E-tablolardan TMS'e geçiş: küçük taşımacılar için rehber

E-tablolardan bir TMS sistemine geçişe mevcut işlerinizin belirli bir bölümüyle, örneğin tek bir müşterinin siparişleriyle başlayın. Bu işler için gereken kayıtları hazırlayın, ekibin güncel bilgileri nerede tutacağı konusunda anlaşın ve işin tamamını teslimat evraklarına kadar test edin. İşi fiilen yürüten çalışanlarla sonuçları değerlendirdikten sonra kapsamı genişletin.

E-tablonun nerede yetersiz kalmaya başladığını belirleyin

Bir e-tabloyu uyarlamak kolaydır. Ekibinize uyacak şekilde sütun ekleyebilir, etiketleri değiştirebilir ve siparişleri düzenleyebilirsiniz. Bilgiler güncel kalıyorsa ve herkes aradığını bulabiliyorsa, yalnızca filo büyüklüğü tabloyu bırakmak için tek başına bir neden değildir.

Dosyanın dışında ne kadar iş yürüdüğüne bakın. Evraklar farklı yerlere ulaşırken dispeçerin teslimat durumu için telefon etmesi gerekebilir. Bir mesai arkadaşının yerine bakan biri, önceki mutabakatları sormadan bir işi tamamlamakta zorlanabilir.

Kendi operasyonunuzdan birkaç senaryo not edin. Bunlar, TMS deneme sürecinde kontrol edilecek somut maddeler haline gelir. Örneğin faydalı bir hedef, sonraki dispeçerin işi daha önce yürüten kişiyi aramadan sipariş durumunu ve evrakları bulabilmesi olabilir.

İlk taşımalar için gerekenleri hazırlayın

İyi bildiğiniz bir müşteri veya hat seçin. Bu taşımalar için gereken cari hesap, araç ve personel kayıtlarını hazırlayın. Mükerrer kayıtları, araç plakalarını ve iletişim bilgilerini yeni sisteme aktarmadan önce kontrol edin.

Şirketin tüm geçmişini bir anda taşımanız gerekmez. Açık faturalar, çözülmemiş konular veya raporlama için hala ihtiyaç duyduğunuz eski kayıtları belirleyin ve bunları geçiş planına dahil edin.

Diğer dosyalar düzenli bir arşivde kalabilir. Üzerlerinde değişiklik yapmadan önce bir yedek alın ve seçilen bir sipariş ile eklerine erişebildiğinizi doğrulayın. Destekleyici belgelere ekip tarafından erişilemeyecekse, yalnızca e-tabloyu saklamak yeterli olmayacaktır.

Siparişin güncel halinin nerede tutulacağı konusunda anlaşın

Deneme sürecinde şirketin geri kalanı mevcut araçlarını kullanmaya devam edebilir. Seçilen işler için güncel durumu ve talimatlardaki değişiklikleri kaydetmek üzere tek bir yer belirleyin. Aksi takdirde e-tablo ve TMS farklı bilgiler gösterebilir.

Bir süre çift kayıt tutacaksanız, bu kayıtları eşitlemesi için birini görevlendirin ve mükerrer giriş için net bir bitiş tarihi belirleyin. Sürücülerin ve müşterilerin iki farklı araçtan çelişkili mesajlar almayacağından emin olun.

Ofis ve sürücüyle baştan sona bir taşıma işini test edin

Ekibinizin düzenli olarak yürüttüğü adımları içeren bir taşıma işi seçin. Sürücü atama, rota detaylarını iletme ve sipariş durumunu güncelleme aşamalarını kontrol edin. Teslimatın ardından evrakları bulun ve faturalandırmayla ilgilenen kişinin ihtiyaç duyduğu bilgilere ulaşıp ulaşamadığını teyit edin.

Sürücüden kendi üzerine düşen kısmı sahada bizzat kullandığı telefonda yürütmesini isteyin. Giriş yapma sürecini, iş detaylarını ne kadar rahat okuyabildiğini ve fotoğrafları nasıl eklediğini gözlemleyin. İnternet bağlantısının zayıf olduğu durumlarda hangi bilgilerin erişilebilir kaldığını, hangi güncellemelerin gönderilmek üzere beklediğini ve ofisin yeni bir güncellemeden nasıl haberdar olduğunu kontrol edin.

