Kalimi nga tabelat llogaritëse në një TMS: udhëzues për transportuesit e vegjël

Fillojeni kalimin nga tabelat llogaritëse në një TMS me një pjesë të caktuar të punës suaj aktuale, si për shembull me porositë për një klient të vetëm. Përgatitni të dhënat e nevojshme për këto transporte, bini dakord se ku do t'i mbajë ekipi informacionet më të fundit dhe testoni të gjithë procesin deri te dokumentacioni i dorëzimit. Zgjerojeni përdorimin pasi të keni shqyrtuar rezultatet me njerëzit që kryejnë punën operative.

Dalloni rastet kur tabela po bëhet e vështirë

Një tabelë llogaritëse përshtatet lehtësisht. Mund të shtoni një kolonë, të ndryshoni emërtimet dhe t'i organizoni porositë sipas nevojave të ekipit. Nëse informacioni mbetet i përditësuar dhe të gjithë e gjejnë menjëherë, madhësia e flotës në vetvete nuk përbën arsye për ta zëvendësuar atë.

Shikoni se sa punë kryhet jashtë skedarit. Dispeçerit mund t'i duhet të marrë në telefon për t'u informuar rreth statusit të dorëzimit, ndërkohë që dokumentet mbërrijnë në disa vende të ndryshme. Dikush që zëvendëson turnin e një kolegu mund ta ketë të vështirë ta përfundojë një transport pa pyetur për marrëveshjet e mëparshme.

Shënoni disa situata konkrete nga puna juaj e përditshme. Këto bëhen pika specifike për t'u kontrolluar gjatë testimit të një sistemi TMS. Një synim i vlefshëm mund të jetë që dispeçeri tjetër të gjejë statusin dhe dokumentacionin e një porosie pa marrë në telefon personin që e ka trajtuar më parë.

Përgatitni atë që nevojitet për transportet e para

Zgjidhni një klient ose një itinerar të njohur. Përgatitni regjistrimet e bashkëpunëtorëve, automjeteve dhe punonjësve që nevojiten për ato ngarkesa. Kontrolloni regjistrimet e dyfishuara, targat e automjeteve dhe të dhënat e kontaktit përpara se t'i kaloni në sistemin e ri.

Nuk është e nevojshme të zhvendosni menjëherë të gjithë historikun e kompanisë. Identifikoni regjistrimet e mëparshme që ju duhen ende për faturat e papaguara, çështjet e hapura ose raportimet, dhe përfshijini ato në planin e migrimit.

Skedarët e tjerë mund të mbeten në një arkiv të organizuar. Bëni një kopje rezervë përpara se t'i ndryshoni dhe sigurohuni që mund të gjeni lehtësisht një porosi të zgjedhur bashkë me bashkëngjitjet e saj. Mbajtja vetëm e tabelës nuk mjafton nëse dokumentet shoqëruese bëhen të paarritshme për ekipin.

Bini dakord se ku ruhet versioni zyrtar i një porosie

Gjatë periudhës së provës, pjesa tjetër e kompanisë mund të vazhdojë të punojë me mjetet ekzistuese. Për transportet e përzgjedhura, bini dakord për një vend të vetëm ku do të regjistrohet statusi aktual dhe çdo ndryshim i udhëzimeve. Përndryshe, tabela dhe sistemi TMS mund të përfundojnë duke shfaqur të dhëna të ndryshme.

Nëse mbani të dhëna të dyfishta për njëfarë kohe, caktoni dikë për t'i barazuar ato dhe përcaktoni një afat përfundimtar për regjistrimin e dyfishtë. Sigurohuni që shoferët dhe klientët të mos marrin mesazhe kontradiktore nga dy mjete të ndryshme.

Testoni një porosi të plotë me zyrën dhe shoferin

Përdorni një porosi që përfshin hapat që ekipi juaj kryen rregullisht. Kontrolloni caktimin e shoferit, dërgimin e detajeve të itinerarit dhe përditësimin e statusit të porosisë. Pas dorëzimit, gjeni dokumentacionin dhe konfirmoni që personi përgjegjës për faturimin i ka të gjitha informacionet e nevojshme.

Kërkojini shoferit të kryejë pjesën e tij nga telefoni që përdor realisht gjatë punës. Vëzhgoni procesin e hyrjes në llogari, sa lehtë i lexon detajet e ngarkesës dhe mënyrën se si ngarkon fotot. Kur lidhja e internetit është e dobët, kontrolloni cilat informacione mbeten të disponueshme, cilat përditësime presin për t'u dërguar dhe si njoftohet zyra për mbërritjen e një përditësimi.

