Μετάβαση από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα TMS: οδηγός για μικρούς μεταφορείς

Ξεκινήστε τη μετάβαση από τα υπολογιστικά φύλλα σε ένα TMS με ένα συγκεκριμένο τμήμα των καθημερινών σας εργασιών, όπως τις παραγγελίες ενός μόνο πελάτη. Προετοιμάστε τα δεδομένα που απαιτούνται για τα συγκεκριμένα δρομολόγια, συμφωνήστε πού θα καταχωρεί η ομάδα τις τρέχουσες πληροφορίες και δοκιμάστε ολόκληρη τη διαδικασία μέχρι και τα παραστατικά παράδοσης. Επεκτείνετε τη χρήση του αφού πρώτα αξιολογήσετε τα αποτελέσματα μαζί με τους ανθρώπους που εκτελούν την εργασία.

Εντοπίστε πού αρχίζει να δυσκολεύει το υπολογιστικό φύλλο

Ένα υπολογιστικό φύλλο προσαρμόζεται εύκολα. Μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη, να αλλάξετε ετικέτες και να οργανώσετε τις παραγγελίες όπως εξυπηρετεί την ομάδα σας. Εάν οι πληροφορίες παραμένουν ενημερωμένες και όλοι μπορούν να τις βρουν, το μέγεθος του στόλου από μόνο του δεν αποτελεί λόγο αντικατάστασής του.

Παρατηρήστε πόση δουλειά γίνεται εκτός του αρχείου. Ένας διαχειριστής ίσως χρειάζεται να τηλεφωνεί για ενημέρωση παράδοσης, ενώ τα έγγραφα καταφθάνουν σε διάφορα διαφορετικά σημεία. Κάποιος που καλύπτει τη βάρδια ενός συναδέλφου μπορεί να δυσκολεύεται να ολοκληρώσει μια μεταφορά χωρίς να ρωτήσει για προηγούμενες συνεννοήσεις.

Καταγράψτε μερικές τέτοιες περιπτώσεις από την καθημερινότητά σας. Αυτές θα αποτελέσουν συγκεκριμένα σημεία ελέγχου κατά τη δοκιμή ενός TMS. Ένας χρήσιμος στόχος θα μπορούσε να είναι να μπορεί ο επόμενος διαχειριστής να βρίσκει την κατάσταση μιας παραγγελίας και τα συνοδευτικά έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να καλέσει τον συνάδελφο που τη χειρίστηκε νωρίτερα.

Προετοιμάστε όσα χρειάζονται τα πρώτα δρομολόγια

Επιλέξτε έναν γνωστό πελάτη ή ένα σύνηθες δρομολόγιο. Προετοιμάστε τις καρτέλες συνεργατών, οχημάτων και εργαζομένων που απαιτούνται για αυτές τις μεταφορές. Ελέγξτε για διπλοεγγραφές, αριθμούς κυκλοφορίας και στοιχεία επικοινωνίας πριν τα εισαγάγετε στο νέο σύστημα.

Δεν χρειάζεται να μεταφέρετε όλο το ιστορικό της εταιρείας με τη μία. Εντοπίστε παλαιότερες εγγραφές που εξακολουθείτε να χρειάζεστε για ανεξόφλητα τιμολόγια, εκκρεμότητες ή αναφορές, και συμπεριλάβετε αυτές στο πλάνο μετάβασης.

Τα υπόλοιπα αρχεία μπορούν να παραμείνουν σε ένα οργανωμένο αρχείο. Κρατήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας πριν κάνετε αλλαγές και βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να ανακτήσετε οποιαδήποτε επιλεγμένη παραγγελία μαζί με τα συνημμένα της. Η διατήρηση μόνο του υπολογιστικού φύλλου δεν αρκεί, εάν τα συνοδευτικά έγγραφα καταστούν μη προσβάσιμα για την ομάδα.

Συμφωνήστε πού θα βρίσκεται η τρέχουσα έκδοση κάθε παραγγελίας

Κατά τη διάρκεια της δοκιμής, η υπόλοιπη εταιρεία μπορεί να συνεχίσει να χρησιμοποιεί τα υπάρχοντα εργαλεία. Για τις επιλεγμένες μεταφορές, συμφωνήστε σε ένα ενιαίο σημείο όπου θα καταγράφονται η τρέχουσα κατάσταση και οι αλλαγές στις οδηγίες. Διαφορετικά, το υπολογιστικό φύλλο και το TMS μπορεί να καταλήξουν να δείχνουν διαφορετικές πληροφορίες.

Εάν διατηρήσετε διπλές καταχωρίσεις για ένα διάστημα, ορίστε κάποιον υπεύθυνο για τη διασταύρωσή τους και καθορίστε μια ημερομηνία λήξης για τη διπλή εισαγωγή δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι οι οδηγοί και οι πελάτες δεν θα λαμβάνουν αντικρουόμενα μηνύματα από τα δύο διαφορετικά εργαλεία.

