Dal foglio di calcolo al TMS: guida per piccoli trasportatori

Iniziate il passaggio dai fogli di calcolo a un TMS partendo da una parte definita dell'attività, ad esempio gli ordini di un singolo cliente. Preparate le anagrafiche necessarie per questi viaggi, concordate dove il team terrà aggiornate le informazioni e testate l'intero ciclo di lavoro fino ai documenti di avvenuta consegna. Estendete l'uso del sistema solo dopo aver verificato i risultati con chi svolge concretamente le mansioni.

Individuare dove il foglio di calcolo mostra i suoi limiti

Un foglio di calcolo è facile da adattare. È possibile aggiungere colonne, modificare intestazioni e organizzare gli ordini in base alle esigenze del team. Se le informazioni rimangono aggiornate e accessibili a tutti, le sole dimensioni della flotta non sono un motivo sufficiente per sostituirlo.

Osservate però quanto lavoro si svolge al di fuori del file. Un disponente potrebbe dover telefonare per ricevere un aggiornamento sulla consegna, mentre i documenti arrivano su canali diversi. Chi sostituisce un collega di turno potrebbe fare fatica a completare un viaggio senza chiedere chiarimenti su accordi presi in precedenza.

Prendete nota di alcune situazioni concrete della vostra operatività quotidiana: diventeranno punti di verifica specifici durante la prova di un TMS. Un obiettivo utile, ad esempio, è permettere al disponente del turno successivo di trovare lo stato dell'ordine e la documentazione di trasporto senza dover chiamare chi ha gestito la commessa prima di lui.

Preparare i dati per i primi viaggi

Scegliete un cliente abituale o una linea consolidata. Preparate le anagrafiche di committenti, veicoli e autisti necessarie per queste commesse. Controllate duplicati, targhe e recapiti di contatto prima di importarli nel nuovo sistema.

Non è necessario trasferire subito l'intero storico aziendale. Individuate le registrazioni passate ancora necessarie per fatture in sospeso, contestazioni aperte o reportistica, e inserite solo queste nel piano di migrazione.

Gli altri file possono rimanere in un archivio ordinato. Eseguite un backup prima di modificarli e verificate di riuscire a recuperare qualsiasi ordine con i relativi allegati. Mantenere solo il foglio di calcolo non serve a molto se la documentazione a supporto diventa inaccessibile al team.

Concordare dove risiede la versione ufficiale dell'ordine

Durante la fase di prova, il resto dell'azienda può continuare a usare gli strumenti abituali. Per i viaggi selezionati, stabilite un unico punto in cui registrare lo stato di avanzamento e le modifiche alle istruzioni. In caso contrario, il foglio di calcolo e il TMS finiranno per mostrare dati discordanti.

Se per un certo periodo mantenete una doppia gestione, incaricate una persona di allineare i dati e fissate una data di fine per il doppio inserimento. Verificate che autisti e clienti non ricevano comunicazioni contrastanti dai due diversi strumenti.

Testare un trasporto completo tra ufficio e autista

Utilizzate un trasporto che comprenda i passaggi svolti regolarmente dal vostro team. Verificate l'assegnazione all'autista, l'invio dei dettagli del percorso e l'aggiornamento dello stato dell'ordine. Dopo la consegna, verificate la documentazione e accertatevi che chi gestisce la fatturazione disponga di tutte le informazioni necessarie.

Chiedete all'autista di gestire la propria parte direttamente sullo smartphone che usa abitualmente. Osservate la procedura di accesso, la facilità di lettura dei dettagli dell'ordine e la modalità di allegare le foto. In caso di connessione debole, verificate quali informazioni rimangono accessibili, quali aggiornamenti rimangono in sospeso prima dell'invio e in che modo l'ufficio riceve conferma della loro ricezione.

Prendete nota di ogni punto in cui qualcuno ha avuto bisogno di aiuto o ha commesso un errore. Alcune criticità richiederanno solo la modifica di un'impostazione; altre potrebbero necessitare di brevi istruzioni o di una procedura operativa diversa. Fate verificare la soluzione adottata alle stesse persone che hanno riscontrato il problema.

Verificare costi e accesso ai dati prima di confermare

I costi della versione di prova dipendono dalle condizioni del fornitore. Verificate la durata, i limiti di utilizzo previsti e cosa accade al termine del periodo di prova. Valutate il prezzo complessivo in base al numero stimato di utenti e di veicoli, oltre che alle funzionalità richieste.

Informatevi sulle modalità di esportazione dei dati e sull'accesso ai documenti in caso di disdetta. Ove possibile, eseguite un'esportazione di prova e controllatene il contenuto. Il team deve sapere esattamente come recuperare le informazioni necessarie per continuare a lavorare.

Estendere l'utilizzo dopo aver analizzato i risultati

Riesaminate i problemi rilevati prima del periodo di prova. Il passaggio di consegne tra colleghi o a fine turno è più semplice? Si riesce a rintracciare subito il documento collegato al relativo ordine? Quali dati richiedono ancora una copia manuale?

Se la prova ha dato buoni risultati, individuate la parte successiva dell'operatività da trasferire. Fissate una data a partire dalla quale tali attività verranno gestite esclusivamente nel TMS, conservando i vecchi file solo come riferimento. La tempistica dipende dalla qualità dei dati, dall'ampiezza del passaggio e dalla disponibilità del personale. Non esiste un numero prefissato di giorni valido per tutte le aziende.

Utilizzare LiteTMS per questo tipo di prova

LiteTMS consente di inserire ordini e anagrafiche senza costi aggiuntivi per singolo record. LiteTMS Mobile gestisce gli ordini assegnati, gli aggiornamenti di stato e i documenti. L'app richiede una connessione internet per scaricare le informazioni aggiornate e trasmettere le modifiche all'ufficio.

È possibile creare moduli e registri personalizzati con AI Builder. Verificate se consentono di raccogliere i dati che attualmente annotate nelle colonne aggiuntive dei fogli di calcolo.

LiteTMS non prevede costi di attivazione né vincoli di durata minima. Una prova può comunque prevedere l'utilizzo di risorse, servizi o moduli a pagamento, pertanto è consigliabile verificare le condizioni nel pannello prima di attivarli. Il nostro articolo sui prezzi illustra nel dettaglio le singole voci della fatturazione.