Passer d'un tableur à un TMS : le guide du petit transporteur

Pour amorcer le passage d'un tableur à un TMS, commencez par un périmètre ciblé de votre activité, comme les ordres d'un client spécifique. Préparez les données indispensables à ces missions, convenez de l'endroit où l'équipe tiendra les informations à jour et testez le cycle complet d'un transport, jusqu'aux documents de livraison. Déployez plus largement une fois les résultats validés auprès des personnes sur le terrain.

Identifier les limites du tableur

Un tableur s'adapte très facilement. Vous pouvez ajouter une colonne, modifier les intitulés et classer les commandes au gré des besoins de votre équipe. Si les données restent à jour et accessibles à tous, la seule taille de la flotte ne justifie pas son remplacement.

Observez plutôt le travail accompli en dehors du fichier. Un exploitant doit parfois téléphoner pour obtenir le statut d'une livraison, tandis que les documents arrivent à plusieurs endroits différents. De même, la personne qui assure le relais d'un collègue peine parfois à finaliser un dossier sans se renseigner sur les consignes convenues au préalable.

Notez quelques situations concrètes tirées de votre exploitation. Elles deviendront des points d'évaluation précis lors de l'essai d'un TMS. Un objectif judicieux consiste, par exemple, à permettre au nouvel exploitant de retrouver le statut d'un ordre et ses pièces justificatives sans devoir appeler la personne qui l'a pris en charge plus tôt.

Préparer les données nécessaires aux premiers transports

Choisissez un client habituel ou une liaison régulière. Préparez les fiches tiers, véhicules et salariés nécessaires à ces transports. Supprimez les doublons, puis vérifiez les immatriculations et les coordonnées avant de les intégrer dans le nouvel outil.

Il n'est pas nécessaire de transférer tout l'historique de l'entreprise d'un seul coup. Repérez les données antérieures indispensables pour le suivi des factures en attente, le traitement des litiges ou le reporting, et inscrivez-les au plan de migration.

Les autres fichiers peuvent rester dans des archives bien ordonnées. Réalisez une sauvegarde avant de les modifier et vérifiez que vous pouvez retrouver n'importe quel ordre et ses pièces jointes. Conserver le seul tableur ne suffit pas si les justificatifs deviennent inaccessibles pour l'équipe.

Définir où se trouve la version de référence d'un ordre

Pendant la phase d'essai, le reste de l'entreprise peut poursuivre ses activités avec les outils actuels. Pour les transports retenus, convenez d'un support unique où consigner le statut en direct et les modifications d'instructions. À défaut, le tableur et le TMS finiront par afficher des informations contradictoires.

Si vous maintenez une double saisie temporaire, désignez un responsable pour rapprocher les données et fixez une date d'arrêt pour cette transition. Assurez-vous que les conducteurs et les clients ne reçoivent pas de consignes divergentes issues des deux outils.

Testez une mission complète entre l'exploitation et le conducteur

Choisissez un ordre de transport qui comporte les étapes que votre équipe effectue régulièrement. Vérifiez l'affectation du conducteur, l'envoi des détails de l'itinéraire et la mise à jour des statuts de la commande. Après la livraison, retrouvez les documents de transport et vérifiez que la personne chargée de la facturation dispose de toutes les informations nécessaires.

Demandez au conducteur d'exécuter sa partie sur le téléphone qu'il utilise au quotidien. Observez la procédure de connexion, la lisibilité des détails de la mission et la manière dont il joint les photos. En cas de mauvaise connexion, vérifiez quelles informations restent accessibles, quelles mises à jour sont mises en attente d'envoi et comment l'exploitation est avertie de l'arrivée d'une mise à jour.

Notez les étapes où un collaborateur a eu besoin d'aide ou a commis une erreur. Certains problèmes nécessiteront une modification de paramétrage ; d'autres justifieront une consigne rapide ou une méthode de travail différente. Faites vérifier la solution par les personnes qui ont rencontré la difficulté.

Vérifiez les coûts et l'accès aux données avant de vous engager

Le coût d'un essai dépend des conditions du fournisseur. Vérifiez la durée, les volumes inclus et ce qui se passe à la fin de la période d'essai. Évaluez le tarif en fonction du nombre prévisionnel d'utilisateurs et de véhicules, ainsi que des fonctionnalités dont vous avez besoin.

Renseignez-vous sur l'exportation des données et l'accès aux documents après une éventuelle résiliation. Si possible, réalisez un export de test et vérifiez son contenu. Votre équipe doit savoir comment récupérer les informations nécessaires pour continuer à travailler.

Déployez plus largement après avoir analysé les résultats

Reprenez les problèmes relevés avant l'essai. La passation de relais entre exploitants est-elle plus simple ? Retrouve-t-on facilement le document rattaché à son ordre de transport ? Quelles opérations nécessitent encore des saisies manuelles en double ?

Si l'essai est concluant, déterminez le prochain volet d'activité à basculer. Fixez une date à partir de laquelle ces dossiers seront mis à jour exclusivement dans le TMS, les anciens fichiers étant conservés pour consultation. Le calendrier dépend de la qualité des données, du périmètre du changement et de la disponibilité de votre équipe. Il n'existe pas de délai standard valable pour toutes les entreprises.

Utiliser LiteTMS pour ce type d'essai

LiteTMS vous permet d'ajouter un nombre illimité de commandes et de tiers sans facturation à la ligne. LiteTMS Driver gère les ordres assignés, les changements de statut et les documents. L'application nécessite une connexion Internet pour récupérer les informations à jour et transmettre les modifications à l'exploitation.

Vous pouvez créer des formulaires et des registres personnalisés grâce à AI Builder. Vérifiez s'ils permettent de renseigner les détails que vous conservez actuellement dans des colonnes supplémentaires de vos tableurs.

LiteTMS ne facture aucuns frais de mise en service ni durée minimale d'engagement. Un essai peut toutefois mobiliser des ressources, des services ou des modules payants : vérifiez les conditions dans le panneau d'administration avant de les activer. Notre article sur la tarification détaille les différents éléments de la facture.