表計算ソフトからTMSへの移行：中小運送会社のための導入ガイド

スプレッドシートからTMSへの移行は、特定顧客の注文など、現在の業務の一部を限定して開始することをおすすめします。該当する運行に必要なデータを準備し、最新情報をチーム内のどこで管理するかを取り決めた上で、受託から配達完了書類の処理まで一連の業務をテストします。現場の担当者と成果を確認した後に、適用範囲を拡大していきましょう。

スプレッドシート運用の限界を見極める

スプレッドシートは柔軟な運用が可能です。列を追加したり、項目名を変更したり、チームのやり方に合わせて案件を並べ替えたりできます。情報が常に最新に保たれ、誰もが必要なデータをすぐ見つけられるのであれば、保有車両数が増えたことだけを理由に乗り換える必要はありません。

問題は、ファイルの「外」でどれほどの業務が発生しているかです。配車担当者が配送状況の確認のために電話をかけ続けたり、書類が複数の場所にばらばらに届いたりしていないでしょうか。同僚のシフトを代行する際、事前の取り決めを確認するために質問しなければ業務を完了できない状況もあるかもしれません。

まずは自社の実務で起きている具体的な課題をいくつか書き出してみてください。これらがTMSの試用期間中に検証すべき具体的なチェック項目となります。たとえば「前の担当者に電話で確認しなくても、次の配車担当者が注文ステータスや書類をすぐに確認できること」などを目標に設定すると効果的です。

最初の移行案件に必要なデータを準備する

扱い慣れている荷主や運行ルートを1つ選定します。その業務に必要な取引先、車両、ドライバー（従業員）のマスターデータを準備しましょう。重複登録や車両登録番号、連絡先情報に不備がないかを事前に確認した上で、新しいシステムへ登録します。

過去の全データを一度に移行する必要はありません。未払いの請求書や未解決の案件、レポート作成などに依然として必要な過去の記録を特定し、それらだけを移行計画に含めてください。

それ以外のファイルは、整理されたアーカイブとして保管しておけば十分です。変更を加える前に必ずバックアップを取り、指定の注文とその添付書類をいつでも取り出せる状態になっているか確認してください。裏付け書類にチームがアクセスできなくなってしまっては、スプレッドシートだけを残していても意味がありません。

注文の「最新情報」を管理する場所を統一する

試用期間中、移行対象以外の案件については既存のツールを使い続けて構いません。ただし、対象として選んだ案件に関しては、最新ステータスや指示変更を記録する場所を必ず一箇所に決めてください。そうしないと、スプレッドシートとTMSの間で情報の食い違いが生じてしまいます。

一定期間並行運用して二重に記録を残す場合は、データの整合性を確認する担当者を決め、二重入力を終了する期限を設定してください。また、2つのツールからドライバーや荷主に対して矛盾する連絡が届かないよう注意を払う必要があります。

事務所とドライバーを交えて一連の運行案件をテストする

普段チームが日常的に行っている手順が含まれる案件をテストに選んでください。ドライバーの割り当て、ルート詳細の送信、運行ステータスの更新を確認します。配送完了後は、関連書類を確認し、請求担当者が必要な情報をすべて把握できているかを確かめます。

ドライバーには普段実際に使用しているスマートフォンで操作を行ってもらいます。サインインの流れ、運行指示の見やすさ、写真の添付方法を確認してください。電波が不安定な状況でも、どの情報が保持され、どの更新が送信待ちになり、事務所側で更新完了をどのように把握できるかもチェックしておきます。

操作に迷った点やミスが発生した箇所は記録に残してください。設定の変更で解決できる課題もあれば、簡単な手順書を用意したり運用フローを見直したりする必要がある場合もあります。問題に直面した担当者に修正後の動作を必ず再確認してもらいましょう。

本格導入の前にコストとデータアクセス権を確認する

試用期間中の費用はベンダーの利用規約によって異なります。利用期間、機能制限、試用期間終了時の扱いを確認してください。想定されるユーザー数や車両台数、必要な機能に基づいて、実際の利用料金を試算します。

解約後のデータエクスポートや書類へのアクセス権についても事前に問い合わせておきましょう。可能であればサンプルのエクスポートを実行し、その中身を検証してください。業務を継続するために必要な情報をどのように取り出せるかをチーム全体で把握しておくことが重要です。

結果を検証したうえで適用範囲を広げる

トライアル前に記録した課題を振り返ります。シフトの引き継ぎはスムーズになったでしょうか。注文情報に紐づく書類をすぐに見つけられるようになったでしょうか。依然として手作業での転記が必要な項目はどれでしょうか。

試用結果が良好であれば、次に移行する業務範囲を決定します。過去のファイルを参照用に残しつつ、その業務をTMS上でのみ更新する切り替え期日を設定してください。移行スケジュールは、データの精度、変更範囲、チームの業務負荷によって異なります。すべての企業に当てはまる画一的なスケジュールは存在しません。

こうした試用におけるLiteTMSの活用

LiteTMSでは、登録件数に応じた追加料金なしで、運行案件や取引先を無制限に登録できます。LiteTMS Mobileは、割り当てられた運行案件の確認、ステータス更新、書類管理に対応しています。最新情報の取得や事務所への変更送信にはインターネット接続が必要です。

AI Builderを使用すると、カスタムフォームや台帳を作成できます。スプレッドシートの予備の列に現在記録している詳細項目を、そのまま管理できるかどうかぜひお確かめください。

LiteTMSには初期費用や最低契約期間の縛りはありません。ただし、試用中であっても有料のリソースやサービス、モジュールが含まれる場合があるため、有効化する前に管理パネル内の利用条件をご確認ください。請求の内訳については、当社の料金体系に関する記事で詳しく解説しています。