Taulukoista TMS-järjestelmään: pienen kuljetusliikkeen opas

Aloita siirtyminen taulukkolaskennasta TMS-järjestelmään rajatulla osalla nykyistä työtänne, kuten yhden asiakkaan kuljetustilauksilla. Valmistele näissä toimeksiannoissa tarvittavat tiedot, sopikaa, missä tiimi ylläpitää ajantasaisia tietoja, ja testaa koko kuljetusketju aina toimitusasiakirjoihin saakka. Laajenna käyttöä vasta, kun olet käynyt tulokset läpi työtä tekevien ihmisten kanssa.

Tunnista kohdat, joissa taulukko alkaa takuta

Taulukkolaskentaa on helppo mukauttaa. Voit lisätä sarakkeen, muuttaa otsikoita ja järjestää tilaukset tiimillesi sopivalla tavalla. Jos tiedot pysyvät ajan tasalla ja kaikki löytävät ne, pelkkä kaluston koko ei ole syy luopua taulukoista.

Tarkastele, kuinka paljon työtä tehdään tiedoston ulkopuolella. Ajojärjestelijä saattaa joutua soittelemaan toimituksen tilanteesta samalla, kun asiakirjoja saapuu moneen eri paikkaan. Kollegan vuoroa tuuraava työntekijä voi joutua kyselemään aiemmista sovituista asioista saadakseen toimeksiannon hoidettua.

Kirjaa muistiin muutama tilanne omasta arjestanne. Niistä tulee konkreettisia tarkistuskohtia TMS-kokeilun ajaksi. Yksi hyödyllinen tavoite voisi olla se, että seuraava ajojärjestelijä näkee tilauksen tilan ja asiakirjat soittamatta sitä aiemmin hoitaneelle henkilölle.

Valmistele ensimmäisissä toimeksiannoissa tarvittavat tiedot

Valitse tuttu asiakas tai vakioreitti. Valmistele näissä toimeksiannoissa tarvittavat kumppani-, ajoneuvo- ja työntekijätiedot. Tarkista tuplatiedot, rekisteritunnukset ja yhteystiedot ennen niiden siirtämistä uuteen järjestelmään.

Koko yrityksen historiaa ei tarvitse siirtää kerralla. Määritä vanhemmat tiedot, joita tarvitaan edelleen avoimien laskujen, selvittämättömien asioiden tai raportoinnin vuoksi, ja sisällytä ne siirtosuunnitelmaan.

Muut tiedostot voivat jäädä järjestettyyn arkistoon. Ota varmuuskopio ennen tiedostojen muokkaamista ja varmista, että pystyt hakemaan minkä tahansa tilauksen liitteineen. Pelkän taulukon säilyttäminen ei riitä, jos tiimi ei enää pääse käsiksi tarvittaviin tausta-asiakirjoihin.

Sovi, missä tilauksen ajantasainen versio sijaitsee

Kokeilun aikana muu yritys voi jatkaa nykyisten työkalujen käyttöä. Sopikaa valittujen toimeksiantojen osalta yksi selkeä paikka, johon nykyinen tila ja ohjeiden muutokset kirjataan. Muussa tapauksessa taulukko ja TMS voivat päätyä näyttämään ristiriitaisia tietoja.

Jos ylläpidät rinnakkaisia tietoja jonkin aikaa, nimeä joku täsmäyttämään ne ja aseta selkeä takaraja päällekkäiselle kirjaamiselle. Varmista, etteivät kuljettajat ja asiakkaat saa ristiriitaisia viestejä kahdesta eri järjestelmästä.

Testaa kokonainen kuljetus toimiston ja kuljettajan kanssa

Valitse ajo, joka sisältää tiimisi säännöllisesti tekemät työvaiheet. Tarkista kuljettajan määrittäminen, reittitietojen lähettäminen ja tilauksen tilapäivitykset. Etsi purkamisen jälkeen asiakirjat ja varmista, että laskutusta hoitavalla henkilöllä on kaikki tarvittavat tiedot.

Pyydä kuljettajaa hoitamaan oma osuutensa puhelimella, jota hän todellisuudessa käyttää työssään. Seuraa kirjautumista, kuinka helposti ajon tiedot ovat luettavissa ja miten valokuvien liittäminen sujuu. Tarkista heikon verkkoyhteyden aikana, mitkä tiedot pysyvät näkyvissä, mitkä päivitykset jäävät odottamaan lähetystä ja miten toimisto tietää päivityksen saapuneen.

Kirjaa ylös kohdat, joissa joku tarvitsi apua tai teki virheen. Osa ongelmista ratkeaa asetusta muuttamalla, toiset taas vaativat lyhyen ohjeistuksen tai uuden toimintatavan. Pyydä ongelman kohdanneita henkilöitä tarkistamaan, että korjaus toimii.

Tarkista kustannukset ja pääsy tietoihin ennen sitoutumista

Kokeilujakson kustannukset riippuvat palveluntarjoajan ehdoista. Tarkista kokeilun kesto, siihen sisältyvät rajat ja se, mitä kokeilun päättyessä tapahtuu. Arvioi kokonaishintaa oletettujen käyttäjä- ja ajoneuvomäärien sekä tarvitsemiesi toimintojen perusteella.

Kysy tietojen viennistä ja asiakirjojen saatavuudesta tilauksen päättymisen jälkeen. Tee mahdollisuuksien mukaan testivienti ja tarkista sen sisältö. Tiimisi on tiedettävä, miten työn jatkamiseen tarvittavat tiedot saadaan talteen.

Laajenna käyttöä tulosten arvioinnin jälkeen

Palaa ongelmiin, jotka kirjasit ennen kokeilua. Onko vuoronvaihto helpompaa? Löytyykö asiakirja suoraan oikean tilauksen alta? Mitä tietoja joudutaan yhä kopioimaan käsin?

Jos kokeilu sujuu hyvin, valitse seuraava toiminnan osa siirrettäväksi. Sovi päivämäärä, josta alkaen kyseisiä tietoja päivitetään vain TMS-järjestelmässä ja vanhat tiedostot pidetään vain viitteenä. Aikataulu riippuu tietojen laadusta, muutoksen laajuudesta ja tiimisi käytettävissä olevasta ajasta. Mikään tietty päivien määrä ei sovi jokaiselle yritykselle.

LiteTMS:n käyttö tällaisessa kokeilussa

LiteTMS-järjestelmään voi lisätä rajattomasti tilauksia ja alihankkijoita ilman erillistä tietuekohtaista maksua. LiteTMS Driver hoitaa osoitetut tilaukset, tilapäivitykset ja asiakirjat. Se tarvitsee verkkoyhteyden ajantasaisten tietojen hakemiseen ja muutosten lähettämiseen toimistolle.

Voit luoda mukautettuja lomakkeita ja rekistereitä AI Builder -työkalulla. Tarkista, pystytkö tallentamaan niihin tiedot, joita pidät tällä hetkellä taulukkolaskennan lisäsarakkeissa.

LiteTMS-järjestelmässä ei ole avausmaksua eikä sitovaa määräaikaa. Kokeilu voi silti sisältää maksullisia resursseja, palveluita tai moduuleita, joten tarkista ehdot hallintapaneelista ennen niiden käyttöönottoa. Hinnoitteluartikkelimme kertoo tarkemmin laskun eri osista.