ténylegesen végző kollégákkal közösen ellenőrizték az eredményeket.

Ismerje fel, hol válnak nehézkessé a táblázatok

A táblázatokat könnyű testre szabni. Hozzáadhat egy oszlopot, átnevezheti a mezőket, és a csapata igényei szerint rendezheti a megrendeléseket. Ha az információk naprakészek maradnak és mindenki azonnal megtalálja őket, a flotta mérete önmagában még nem indokolja a leváltásukat.

Azt érdemes vizsgálni, mennyi feladat zajlik a fájlon kívül. Előfordulhat, hogy a fuvarszervezőnek telefonálnia kell a szállítás állapotáért, miközben a dokumentumok több különböző helyre futnak be. A kollégája műszakját átvevő munkatárs pedig nehezen tudja lezárni a fuvart anélkül, hogy rákérdezne a korábbi megbeszélésekre.

Írjon össze néhány konkrét helyzetet a mindennapi működésből. Ezek lesznek azok a szempontok, amelyeket a TMS tesztelése során vizsgálni kell. Hasznos cél lehet például az, hogy a következő fuvarszervező anélkül is lássa a megbízás státuszát és dokumentumait, hogy fel kellene hívnia a fuvart korábban kezelő kollégát.

Készítse elő az első megbízásokhoz szükséges adatokat

Válasszon ki egy jól ismert partnert vagy megszokott viszonylatot. Készítse elő az ezekhez a munkákhoz szükséges megbízói, jármű- és munkavállalói törzsadatokat. Az új rendszerbe történő betöltés előtt ellenőrizze a duplikált bejegyzéseket, a forgalmi rendszámokat és a kapcsolattartási adatokat.

Nem szükséges a cég teljes korábbi történetét egyszerre átemelni. Határozza meg azokat a korábbi adatokat, amelyekre kifizetetlen számlák, nyitott ügyek vagy riportok miatt még szüksége van, és ezeket vegye fel az átállási tervbe.

A többi fájl maradhat egy rendezett archívumban. A módosítások előtt készítsen biztonsági másolatot, és győződjön meg róla, hogy egy kiválasztott megbízás és annak mellékletei bármikor előkereshetők. A táblázat önmagában nem elég, ha a csatolt igazoló dokumentumok elérhetetlenné válnak a csapat számára.

Állapodjanak meg arról, hol szerepel a megbízás érvényes verziója

A tesztidőszak alatt a cég többi része folytathatja a munkát a megszokott eszközökkel. A kiválasztott fuvarok esetében jelöljenek ki egyetlen közös felületet az aktuális státusz és az utasítások változásainak rögzítésére. Ellenkező esetben a táblázat és a TMS eltérő adatokat fog mutatni.

Ha átmenetileg párhuzamos nyilvántartást vezetnek, jelöljön ki egy felelőst az adatok egyeztetésére, és határozzon meg egy határidőt a kettős adatrögzítés megszüntetésére. Ügyeljen arra, hogy a gépkocsivezetők és az ügyfelek ne kapjanak egymásnak ellentmondó üzeneteket a két különböző rendszerből.

Teszteljen végig egy teljes fuvarfeladatot az irodával és a gépkocsivezetővel

Válasszon egy olyan fuvarfeladatot, amely tartalmazza a csapata által rendszeresen végzett lépéseket. Ellenőrizze a gépkocsivezető hozzárendelését, az útvonal részleteinek elküldését és a fuvarmegbízás státuszának frissítését. A kézbesítés után keresse meg az okmányokat, és győződjön meg arról, hogy a számlázást végző kolléga minden szükséges információval rendelkezik.

Kérje meg a gépkocsivezetőt, hogy a saját, mindennap használt telefonján végezze el a feladatait. Figyelje meg a bejelentkezés menetét, hogy mennyire könnyen olvashatók a fuvar részletei, és hogyan tud fotókat csatolni. Gyenge kapcsolat esetén ellenőrizze, milyen információk maradnak elérhetők, mely frissítések várakoznak az elküldésre, és az iroda honnan értesül arról, ha megérkezett egy állapotváltozás.

Jegyezze fel, hol volt szükség segítségre, vagy hol történt hiba. Egyes problémákhoz egy beállítás módosítása szükséges, másokhoz egy rövid eligazítás vagy a megszokott munkamódszer átalakítása kellhet. Az ellenőrzést bízza azokra a munkatársakra, akik maguk is találkoztak a problémával.

