Taulukoista TMS-järjestelmään: pienen kuljetusliikkeen opas

Aloita siirtyminen taulukkolaskennasta TMS-järjestelmään rajatulla osalla nykyistä työtänne, kuten yhden asiakkaan kuljetustilauksilla. Valmistele näissä toimeksiannoissa tarvittavat tiedot, sopikaa, missä tiimi ylläpitää ajantasaisia tietoja, ja testaa koko kuljetusketju aina toimitusasiakirjoihin saakka. Laajenna käyttöä vasta, kun olet käynyt tulokset läpi työtä tekevien ihmisten kanssa.

Tunnista kohdat, joissa taulukko alkaa takuta

Taulukkolaskentaa on helppo mukauttaa. Voit lisätä sarakkeen, muuttaa otsikoita ja järjestää tilaukset tiimillesi sopivalla tavalla. Jos tiedot pysyvät ajan tasalla ja kaikki löytävät ne, pelkkä kaluston koko ei ole syy luopua taulukoista.

Tarkastele, kuinka paljon työtä tehdään tiedoston ulkopuolella. Ajojärjestelijä saattaa joutua soittelemaan toimituksen tilanteesta samalla, kun asiakirjoja saapuu moneen eri paikkaan. Kollegan vuoroa tuuraava työntekijä voi joutua kyselemään aiemmista sovituista asioista saadakseen toimeksiannon hoidettua.

Kirjaa muistiin muutama tilanne omasta arjestanne. Niistä tulee konkreettisia tarkistuskohtia TMS-kokeilun ajaksi. Yksi hyödyllinen tavoite voisi olla se, että seuraava ajojärjestelijä näkee tilauksen tilan ja asiakirjat soittamatta sitä aiemmin hoitaneelle henkilölle.

Valmistele ensimmäisissä toimeksiannoissa tarvittavat tiedot

Valitse tuttu asiakas tai vakioreitti. Valmistele näissä toimeksiannoissa tarvittavat kumppani-, ajoneuvo- ja työntekijätiedot. Tarkista tuplatiedot, rekisteritunnukset ja yhteystiedot ennen niiden siirtämistä uuteen järjestelmään.

Koko yrityksen historiaa ei tarvitse siirtää kerralla. Määritä vanhemmat tiedot, joita tarvitaan edelleen avoimien laskujen, selvittämättömien asioiden tai raportoinnin vuoksi, ja sisällytä ne siirtosuunnitelmaan.

Muut tiedostot voivat jäädä järjestettyyn arkistoon. Ota varmuuskopio ennen tiedostojen muokkaamista ja varmista, että pystyt hakemaan minkä tahansa tilauksen liitteineen. Pelkän taulukon säilyttäminen ei riitä, jos tiimi ei enää pääse käsiksi tarvittaviin tausta-asiakirjoihin.

Sovi, missä tilauksen ajantasainen versio sijaitsee

Kokeilun aikana muu yritys voi jatkaa nykyisten työkalujen käyttöä. Sopikaa valittujen toimeksiantojen osalta yksi selkeä paikka, johon nykyinen tila ja ohjeiden muutokset kirjataan. Muussa tapauksessa taulukko ja TMS voivat päätyä näyttämään ristiriitaisia tietoja.

Jos ylläpidät rinnakkaisia tietoja jonkin aikaa, nimeä joku täsmäyttämään ne ja aseta selkeä takaraja päällekkäiselle kirjaamiselle. Varmista, etteivät kuljettajat ja asiakkaat saa ristiriitaisia viestejä kahdesta eri järjestelmästä.

Testaa kokonainen kuljetus toimiston ja kuljettajan kanssa

Käytä keikkaa, joka sisältää tiimisi säännöllisesti tekemät työvaiheet. Tarkista kuljettajan määrittäminen, reittitietojen lähettäminen ja tilauksen tilan päivittäminen. Etsi toimituksen jälkeen rahtiasiakirjat ja varmista, että laskutuksesta vastaavalla henkilöllä on kaikki tarvitsemansa tiedot.

Pyydä kuljettajaa hoitamaan oma osuutensa puhelimella, jota hän käyttää työssään. Seuraa kirjautumista, sitä, kuinka vaivattomasti hän näkee keikan tiedot, sekä valokuvien liittämistä. Jos yhteys on heikko, tarkista, mitkä tiedot pysyvät näkyvissä, mitkä päivitykset odottavat lähetystä ja miten toimisto näkee, että päivitys on tullut perille.

Kirjaa muistiin kohdat, joissa joku tarvitsi apua tai teki virheen. Osa ongelmista ratkeaa asetusta muuttamalla, kun taas toiset saattavat vaatia lyhyen ohjeistuksen tai uudenlaisen toimintatavan. Anna ongelman kohdanneiden henkilöiden tarkistaa tehty korjaus.

Tarkista kustannukset ja pääsy tietoihin ennen sitoutumista

Kokeilun kustannukset riippuvat toimittajan ehdoista. Tarkista kokeilujakson kesto, käyttörajat ja se, mitä kokeilun päättyessä tapahtuu. Arvioi hintaa arvioidun käyttäjä- ja ajoneuvomäärän sekä tarvitsemiesi toimintojen perusteella.

Kysy tietojen viennistä ja asiakirjojen saatavuudesta tilauksen päättymisen jälkeen. Tee mahdollisuuksien mukaan testivienti ja tarkista sen sisältö. Tiimisi on tiedettävä, miten työn jatkamiseen tarvittavat tiedot saadaan talteen.

Laajenna käyttöä tulosten arvioinnin jälkeen

Palaa ongelmiin, jotka kirjasit ennen kokeilujaksoa. Onko vuoronvaihto helpompaa? Löytyykö asiakirja suoraan tilauksen kohdalta? Mitä asioita joudutaan yhä kopioimaan käsin?

Jos kokeilu toimii hyvin, valitse seuraava siirrettävä toimintojen osa. Määritä päivämäärä, josta alkaen kyseisiä tietoja päivitetään vain TMS-järjestelmässä ja vanhoja tiedostoja säilytetään vain viitteenä. Aikataulu riippuu datan laadusta, muutoksen laajuudesta ja tiimisi käytettävissä olevasta ajasta. Yhtä kaikille yrityksille sopivaa päivämäärää ei ole olemassa.

LiteTMS:n käyttö tällaisessa kokeilussa

LiteTMS:ssä voit lisätä rajattomasti tilauksia ja kumppaneita ilman tietuemaksuja. LiteTMS Mobile hoitaa osoitetut kuljetustilaukset, tilapäivitykset ja asiakirjat. Se tarvitsee internetyhteyden ajantasaisten tietojen noutamiseen ja muutosten lähettämiseen toimistolle.

Voit luoda mukautettuja lomakkeita ja rekistereitä työkalulla AI Builder. Kokeile, pystytkö tallentamaan niihin tiedot, joita nykyisin pidät taulukkolaskennan lisäsarakkeissa.

LiteTMS-järjestelmässä ei ole avausmaksua eikä sitovaa määräaikaa. Kokeilu voi silti sisältää maksullisia resursseja, palveluita tai moduuleita, joten tarkista ehdot hallintapaneelista ennen niiden käyttöönottoa. Hinnoitteluartikkelimme kertoo tarkemmin laskun eri osista.