Shënoni rastet kur dikush pati nevojë për ndihmë ose bëri një gabim. Disa probleme kërkojnë thjesht ndryshimin e një parametri; të tjera mund të kërkojnë një udhëzim të shkurtër ose një praktikë tjetër pune. Bëni që personat që hasën problemin të verifikojnë vetë zgjidhjen.

Kontrolloni kostot dhe aksesin në të dhëna përpara se të merrni një vendim

Kostot e periudhës provuese varen nga kushtet e ofruesit. Verifikoni kohëzgjatjen, kufijtë e përfshirë dhe çfarë ndodh kur periudha provuese përfundon. Përdorni numrin e parashikuar të përdoruesve dhe mjeteve, së bashku me funksionet që ju nevojiten, për të vlerësuar çmimin përfundimtar.

Informohuni mbi eksportimin e të dhënave dhe aksesin te dokumentet në rast anulimi të shërbimit. Kur është e mundur, kryeni një eksport provë dhe kontrolloni përmbajtjen e tij. Ekipi juaj duhet të dijë se si të tërheqë informacionin e nevojshëm për të vazhduar punën pa ndërprerje.

Zgjeroni përdorimin pas vlerësimit të rezultateve

Kthehuni te problemet që keni shënuar para fazës provuese. A është dorëzimi i turnit më i thjeshtë? A mund të gjendet dokumenti përkatës për çdo porosi? Çfarë kërkon ende kopjim manual të të dhënave?

Nëse prova rezulton e suksesshme, zgjidhni procesin e radhës që do të transferoni. Caktoni një datë nga e cila ato të dhëna do të përditësohen vetëm në TMS, duke ruajtur skedarët e vjetër thjesht për referencë. Afatet kohore varen nga cilësia e të dhënave, shtrirja e ndryshimit dhe disponueshmëria e ekipit tuaj. Nuk ka një numër fiks ditësh që vlen njësoj për çdo kompani.

Përdorimi i LiteTMS për një provë të tillë

LiteTMS ju lejon të shtoni porosi dhe bashkëpunëtorë pa kufizim, pa kosto shtesë për çdo regjistrim. LiteTMS Driver menaxhon porositë e caktuara, përditësimet e statusit dhe dokumentet. Aplikacioni kërkon lidhje interneti për të marrë informacionet më të fundit dhe për të dërguar ndryshimet në zyrë.

Mund të krijoni formularë dhe regjistra të personalizuar me AI Builder. Verifikoni nëse ata mund të regjistrojnë të njëjtat të dhëna që aktualisht i mbani në kolona shtesë në tabelat tuaja.

LiteTMS nuk kërkon tarifë konfigurimi fillestar dhe as afat minimal kontrate. Një fazë provuese mund të përfshijë burime, shërbime ose module me pagesë, prandaj shqyrtoni kushtet në panel përpara se t'i aktivizoni ato. Artikulli ynë mbi çmimet shpjegon zërat e ndryshëm të faturës.

Pyetje të shpeshta

Kur duhet të kalojë një transportues i vogël nga tabelat në një TMS?

Merrni në konsideratë një periudhë provuese kur përditësimi i informacionit në kohë reale ose kalimi i punës te një koleg bëhet i vështirë. Zgjidhni probleme konkrete, si p.sh. gjetja e dokumenteve, dhe provoni nëse TMS-ja e ndihmon ekipin tuaj t'i zgjidhë ato.

A duhet të transferoj çdo porosi të vjetër historike?

Kjo varet nga të dhënat që ju nevojiten ende për punën e përditshme dhe rakordimet financiare. Mund të filloni me porositë aktuale dhe të mbani një arkivë të mirëorganizuar, duke përfshirë ngarkesat më të vjetra që kanë ende çështje të papërfunduara.

Sa kohë zgjat kalimi në një TMS?

Koha e nevojshme varet nga përgatitja e të dhënave, stafi i përfshirë dhe shtrirja e procesit. Vendosni për zgjerimin vetëm pasi zyra dhe shoferët të kenë testuar menaxhimin e plotë të disa porosive të zgjedhura.

A mund ta testoj një TMS paralelisht me tabelat Excel?

Po. Përcaktoni fushën e testimit dhe bini dakord se ku do të regjistrohet informacioni zyrtar për ato porosi. Nëse mbani të dyja formatet e regjistrimit, caktoni dikë për t'i rakorduar ato dhe vendosni një datë të saktë për të ndaluar regjistrimin e dyfishtë.