Ellenőrizze a költségeket és az adathozzáférést a kötelezettségvállalás előtt

A próbaidőszak költségei a szolgáltató feltételeitől függnek. Ellenőrizze az időtartamot, a kereteket, valamint azt, hogy mi történik a próbaidőszak lejártakor. Az árak felméréséhez vegye alapul a tervezett felhasználók és járművek számát, valamint a szükséges funkciókat.

Kérdezzen rá az adatexportokra és a dokumentumokhoz való hozzáférésre esetleges lemondás után. Ahol lehetséges, készítsen egy próbaexportot, és vizsgálja meg a tartalmát. A csapatának pontosan tudnia kell, hogyan nyerheti vissza a munka folytatásához szükséges információkat.

Terjessze ki a használatot az eredmények áttekintése után

Térjen vissza a próbaidőszak előtt feljegyzett problémákhoz. Egyszerűbbé vált a műszakátadás? Megtalálhatók a dokumentumok a megfelelő fuvarmegbízáshoz rendelve? Mi igényel még mindig kézi másolgatást?

Ha a teszt jól működik, válassza ki a működés következő területét, amelyet át szeretne költöztetni. Jelöljön ki egy dátumot, amelytől kezdve az adott munkafolyamatot már kizárólag a TMS-ben frissítik, a régi fájlokat pedig csak hivatkozásként őrzik meg. Az ütemezés az adatok minőségétől, a változtatás mértékétől és a csapat leterheltségétől függ. Nincs olyan egységes napirend, amely minden vállalatnak egyformán megfelelne.

A LiteTMS használata ilyen jellegű tesztelésre

A LiteTMS lehetővé teszi korlátlan számú megbízás és alvállalkozó rögzítését anélkül, hogy tételenkénti díjat számítana fel. A LiteTMS Driver kezeli a kiosztott fuvarokat, a státuszfrissítéseket és a dokumentumokat. Internetkapcsolat szükséges hozzá az aktuális információk letöltéséhez és a változtatások irodába való elküldéséhez.

Egyedi űrlapokat és nyilvántartásokat hozhat létre az AI Builder segítségével. Ellenőrizze, hogy ezekben rögzíthetők-e azok az adatok, amelyeket jelenleg a táblázatok külön oszlopaiban tart nyilván.

A LiteTMS esetében nincs beállítási díj és nincs hűségidő sem. A próbaidőszak során azonban felmerülhetnek számlázható erőforrások, szolgáltatások vagy modulok, ezért aktiválás előtt tekintse át a feltételeket a felületen. Az árazásról szóló cikkünk részletesen bemutatja a számla egyes tételeit.

GYIK

Mikor érdemes egy kis fuvarozónak táblázatokról TMS-re váltania?

Érdemes kipróbálni a rendszert, amikor az információk naprakészen tartása vagy a munka átadása egy másik kollégának nehézkessé válik. Válasszon ki konkrét problémákat, például a dokumentumok megkeresését, és tesztelje, hogy a TMS segít-e a csapatnak ezek megoldásában.

Minden korábbi fuvarmegbízást át kell költöztetnem?

Ez attól függ, hogy mely rekordokra van még szükség a folyamatban lévő munkához és az egyeztetésekhez. Kezdhet az aktuális fuvarmegbízásokkal egy rendezett archívum megtartása mellett, beemelve azokat a régebbi fuvarokat is, amelyeknél még vannak nyitott kérdések.

Mennyi ideig tart a TMS-re való átállás?

Az időtartam az adatok előkészítésétől, az érintett munkatársaktól és a változtatás mértékétől függ. A kiterjesztésről azután döntsön, hogy az iroda és a gépkocsivezetők már végigtesztelték a kiválasztott fuvarok teljes körű kezelését.

Tesztelhetem a TMS-t a táblázattal párhuzamosan?

Igen. Határozza meg a próbaidőszak terjedelmét, és állapodjanak meg abban, hogy az adott fuvarok aktuális adatait hol rögzítik. Ha mindkét nyilvántartást vezetik, jelöljön ki valakit az összeegyeztetésükre, és szabjon meg egy határidőt a kettős adatrögzítés megszüntetésére.