Kalimi nga tabelat llogaritëse në një TMS: udhëzues për transportuesit e vegjël

Fillojeni kalimin nga tabelat llogaritëse në një TMS me një pjesë të caktuar të punës suaj aktuale, si për shembull me porositë për një klient të vetëm. Përgatitni të dhënat e nevojshme për këto transporte, bini dakord se ku do t'i mbajë ekipi informacionet më të fundit dhe testoni të gjithë procesin deri te dokumentacioni i dorëzimit. Zgjerojeni përdorimin pasi të keni shqyrtuar rezultatet me njerëzit që kryejnë punën operative.

Dalloni rastet kur tabela po bëhet e vështirë

Një tabelë llogaritëse përshtatet lehtësisht. Mund të shtoni një kolonë, të ndryshoni emërtimet dhe t'i organizoni porositë sipas nevojave të ekipit. Nëse informacioni mbetet i përditësuar dhe të gjithë e gjejnë menjëherë, madhësia e flotës në vetvete nuk përbën arsye për ta zëvendësuar atë.

Shikoni se sa punë kryhet jashtë skedarit. Dispeçerit mund t'i duhet të marrë në telefon për t'u informuar rreth statusit të dorëzimit, ndërkohë që dokumentet mbërrijnë në disa vende të ndryshme. Dikush që zëvendëson turnin e një kolegu mund ta ketë të vështirë ta përfundojë një transport pa pyetur për marrëveshjet e mëparshme.

Shënoni disa situata konkrete nga puna juaj e përditshme. Këto bëhen pika specifike për t'u kontrolluar gjatë testimit të një sistemi TMS. Një synim i vlefshëm mund të jetë që dispeçeri tjetër të gjejë statusin dhe dokumentacionin e një porosie pa marrë në telefon personin që e ka trajtuar më parë.

Përgatitni atë që nevojitet për transportet e para

Zgjidhni një klient ose një itinerar të njohur. Përgatitni regjistrimet e bashkëpunëtorëve, automjeteve dhe punonjësve që nevojiten për ato ngarkesa. Kontrolloni regjistrimet e dyfishuara, targat e automjeteve dhe të dhënat e kontaktit përpara se t'i kaloni në sistemin e ri.

Nuk është e nevojshme të zhvendosni menjëherë të gjithë historikun e kompanisë. Identifikoni regjistrimet e mëparshme që ju duhen ende për faturat e papaguara, çështjet e hapura ose raportimet, dhe përfshijini ato në planin e migrimit.

Skedarët e tjerë mund të mbeten në një arkiv të organizuar. Bëni një kopje rezervë përpara se t'i ndryshoni dhe sigurohuni që mund të gjeni lehtësisht një porosi të zgjedhur bashkë me bashkëngjitjet e saj. Mbajtja vetëm e tabelës nuk mjafton nëse dokumentet shoqëruese bëhen të paarritshme për ekipin.

Bini dakord se ku ruhet versioni zyrtar i një porosie

Gjatë periudhës së provës, pjesa tjetër e kompanisë mund të vazhdojë të punojë me mjetet ekzistuese. Për transportet e përzgjedhura, bini dakord për një vend të vetëm ku do të regjistrohet statusi aktual dhe çdo ndryshim i udhëzimeve. Përndryshe, tabela dhe sistemi TMS mund të përfundojnë duke shfaqur të dhëna të ndryshme.

Nëse mbani të dhëna të dyfishta për njëfarë kohe, caktoni dikë për t'i barazuar ato dhe përcaktoni një afat përfundimtar për regjistrimin e dyfishtë. Sigurohuni që shoferët dhe klientët të mos marrin mesazhe kontradiktore nga dy mjete të ndryshme.

Testoni një porosi të plotë me zyrën dhe shoferin

Përdorni një porosi që përfshin hapat që ekipi juaj kryen rregullisht. Kontrolloni caktimin e shoferit, dërgimin e detajeve të itinerarit dhe përditësimin e statusit të porosisë. Pas dorëzimit, gjeni dokumentacionin dhe konfirmoni që personi përgjegjës për faturimin ka informacionin e nevojshëm.

Kërkojini shoferit të kryejë pjesën e tij në telefonin që përdor realisht. Vëzhgoni procesin e hyrjes në llogari, sa lehtë i lexon detajet e porosisë dhe mënyrën se si ngarkon fotot. Me një lidhje të dobët interneti, kontrolloni cili informacion mbetet i disponueshëm, cilat përditësime presin për t'u dërguar dhe si e kupton zyra që një përditësim ka mbërritur.

