Da folha de cálculo para o TMS: guia para o pequeno transportador

Inicie a transição das folhas de cálculo para um TMS com uma parte bem definida do seu trabalho habitual, como os pedidos de um cliente específico. Prepare os registos necessários para esses serviços, defina onde a equipa manterá a informação atualizada e teste o processo completo até aos documentos de entrega. Só deve avançar para a expansão depois de validar os resultados com as pessoas que executam as tarefas diárias.

Identifique onde a folha de cálculo começa a criar dificuldades

Uma folha de cálculo é fácil de adaptar. É simples adicionar uma coluna, alterar etiquetas e organizar os pedidos de acordo com as preferências da equipa. Se a informação se mantiver atualizada e todos conseguirem aceder-lhe, a dimensão da frota, por si só, não constitui motivo suficiente para a substituir.

Analise, contudo, quanto trabalho tem de ser feito fora desse ficheiro. Um gestor de tráfego pode precisar de telefonar para saber o ponto de situação de uma entrega enquanto os documentos chegam dispersos por vários canais. Quem substitui um colega num turno pode ter dificuldade em concluir um serviço sem perguntar o que tinha sido acordado anteriormente.

Registe algumas situações reais da sua própria operação. Estes pontos servirão de critérios concretos para avaliar durante o período de testes de um TMS. Um objetivo prático pode ser garantir que o gestor de tráfego seguinte consiga encontrar o estado de um pedido e a respetiva documentação sem ter de ligar a quem tratou do assunto antes.

Prepare o que os primeiros serviços exigem

Escolha um cliente habitual ou uma rota que já conheça bem. Reúna os registos de parceiros, veículos e funcionários necessários para esses transportes. Verifique se existem registos duplicados, matrículas incorretas ou contactos desatualizados antes de transferir os dados para o novo sistema.

Não é necessário migrar todo o histórico da empresa de uma só vez. Identifique os dados antigos que ainda sejam indispensáveis para faturas pendentes, ocorrências em aberto ou relatórios, e inclua apenas esses no plano de migração.

Os restantes ficheiros podem permanecer num arquivo bem organizado. Crie uma cópia de segurança antes de lhes mexer e confirme que consegue consultar um pedido selecionado e os respetivos anexos. Manter apenas a folha de cálculo não chega se os documentos comprovativos deixarem de estar acessíveis à equipa.

Defina onde fica a versão atualizada de cada pedido

Durante o período de testes, o restante trabalho da empresa pode continuar a decorrer com as ferramentas habituais. Para os transportes selecionados, defina um único local para registar o estado em tempo real e qualquer alteração às instruções. Caso contrário, a folha de cálculo e o TMS acabarão por apresentar dados contraditórios.

Se mantiver registos em duplicado durante algum tempo, encarregue uma pessoa de conciliar os dados e estipule uma data limite para o duplo registo. Confirme também que os motoristas e os clientes não recebem informações divergentes a partir das duas ferramentas.

Teste um serviço completo entre o escritório e o motorista

Utilize um serviço que inclua os passos que a sua equipa executa regularmente. Verifique a atribuição do motorista, o envio dos detalhes da rota e a atualização do estado do serviço. Após a entrega, localize a documentação e confirme se o responsável pela faturação dispõe de toda a informação necessária.

Peça ao motorista para realizar a sua parte no telemóvel que usa habitualmente. Observe o processo de início de sessão, a facilidade com que lê os detalhes do serviço e como anexa fotografias. Numa zona com ligação fraca, confirme que informação permanece disponível, que atualizações ficam pendentes para envio e como o escritório sabe que uma atualização foi recebida.

Registe as situações em que alguém precisou de ajuda ou cometeu um erro. Alguns problemas exigirão alterar uma configuração; outros poderão requerer uma breve instrução ou uma prática de trabalho diferente. Peça às pessoas que se depararam com o problema para validarem a solução.

Verifique os custos e o acesso aos dados antes de se comprometer

Os custos do período de teste dependem das condições do fornecedor. Verifique a duração, os limites incluídos e o que acontece quando o período de teste terminar. Utilize o número previsto de utilizadores e viaturas, juntamente com as funcionalidades de que necessita, para avaliar o preço.

Informe-se sobre a exportação de dados e o acesso aos documentos após um eventual cancelamento. Sempre que possível, faça uma exportação de teste e examine o seu conteúdo. A sua equipa deve saber como recuperar a informação necessária para continuar a trabalhar.

Expanda a utilização após analisar os resultados

Volte aos problemas que registou antes do teste. A passagem de turno é agora mais fácil? É simples encontrar o documento associado ao respetivo serviço? O que é que ainda exige cópia manual?

Se o teste correr bem, escolha a parte seguinte da operação a migrar. Defina uma data a partir da qual esse trabalho passa a ser atualizado apenas no TMS, mantendo os ficheiros antigos apenas para consulta. O calendário depende da qualidade dos dados, do âmbito da mudança e da disponibilidade da sua equipa. Não existe um prazo único que sirva para todas as empresas.

Utilizar o LiteTMS para este tipo de teste

O LiteTMS permite adicionar serviços e parceiros ilimitados sem qualquer custo por registo. O LiteTMS Driver gere os serviços atribuídos, as atualizações de estado e os documentos. Necessita de ligação à Internet para obter dados atualizados e enviar alterações para o escritório.

Pode criar formulários e registos personalizados com o AI Builder. Veja se estes conseguem registar os detalhes que atualmente guarda em colunas adicionais nas folhas de cálculo.

O LiteTMS não tem taxa de adesão nem período mínimo de fidelização. Ainda assim, um período de teste pode envolver recursos, serviços ou módulos faturáveis, pelo que deve rever as condições no painel antes de os ativar. O nosso artigo sobre preços explica cada componente da fatura.

Perguntas frequentes

Quando deve uma pequena transportadora passar das folhas de cálculo para um TMS?

Considere fazer um teste quando mantiver a informação atualizada ou passar trabalho a outra pessoa se tornar difícil. Escolha problemas específicos, como localizar documentos, e teste se o TMS ajuda a sua equipa a resolvê-los.

É necessário migrar todo o histórico de serviços?

Isso depende dos registos de que ainda necessita para o trabalho corrente e para conferências. Pode começar pelos serviços em curso e manter um arquivo organizado, incluindo apenas os serviços antigos que ainda tenham pendências por resolver.

Quanto tempo demora a transição para um TMS?

O prazo depende da preparação dos dados, das pessoas envolvidas e da dimensão da mudança. Decida quando expandir apenas depois de o escritório e os motoristas terem testado a gestão completa de serviços selecionados.

Posso testar um TMS em paralelo com uma folha de cálculo?

Sim. Defina o âmbito do teste e estabeleça onde será registada a informação atualizada desses serviços. Se mantiver ambos os registos, designe alguém para os conciliar e fixe uma data para pôr fim à dupla introdução de dados.