Pāreja no izklājlapām uz TMS: ceļvedis mazajiem pārvadātājiem

Pāreju no izklājlapām uz TMS sāciet ar noteiktu ikdienas darba daļu, piemēram, viena klienta pasūtījumiem. Sagatavojiet šiem reisiem nepieciešamos datus, vienojieties, kur komanda glabās aktuālo informāciju, un pārbaudiet visu procesu līdz pat piegādes dokumentiem. Paplašiniet sistēmas lietojumu tikai tad, kad rezultāti ir izvērtēti kopā ar darbiniekiem, kuri veic šo darbu.

Pamanīt brīdi, kad izklājlapa kļūst par šķērsli

Izklājlapu ir viegli pielāgot. Varat pievienot kolonnu, mainīt nosaukumus un sakārtot pasūtījumus tā, kā ērtāk jūsu komandai. Ja informācija tiek regulāri atjaunināta un visi spēj to atrast, autoparka lielums pats par sevi nav iemesls no tās atteikties.

Pievērsiet uzmanību tam, cik liela darba daļa notiek ārpus šīs datnes. Dispečeram var nākties zvanīt, lai uzzinātu piegādes statusu, kamēr dokumenti ienāk vairākos dažādos kanālos. Kolēģim, kurš kādu aizvieto maiņā, var būt grūti pabeigt uzdevumu, nepajautājot par iepriekšējām vienošanām.

Piefiksējiet dažas situācijas no savas ikdienas prakses. Tās kļūs par konkrētiem punktiem, ko pārbaudīt TMS izmēģinājuma laikā. Viens no noderīgiem mērķiem varētu būt tāds, lai nākamais dispečers varētu atrast pasūtījuma statusu un dokumentus, nezvanot personai, kura ar to strādāja iepriekš.

Sagatavot visu nepieciešamo pirmajiem reisiem

Izvēlieties labi zināmu klientu vai maršrutu. Sagatavojiet darījumu partneru, transportlīdzekļu un darbinieku datus, kas nepieciešami šiem pārvadājumiem. Pirms datu ievadīšanas jaunajā sistēmā pārbaudiet, vai nav dublikātu, pārskatiet valsts reģistrācijas numurus un kontaktinformāciju.

Nav nepieciešams uzreiz pārnest visu uzņēmuma vēsturi. Nosakiet, kuri vecākie ieraksti joprojām ir vajadzīgi neapmaksātu rēķinu, neatrisinātu jautājumu vai atskaišu dēļ, un iekļaujiet tos migrācijas plānā.

Pārējās datnes var atstāt sakārtotā arhīvā. Pirms to mainīšanas izveidojiet rezerves kopiju un pārbaudiet, vai varat bez grūtībām atrast izvēlētu pasūtījumu un tā pielikumus. Saglabāt tikai izklājlapu nav pietiekami, ja pavaddokumenti komandai vairs nebūs pieejami.

Vienoties, kur glabājas pasūtījuma aktuālā versija

Izmēģinājuma laikā pārējā uzņēmuma daļa var turpināt izmantot ierastos rīkus. Izvēlētajiem pasūtījumiem vienojieties par vienu konkrētu vietu, kur fiksēt aktuālo statusu un norādījumu izmaiņas. Pretējā gadījumā izklājlapa un TMS var sākt rādīt atšķirīgu informāciju.

Ja kādu laiku uzturat paralēlus ierakstus, nozīmējiet atbildīgo to salīdzināšanai un nosakiet konkrētu termiņu dubultās uzskaites pārtraukšanai. Pārliecinieties, ka autovadītāji un klienti nesaņem pretrunīgu informāciju no abiem rīkiem.

Pārbaudiet pilnu pārvadājuma ciklu kopā ar biroju un vadītāju

Izvēlieties pārvadājumu, kas ietver darbības, ko jūsu komanda veic ikdienā. Pārbaudiet vadītāja piesaisti, maršruta informācijas nosūtīšanu un pasūtījuma statusa atjaunināšanu. Pēc piegādes atrodiet transporta dokumentus un pārliecinieties, ka rēķinu sagatavotājam ir visa nepieciešamā informācija.

Lūdziet vadītājam veikt savus uzdevumus tālrunī, ko viņš reāli izmanto darbā. Pievērsiet uzmanību pieteikšanās procesam, tam, cik viegli ir izlasīt pasūtījuma detaļas un kā tiek pievienotas fotogrāfijas. Vāja savienojuma apstākļos pārbaudiet, kāda informācija paliek pieejama, kuri atjauninājumi gaida nosūtīšanu un kā birojs uzzina, ka atjauninājums ir saņemts.