Δοκιμάστε ένα πλήρες δρομολόγιο με το γραφείο και τον οδηγό

Χρησιμοποιήστε ένα δρομολόγιο που περιλαμβάνει τα βήματα που εκτελεί τακτικά η ομάδα σας. Ελέγξτε την ανάθεση στον οδηγό, την αποστολή των στοιχείων της διαδρομής και την ενημέρωση της κατάστασης της παραγγελίας. Μετά την παράδοση, εντοπίστε τα παραστατικά και επιβεβαιώστε ότι ο υπεύθυνος για την τιμολόγηση διαθέτει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.

Ζητήστε από τον οδηγό να εκτελέσει το δικό του κομμάτι στο κινητό τηλέφωνο που χρησιμοποιεί στην πράξη. Παρακολουθήστε τη διαδικασία σύνδεσης, πόσο εύκολα διαβάζει τα στοιχεία του δρομολογίου και πώς επισυνάπτει φωτογραφίες. Σε περίπτωση αδύναμου σήματος, ελέγξτε ποιες πληροφορίες παραμένουν διαθέσιμες, ποιες ενημερώσεις εκκρεμούν προς αποστολή και πώς αντιλαμβάνεται το γραφείο ότι έφτασε μια ενημέρωση.

Καταγράψτε τα σημεία όπου κάποιος χρειάστηκε βοήθεια ή έκανε λάθος. Ορισμένα προβλήματα θα απαιτήσουν αλλαγή κάποιας ρύθμισης, ενώ άλλα ίσως χρειαστούν μια σύντομη καθοδήγηση ή διαφορετικό τρόπο εργασίας. Ζητήστε από τα άτομα που αντιμετώπισαν το πρόβλημα να ελέγξουν αν λύθηκε.

Ελέγξτε το κόστος και την πρόσβαση στα δεδομένα πριν δεσμευτείτε

Το κόστος της δοκιμαστικής περιόδου εξαρτάται από τους όρους του παρόχου. Ελέγξτε τη διάρκεια, τα όρια χρήσης και τι συμβαίνει όταν λήξει η δοκιμή. Υπολογίστε την τελική τιμή με βάση τον αναμενόμενο αριθμό χρηστών και οχημάτων, καθώς και τις λειτουργίες που χρειάζεστε.

Ρωτήστε για την εξαγωγή δεδομένων και την πρόσβαση στα έγγραφα μετά από ενδεχόμενη ακύρωση. Όπου είναι εφικτό, εκτελέστε μια δοκιμαστική εξαγωγή και ελέγξτε το περιεχόμενό της. Η ομάδα σας θα πρέπει να γνωρίζει πώς να ανακτήσει τις πληροφορίες που απαιτούνται για να συνεχίσει να εργάζεται.

Επεκτείνετε τη χρήση αφού αξιολογήσετε τα αποτελέσματα

Επανέλθετε στα προβλήματα που είχατε καταγράψει πριν από τη δοκιμή. Είναι ευκολότερη η παράδοση της βάρδιας; Μπορεί κάποιος να βρει το παραστατικό που αντιστοιχεί στην παραγγελία; Τι εξακολουθεί να απαιτεί χειροκίνητη αντιγραφή;

Εάν η δοκιμή πάει καλά, επιλέξτε το επόμενο τμήμα της λειτουργίας που θα μεταφέρετε. Ορίστε μια ημερομηνία από την οποία οι σχετικές εργασίες θα ενημερώνονται αποκλειστικά στο TMS, διατηρώντας τα παλιά αρχεία μόνο ως σημείο αναφοράς. Το χρονοδιάγραμμα εξαρτάται από την ποιότητα των δεδομένων, το εύρος της αλλαγής και τη διαθεσιμότητα της ομάδας σας. Δεν υπάρχει ένας ενιαίος αριθμός ημερών που να ταιριάζει σε κάθε εταιρεία.

Χρήση του LiteTMS για μια τέτοια δοκιμή

Το LiteTMS σάς επιτρέπει να προσθέτετε απεριόριστες παραγγελίες και συνεργάτες χωρίς χρέωση ανά καταχώριση. Η εφαρμογή LiteTMS Mobile διαχειρίζεται τις ανατεθειμένες παραγγελίες, τις ενημερώσεις κατάστασης και τα παραστατικά. Χρειάζεται σύνδεση στο διαδίκτυο για τη λήψη των τρεχουσών πληροφοριών και την αποστολή των αλλαγών στο γραφείο.

Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες φόρμες και μητρώα με το AI Builder. Ελέγξτε αν μπορούν να καταγράψουν τις λεπτομέρειες που διατηρείτε αυτή τη στιγμή σε πρόσθετες στήλες των υπολογιστικών φύλλων.

Το LiteTMS δεν έχει κόστος αρχικής εγκατάστασης ούτε ελάχιστη διάρκεια δέσμευσης. Μια δοκιμή μπορεί παρ' όλα αυτά να περιλαμβάνει χρεώσιμους πόρους, υπηρεσίες ή πρόσθετα modules, επομένως ελέγξτε τους όρους στον πίνακα ελέγχου πριν τα ενεργοποιήσετε. Το άρθρο τιμολόγησης εξηγεί τα διάφορα μέρη του λογαριασμού.