स्प्रेडशीट से TMS की ओर: छोटे ट्रांसपोर्टरों के लिए एक गाइड

स्प्रेडशीट से TMS पर जाने की शुरुआत अपने मौजूदा काम के किसी निश्चित हिस्से से करें, जैसे कि किसी एक ग्राहक के ऑर्डर। उन कार्यों के लिए ज़रूरी रिकॉर्ड तैयार करें, तय करें कि टीम अद्यतन जानकारी कहाँ रखेगी और डिलीवरी के दस्तावेज़ मिलने तक पूरी प्रक्रिया का परीक्षण करें। काम करने वाले लोगों के साथ परिणामों की समीक्षा करने के बाद ही इसका दायरा बढ़ाएं।

पहचानें कि स्प्रेडशीट कहाँ मुश्किल बन रही है

स्प्रेडशीट में बदलाव करना आसान होता है। आप अपनी टीम की ज़रूरत के अनुसार कॉलम जोड़ सकते हैं, लेबल बदल सकते हैं और ऑर्डरों को व्यवस्थित कर सकते हैं। यदि जानकारी हमेशा अद्यतन रहती है और हर कोई इसे आसानी से देख सकता है, तो सिर्फ़ बेड़े का बड़ा आकार इसे बदलने का कारण नहीं है।

इस बात पर ध्यान दें कि फ़ाइल के बाहर कितना काम हो रहा है। हो सकता है कि किसी डिस्पैचर को डिलीवरी अपडेट के लिए फ़ोन करना पड़े, जबकि दस्तावेज़ कई अलग-अलग जगहों पर पहुँच रहे हों। किसी सहकर्मी की शिफ़्ट संभालने वाले व्यक्ति को पिछली व्यवस्थाओं के बारे में पूछे बिना कोई काम पूरा करने में परेशानी हो सकती है।

अपने दैनिक संचालन की ऐसी कुछ स्थितियों को नोट करें। TMS ट्रायल के दौरान ये वे खास बिंदु बन जाते हैं जिनकी आपको जाँच करनी चाहिए। एक उपयोगी लक्ष्य यह हो सकता है कि अगला डिस्पैचर पहले काम संभालने वाले व्यक्ति को कॉल किए बिना ही ऑर्डर का स्टेटस और कागजी कार्रवाई देख सके।

पहले ऑर्डरों के लिए ज़रूरी डेटा तैयार करें

किसी जाने-पहचाने ग्राहक या रूट को चुनें। उन ऑर्डरों के लिए ज़रूरी कॉन्ट्रैक्टर, वाहन और कर्मचारियों के रिकॉर्ड तैयार करें। नए सिस्टम में लाने से पहले डुप्लिकेट एंट्री, वाहन पंजीकरण संख्या और संपर्क विवरण की जाँच कर लें।

आपको कंपनी का पूरा पुराना इतिहास एक साथ स्थानांतरित करने की ज़रूरत नहीं है। उन पुराने रिकॉर्डों की पहचान करें जिनकी आपको अभी भी लंबित इनवॉइस, अनसुलझे मामलों या रिपोर्टिंग के लिए ज़रूरत है, और उन्हें माइग्रेशन योजना में शामिल करें।

अन्य फ़ाइलों को एक व्यवस्थित संग्रह में रखा जा सकता है। उनमें बदलाव करने से पहले एक बैकअप लें और जाँच लें कि आप चुने गए ऑर्डर और उसके अटैचमेंट देख पा रहे हैं या नहीं। केवल स्प्रेडशीट को सहेज कर रखना काफ़ी नहीं है यदि सहायक दस्तावेज़ों तक टीम की पहुँच समाप्त हो जाए।

