Перехід із таблиць на TMS: посібник для невеликого перевізника

Почніть перехід із таблиць на TMS з окремої частини поточної роботи, наприклад із замовлень для одного замовника. Підготуйте необхідні для цих рейсів дані, домовтеся, де команда фіксуватиме актуальну інформацію, і протестуйте повний цикл замовлення аж до отримання документів про доставку. Масштабуйте процес лише після перевірки результатів разом із тими співробітниками, які безпосередньо виконують роботу.

Зверніть увагу, де таблиці перестають справлятися

Таблицю легко налаштувати під себе. Можна додати стовпчик, змінити назви та впорядкувати замовлення так, як зручно вашій команді. Якщо інформація залишається актуальною і кожен може її знайти, сам по собі розмір автопарку ще не є приводом для відмови від таблиць.

Подивіться, скільки завдань виконується поза межами файлу. Диспетчеру може знадобитися телефонувати, щоб дізнатися статус доставки, а супровідні документи надходять у різні місця. Співробітнику, який підміняє колегу на зміні, важко завершити рейс, не розпитуючи про попередні домовленості.

Запишіть кілька подібних ситуацій із вашої щоденної практики. Вони стануть контрольними точками для тестування TMS. Гарною метою може бути ситуація, коли наступний диспетчер знаходить статус замовлення та всі документи без дзвінків колезі, який вів це замовлення раніше.

Підготуйте дані для перших перевезень

Оберіть знайомого замовника або постійний напрямок. Підготуйте записи про контрагентів, транспортні засоби та працівників, необхідні для цих рейсів. Перевірте відсутність дублікатів, коректність номерних знаків і контактних даних перед перенесенням у нову систему.

Не обов'язково переносити всю історію компанії одразу. Визначте старі записи, які все ще потрібні для неоплачених рахунків, невирішених питань чи звітності, і внесіть їх до плану міграції.

Решта файлів може залишатися у впорядкованому архіві. Зробіть резервну копію перед внесенням змін і переконайтеся, що ви можете легко знайти потрібне замовлення разом із прикріпленими файлами. Зберегти лише саму таблицю недостатньо, якщо супровідні документи стануть недоступними для команди.

Визначте, де зберігається актуальна версія замовлення

Під час тестування решта компанії може продовжувати працювати у звичних інструментах. Для обраних замовлень домовтеся про єдине місце фіксації поточного статусу та будь-яких змін в інструкціях. Інакше в таблиці та в TMS відображатимуться різні дані.

Якщо певний час ви ведете подвійний облік, призначте відповідального за звірку даних і визначте чіткий термін завершення паралельного внесення. Переконайтеся, що водії та клієнти не отримують суперечливих повідомлень із двох різних систем.

Протестуйте виконання повного замовлення разом з офісом і водієм

Візьміть замовлення, яке містить усі типові етапи роботи вашої команди. Перевірте призначення водія, надсилання деталей маршруту та оновлення статусу замовлення. Після доставки знайдіть супровідні документи та переконайтеся, що відповідальний за виставлення рахунків працівник має всі необхідні дані.

Попросіть водія виконати свою частину роботи на телефоні, яким він зазвичай користується. Зверніть увагу на процес входу, зручність перегляду деталей рейсу та прикріплення фотографій. За слабкого зв'язку перевірте, яка інформація залишається доступною, які оновлення очікують на відправлення та як офіс дізнається про надходження нових даних.

Фіксуйте випадки, коли комусь знадобилася допомога або сталася помилка. Деякі труднощі вимагатимуть зміни налаштувань, інші - короткого інструктажу чи коригування робочих процесів. Нехай співробітники, які зіткнулися з проблемою, самі перевірять, чи допомогло виправлення.

Перевірте витрати та доступ до даних до прийняття рішення

Вартість пробного періоду залежить від умов постачальника. Перевірте тривалість тестування, доступні ліміти та що відбувається після завершення пробного терміну. Оцініть підсумкову ціну, виходячи з очікуваної кількості користувачів, автопарку та потрібних функцій.

Дізнайтеся про можливості експорту даних і доступ до документів у разі відмови від підписки. За можливості виконайте тестовий експорт і перегляньте його вміст. Ваша команда має чітко розуміти, як забрати інформацію, необхідну для подальшої роботи.

Розширюйте використання після аналізу результатів

Поверніться до переліку проблем, які ви зафіксували перед тестуванням. Чи спростилася передача змін? Чи вдається швидко знайти потрібний документ до замовлення? Які дані досі доводиться копіювати вручну?

Якщо випробування пройшло успішно, оберіть наступну ділянку роботи для перенесення. Визначте дату, з якої всі оновлення вноситимуться лише в TMS, а старі файли залишаться лише для довідки. Графік переходу залежить від якості даних, масштабу змін і завантаженості вашої команди. Універсального терміну в днях, який підійшов би кожній компанії, просто не існує.

Використання LiteTMS для такого тестування

LiteTMS дозволяє додавати необмежену кількість замовлень і контрагентів без додаткової плати за кожен запис. Додаток LiteTMS Mobile працює з призначеними замовленнями, зміною статусів і документами. Для завантаження актуальних даних і передачі змін в офіс йому потрібне підключення до інтернету.

Ви можете створювати власні форми та реєстри за допомогою AI Builder. Перевірте, чи дозволяють вони фіксувати всі ті дані, які ви зараз ведете в додаткових колонках електронних таблиць.

У LiteTMS немає плати за підключення чи мінімального терміну дії договору. Водночас тестування може охоплювати платні ресурси, послуги чи модулі, тому перевірте умови в панелі перед їх активацією. У нашій статті про ціноутворення детально описано всі складові рахунку.