Fra regneark til et TMS: En guide til mindre vognmænd

Begynd overgangen fra regneark til et TMS med en afgrænset del af de daglige opgaver, for eksempel ordrer for en enkelt kunde. Forbered de stamdata, disse transporter kræver, aftal hvor teamet registrerer opdaterede oplysninger, og test hele arbejdsgangen helt frem til fragtdokumenterne. Udvid først, når I har evalueret resultaterne sammen med de medarbejdere, der udfører arbejdet.

Find ud af, hvor regnearket kommer til kort

Et regneark er nemt at tilpasse. Du kan tilføje en kolonne, ændre overskrifter og strukturere ordrerne, så det passer til teamet. Hvis oplysningerne holdes opdaterede, og alle kan finde dem, er vognparkens størrelse alene ikke en grund til at udskifte det.

Se på, hvor meget arbejde der foregår uden for filen. En disponent er måske nødt til at ringe for at få en status på en levering, mens dokumenterne lander flere forskellige steder. En kollega, der dækker en vagt, har måske svært ved at afslutte en ordre uden først at spørge ind til tidligere aftaler.

Notér nogle konkrete situationer fra jeres egen hverdag. De bliver til konkrete punkter, I kan afprøve under en testperiode med et TMS. Et oplagt mål kan være, at den næste disponent kan se ordrestatus og dokumenter uden at skulle ringe til den kollega, der håndterede opgaven tidligere.

Forbered det, de første transporter kræver

Vælg en velkendt kunde eller fast rute. Klargør de oplysninger om samarbejdspartnere, køretøjer og medarbejdere, der skal bruges til disse opgaver. Kontrollér for dubletter, registreringsnumre og kontaktoplysninger, inden data overføres til det nye system.

I behøver ikke flytte hele virksomhedens historik på én gang. Udpeg ældre data, der stadig er nødvendige i forbindelse med udestående fakturaer, åbne sager eller rapportering, og tag dem med i overgangsplanen.

Andre filer kan blive liggende i et overskueligt arkiv. Tag en sikkerhedskopi, inden der foretages ændringer, og kontrollér, at en udvalgt ordre og dens bilag stadig kan findes frem. At gemme regnearket alene er ikke nok, hvis den tilhørende dokumentation bliver utilgængelig for teamet.

Aftal, hvor den gældende version af en ordre findes

Under testforløbet kan resten af virksomheden fortsætte med de hidtidige værktøjer. For de udvalgte opgaver skal I aftale ét fast sted, hvor aktuel status og ændringer i instrukser registreres. Ellers risikerer I, at regnearket og jeres TMS viser modstridende oplysninger.

Hvis I kører parallelle registreringer i en periode, bør én person udpeges til at afstemme dem, og der skal sættes en fast slutdato for dobbeltregistreringen. Sørg for, at chauffører og kunder ikke modtager modstridende meldinger fra de to systemer.

Test en hel transportopgave af med kontoret og chaufføren

Brug en opgave, der indeholder de trin, jeres team udfører til daglig. Tjek tildeling af chauffør, afsendelse af ruteoplysninger og opdatering af ordrestatus. Find dokumenterne frem efter levering, og kontroller, at den medarbejder, der fakturerer, har de nødvendige oplysninger.

Bed chaufføren om at udføre sin del på den telefon, der rent faktisk bruges til daglig. Hold øje med loginprocessen, hvor let det er at læse opgavens detaljer, og hvordan chaufføren vedhæfter billeder. Test ved dårlig dækning, hvilke oplysninger der forbliver tilgængelige, hvilke opdateringer der afventer afsendelse, og hvordan kontoret ser, at en opdatering er modtaget.

Noter, hvor nogen havde brug for hjælp eller lavede en fejl. Nogle problemer kræver blot en ændret indstilling; andre kan kræve en kort instruktion eller en anden arbejdsgang. Lad de personer, der stødte på problemet, kontrollere løsningen.

Tjek omkostninger og dataadgang, før I binder jer

Prisen for en prøveperiode afhænger af udbyderens vilkår. Undersøg varigheden, forbrugsgrænser og hvad der sker, når prøveperioden udløber. Vurder prisen ud fra jeres forventede antal brugere og køretøjer samt de funktioner, I har brug for.

Spørg ind til dataeksport og adgang til dokumenter efter en eventuel opsigelse. Kør om muligt en prøveeksport, og gennemgå indholdet. Jeres team skal vide, hvordan I henter de nødvendige oplysninger for at kunne arbejde videre.

Udvid driften efter at have gennemgået resultaterne

Vend tilbage til de udfordringer, I noterede før testen. Er vagtskiftet blevet lettere? Kan man finde dokumenterne tilknyttet den rette ordre? Hvad kræver stadig manuel indtastning?

Hvis testen forløber godt, vælger I den næste del af driften, der skal flyttes. Fastsæt en dato, hvorfra det pågældende arbejde udelukkende opdateres i TMS'et, mens de gamle filer gemmes som reference. Tidsplanen afhænger af datakvaliteten, ændringens omfang og teamets tilgængelighed. Der findes ikke et fast antal dage, der passer til alle virksomheder.

Brug af LiteTMS til denne type test

I LiteTMS kan I oprette et ubegrænset antal ordrer og samarbejdspartnere uden merpris pr. post. LiteTMS Driver håndterer tildelte ordrer, statusopdateringer og dokumenter. Den kræver internetforbindelse for at hente aktuelle oplysninger og sende ændringer til kontoret.

I kan oprette tilpassede formularer og registre med AI Builder. Undersøg, om de kan rumme de detaljer, I i dag registrerer i ekstra kolonner i regnearket.

LiteTMS har intet oprettelsesgebyr og ingen bindingsperiode. En testperiode kan dog stadig omfatte fakturerbare ressourcer, tjenester eller moduler, så gennemgå vilkårene i kontrolpanelet, før I aktiverer dem. Vores artikel om priser forklarer de enkelte dele af fakturaen.