तय करें कि ऑर्डर का ताज़ा विवरण कहाँ दर्ज होगा

ट्रायल के दौरान, कंपनी के बाकी काम मौजूदा टूल्स के ज़रिए जारी रह सकते हैं। चुने गए ऑर्डरों के लिए, मौजूदा स्टेटस और निर्देशों में बदलाव दर्ज करने के लिए एक निश्चित जगह तय करें। अन्यथा, स्प्रेडशीट और TMS में अलग-अलग जानकारी दिखने लगेगी।

यदि आप कुछ समय के लिए दोनों जगह रिकॉर्ड रखते हैं, तो उनका मिलान करने के लिए किसी व्यक्ति को ज़िम्मेदारी सौंपें और इस दोहरी प्रविष्टि की एक अंतिम समय-सीमा तय करें। सुनिश्चित करें कि ड्राइवरों और ग्राहकों को दोनों टूल्स से विरोधाभासी संदेश न मिलें।

ऑफिस और ड्राइवर के साथ एक पूरे काम का परीक्षण करें

ऐसे काम (ऑर्डर) को चुनें जिसमें वे सभी चरण शामिल हों जो आपकी टीम नियमित रूप से पूरा करती है। ड्राइवर असाइन करना, रूट का विवरण भेजना और ऑर्डर का स्टेटस अपडेट करना जांचें। डिलीवरी के बाद, दस्तावेज़ देखें और पुष्टि करें कि इनवॉइसिंग संभालने वाले व्यक्ति के पास ज़रूरी जानकारी उपलब्ध है।

ड्राइवर से कहें कि वह अपना काम उसी फोन पर करे जिसका वह वास्तव में उपयोग करता है। साइन-इन प्रक्रिया, जॉब की जानकारी पढ़ने में आसानी और फोटो अटैच करने के तरीके पर ध्यान दें। कमज़ोर नेटवर्क या कनेक्शन होने पर देखें कि कौन सी जानकारी उपलब्ध रहती है, कौन से अपडेट भेजे जाने के इंतज़ार में रहते हैं और ऑफिस को कैसे पता चलता है कि कोई अपडेट आ गया है।

नोट करें कि किसे कहां मदद की ज़रूरत पड़ी या कहां कोई गलती हुई। कुछ समस्याओं के लिए सेटिंग्स में बदलाव की ज़रूरत होगी; अन्य के लिए छोटे निर्देश या काम करने के अलग तरीके की आवश्यकता हो सकती है। जिन लोगों को समस्या आई थी, उनसे उस समाधान की जांच करवाएं।

अंतिम फैसला करने से पहले लागत और डेटा एक्सेस की जांच करें

ट्रायल की लागत प्रोवाइडर की शर्तों पर निर्भर करती है। इसकी अवधि, उपयोग की सीमाएं और ट्रायल खत्म होने पर क्या होता है, इसकी जांच करें। कीमत का आकलन करने के लिए अपने संभावित यूज़र्स और वाहनों की संख्या के साथ-साथ अपनी ज़रूरतों के अनुसार फीचर्स को ध्यान में रखें।

कैंसिलेशन के बाद डेटा एक्सपोर्ट और दस्तावेज़ों के एक्सेस के बारे में पता करें। जहां संभव हो, एक सैंपल एक्सपोर्ट चलाएं और उसकी सामग्री की जांच करें। आपकी टीम को पता होना चाहिए कि काम जारी रखने के लिए ज़रूरी जानकारी कैसे निकाली जाए।

नतीजों की समीक्षा के बाद दायरा बढ़ाएं

ट्रायल से पहले आपके द्वारा दर्ज की गई समस्याओं पर वापस गौर करें। क्या शिफ्ट हैंडओवर आसान हुआ है? क्या कोई भी संबंधित ऑर्डर के दस्तावेज़ आसानी से ढूंढ सकता है? अभी भी किन चीज़ों को मैन्युअल रूप से कॉपी करना पड़ रहा है?