Piefiksējiet gadījumus, kad kādam bija nepieciešama palīdzība vai tika pieļauta kļūda. Dažu problēmu novēršanai pietiks ar iestatījumu maiņu, citām var būt nepieciešama īsa instrukcija vai izmaiņas darba procesā. Ļaujiet darbiniekiem, kuri saskārās ar problēmu, pašiem pārbaudīt ieviesto risinājumu.

Pirms lēmuma pieņemšanas pārbaudiet izmaksas un piekļuvi datiem

Izmēģinājuma perioda izmaksas ir atkarīgas no pakalpojumu sniedzēja noteikumiem. Noskaidrojiet ilgumu, iekļautos limitus un to, kas notiek pēc izmēģinājuma beigām. Lai novērtētu cenu, ņemiet vērā plānoto lietotāju un transportlīdzekļu skaitu, kā arī nepieciešamo funkcionalitāti.

Noskaidrojiet visu par datu eksportu un piekļuvi dokumentiem pakalpojuma atcelšanas gadījumā. Ja iespējams, veiciet testa eksportu un pārbaudiet iegūtos datus. Jūsu komandai ir jāzina, kā iegūt nepieciešamo informāciju, lai netraucēti turpinātu darbu.

Paplašiniet sistēmas ieviešanu pēc rezultātu izvērtēšanas

Atgriezieties pie problēmām, kuras piefiksējāt pirms izmēģinājuma. Vai maiņas nodošana ir kļuvusi vienkāršāka? Vai darbinieki var ātri atrast konkrētajam pasūtījumam piesaistīto dokumentu? Kas joprojām ir jāpārkopē manuāli?

Ja izmēģinājums ir veiksmīgs, izvēlieties nākamo darba daļu, ko pārcelt uz sistēmu. Nosakiet datumu, no kura šie dati tiek atjaunināti tikai TMS, vecos failus saglabājot vienīgi arhīvam. Pārejas termiņš ir atkarīgs no datu kvalitātes, izmaiņu apjoma un jūsu komandas noslodzes. Nav viena konkrēta dienu skaita, kas derētu ikvienam uzņēmumam.

LiteTMS izmantošana šādam izmēģinājumam

LiteTMS ļauj pievienot neierobežotu pasūtījumu un sadarbības partneru skaitu bez papildu maksas par katru ierakstu. Lietotne LiteTMS Mobile nodrošina piekļuvi uzticētajiem pasūtījumiem, statusu atjaunināšanu un dokumentu pārvaldību. Lai ielādētu aktuālo informāciju un nosūtītu izmaiņas birojam, tai ir nepieciešams interneta savienojums.

Izmantojot AI Builder, varat izveidot pielāgotas veidlapas un reģistrus. Pārbaudiet, vai tajos iespējams fiksēt informāciju, kuru pašlaik reģistrējat papildu izklājlapu kolonnās.

LiteTMS nav ieviešanas maksas vai minimālā līguma termiņa. Tomēr izmēģinājuma laikā var tikt izmantoti maksas resursi, pakalpojumi vai moduļi, tāpēc pirms to aktivizēšanas pārskatiet nosacījumus vadības panelī. Mūsu rakstā par cenām ir izskaidrotas rēķina veidojošās pozīcijas.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kad nelielam pārvadātājam būtu vērts pāriet no izklājlapām uz TMS?

Apsveriet izmēģinājumu brīdī, kad datu aktualizēšana vai darbu nodošana citam kolēģim kļūst apgrūtinoša. Izvēlieties konkrētas problēmas, piemēram, dokumentu meklēšanu, un pārbaudiet, vai TMS palīdz komandai tās atrisināt.

Vai nepieciešams pārcelt visus vēsturiskos pasūtījumus?

Tas ir atkarīgs no tā, kādi dati jums joprojām ir vajadzīgi ikdienas darbam un norēķinu salīdzināšanai. Varat sākt ar aktuālajiem pasūtījumiem un uzturēt sakārtotu arhīvu, pārceļot tikai tos vecākos pārvadājumus, kuros vēl ir neatrisināti jautājumi.

Cik ilgu laiku aizņem pāreja uz TMS?

Ieviešanas laiks ir atkarīgs no datu sagatavošanas, iesaistītajiem darbiniekiem un pārmaiņu mēroga. Par sistēmas plašāku ieviešanu lemiet pēc tam, kad birojs un autovadītāji ir pilnībā izmēģinājuši atsevišķu pārvadājumu apstrādi.

Vai var testēt TMS paralēli izklājlapām?

Jā. Nosakiet izmēģinājuma ietvaru un vienojieties, kur tiks fiksēta aktuālā informācija par šiem pārvadājumiem. Ja uzturat abus reģistrus vienlaikus, nozīmējiet atbildīgo par datu salīdzināšanu un nosakiet konkrētu datumu dubultās ievades pārtraukšanai.