Shënoni rastet kur dikush pati nevojë për ndihmë ose bëri një gabim. Disa probleme do të kërkojnë ndryshimin e një parametri; të tjera mund të kërkojnë një udhëzim të shkurtër ose një praktikë tjetër pune. Bëni që personat që hasën problemin të verifikojnë zgjidhjen.

Kontrolloni kostot dhe qasjen në të dhëna para se të merrni një vendim

Kostot e periudhës provë varen nga kushtet e ofruesit. Kontrolloni kohëzgjatjen, kufijtë e përfshirë dhe çfarë ndodh kur periudha provë përfundon. Përdorni numrin e pritshëm të përdoruesve dhe automjeteve, së bashku me funksionet që ju nevojiten, për të vlerësuar çmimin.

Pyesni për eksportimin e të dhënave dhe qasjen te dokumentet pas anulimit. Kur është e mundur, kryeni një eksportim prove dhe kontrolloni përmbajtjen e tij. Ekipi juaj duhet të dijë se si të marrë informacionin e nevojshëm për të vazhduar punën.

Zgjeroni përdorimin pas shqyrtimit të rezultateve

Rikthehuni te problemet që keni shënuar para periudhës provë. A është dorëzimi i turnit më i lehtë? A mund ta gjejë dikush dokumentin e lidhur me porosinë përkatëse? Çfarë kërkon ende kopjim manual?

Nëse periudha provë funksionon mirë, zgjidhni pjesën tjetër të operacioneve për ta transferuar. Caktoni një datë nga e cila ajo punë përditësohet vetëm në TMS, ndërsa skedarët e vjetër ruhen për referencë. Afatet varen nga cilësia e të dhënave, fushëveprimi i ndryshimit dhe disponueshmëria e ekipit tuaj. Nuk ka një numër të vetëm ditësh që vlen për çdo kompani.

Përdorimi i LiteTMS për këtë lloj testimi

LiteTMS ju lejon të shtoni porosi dhe kontraktorë pa kufi, pa pagesë shtesë për çdo regjistrim. LiteTMS Mobile menaxhon porositë e caktuara, përditësimet e statusit dhe dokumentet. Aplikacioni kërkon lidhje interneti për të marrë informacionin më të fundit dhe për të dërguar ndryshimet në zyrë.

Mund të krijoni formularë dhe regjistra të personalizuar me AI Builder. Kontrolloni nëse ato mund të regjistrojnë detajet që aktualisht i mbani në kolona shtesë të tabelave tuaja.

LiteTMS nuk kërkon tarifë konfigurimi fillestar dhe as afat minimal kontrate. Një fazë provuese mund të përfshijë burime, shërbime ose module me pagesë, prandaj shqyrtoni kushtet në panel përpara se t'i aktivizoni ato. Artikulli ynë mbi çmimet shpjegon zërat e ndryshëm të faturës.

Pyetje të shpeshta

Kur duhet të kalojë një transportues i vogël nga tabelat në një TMS?

Merrni në konsideratë një periudhë provuese kur përditësimi i informacionit në kohë reale ose kalimi i punës te një koleg bëhet i vështirë. Zgjidhni probleme konkrete, si p.sh. gjetja e dokumenteve, dhe provoni nëse TMS-ja e ndihmon ekipin tuaj t'i zgjidhë ato.

A duhet të transferoj çdo porosi të vjetër historike?

Kjo varet nga të dhënat që ju nevojiten ende për punën e përditshme dhe rakordimet financiare. Mund të filloni me porositë aktuale dhe të mbani një arkivë të mirëorganizuar, duke përfshirë ngarkesat më të vjetra që kanë ende çështje të papërfunduara.

Sa kohë zgjat kalimi në një TMS?

Koha e nevojshme varet nga përgatitja e të dhënave, stafi i përfshirë dhe shtrirja e procesit. Vendosni për zgjerimin vetëm pasi zyra dhe shoferët të kenë testuar menaxhimin e plotë të disa porosive të zgjedhura.

A mund ta testoj një TMS paralelisht me tabelat Excel?

Po. Përcaktoni fushën e testimit dhe bini dakord se ku do të regjistrohet informacioni zyrtar për ato porosi. Nëse mbani të dyja formatet e regjistrimit, caktoni dikë për t'i rakorduar ato dhe vendosni një datë të saktë për të ndaluar regjistrimin e dyfishtë.