Van spreadsheets naar een TMS: gids voor de kleine vervoerder

Begin de overstap van spreadsheets naar een TMS met een afgebakend deel van uw huidige werk, zoals orders voor één klant. Bereid de gegevens voor die deze ritten nodig hebben, spreek af waar het team actuele informatie bijhoudt en test de volledige rit tot en met de afleverdocumenten. Breid pas uit nadat u de resultaten hebt geëvalueerd met de mensen die het werk uitvoeren.

Herkennen waar de spreadsheet tekortschiet

Een spreadsheet is eenvoudig aan te passen. U kunt een kolom toevoegen, veldnamen wijzigen en orders ordenen zoals dat voor uw team het beste werkt. Zolang de informatie actueel blijft en iedereen die kan vinden, is alleen de omvang van het wagenpark geen reden om ervan af te stappen.

Kijk eens hoeveel werk er buiten het bestand om gebeurt. Een planner moet wellicht bellen voor een afleverstatus, terwijl documenten op verschillende plekken binnenkomen. Wie invalt voor een collega, heeft mogelijk moeite om een rit af te handelen zonder te informeren naar eerdere afspraken.

Noteer een paar situaties uit uw eigen praktijk. Dit worden concrete aandachtspunten tijdens een proefperiode met een TMS. Een praktisch doel kan bijvoorbeeld zijn dat de volgende planner de status en de vrachtdocumenten van een order kan terugvinden zonder degene te bellen die de order eerder behandelde.

Bereid voor wat nodig is voor de eerste ritten

Kies een vaste klant of een vast traject. Zet de relaties, voertuigen en medewerkers klaar die voor deze ritten nodig zijn. Controleer dubbele invoer, kentekens en contactgegevens voordat u ze overzet naar het nieuwe systeem.

U hoeft niet meteen de volledige bedrijfshistorie over te zetten. Bepaal welke oudere gegevens u nog nodig hebt voor openstaande facturen, lopende zaken of rapportages, en neem die op in het migratieplan.

Andere bestanden kunnen in een georganiseerd archief bewaard blijven. Maak een back-up voordat u wijzigingen aanbrengt en controleer of u een specifieke order met bijlagen snel kunt terugvinden. Alleen de spreadsheet bewaren heeft weinig zin als de bijbehorende documenten niet meer toegankelijk zijn voor het team.

Spreek af waar de actuele versie van een order staat

Tijdens de testfase kan de rest van het bedrijf gewoon met de bestaande middelen blijven werken. Spreek voor de geselecteerde ritten één vaste plek af waar de actuele status en gewijzigde instructies worden vastgelegd. Anders lopen de gegevens in de spreadsheet en het TMS al snel uiteen.

Houdt u gegevens tijdelijk dubbel bij, wijs dan iemand aan die dit controleert en prik een duidelijke einddatum voor die dubbele invoer. Zorg ervoor dat chauffeurs en klanten geen tegenstrijdige berichten ontvangen vanuit de twee verschillende systemen.

Test een complete rit met kantoor en chauffeur

Kies een opdracht met de stappen die uw team regelmatig uitvoert. Controleer de toewijzing van de chauffeur, het versturen van routegegevens en het bijwerken van de orderstatus. Zoek na aflevering de vrachtdocumenten op en ga na of degene die de facturatie verzorgt over alle benodigde informatie beschikt.

Vraag de chauffeur om zijn deel uit te voeren op de telefoon die hij in de praktijk gebruikt. Let op het inlogproces, hoe eenvoudig de ritgegevens te lezen zijn en hoe er foto's worden bijgevoegd. Controleer bij een zwakke verbinding welke informatie beschikbaar blijft, welke updates wachten op verzending en hoe kantoor weet dat er een update is binnengekomen.

Noteer waar iemand hulp nodig had of een fout maakte. Voor sommige problemen moet een instelling worden aangepast; voor andere is wellicht een korte instructie of een andere werkwijze nodig. Laat de mensen die tegen het probleem aanliepen controleren of de oplossing werkt.

Controleer kosten en datatoegang vóór u beslist

De kosten van een proefperiode hangen af van de voorwaarden van de leverancier. Controleer de looptijd, inbegrepen volumes en wat er gebeurt wanneer de proefperiode afloopt. Gebruik uw verwachte aantal gebruikers en voertuigen, samen met de functies die u nodig hebt, om de prijs te beoordelen.

Vraag naar data-exports en toegang tot documenten na een eventuele opzegging. Voer waar mogelijk een testexport uit en controleer de inhoud ervan. Uw team moet weten hoe de benodigde gegevens kunnen worden opgehaald om door te kunnen werken.

Breid uit na evaluatie van de resultaten

Bekijk opnieuw de knelpunten die u vóór de proefperiode hebt genoteerd. Verloopt een dienstvooroverdracht soepeler? Kan iedereen het document bij de bijbehorende order terugvinden? Wat moet er nog handmatig worden overgenomen?

Als de proefperiode goed bevalt, kiest u het volgende onderdeel van de bedrijfsvoering om over te zetten. Prik een datum vanaf wanneer dat werk uitsluitend in het TMS wordt bijgehouden, waarbij de oude bestanden alleen nog als naslagwerk dienen. De planning hangt af van de datakwaliteit, de omvang van de verandering en de beschikbaarheid van uw team. Er is geen vast aantal dagen dat voor elk bedrijf werkt.

LiteTMS inzetten voor zo'n proefperiode

In LiteTMS kunt u onbeperkt orders en relaties toevoegen zonder kosten per invoer. LiteTMS Driver verwerkt toegewezen orders, statusupdates en documenten. De app heeft een internetverbinding nodig om actuele informatie op te halen en wijzigingen naar kantoor te sturen.

Met de AI Builder maakt u aangepaste formulieren en registers. Controleer of u hiermee de gegevens kunt vastleggen die u nu nog in extra spreadsheetkolommen bijhoudt.

LiteTMS kent geen opstartkosten of minimale contractduur. Een proefperiode kan wel betaalde capaciteit, diensten of modules bevatten, dus controleer de voorwaarden in het beheerpaneel voordat u ze activeert. Ons artikel over tarieven legt de verschillende onderdelen van de factuur uit.