Přechod z tabulek na TMS: průvodce pro menší dopravce

Přechod z tabulek na TMS začněte s jasně vymezenou částí běžné agendy, například s přepravami pro jednoho zákazníka. Připravte si podklady, které tyto zakázky vyžadují, domluvte se, kde bude tým udržovat aktuální informace, a vyzkoušejte celou přepravu až po doručení dokladů. Rozsah rozšiřujte až poté, co výsledky ověříte přímo s lidmi, kteří s nimi pracují.

Poznejte chvíli, kdy tabulka přestává stačit

Tabulku lze snadno upravit. Můžete přidat sloupec, změnit popisky a uspořádat objednávky tak, jak to týmu vyhovuje. Pokud v ní zůstávají informace aktuální a každý v nich najde, co potřebuje, samotná velikost vozového parku není důvodem k její výměně.

Sledujte, kolik práce se odehrává mimo samotný soubor. Dispečer musí kvůli stavu doručení volat řidiči, zatímco doklady přicházejí na několik různých míst. Kolega, který zaskakuje za jiného, jen těžko dokončí přepravu, aniž by se vyptával na předchozí domluvy.

Zapište si několik situací z vlastního provozu. Právě ty poslouží jako konkrétní kontrolní body při testování TMS. Užitečným cílem může být například to, aby střídající dispečer našel stav zakázky i veškeré doklady, aniž by musel volat kolegovi, který ji zadával dříve.

Připravte podklady pro první zakázky

Vyberte si stálého zákazníka nebo známou trasu. Připravte si záznamy o obchodních partnerech, vozidlech a zaměstnancích, které pro tyto přepravy potřebujete. Než data přenesete do nového systému, zkontrolujte duplicitní záznamy, registrační značky vozidel a kontaktní údaje.

Nemusíte převádět celou historii firmy najednou. Určete starší záznamy, které stále potřebujete kvůli neuhrazeným fakturám, otevřeným případům nebo reportingu, a zahrňte do migračního plánu pouze ty.

Ostatní soubory mohou zůstat v přehledném archivu. Než v nich provedete změny, vytvořte zálohu a vyzkoušejte si, že dokážete dohledat vybranou objednávku i s jejími přílohami. Samotná tabulka nestačí, pokud by podpůrné dokumenty přestaly být týmu dostupné.

Domluvte se, kde je platná verze objednávky

Během testování může zbytek firmy dál používat stávající nástroje. U vybraných přeprav se však domluvte na jediném místě, kde budete zaznamenávat aktuální stav i změny v pokynech. V opačném případě se může stát, že tabulka a TMS budou ukazovat rozdílné údaje.

Pokud po určitou dobu vedete evidenci souběžně na dvou místech, pověřte konkrétního člověka kontrolou shodnosti dat a stanovte pevné datum ukončení dvojího zadávání. Ujistěte se, že řidiči ani zákazníci nedostávají z obou nástrojů protichůdné informace.

Otestujte celou zakázku s kanceláří i řidičem

Vyberte zakázku, která zahrnuje kroky, jež váš tým provádí běžně. Vyzkoušejte přiřazení řidiče, odeslání podrobností o trase a aktualizaci stavu objednávky. Po doručení dohledejte přepravní doklady a ověřte, zda má osoba odpovědná za fakturaci všechny potřebné informace.

Požádejte řidiče, aby svou část provedl na telefonu, který skutečně používá. Sledujte proces přihlášení, jak snadno se mu čtou podrobnosti o zakázce a jak přikládá fotografie. Při slabém připojení ověřte, které informace zůstávají dostupné, které aktualizace čekají na odeslání a jak se v kanceláři dozvíte, že aktualizace dorazila.

Zaznamenejte si, kde někdo potřeboval pomoc nebo udělal chybu. Některé problémy budou vyžadovat změnu nastavení, jiné mohou vyžadovat krátké poučení nebo úpravu pracovních postupů. Nechte lidi, kteří na problém narazili, ověřit jeho nápravu.

Než se zavážete, prověřte náklady a přístup k datům

Náklady na zkušební verzi závisí na podmínkách poskytovatele. Zkontrolujte délku trvání, zahrnuté limity a to, co se stane po skončení zkušebního období. Pro posouzení ceny vycházejte z předpokládaného počtu uživatelů a vozidel a také z funkcí, které potřebujete.

Zeptejte se na export dat a přístup k dokumentům po případném zrušení služby. Pokud je to možné, spusťte zkušební export a zkontrolujte jeho obsah. Váš tým by měl vědět, jak získat informace potřebné pro pokračování v práci.

Po vyhodnocení výsledků systém rozšiřte

Vraťte se k problémům, které jste si zapsali před testováním. Je předání směny jednodušší? Dokáže kdokoli dohledat dokument k příslušné zakázce? Co je stále nutné přepisovat ručně?

Pokud test dopadne dobře, vyberte další část provozu, kterou převedete. Stanovte datum, od kterého se tyto údaje budou aktualizovat výhradně v TMS, zatímco staré soubory zůstanou jen pro nahlédnutí. Harmonogram závisí na kvalitě dat, rozsahu změn a časových možnostech vašeho týmu. Neexistuje univerzální počet dní, který by vyhovoval každé firmě.

Využití LiteTMS pro takové testování

LiteTMS umožňuje přidávat neomezený počet objednávek i obchodních partnerů bez poplatků za jednotlivé záznamy. LiteTMS Mobile spravuje přiřazené zakázky, aktualizace stavů a dokumenty. Ke stažení aktuálních informací a odeslání změn do kanceláře vyžaduje připojení k internetu.

Pomocí nástroje AI Builder můžete vytvářet vlastní formuláře a evidence. Zjistěte, zda do nich dokážete zachytit údaje, které v současnosti evidujete v dodatečných sloupcích tabulek.

LiteTMS nemá žádný zřizovací poplatek ani minimální dobu vázanosti. Během zkoušení mohou být některé zdroje, služby či moduly zpoplatněné, proto si před jejich aktivací zkontrolujte podmínky v administračním panelu. Náš článek o cenách podrobně vysvětluje jednotlivé položky vyúčtování.

Často kladené otázky

Kdy by měl malý dopravce přejít z tabulek na TMS?

O zkušebním provozu uvažujte ve chvíli, kdy je udržování aktuálních dat nebo předávání práce mezi kolegy příliš složité. Vyberte konkrétní problémy, například dohledávání dokladů, a vyzkoušejte, zda je TMS pomůže vašemu týmu vyřešit.

Musím převést všechny historické objednávky?

Záleží na tom, které záznamy ještě potřebujete pro běžný provoz a doúčtování. Můžete začít s aktuálními přepravami a zachovat uspořádaný archiv, přičemž převedete jen ty starší zakázky, které ještě nejsou zcela uzavřené.

Jak dlouho přechod na TMS trvá?

Délka přechodu závisí na přípravě dat, zapojených lidech a rozsahu změn. O rozšíření systému rozhodněte teprve poté, co dispečink i řidiči otestují kompletní odbavení vybraných přeprav.

Lze testovat TMS souběžně s tabulkami?

Ano. Vymezte rozsah testování a dohodněte se, kde se budou evidovat aktuální informace o vybraných přepravách. Pokud vedete obě evidence souběžně, pověřte někoho jejich porovnáváním a stanovte pevné datum pro ukončení dvojího zadávání dat.