Fra regneark til et TMS: En guide til mindre vognmænd

Begynd overgangen fra regneark til et TMS med en afgrænset del af de daglige opgaver, for eksempel ordrer for en enkelt kunde. Forbered de stamdata, disse transporter kræver, aftal hvor teamet registrerer opdaterede oplysninger, og test hele arbejdsgangen helt frem til fragtdokumenterne. Udvid først, når I har evalueret resultaterne sammen med de medarbejdere, der udfører arbejdet.

Find ud af, hvor regnearket kommer til kort

Et regneark er nemt at tilpasse. Du kan tilføje en kolonne, ændre overskrifter og strukturere ordrerne, så det passer til teamet. Hvis oplysningerne holdes opdaterede, og alle kan finde dem, er vognparkens størrelse alene ikke en grund til at udskifte det.

Se på, hvor meget arbejde der foregår uden for filen. En disponent er måske nødt til at ringe for at få en status på en levering, mens dokumenterne lander flere forskellige steder. En kollega, der dækker en vagt, har måske svært ved at afslutte en ordre uden først at spørge ind til tidligere aftaler.

Notér nogle konkrete situationer fra jeres egen hverdag. De bliver til konkrete punkter, I kan afprøve under en testperiode med et TMS. Et oplagt mål kan være, at den næste disponent kan se ordrestatus og dokumenter uden at skulle ringe til den kollega, der håndterede opgaven tidligere.

Forbered det, de første transporter kræver

Vælg en velkendt kunde eller fast rute. Klargør de oplysninger om samarbejdspartnere, køretøjer og medarbejdere, der skal bruges til disse opgaver. Kontrollér for dubletter, registreringsnumre og kontaktoplysninger, inden data overføres til det nye system.

I behøver ikke flytte hele virksomhedens historik på én gang. Udpeg ældre data, der stadig er nødvendige i forbindelse med udestående fakturaer, åbne sager eller rapportering, og tag dem med i overgangsplanen.

Andre filer kan blive liggende i et overskueligt arkiv. Tag en sikkerhedskopi, inden der foretages ændringer, og kontrollér, at en udvalgt ordre og dens bilag stadig kan findes frem. At gemme regnearket alene er ikke nok, hvis den tilhørende dokumentation bliver utilgængelig for teamet.

Aftal, hvor den gældende version af en ordre findes

Under testforløbet kan resten af virksomheden fortsætte med de hidtidige værktøjer. For de udvalgte opgaver skal I aftale ét fast sted, hvor aktuel status og ændringer i instrukser registreres. Ellers risikerer I, at regnearket og jeres TMS viser modstridende oplysninger.

Hvis I kører parallelle registreringer i en periode, bør én person udpeges til at afstemme dem, og der skal sættes en fast slutdato for dobbeltregistreringen. Sørg for, at chauffører og kunder ikke modtager modstridende meldinger fra de to systemer.

Test en komplet opgave sammen med kontoret og chaufføren

Brug en opgave, der indeholder de trin, som dit team udfører regelmæssigt. Afprøv tildeling af chauffør, afsendelse af ruteoplysninger og opdatering af ordrestatus. Find transportdokumenterne efter levering, og bekræft, at den person, der står for faktureringen, har de nødvendige oplysninger.

Bed chaufføren om at udføre sin del på den telefon, der rent faktisk bruges til daglig. Hold øje med login-processen, hvor let opgaveoplysningerne kan læses, og hvordan fotos vedhæftes. Test også ved svag internetforbindelse: Hvilke oplysninger forbliver tilgængelige, hvilke opdateringer afventer afsendelse, og hvordan ser kontoret, at en opdatering er kommet ind?

Notér, hvor nogen havde brug for hjælp eller lavede en fejl. Nogle problemer kræver blot en ændret indstilling, mens andre måske kalder på en kort instruktion eller en anden arbejdsgang. Lad de personer, der stødte på problemet, afprøve løsningen bagefter.

Tjek omkostninger og adgang til data inden den endelige beslutning

Prisen for en prøveperiode afhænger af udbyderens vilkår. Undersøg varigheden, begrænsninger og hvad der sker, når prøveperioden udløber. Vurder den samlede pris ud fra dit forventede antal brugere og køretøjer samt de funktioner, I har brug for.

Spørg ind til dataeksport og adgang til dokumenter efter en eventuel opsigelse. Kør en testeksport, hvis det er muligt, og gennemgå indholdet. Dit team skal vide præcis, hvordan de henter de oplysninger, der er nødvendige for at kunne arbejde videre.

Udvid efter evaluering af resultaterne

Vend tilbage til de udfordringer, du noterede før prøveperioden. Er vagtskiftet blevet lettere? Kan man finde dokumentet koblet til den rette ordre? Hvad kræver stadig manuel kopiering?

Hvis prøveperioden forløber godt, vælges den næste del af driften, der skal flyttes over. Fastlæg en dato, hvorfra det arbejde udelukkende opdateres i dit TMS, mens de gamle filer gemmes som reference. Tidsplanen afhænger af datakvaliteten, omfanget af ændringen og teamets ressourcer. Der findes ikke et fast antal dage, der passer til alle virksomheder.

Brug af LiteTMS til denne type afprøvning

LiteTMS giver mulighed for at oprette et ubegrænset antal ordrer og samarbejdspartnere uden ekstra gebyr per oprettelse. LiteTMS Mobile håndterer tildelte ordrer, statusopdateringer og dokumenter. Appen kræver internetforbindelse for at hente aktuelle oplysninger og sende ændringer til kontoret.

Du kan oprette tilpassede formularer og kartoteker med AI Builder. Tjek, om de kan rumme de oplysninger, I i øjeblikket gemmer i ekstra kolonner i jeres regneark.

LiteTMS har intet oprettelsesgebyr og ingen bindingsperiode. En testperiode kan dog stadig omfatte fakturerbare ressourcer, tjenester eller moduler, så gennemgå vilkårene i kontrolpanelet, før I aktiverer dem. Vores artikel om priser forklarer de enkelte dele af fakturaen.