Prehod s preglednic na TMS: vodnik za male prevoznike

Prehod s preglednic na TMS začnite z določenim delom svojega trenutnega dela, na primer z naročili za eno stranko. Pripravite podatke, ki jih ti prevozi potrebujejo, dogovorite se, kje bo ekipa vodila ažurne informacije, in preizkusite celoten proces vse do dobavne dokumentacije. Obseg razširite, ko rezultate preverite z ljudmi, ki to delo dejansko opravljajo.

Prepoznajte točke, kjer preglednica postaja nepraktična

Preglednico je enostavno prilagoditi. Dodate lahko stolpec, spremenite poimenovanja in razporedite naročila po meri svoje ekipe. Če podatki ostajajo ažurni in jih vsi zlahka najdejo, velikost voznega parka sama po sebi še ni razlog za njeno zamenjavo.

Oglejte si, koliko dela poteka zunaj preglednice. Dispečer mora morda klicati za podatke o dostavi, medtem ko dokumenti prihajajo na več različnih mest. Nekdo, ki nadomešča sodelavca, pa ima lahko težave pri zaključevanju prevoza, ne da bi se pozanimal o prejšnjih dogovorih.

Zapišite nekaj primerov iz svojega vsakodnevnega poslovanja. To bodo konkretne točke, ki jih boste preverili med preizkušanjem sistema TMS. En koristen cilj je na primer ta, da lahko naslednji dispečer najde status naročila in dokumentacijo, ne da bi moral klicati osebo, ki je naročilo vodila pred njim.

Pripravite tisto, kar potrebujejo prvi prevozi

Izberite znano stranko ali stalno relacijo. Pripravite podatke o pogodbenih partnerjih, vozilih in zaposlenih, ki so potrebni za te prevoze. Pred uvozom v nov sistem preverite podvojene vnose, registrske označbe vozil in kontaktne podatke.

Ni vam treba prenesti celotne zgodovine podjetja naenkrat. Opredelite starejše zapise, ki jih še potrebujete za neplačane račune, odprte zadeve ali poročanje, in jih vključite v načrt migracije.

Ostale datoteke lahko ostanejo v urejenem arhivu. Pred spreminjanjem naredite varnostno kopijo in preverite, ali lahko brez težav najdete izbrano naročilo in njegove priponke. Zgolj ohranitev preglednice ne zadostuje, če spremljajoči dokumenti za ekipo postanejo nedosegljivi.

Dogovorite se, kje se nahaja veljavna različica naročila

Med preizkusnim obdobjem lahko preostali del podjetja še naprej uporablja obstoječa orodja. Za izbrane prevoze določite eno samo mesto za beleženje trenutnega statusa in sprememb navodil. V nasprotnem primeru se lahko zgodi, da bosta preglednica in TMS prikazovala različne podatke.

Če nekaj časa vodite vzporedne evidence, določite osebo, ki jih bo usklajevala, in natančno določite datum za zaključek dvojnega vnašanja. Poskrbite, da vozniki in stranke iz obeh orodij ne bodo prejemali nasprotujočih si informacij.

Preizkusite celoten prevoz s pisarno in voznikom

Izberite prevoz, ki vključuje korake, ki jih vaša ekipa izvaja redno. Preverite dodelitev voznika, pošiljanje podrobnosti o relaciji in posodabljanje statusa naročila. Po dostavi poiščite dokumentacijo in preverite, ali ima oseba, ki izdaja račune, vse potrebne podatke.

Prosite voznika, naj svoj del opravi na telefonu, ki ga dejansko uporablja. Preverite postopek prijave, kako enostavno prebere podrobnosti naloga in kako pripne fotografije. Pri šibki povezavi preverite, katere informacije ostanejo na voljo, katere posodobitve čakajo na pošiljanje in kako pisarna izve, da je posodobitev prispela.

Zabeležite, kje je kdo potreboval pomoč ali naredil napako. Nekatere težave bodo zahtevale spremembo nastavitve, druge pa morda kratka navodila ali drugačen način dela. Naj osebe, ki so naletele na težavo, preverijo rešitev.

Preverite stroške in dostop do podatkov pred odločitvijo

Stroški preizkusnega obdobja so odvisni od pogojev ponudnika. Preverite trajanje, vključene količine in kaj se zgodi po koncu preizkusa. Za oceno cene uporabite pričakovano število uporabnikov in vozil ter funkcije, ki jih potrebujete.

Pozanimajte se o izvozu podatkov in dostopu do dokumentov po prekinitvi. Kjer je mogoče, izvedite poskusni izvoz in preglejte njegovo vsebino. Vaša ekipa mora vedeti, kako pridobiti podatke, potrebne za nemoteno nadaljevanje dela.

Po pregledu rezultatov razširite uporabo

Vrnite se k težavam, ki ste jih zabeležili pred preizkusom. Je predaja izmene lažja? Ali je mogoče hitro najti dokument, vezan na naročilo? Kaj še vedno zahteva ročno prepisovanje?

Če preizkus poteka uspešno, izberite naslednji del poslovanja za prenos. Določite datum, od katerega se to delo posodablja izključno v sistemu TMS, stare datoteke pa se hranijo le kot referenca. Časovnica je odvisna od kakovosti podatkov, obsega sprememb in razpoložljivosti vaše ekipe. Ni enotnega števila dni, ki bi ustrezalo vsakemu podjetju.

Uporaba sistema LiteTMS za takšen preizkus

LiteTMS omogoča dodajanje neomejenega števila naročil in partnerjev brez plačila za posamezen vnos. LiteTMS Driver upravlja dodeljena naročila, posodobitve statusov in dokumente. Za prevzem trenutnih podatkov in pošiljanje sprememb v pisarno potrebuje internetno povezavo.

Z orodjem AI Builder lahko ustvarite prilagojene obrazce in registre. Preverite, ali lahko zajamejo podrobnosti, ki jih trenutno vodite v dodatnih stolpcih preglednic.

LiteTMS nima stroškov vzpostavitve ali minimalnega obdobja vezave. Preizkus lahko kljub temu vključuje plačljive vire, storitve ali module, zato pred njihovo aktivacijo preglejte pogoje v nadzorni plošči. Naš članek o ceniku pojasnjuje posamezne postavke na računu.

Pogosta vprašanja

Kdaj naj manjši prevoznik preide s preglednic na TMS?

O preizkusu razmislite takrat, ko postane sprotno posodabljanje podatkov ali predaja dela drugi osebi prezahtevna. Izberite konkretne težave, na primer iskanje dokumentov, in preverite, ali jih lahko vaša ekipa s sistemom TMS odpravi.

Ali moram prenesti vsa pretekla naročila?

To je odvisno od tega, katere zapise še potrebujete za tekoče delo in usklajevanje. Začnete lahko s trenutnimi naročili in obdržite urejen arhiv, hkrati pa vključite starejše prevoze z nerešenimi zadevami.

Koliko časa traja prehod na TMS?

Trajanje prehoda je odvisno od priprave podatkov, vključenih sodelavcev in obsega sprememb. O širitvi odločajte po tem, ko pisarna in vozniki preizkusijo celotno izvedbo izbranih prevozov.

Ali lahko preizkušam TMS vzporedno s preglednico?

Da. Določite obseg preizkusa in se dogovorite, kje se bodo beležili ažurni podatki za te prevoze. Če vodite obe evidenci, določite osebo za njuno usklajevanje in določite datum za ukinitev dvojnega vnosa.