De las hojas de cálculo a un TMS: guía para pequeños transportistas

Comience la transición de las hojas de cálculo a un TMS con una parte delimitada de su actividad habitual, como los pedidos de un único cliente. Prepare los registros necesarios para esos transportes, acuerde en qué lugar mantendrá el equipo la información actualizada y pruebe todo el flujo de trabajo hasta la documentación de entrega. Amplíe el alcance una vez haya contrastado los resultados con el personal que realiza las tareas.

Identifique dónde empieza a quedarse corta la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es fácil de adaptar. Puede añadir una columna, cambiar encabezados y organizar los pedidos según las necesidades del equipo. Si la información se mantiene al día y todo el mundo puede consultarla, el tamaño de la flota por sí solo no justifica su sustitución.

Observe cuánto trabajo se realiza al margen del archivo. Es posible que un gestor de tráfico tenga que llamar para conocer el estado de una entrega mientras los documentos llegan por vías dispersas. Quien cubra el turno de un compañero puede tener dificultades para cerrar un viaje sin consultar los acuerdos previos.

Anote varias situaciones reales de su operativa diaria. Servirán como puntos concretos de comprobación durante el periodo de prueba del TMS. Un objetivo práctico consiste en que el siguiente gestor de tráfico pueda consultar el estado de una orden y sus documentos sin necesidad de llamar a quien la gestionó antes.

Prepare la información necesaria para los primeros transportes

Elija un cliente o una ruta habitual. Prepare los registros de colaboradores, vehículos y empleados necesarios para esos servicios. Revise duplicados, matrículas y datos de contacto antes de importarlos al nuevo sistema.

No es necesario transferir todo el historial de la empresa de golpe. Identifique los registros antiguos que aún necesite para facturas pendientes, incidencias abiertas o informes, e inclúyalos en el plan de migración.

El resto de los archivos puede conservarse en un archivo organizado. Haga una copia de seguridad antes de modificarlos y compruebe que puede recuperar cualquier orden seleccionada con sus archivos adjuntos. Conservar únicamente la hoja de cálculo no basta si los documentos justificativos quedan fuera del alcance del equipo.

Acuerde dónde reside la versión definitiva de cada pedido

Durante la prueba piloto, el resto de la empresa puede seguir utilizando sus herramientas habituales. En los servicios seleccionados, acuerde un único lugar para registrar el estado actual y los cambios en las instrucciones. De lo contrario, la hoja de cálculo y el TMS acabarán mostrando información contradictoria.

Si mantiene registros duplicados durante un tiempo, asigne a una persona para conciliar los datos y fije una fecha límite para poner fin a la doble entrada. Compruebe que ni los conductores ni los clientes reciban mensajes contradictorios procedentes de ambas herramientas.

Pruebe un servicio completo con la oficina y el conductor

Utilice un servicio que incluya las tareas que su equipo realiza habitualmente. Compruebe la asignación del conductor, el envío de los detalles de la ruta y la actualización del estado de la orden. Tras la entrega, localice la documentación y confirme que la persona encargada de la facturación dispone de la información necesaria.

Pida al conductor que realice su parte desde el teléfono móvil que utiliza en su día a día. Observe el proceso de inicio de sesión, la facilidad con la que consulta los detalles del servicio y cómo adjunta las fotografías. Con poca cobertura, compruebe qué información sigue disponible, qué actualizaciones quedan pendientes de envío y cómo sabe la oficina que ha llegado una actualización.

Anote los puntos en los que alguien haya necesitado ayuda o haya cometido un error. Algunos problemas requerirán ajustar una configuración; otros exigirán una breve instrucción o un cambio en la forma de trabajar. Asegúrese de que las personas que detectaron el problema comprueben la solución aplicada.

Revise los costes y el acceso a los datos antes de comprometerse

Los costes del periodo de prueba dependen de las condiciones del proveedor. Revise la duración, los límites incluidos y lo que ocurre al finalizar la prueba. Calcule el precio a partir del número previsto de usuarios y vehículos, así como de las funciones que realmente necesita.

Consulte las opciones de exportación de datos y el acceso a los documentos en caso de cancelación. Siempre que sea posible, realice una exportación de prueba y revise su contenido. Su equipo debe saber cómo recuperar la información necesaria para seguir trabajando.

Amplíe el alcance tras evaluar los resultados

Vuelva a revisar los problemas que anotó antes de la prueba. ¿Resulta más sencillo el cambio de turno? ¿Es fácil localizar un documento asociado a su orden de transporte? ¿Qué tareas siguen requiriendo copiar datos a mano?

Si la prueba funciona bien, elija la siguiente parte de la operativa que vaya a migrar. Fije una fecha a partir de la cual ese trabajo se actualice únicamente en el TMS, manteniendo los archivos antiguos solo como consulta. El calendario dependerá de la calidad de los datos, el alcance del cambio y la disponibilidad de su equipo. No existe un plazo único válido para todas las empresas.

Cómo utilizar LiteTMS en este tipo de prueba

LiteTMS le permite añadir órdenes y colaboradores ilimitados sin cobrar por cada registro. LiteTMS Mobile gestiona las órdenes asignadas, las actualizaciones de estado y la documentación. Requiere conexión a internet para descargar la información actualizada y enviar los cambios a la oficina.

Puede crear formularios y registros personalizados con AI Builder. Compruebe si permiten recoger los datos que ahora mismo anota en columnas adicionales de su hoja de cálculo.

LiteTMS no tiene costes de alta ni permanencia mínima. Aun así, una prueba puede incluir recursos, servicios o módulos facturables, por lo que le recomendamos revisar las condiciones en el panel antes de activarlos. Nuestro artículo sobre precios explica las diferentes partes de la factura.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debería un pequeño transportista pasar de las hojas de cálculo a un TMS?

Plantéese una prueba cuando mantener la información al día o transferir tareas a otra persona resulte complicado. Elija problemas concretos, como la localización de documentos, y compruebe si el TMS ayuda a su equipo a resolverlos.

¿Es necesario migrar todas las órdenes históricas?

Depende de qué registros siga necesitando para el trabajo diario y la conciliación. Puede comenzar con las órdenes en curso y mantener un archivo organizado, incluyendo aquellos servicios anteriores que aún tengan gestiones pendientes.

¿Cuánto tiempo lleva la transición a un TMS?

El plazo depende de la preparación de los datos, las personas implicadas y el alcance del cambio. Decida cuándo ampliar el uso una vez que la oficina y los conductores hayan probado la gestión completa de varios servicios seleccionados.

¿Se puede probar un TMS en paralelo con una hoja de cálculo?

Sí. Defina el alcance de la prueba y acuerde dónde se registrará la información actualizada de esos servicios. Si mantiene ambos registros en paralelo, asigne a una persona para conciliar los datos y establezca una fecha límite para poner fin a la doble entrada.