Birinin yardıma ihtiyaç duyduğu veya hata yaptığı noktaları kaydedin. Bazı sorunlar bir ayarın değiştirilmesini gerektirirken, bazıları kısa bir bilgilendirme ya da farklı bir çalışma alışkanlığı gerektirebilir. Sorunla karşılaşan kişilerin yapılan düzeltmeyi kontrol etmesini sağlayın.

Taahhüt vermeden önce maliyetleri ve veri erişimini kontrol edin

Deneme süreci maliyetleri sağlayıcının koşullarına bağlıdır. Süreyi, kullanım kotalarını ve deneme süresi sona erdiğinde ne olacağını inceleyin. Fiyatı değerlendirmek için ihtiyaç duyduğunuz işlevlerin yanı sıra öngördüğünüz kullanıcı ve araç sayılarını esas alın.

İptal durumunda veri dışa aktarma olanaklarını ve belgelere erişimi sorun. Mümkünse örnek bir dışa aktarma işlemi yaparak içeriğini inceleyin. Ekibiniz çalışmaya devam etmek için gereken bilgileri nasıl alacağını bilmelidir.

Sonuçları değerlendirdikten sonra kapsamı genişletin

Deneme sürecinden önce kaydettiğiniz sorunlara geri dönün. Vardiya devri kolaylaştı mı? İlgili siparişe ait belgeye ulaşılabiliyor mu? Hangi işlemler hâlâ manuel kopyalama gerektiriyor?

Deneme süreci başarılı geçerse operasyonun taşınacak bir sonraki bölümünü seçin. Eski dosyaların yalnızca referans olarak saklandığı ve ilgili işlemlerin sadece TMS üzerinden güncelleneceği bir tarih belirleyin. Bu takvim; veri kalitesine, değişikliğin kapsamına ve ekibinizin uygunluğuna bağlıdır. Her şirkete uyacak tek bir gün sayısı yoktur.

Bu tür bir deneme sürecinde LiteTMS kullanımı

LiteTMS, kayıt başına herhangi bir ücret ödemeden sınırsız sipariş ve alt yüklenici eklemenize olanak tanır. LiteTMS Driver; atanan siparişleri, durum güncellemelerini ve belgeleri yönetir. Güncel bilgileri çekmek ve değişiklikleri ofise iletmek için internet bağlantısına ihtiyaç duyar.

AI Builder ile özel formlar ve kayıtlar oluşturabilirsiniz. Şu anda tablolarda fazladan sütunlarda tuttuğunuz detayların bu alanlara aktarılıp aktarılamayacağını kontrol edin.

LiteTMS'te kurulum ücreti veya asgari taahhüt süresi yoktur. Ancak bir deneme süreci yine de ücrete tabi kaynakları, hizmetleri veya modülleri içerebilir; bu nedenle bunları etkinleştirmeden önce paneldeki koşulları inceleyin. Fiyatlandırma makalemiz, faturanın farklı kalemlerini açıklamaktadır.

SSS

Küçük ölçekli bir taşımacı tablolardan TMS'ye ne zaman geçmelidir?

Bilgileri güncel tutmak veya işi bir başkasına devretmek zorlaştığında bir deneme yapmayı düşünün. Belge bulma gibi somut sorunlar belirleyin ve TMS'nin ekibinizin bu sorunları çözmesine yardımcı olup olmadığını test edin.

Geçmişteki tüm siparişleri aktarmam gerekir mi?

Bu, güncel işler ve mutabakat için hâlâ hangi kayıtlara ihtiyaç duyduğunuza bağlıdır. Düzenli bir arşiv tutarak işe mevcut siparişlerle başlayabilir, aynı zamanda henüz çözülmemiş konuları bulunan eski taşımaları da sisteme dahil edebilirsiniz.

Bir TMS'ye geçiş ne kadar sürer?

Geçiş süresi; veri hazırlığına, sürece dahil olan kişilere ve değişikliğin kapsamına bağlıdır. Ofis personeli ve sürücüler seçilen işlerin baştan sona yönetimini test ettikten sonra kapsamı ne zaman genişleteceğinize karar verin.

TMS'yi elektronik tablolarla eş zamanlı olarak test edebilir miyim?

Evet. Denemenin kapsamını belirleyin ve bu taşımalara ait güncel bilgilerin nereye kaydedileceği konusunda netleşin. Her iki kayıt yöntemini de sürdürüyorsanız aralarındaki mutabakatı sağlayacak birini görevlendirin ve çift kayıt tutma sürecini sonlandırmak için bir tarih belirleyin.