Från kalkylark till ett TMS: en guide för mindre åkerier

Börja övergången från kalkylark till ett TMS med en avgränsad del av den löpande verksamheten, till exempel ordrar för en viss kund. Förbered de uppgifter som behövs för dessa uppdrag, kom överens om var teamet ska spara aktuell information och testa hela flödet ända fram till leveransdokumentationen. Skala sedan upp när ni har stämt av resultaten med medarbetarna som utför arbetet.

Identifiera var kalkylarket börjar bli ett hinder

Ett kalkylark är enkelt att anpassa. Det går snabbt att lägga till en kolumn, ändra rubriker och sortera ordrar efter teamets behov. Om informationen hålls uppdaterad och alla hittar vad de behöver är vagnparkens storlek i sig inget skäl att byta ut det.

Se i stället på hur mycket arbete som sker utanför filen. En transportledare kan behöva ringa för att få en leveransstatus samtidigt som dokument kommer in via flera olika kanaler. Den som hoppar in för en kollega kan få svårt att slutföra en transport utan att fråga om tidigare överenskommelser.

Skriv ner några typiska situationer från er egen vardag. De blir konkreta punkter att utvärdera under en testperiod med ett TMS. Ett rimligt mål kan vara att nästa transportledare ska kunna hitta en orders status och frakthandlingar utan att ringa kollegan som hanterade den tidigare.

Förbered vad de första uppdragen kräver

Välj en välbekant kund eller linje. Ta fram uppgifter om motparter, fordon och förare som behövs för dessa uppdrag. Rensa bort dubbletter och kontrollera registreringsnummer och kontaktuppgifter innan de läggs in i det nya systemet.

Hela företagets historik behöver inte flyttas på en gång. Identifiera äldre uppgifter som fortfarande behövs för obetalda fakturor, pågående ärenden eller uppföljning, och ta med dem i migrationsplanen.

Övriga filer kan ligga kvar i ett ordnat arkiv. Ta en säkerhetskopia innan ni gör några ändringar och kontrollera att det går att plocka fram en viss order med tillhörande bilagor. Att bara spara kalkylarket räcker inte om underlagen blir oåtkomliga för teamet.

Bestäm var den gällande versionen av ordern finns

Under testperioden kan resten av företaget fortsätta arbeta i sina vanliga verktyg. För de utvalda uppdragen bör ni bestämma en enda plats där aktuell status och ändrade instruktioner registreras. Annars riskerar kalkylarket och ert TMS att visa motstridiga uppgifter.

Om dubbelregistrering tillämpas under en övergångsperiod, utse då någon som stämmer av uppgifterna och sätt ett slutdatum för dubbelarbetet. Säkerställ också att förare och kunder inte får motstridiga besked från de två systemen.

Testa ett komplett transportuppdrag med kontoret och föraren

Använd ett uppdrag som innehåller de moment ert team utför regelbundet. Kontrollera tilldelning av förare, utskick av ruttinformation och uppdatering av orderstatus. Leta fram transportdokumenten efter leverans och säkerställ att personen som sköter faktureringen har all information som behövs.

Be föraren att utföra sin del på den telefon som faktiskt används i vardagen. Granska inloggningsprocessen, hur lätt det är att läsa uppdragsdetaljerna och hur föraren bifogar foton. Testa vid svag uppkoppling vilken information som fortfarande är tillgänglig, vilka uppdateringar som väntar på att skickas och hur kontoret ser att en uppdatering har kommit in.

Notera var någon behövde hjälp eller gjorde fel. Vissa problem kräver att en inställning ändras, medan andra kan kräva en kort instruktion eller ett förändrat arbetssätt. Låt personerna som stötte på problemet kontrollera åtgärden.

Kontrollera kostnader och åtkomst till data innan ni bestämmer er

Kostnaden för testperioden beror på leverantörens villkor. Kontrollera provperiodens längd, vad som ingår och vad som händer när den tar slut. Utgå från ert förväntade antal användare och fordon, tillsammans med funktionerna ni behöver, för att bedöma priset.

Fråga om dataexporter och åtkomst till dokument vid en eventuell uppsägning. Gör om möjligt en testexport och granska innehållet. Ert team bör veta hur man hämtar ut den information som krävs för att fortsätta verksamheten.

Skala upp efter att ha utvärderat resultaten

Gå tillbaka till de problem ni noterade före testet. Går överlämningen mellan skift smidigare? Går det att hitta dokumentet kopplat till ordern? Vad kräver fortfarande manuell kopiering?

Om testet fungerar bra väljer ni nästa del av verksamheten att flytta över. Sätt ett datum från och med vilket det arbetet endast uppdateras i ert TMS, medan de gamla filerna behålls som referens. Tidsplanen beror på datakvaliteten, förändringens omfattning och teamets tillgänglighet. Det finns inget fixt antal dagar som passar alla åkerier.

Att använda LiteTMS för denna typ av test

I LiteTMS kan du lägga till obegränsat med ordrar och samarbetspartners utan någon avgift per post. LiteTMS Driver hanterar tilldelade uppdrag, statusuppdateringar och dokument. Appen kräver internetanslutning för att hämta aktuell information och skicka ändringar till kontoret.

Du kan skapa anpassade formulär och register med AI Builder. Kontrollera om de kan fånga upp de uppgifter ni i dag för in i extra kalkylbladskolumner.

LiteTMS har ingen startavgift eller bindningstid. Ett test kan ändå omfatta fakturerbara resurser, tjänster eller moduler, så kontrollera villkoren i panelen innan du aktiverar dem. Vår prisartikel förklarar fakturans olika delar.