Перехід із таблиць на TMS: посібник для невеликого перевізника

Почніть перехід із таблиць на TMS з окремої частини поточної роботи, наприклад із замовлень для одного замовника. Підготуйте необхідні для цих рейсів дані, домовтеся, де команда фіксуватиме актуальну інформацію, і протестуйте повний цикл замовлення аж до отримання документів про доставку. Масштабуйте процес лише після перевірки результатів разом із тими співробітниками, які безпосередньо виконують роботу.

Зверніть увагу, де таблиці перестають справлятися

Таблицю легко налаштувати під себе. Можна додати стовпчик, змінити назви та впорядкувати замовлення так, як зручно вашій команді. Якщо інформація залишається актуальною і кожен може її знайти, сам по собі розмір автопарку ще не є приводом для відмови від таблиць.

Подивіться, скільки завдань виконується поза межами файлу. Диспетчеру може знадобитися телефонувати, щоб дізнатися статус доставки, а супровідні документи надходять у різні місця. Співробітнику, який підміняє колегу на зміні, важко завершити рейс, не розпитуючи про попередні домовленості.

Запишіть кілька подібних ситуацій із вашої щоденної практики. Вони стануть контрольними точками для тестування TMS. Гарною метою може бути ситуація, коли наступний диспетчер знаходить статус замовлення та всі документи без дзвінків колезі, який вів це замовлення раніше.

Підготуйте дані для перших перевезень

Оберіть знайомого замовника або постійний напрямок. Підготуйте записи про контрагентів, транспортні засоби та працівників, необхідні для цих рейсів. Перевірте відсутність дублікатів, коректність номерних знаків і контактних даних перед перенесенням у нову систему.

Не обов'язково переносити всю історію компанії одразу. Визначте старі записи, які все ще потрібні для неоплачених рахунків, невирішених питань чи звітності, і внесіть їх до плану міграції.

Решта файлів може залишатися у впорядкованому архіві. Зробіть резервну копію перед внесенням змін і переконайтеся, що ви можете легко знайти потрібне замовлення разом із прикріпленими файлами. Зберегти лише саму таблицю недостатньо, якщо супровідні документи стануть недоступними для команди.

Визначте, де зберігається актуальна версія замовлення

Під час тестування решта компанії може продовжувати працювати у звичних інструментах. Для обраних замовлень домовтеся про єдине місце фіксації поточного статусу та будь-яких змін в інструкціях. Інакше в таблиці та в TMS відображатимуться різні дані.

Якщо певний час ви ведете подвійний облік, призначте відповідального за звірку даних і визначте чіткий термін завершення паралельного внесення. Переконайтеся, що водії та клієнти не отримують суперечливих повідомлень із двох різних систем.

Протестуйте повний рейс разом з офісом і водієм

Візьміть рейс, що містить кроки, які ваша команда виконує регулярно. Перевірте призначення водія, надсилання деталей маршруту та оновлення статусу замовлення. Після доставки знайдіть документи й переконайтеся, що відповідальний за виставлення рахунків працівник має всю потрібну інформацію.

Попросіть водія виконати свою частину на телефоні, яким він зазвичай користується. Зверніть увагу на процес входу, на те, наскільки зручно читати деталі рейсу та як прикріплюються фотографії. За слабкого зв'язку перевірте, яка інформація залишається доступною, які оновлення чекають на відправлення та як офіс дізнається про надходження оновлення.

Фіксуйте випадки, коли комусь знадобилася допомога або сталася помилка. Для усунення одних проблем достатньо змінити налаштування, інші можуть вимагати короткої інструкції чи зміни робочих звичок. Нехай люди, які зіткнулися з проблемою, самі перевірять її вирішення.

Перевірте витрати та доступ до даних до прийняття зобов'язань

Вартість тестового періоду залежить від умов постачальника. Перевірте його тривалість, доступні ліміти та що відбувається після завершення тестування. Щоб оцінити витрати, виходьте з очікуваної кількості користувачів, транспортних засобів і необхідних функцій.

Дізнайтеся про експорт даних і доступ до документів після розірвання договору. За можливості виконайте тестовий експорт і перегляньте його вміст. Ваша команда повинна знати, як отримати інформацію, необхідну для подальшої роботи.

Масштабуйте після аналізу результатів

Поверніться до проблем, зафіксованих перед початком тестування. Чи стало простіше передавати зміну? Чи вдається легко знайти документ до потрібного замовлення? Що досі доводиться копіювати вручну?

Якщо тестування пройшло успішно, оберіть наступну ділянку роботи для перенесення. Визначте дату, з якої ці операції оновлюватимуться лише в TMS, а старі файли залишаться для довідки. Графік залежить від якості даних, масштабу змін і доступності вашої команди. Універсальної кількості днів, яка підійшла б кожній компанії, не існує.

Використання LiteTMS для такого тестування

LiteTMS дозволяє додавати необмежену кількість замовлень і контрагентів без додаткової плати за кожен запис. LiteTMS Driver працює з призначеними замовленнями, статусами та документами. Додатку потрібне підключення до інтернету, щоб завантажувати актуальні дані та надсилати зміни до офісу.

За допомогою AI Builder можна створювати власні форми та реєстри. Перевірте, чи дозволяють вони фіксувати деталі, які ви зараз ведете в додаткових колонках таблиць.

У LiteTMS немає плати за підключення чи мінімального терміну дії договору. Водночас тестування може охоплювати платні ресурси, послуги чи модулі, тому перевірте умови в панелі перед їх активацією. У нашій статті про ціноутворення детально описано всі складові рахунку.