यदि ट्रायल सफल रहता है, तो ऑपरेशन्स के अगले हिस्से को नए सिस्टम में ले जाने के लिए चुनें। एक ऐसी तारीख तय करें जिससे वह काम केवल TMS में ही अपडेट किया जाए, जबकि पुरानी फाइलों को सिर्फ संदर्भ (रेफरेंस) के लिए रखा जाए। समय सीमा डेटा की गुणवत्ता, बदलाव के दायरे और आपकी टीम की उपलब्धता पर निर्भर करती है। दिनों की कोई एक निश्चित संख्या नहीं है जो हर कंपनी के लिए सही बैठे।

इस प्रकार के ट्रायल के लिए LiteTMS का उपयोग करना

LiteTMS आपको प्रति रिकॉर्ड किसी अतिरिक्त शुल्क के बिना असीमित ऑर्डर और कॉन्ट्रैक्टर जोड़ने की सुविधा देता है। LiteTMS Mobile असाइन किए गए ऑर्डर, स्टेटस अपडेट और दस्तावेज़ों को संभालता है। ताज़ा जानकारी प्राप्त करने और बदलावों को ऑफिस भेजने के लिए इसमें इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है।

आप AI Builder की मदद से कस्टम फॉर्म और रजिस्टर बना सकते हैं। जांचें कि क्या वे उन जानकारियों को दर्ज कर सकते हैं जिन्हें आप वर्तमान में स्प्रेडशीट के अतिरिक्त कॉलम में रखते हैं।

LiteTMS में कोई सेटअप शुल्क या न्यूनतम अनुबंध अवधि नहीं है। फिर भी किसी ट्रायल में बिल योग्य संसाधन, सेवाएं या मॉड्यूल शामिल हो सकते हैं, इसलिए उन्हें सक्रिय करने से पहले पैनल में शर्तों की समीक्षा करें। हमारा कीमतों से जुड़ा लेख बिल के अलग-अलग हिस्सों के बारे में बताता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

एक छोटे कैरियर को स्प्रेडशीट से TMS पर कब स्विच करना चाहिए?

जब जानकारी को अपडेट रखना या किसी अन्य व्यक्ति को काम सौंपना मुश्किल होने लगे, तो ट्रायल शुरू करने पर विचार करें। विशिष्ट समस्याओं को चुनें, जैसे दस्तावेज़ ढूंढना, और परीक्षण करें कि क्या TMS आपकी टीम को उन्हें हल करने में मदद करता है।

क्या मुझे हर पुराना ऑर्डर ट्रांसफर करने की आवश्यकता है?

यह इस बात पर निर्भर करता है कि चालू काम और समाधान (रिकॉन्सिलेशन) के लिए आपको किन रिकॉर्ड्स की आवश्यकता है। आप मौजूदा ऑर्डर से शुरुआत कर सकते हैं और एक व्यवस्थित संग्रह रख सकते हैं, साथ ही उन पुराने ऑर्डर को शामिल कर सकते हैं जिनमें अभी भी कुछ मामले लंबित हैं।

TMS पर स्विच करने में कितना समय लगता है?

यह समय डेटा की तैयारी, इसमें शामिल लोगों और बदलाव के दायरे पर निर्भर करता है। ऑफिस और ड्राइवरों द्वारा चुने गए ऑर्डर की पूरी प्रक्रिया का परीक्षण करने के बाद तय करें कि इसका दायरा कब बढ़ाना है।

क्या मैं स्प्रेडशीट के साथ-साथ TMS का परीक्षण कर सकता हूँ?

हाँ। ट्रायल का दायरा तय करें और यह सहमति बनाएं कि उन ऑर्डर की ताज़ा जानकारी कहाँ दर्ज की जाएगी। यदि आप दोनों रिकॉर्ड रखते हैं, तो उनका मिलान करने के लिए किसी को ज़िम्मेदारी सौंपें और दोहरी प्रविष्टि (डबल एंट्री) समाप्त करने की एक तारीख तय करें।